بزرگ‌ترین موانع مدیریت دانش چیست؟ مدیریت دانش می‌تواند به دلایل بی‌شماری شکست بخورد، اما شکست معمولاً با “مشکل کارکنان” شروع می‌شود. طبق تحقیقات APQC، بزرگ‌ترین موانع مدیریت دانش که به پیاده‌سازی مدیریت دانش آسیب می‌رساند، عدم آگاهی، زمان و فرهنگ است. افراد یا از ابزارها و رویکردهای موجود برای خودشان آگاه نیستند، یا زمان شرکت ندارند (وقت نمی‌گذارند)، یا قوانین و مفروضات نانوشته مشارکت مدیریت دانش را جذاب نمی‌کند.
در زیر شرح سه مانع مدیریت دانش به همراه ایده‌هایی برای کار در هر یک آمده است. رویکرد مناسب به موقعیت شما بستگی دارد؛ اما با پیروی از این توصیه می‌توان موانع مدیریت دانش را در مسیر برطرف کرد.
مانع 1: آگاهی
اگر کارکنان ندانند که آن چیست، نمی‌توانند مدیریت دانش را انجام دهند. به همین دلیل است که هر برنامه مدیریت دانش به یک استراتژی ارتباطی منسجم و قانع‌کننده نیاز دارد؛ اما اگر پیام زود، اغلب و با زبان و قالب مناسب منتقل نشود، کارکنان ابزارها و رویکردهای موجود در دسترس آن‌ها را نمی‌دانند، چه زمانی باید از آن‌ها استفاده کنند یا چرا باید مراقبت کنند. بسیاری از برنامه‌های مدیریت دانش برای به دست آوردن انگیزش کارکنان تلاش می‌کنند.
راه‌های غلبه بر آگاهی به‌عنوان یک مانع
ایجاد یک برند مدیریت دانش اصطلاحات و عبارات جذاب را برای صحبت در مورد مدیریت دانش، همراه با لوگو یا شعاری که بافرهنگ و ارزش‌های سازمان مطابقت دارد، آغاز کنید. سپس نام تجاری را تبلیغ کنید تا کارکنان فوراً تشخیص دهند که ابزار یا پیامی از مدیریت دانش آمده است.
اتخاذ استراتژی چند کانالی برخی افراد هرگز ایمیل نمی‌خوانند و برخی دیگر در جلسات حضور پیدا می‌کنند. شما باید به‌طور مرتب کارمندان را در طیف وسیعی از کانال‌ها رصد کنید تا اطمینان حاصل شود که تعامل و اشتراک دانش به‌خوبی انجام می‌شود.
اشتراک‌گذاری دانش را سرگرم‌کننده کنید. رویدادهای زنده، مسابقات و فیلم‌های خنده‌دار می‌توانند برای مدیریت دانش “غوغا ” کند.
از رهبران و مدیران استفاده کنید. رهبران و مدیران را متقاعد کنید که مدیریت دانش اهمیت دارد و الگوپذیری و مشارکت را برای آن‌ها آسان کنید.
مانع 2: زمان
وقت، زمانی مانع می‌شود که کارکنان فکر می‌کنند برای انجام مدیریت دانش بسیار مشغول هستند. گاهی اوقات، این ناشی از مشکلات درون خود برنامه مدیریت دانش است. به‌عنوان‌مثال، مدیریت دانش از افراد می‌خواهد در جلسات طولانی بنشینند، یا یادگیری و استفاده از ابزارهای مدیریت دانش زمان‌بر است. موانع زمانی نیز زمانی به وجود می‌آیند که کارکنان با وظایف دیگری بیش‌ازحد کار کنند یا مدیریت دانش را “کار اضافی ” می‌دانند که به درد آن‌ها نمی‌خورد.
راه‌های غلبه بر زمان به‌عنوان یک مانع
مدیریت دانش را تا حد امکان سریع و آسان کنید. به دنبال راه‌هایی برای حذف یا خودکارسازی مراحل باشید، مدیریت دانش را در سیستم‌ها و برنامه‌هایی که کارکنان قبلاً استفاده می‌کنند ادغام کرده و به آن‌ها اجازه دهید هشدارها و یادآوری‌ها را تنظیم کنند.
مدیریت دانش را به‌عنوان بخشی از مسئولیت‌های افراد تعیین کنید. نقش‌ها و انتظارات برای مشارکت‌کنندگان کلیدی مانند کارشناسان و رهبران جامعه و همچنین شرکت‌کنندگان درجه‌یک و مدیریت دانش را مشخص کنید.
آموزش مدیریت دانش را در اندازه و بر اساس تقاضا انجام دهید. کارکنان باید بتوانند بدون راهنمای کاربر یا مرور یک فیلم طولانی، به راهنمایی دقیق موردنیاز خود برسند.
به دنبال موانع ساختاری برای گذراندن زمان در مدیریت دانش باشید. به‌عنوان‌مثال، اگر کارکنان از برگه‌های زمانی یا کدهای پروژه برای ردیابی استفاده می‌کنند، اطمینان حاصل کنید که این سیستم‌ها زمان صرف شده در مدیریت دانش را حساب می‌کنند.
ایجاد انگیزه‌های صریح و ضمنی. اگر کارکنان فکر کنند مدیریت دانش برای مدیران مهم است و اگر فکر می‌کنند این کار به کار و حرفه آن‌ها کمک می‌کند، برای مدیریت دانش وقت می‌گذارند.
مانع 3: فرهنگ
حتی اگر رهبران همه‌چیز درست را در مورد مدیریت دانش بیان کنند، پیش‌فرض‌ها، نگرش‌ها و قوانین نانوشته در مورد “نحوه کار ” ممکن است برخلاف برنامه مدیریت دانش کار کند. این فرهنگ می‌تواند کارکنان را از پرسیدن سؤالات یا اشتراک‌گذاری ترسانده، در مورد نحوه استفاده از دانش خود مشکوک شوند یا در مورد شناخته شدن مشارکت آن‌ها یا ایجاد تغییر شک کنند. تفاوت‌های فرهنگی بین عملکردها، واحدها و مکان‌ها نیز می‌تواند تغییراتی ایجاد کند که مدیریت دانش چندمنظوره را ایجاد می‌کند.
راه‌های غلبه بر فرهنگ به‌عنوان یک مانع
مشارکت رهبران در توسعه استراتژی مدیریت دانش تأثیر بسزایی بر فرهنگ دارد و شما برای رفع موانع فرهنگی به آن‌ها نیاز دارید.
با منابع انسانی درزمینهٔ آموزش و اقدامات مشارکت کنید. آموزش مدیریت دانش را در فرآیند جدید استخدام کرده و مدیریت دانش را در انتظارات و ارزیابی عملکرد ادغام کنید.
از فناوری برای کمک به موانع استفاده کنید. حتی اگر سازمان دارای یک‌زبان “رسمی ” است، ترجمه خودکار ارائه دهید تا همه کارکنان با مشارکت راحت باشند.
به کارکنان در مورد تغییرات فرهنگی آموزش دهید. سو تفاهم می‌تواند باعث خرابی در اشتراک دانش شود. هنگامی‌که افراد از مکان‌ها یا واحدهای مختلف هستند، آن‌ها را تشویق کنید تا “وضع موجود ” را برای روشن شدن اصطلاحات، هنجارها و انتظارات تشریح کنند.
به شرکت‌کنندگان مدیریت دانش پاداش دهید و آن‌ها را بشناسید. اگر مشاهده کنند که شرکت‌کنندگان موردتقدیر و تجلیل قرار می‌گیرند، انگیزه می‌گیرند. باگذشت زمان، می‌تواند فرهنگ را در جهت درست هدایت کند.
برای پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان‌ها با برطرف کردن بزرگ‌ترین موانع مدیریت دانش که توضیح داده شد می‌توان بهره‌وری رو در پروژه‌های مدیریت دانش به حد زیادی افزایش داد.
منبع:
https://www.apqc.org/blog/what-are-biggest-barriers-knowledge-management