چگونه یک نظام انگیزشی موثر طراحی کنیم؟

چگونه یک نظام انگیزشی موثر در مدیریت دانش طراحی کنیم؟

انگیزه‌ها و پاداش‌ها برنامه‌هایی هستند که برای تشویق تحقق اهداف مدیریت دانش، بهبود عملکرد کارکنان و افزایش مشارکت در برنامه‌های مدیریت دانش طراحی‌شده‌اند. این موارد می‌تواند شامل ارزیابی عملکرد، افزایش حقوق، معرفی دانشکاران برتر، ارتقاء عمودی و افقی، جوایز غیرنقدی باشد.

چندین تفکر مختلف در مورد ارائه یا عدم ارائه پاداش ویژه برای عملکردهای مدیریت دانش وجود دارد. یک دیدگاه معتقد است که رویکردهای انگیزشی می‌توانند هنگام شروع یک طرح مدیریت دانش موثر بوده و نتایج کوتاه‌مدت داشته باشند، اما این اثرات باگذشت زمان از بین می‌روند. مورد دیگر این‌که کارکنان برای دستیابی به جوایز بدون دستیابی به نتایج مطلوب، بر روی کمیت متمرکز شده و به عنوان نمونه درس‌آموخته‌های بسیار زیادی را باکیفیت پایین ارائه می‌دهند که امکان استفاده مجدد آن‌ها وجود ندارد. در ادامه این مطلب پنج نوع رویکرد نظام انگیزشی که می‌تواند برای مدیریت دانش موثر باشد را مرور می‌کنیم.

رتبه‌بندی عملکرد و افزایش حقوق

برای تدوین نظام انگیزشی موثر در مدیریت دانش و برای ایجاد انگیزه در کارکنانی که در دستیابی به اهداف مدیریت دانش خود سرآمد هستند، امتیازات عملکرد بالاتر و افزایش حقوق مرتبط را لحاظ کنید. گزینه دیگر این است که شاخص‌های مدیریت دانش را به دسته خاصی از رتبه‌بندی‌های سازمانی اضافه کنید. به‌عنوان‌مثال، اگر شرکتی دارای سه سطح رتبه‌بندی عملکرد «نتوانست انتظارات را برآورده کند»؛ «انتظارات را برآورده کرد» و «بیش‌ازحد انتظار بود» باشد. در چنین شرایطی می‌توانید شاخص‌های مدیریت دانش را در لایه آخر، یعنی «بیش‌ازحد انتظاربود» اضافه کنید تا کسانی که به دنبال این سطح از عملکرد هستند، مشارکت بیشتری داشته باشند.

شرط ارتقا

برای برخی از مشاغل می‌توانید رفتارهای اشتراک دانش را به‌طور مداوم به‌عنوان شرط پیشرفت به سِمَت‌های بالاتر مطرح کنید. به‌عنوان‌مثال، کارشناسان فنی، مدیران پروژه و مدیران میانی می‌توانند در قبال ارائه نمونه‌هایی از نحوه اشتراک، همکاری و نوآوری که شامل جزئیات نحوه به اشتراک گذاشتن دانش است، ارتقا پیدا کنند. این کار موجب می‌شود که سایر کارکنان نیز برای پیشرفت شغلی تلاش کنند.

پاداش ملموس

یکی از روش‌های ایجاد انگیزه در کارکنان پرداخت پاداش‌های مالی و یا اهدا جوایز غیرنقدی است. این پاداش به گروه‌های مختلفی همچون مشارکت‌کنندگان برتر، استفاده‌کنندگان برتر، بیش‌ترین مشارکت‌کنندگان، بیش‌ترین استفاده‌کنندگان، رهبران حامی، سفیران و نمایندگان مدیریت دانش، خبرگان سازمانی تعلق می‌گیرد. نکته مهم در این خصوص تدوین قوانین و روش اجرایی این کار و ابلاغ آن در سطح سازمان است تا همه بدانند چگونه می‌توانند این جوایز را بدست آورند.

در اینجا نمونه‌هایی از روش‌های مختلف ارائه پاداش تبیین شده است.

• درس‌آموخته‌هایی که حداقل پنج مورداستفاده مجدد از آن شده باشد، پاداش مالی دریافت می‌کنند.
• پنج تیم برتر پروژه که از تجربیات پروژه‌های پیشین در پروژه‌های فعلی خود استفاده کرده‌اند، می‌توانند در یک کنفرانس تخصصی شرکت کنند.
• دانشکارانی که از مطالب استفاده مجدد می‌کنند، کتاب موردنظر خود را برنده می‌شوند.
• کارکنانی که یک سال به عنوان تسهیلگر انجمن خبرگی را هدایت می‌کنند آخرین فناوری گوشی همراه را جایزه می‌گیرند.
• هرکسی که به مدت سه ماه یا بیشتر در یک طرح ابتکاری تولید محتوا شرکت کند، عضویت در ژورنال موردنظر خود را برنده می‌شود.
• همه اعضای واحد سازمانی که اهداف مدیریت دانش خود را محقق می‌کنند، پاداش دریافت می‌کنند.
• کارکنانی که ده رأی برتر از همتایان خود برای اشتراک دانش دریافت می‌کنند، یک سفر آخر هفته برای دو نفر برنده می‌شوند.
• از کارکنانی که به دلیل رفتارهای برجسته مرتبط با مدیریت دانش، ده رأی برتر از رهبران خود را دریافت ‌کنند، دعوت می‌شود تا در یک رویداد بزرگ شرکت کنند.
• کارکنانی که در رتبه‌بندی‌های رقابتی ده رده برتر را کسب می‌کنند پاداش مالی می‌گیرند.

برای ایجاد انگیزه در افراد لازم نیست ارزش مادی پاداش زیاد باشد. تمایل به رقابت، دریافت هدیه و شناخته‌شدن به‌عنوان یک برنده می‌تواند انگیزه‌های قدرتمندی باشد.

به رسمیت شناختن

برای مؤثر بودن انگیزه‌ها در مدیریت دانش نیاز نیست هزینه‌ زیادی صرف شود. برای بسیاری از کارکنان دانستن اینکه توجه، احترام و تحسین دیگران، به‌ویژه رهبران ارشد را جلب کرده‌اند، می‌تواند بسیار خوشحال‌کننده باشد و این امر احتمال تکرار رفتارهای مطلوب را بیشتر می‌کند.

یادداشت‌های شخصی رهبرانی که متوجه مشارکت‌ها می‌شوند، خبرنامه در مورد کسانی که در پیاده‌سازی ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش به موفقیت دست می‌یابند، داستان‌های موفقیت ارسال‌شده در وب‌سایت‌ها، دعوت‌نامه‌ها برای حضور در رویدادهای معتبر با حضور مدیر ارشد، ازجمله راه‌های مهم در افزایش انگیزه کارکنان است.

رتبه‌بندی رقابتی

برای افزایش انگیزه در بسیاری از افراد می‌توان شاخص‌های کسب امتیاز را تدوین کرد و گزارش رده‌بندی برترین‌‌ها را به‌صورت هفتگی، ماهانه، سالانه ارائه نمود. جمع امتیازات می‌تواند بسته به کار متفاوت باشد، می‌توان با پر کردن یک فرم خود اظهاری کرد و یا درنتیجه انجام یک کار در نرم‌افزار مدیریت دانش امتیاز به‌طور خودکار دریافت شود.مجموع امتیازات و رتبه‌بندی می‌تواند در وب‌سایت‌ها، خبرنامه‌ها و یا از طریق پیام به کارمندان و مدیران گزارش شود. در ادامه مثالی از نحوه کار چنین سیستمی ارائه شده است.

نرم‌افزاری ایجاد کنید که به کاربران امکان دهد تا برای انجام انواع فعالیت‌ها ازجمله ارائه، انتشار مقاله، حضور در جلسه‌های انجمن‌خبرگی، حضور در جلسه‌‌های بازنگری پس از اقدام و غیره بتوانند درخواست امتیاز کنند. امتیازات کسب‌شده توسط هر کاربر در یک وب‌سایت نمایش داده ‌شود تا یک رقابت دوستانه بین همه کارمندان ایجاد کند.

علاوه بر این بخشی از امتیازات نرم‌افزار باید به صورت خودکار محاسبه شود. به‌عنوان‌مثال، هر وقت کسی در یک بحث موضوعی ارسال می‌کند، باید به‌طور خودکار برای آن امتیاز کسب کند. هر بار که کسی در یک بحث موضوعی جدید مطرح می‌کند، امتیاز کسب می‌کند. وقتی خبرگان درس‌آموخته‌ها را ارزیابی می‌کنند، امتیاز کسب می‌کنند.

سعی کنید هرچه بیشتر این تکنیک‌ها را باهم ترکیب کنید. به‌عنوان‌مثال، یک سیستم رتبه‌بندی رقابتی را پیاده‌سازی کنید. کارمندان می‌توانند از داده‌های سیستم در هنگام بررسی عملکرد استفاده کنند. کارکنانی که عملکر بهتری در این سیستم داشتند می‌توانند به‌عنوان سفیر دانش شناخته شوند.

برنامه HP’s KM Stars

برنامه اچ پی در ابتدا با شناسایی دانش‌های برتر و دانشکاران برتر شروع شد. این کار از طریق لیست ماهانه رتبه‌بندی‌های فردی انجام می‌شد و نتایج آن در اینترانت، خبرنامه، ماهانه و وبلاگ مدیریت دانش منتشر می‌شد. بعداً معاون ارشد مدیرعامل موافقت کرد که به این برنامه جوایز مالی اضافه کند. هر ماه سه برنده انتخاب می‌شدند. برندگان موظف بودند داستانی درباره چگونگی تبدیل‌شدن آن‌ها به KM Star بنویسند.

معرفی برندگان به‌طور گسترده‌ای انجام می‌شد. یک رقابت پر جنب‌وجوش، به‌ویژه در انگلستان آغاز شد و به مرور زمان در تمامی مناطق جهانی توسعه یافت. امتیازهای کسب شده در این برنامه در پروفایل‌های شخصی همه افراد در بستر شبکه اجتماعی قرار گرفت. موفقیت این برنامه موجب شد تا شرکت‌هایی بزرگ دنیا مانند آی.بی.ام  و اکسنچر از این مدل الگوبرداری کنند.

منبع: 

KM Component 11 KM Incentives and Rewards, Stan Garfield, lucidea.com, JUNE 2021