در این مقاله عوامل تسهیل‌کننده تغییر سازمانی و نقش سفیران دانش در تغییر سازمان بررسی می‌شود. سفیران دانش سازمان یا همان نمایندگانِ دانشِ واحدهایِ سازمانی، کسانی هستند که با شاخص‌های متعدد توسط مدیران پیشنهاد شده و درنهایت توسط کارشناسان مدیریت دانش انتخاب می‌شوند.
سفیران دانش نقش بسیار مهمی در انتشار پیام‌ها و فعالیت‌های مدیریت دانش در سراسر سازمان ایفا می‌کنند. درواقع این افراد به‌عنوان بازوی اجرایی، مکمل نقش تیم اجرایی مدیریت دانش هستند. سفیران دانش وظیفه اجرای امور مدیریت دانش و ایجاد هماهنگی بین بخش‌های سازمانی را بر عهده داشته و بدین ترتیب زمان کافی برای تیم مرکزی مدیریت دانش را فراهم می‌کنند تا تمرکز خود را بر مدیریت سیستم، برنامه‌ریزی پروژه، تأمین مالی و پشتیبانیِ متمرکز قرار دهند. انتخاب صحیح این افراد در واحدهای سازمانی منتخب از مهمترین اقدامات استقرار راهکارهای مدیریت دانش است.
بدون شک عملکرد سفیران دانش به‌عنوان واسطه اجرای مدیریت دانش در سازمان نیز اهمیت دارد و موفقیت در مدیریت دانش و سرعت ایجاد تغییر سازمان به قابلیت و شایستگی این افراد بستگی دارد.
سفیران دانش به‌عنوان افرادی که واسطه ارتباط تیم مدیریت دانش به کارکنان هستند باید از توانایی تعامل مثبت با کارکنان نیز برخوردار باشند.
سفیران دانش سازمان همانند پلی هستند که دو جاده را به همدیگر متصل می‌کند. هرچقدر که این پل از استحکام بیشتری برخوردار باشد احتمال سقوط به رودخانه‌ای که از یبین این دو جاده می‌گذرد کمتر است.
پاسخ نزد سفیران دانش است!
در یکی از شرکت‌های پتروشیمی مطرح و باسابقه کشور کارگاهی آموزشی_تعاملی با حضور نزدیک به 25 نفر از سفیران دانش به گفتگو و هماهنگی پیرامون برخی از اقدامات مدیریت دانش برگزار شده بود. در حین انجام کارهای مربوط به مدیریت دانش این فکر به ذهنم رسید که نظر آن‌ها را درمورد اقداماتی که بر افزایش بهره‌وری مدیریت دانش و اجرای بهتر آن در سازمان جویا شوم. آن‌ها که به نظر می‌رسید منتظر این سوال باشند، از این ایده به شدت استقبال کرده و مولاناوار پاسخ دادند که ما به گوش تو سخن‌های نهان خواهیم گفت! بنابراین زمانی در اختیار آن‌ها قرار دادم تا پیشنهادها و دغدغه‌هایشان را بنویسند. به جرات میتوانم بگویم مواردی که این سفیران دانش به آن اشاره کردند از صد کتاب آکادمیک در حوزه مدیریت دانش بهتر و کارآمدتر بود.
در نظر دارم تا در این مقاله به مواردی بپردازم که این عزیزان بیان کرده‌اند تا مدیران سازمان یا متولیان مدیریت دانشی که در فکر استقرار راهکارهای مدیریت دانش هستند، با در نظر گرفتن این موارد کار خود را اصولی‌تر انجام بدهند. کافیست دل به دل سفیران دانش بدهیم و آنچه را می‌گویند بیاموزیم و به کار ببندیم که برگزیدن هر مسیری به جز این مسیر، تلاش بیهوده است.
عوامل تسهیل‌کننده تغییر سازمانی در راستای نهادینه‌سازی مدیریت دانش
سفیران دانش در پرسش‌نامه‌هایی که در اختیار آن ها قرار گرفته بود موارد زیر را به‌عنوان عوامل تسهیل‌کننده و موثر در تغییر سازمانی در جهت نهادینه‌سازی مدیریت دانش برشمردند:
- ایجاد انگیزه در کارکنان در قالب پاداش‌ها و تشویق‌های مالی و معنوی، مطابق با دستورالعمل‌های انگیزشی مدون
- افزودن وظیفه “ثبت و مدیریت درس‌آموخته” به تعهدات کاری افراد به‌طوری‌که بخشی از شرح وظایف کارکنان شود
- ایجاد الزام مطالعه دروس‌آموخته ثبت‌شده توسط نفرات جدید به منظور جلوگیری از تکرار خطاها و ثبت دروس‌آموخته جدید توسط آنان
- بیان مزایای شرکت فعال و مستمر کارکنان در فرآیندهای مدیریت دانش
- اهمیت اعتقاد مدیران سطوح بالا به مدیریت دانش و انتقال آن به کارکنان
- الزام‌آور نمودن مشارکت در فرآیند مدیریت دانش برای کارکنان تا زمانی که به فرهنگ سازمان بدل شود
- شاخص‌های فعالیت در فرآیند مدیریت دانش در نظام ارزیابی عملکرد کارکنان در نظر گرفته شود
- تقدیر و تشکر مدیریت از کارکنان فعال در فرآیند مدیریت دانش در حضور دیگر کارکنان
- برقراری ارتباطی مستقیم بین نظام ارتقا و ترفیع و میزان فعالیت در فرآیند مدیریت دانش
- آگاهی کارکنان و مدیران از هزینه‌های خطاهای تکراری و عدم التزام به مدیریت دانش
- تلاش در راستای ایجاد سازمانی یادگیرند و جای‌گزین کردن رویکرد نوآوری به جای رویکرد تغییر تدریجی سازمان
- برگزاری کارگاه‌های آموزشی نحوه اشتراک‌گذاری دروس‌آموخته و تبیین تاثیر آن بر موفقیت مسیر مدیریت دانش
- مدیریت قدرت پذیرش اشتباه کارکنان را داشته باشد
- مدیریت به تغییر و نظام پیشنهادات اهمیت بدهد
- گزینش سفیران داشن و متصدیان مدیریت دانش از میان علاقه‌مندان و به‌صوت داوطلبانه
- تعیین پاداش مالی و معنوی برای کارکنان متصدی مدیریت دانش
- از تمامی کارکنان حتی نیروهای پیمانکار بخواهیم دروس‌آموخته را به روش‌های مختلف اعم از نوشتاری، صوتی یا تصویری ثبت کنند
- تدوین و توزیع محتوای فرهنگ‌سازی در زمینه مدیریت دانش
- تعیین روزهایی خاص در هفته برای مشارکت در فرآیند مدیریت دانش و ثبت و پایش دروس‌آموخته
- تسهیل و ترغیب حضور کلیه کارکنان در فرآیند مدیریت دانش
- شناسایی و اطلاع‌رسانی کارکنانی که بیشترین مشارکت را در فرآیند مدیریت دانش داشته‌اند
- برگزاری مسابقه و جشنواره و اعطای جوایز ارزنده به نفرات برگزیده
- اعطای مجوز دانلود و دسترسی به پورت‌های usb و cd rom به سفیران دانش
- کاربردی کردن و طبقه‌بندی منظم‌دروس‌آموخته ثبت‌شده
- آموزش مداوم و نه منقطع درزمینه ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش
- به‌اشتراک‌گذاری تجربه‌های مدیران و سرپرستان جهت ایجاد انگیزه برای کارکنان
- ایجاد فرصت و امکانات مناسب جهت مستندسازی دروس‌آموخته
- پالایش سیستم حذف دروس‌آموخته نادرست!
- ارزیابی افراد و دروس‌آموخته ثبت‌شده و مشارکت بخشی از آنان در فرآیندهای کاری و تصمیم‌گیری
- یکپارچه‌سازی فرآیند مدیریت دانش با سایر فرآیندهای سازمان
- به اشتراک‌گذاری تجربه یا دروس‌آموخته جدید در جلسات و کارگاه‌های آموزشی
- نهادینه کردن تجارب یا دروس‌آموخته ازطریق به‌روزرسانی فرآیندهای سازمان
- استقرار سامانه نرم افزاری مدیریت دانش با رابط کاربری مناسب و در اختیار بودن نسخه موبایل
- ایجاد سازوکاری که بر اساس آن افرادی که در شرف بازنشستگی هستند، در اختیار تیم مدیریت دانش باشند.
- مشارکت بیشتر مدیران عالی سازمان در فرآیند مدیریت دانش
- فرهنگ‌سازی و ارائه نتایج و دستاوردهایی که مدیریت دانش برای سازمان داشته است.
- لزوم نزدیک بودن اجرای تکنیک‌های مدیریت دانش به زمان اجرای کار به‌عنوان مثال بعد از تعمیرات اساسی
- تشکیل یک ساختار منظم و مسئول در سازمان جهت ثبت دروس‌آموخته کارکنان
