در کسب‌وکارهای دانش‌محور امروزی، ارتباط مدیریت دانش و منابع انسانی اهمیت ویژه‌ای در پیاده‌سازی مدیریت دانش داریم. مدیریت دانش در سازمان یک کالای لوکس محسوب نمی‌شود بلکه یک کالای اساسی است! دانش، مانند خون در رگ‌های سازمان جاری است. بدون وجود سیستم‌های مؤثر جذب، ذخیره، دسترسی و به اشتراک‌گذاری دانش کسب‌وکار شما به‌زودی در گل خواهد نشست. و بااین‌حال بسیاری از شرکت‌ها تصور می‌کنند مدیریت دانش چیزی شبیه به یک نیاز غیرضروری است. بر تحقیقات Deloitte نشان می‌دهد که اگرچه 75 درصد از سازمانها معتقد هستند که ایجاد و حفظ دانش در میان نیروی کار در حال تکامل آن‌ها برای موفقیت آن‌ها در 12 ماه آینده مهم است ولی کمتر از 10 درصد از آن‌ها احساس می‌کردند که سیستم مدیریت دانش سازمان آن‌ها عملکرد مناسبی دارد.
خبر خوب این است که بهبود سیستم مدیریت دانش کار خیلی پیچیده یا پرهزینه‌ای نیست. نیازی نیست که برای پلتفرم سازمانی گران‌قیمتی را جایگزین کنید یا گواهی مدیریت پروژه جدیدی دریافت کنید. درواقع، در اکثر کسب‌وکارها، پیاده‌سازی مدیریت دانش بیشتر به فرهنگ سازمان مربوط است تا به ابزار. این وظیفه بر عهده تیم‌های منابع انسانی است که تغییر فرهنگ را در سازمان رهبری کنند.
برای مطالعه‌ی مقالات تخصصی مدیریت دانش به پایگاه دانش مراجعه فرمایید.
چرا ارتباط مدیریت دانش و منابع انسانی مهم است؟
بسیاری از مردم تصور می‌کنند که مدیریت دانش زیرمجموعه‌ای از فناوری اطلاعات است. به‌هرحال، اگر درزمینه مدیریت اطلاعات داخلی با مشکل روبرو هستید برای مدیریت اطلاعات به ابزارهای بهتری نیاز دارید، درست است؟
بدون فناوری مناسب، دسترسی به اطلاعات موردنیاز در یک مکان متمرکز دشوار خواهد بود. بدون داشتن نرم‌افزار مناسبی که دانش سازمان را به‌صورت یکپارچه در خود ذخیره کند، احتمالاً در دام شکل‌گیری سیلوهای داده می‌افتید. اگر دانش شرکت شما در پلتفرم‌های غیرمرتبط قرار دارد، کارمندان نمی‌توانند به شکل مؤثری اطلاعات موردنیاز خود را پیدا کنند، در مواقع نیاز به‌راحتی به آن دسترسی داشته یا آن را با همدیگر مبادله کنند.
بااین‌حال، مدیریت دانش چیزی نیست که فناوری اطلاعات به‌تنهایی آن را اصلاح کرده و یا در سازمان پیاده کند. بلکه منابع انسانی نیز باید روی آن کار کند. به‌هرحال، اگر شما یکی از 90 درصد از شرکت‌هایی هستید که از به‌کارگیری نرم‌افزار شفافی برای مدیریت دانش اجتناب می‌کنند پس درزمینه منابع انسانی با چند مشکل مواجه هستید:
- کارمندان شما به‌جای انجام وظایف اصلی خود، وقتشان را برای جستجوی اطلاعات موردنیاز تلف می‌کنند. این مسئله به ناامیدی کارکنان منجر می‌شود و تجربه‌ای منفی برای آن‌ها رقم می‌زند.
- این وضعیت شرایط دشواری رو برای آن‌ها ایجاد می‌کند چون برای پیدا کردن بهترین راه‌حل همیشه مجبور هستند، چرخ را از نو اختراع کنند. به قول Avishai Abrahami، مدیرعامل Wix: «با دریغ کردن اطلاعات از تیم خود، هوش آن‌ها را به خودشان محدود می‌کنید و افراد باهوشی را که استخدام کرده‌اید فلج می‌کنید.»
- هر بار که یکی از کارکنان از سازمان می‌رود، دانش بسیار ارزشمندی را که به‌سختی به دست آمده است، با خود می‌برد.
- کسب‌وکار شما از آنچه که می‌تواند باشد بهره‌وری کمتری داشته، کارآمدی کمتری دارد و در خدمت‌رسانی به مشتریان نیز کندتر است.
به‌عبارت‌دیگر مدیریت دانش به فناوری اطلاعات محدود نیست و نداشتن یک استراتژی مدیریت دانش نداشتن چالش‌هایی را درزمینه منابع انسانی برای سازمان ایجاد می‌کند.
مت بنتون، مدیرعامل مرکز اطلاعات بدون سنگر، معتقد است:
«مدیریت دانش با انسان‌ها سروکار دارد. مدیریت دانش در مورد این است که چگونه یاد می‌گیریم، چگونه به یاد می‌آوریم، چه چیزی را فراموش می‌کنیم و چرا. تمامی این موارد در حیطه اختیارات منابع انسانی هستند، زیرا همه چیزهایی هستند که موفقیت کارکنان را به عمیقاً تحت تأثیر قرار می‌دهند.»
چگونه ارتباط مدیریت دانش و منابع انسانی می‌توانند فرایندهای سازمان را بهبود بخشند؟
در اینجا 5 روش وجود دارد که تیم منابع انسانی با به‌کارگیری آن‌ها به ارتقای سطح مدیریت دانش شرکت کمک می‌کند:
1. سیلوهای داده را در حوزه منابع انسانی کاهش دهید
دسترسی به دانش منابع انسانی اغلب برای کارمندان بسیار سخت است. بنابراین مدیریت دانش داده‌های منابع انسانی اغلب یک نقطه عالی برای شروع است. با بررسی نحوه تبادل اطلاعات با کارمندان خود شروع کنید: برای مثال آیا کارمندان می‌توانند بدون تماس با یکی از اعضای تیم منابع انسانی ، از یک خط‌مشی خاص شرکت مطلع شوند؟ آیا یک کتابچه راهنما وجود دارد که کارکنان پاسخ سؤالات خود را در آن پیدا کنند؟
آیا این کتابچه، راهنمای مخصوص دارد و استفاده از آن آسان است یا کارمندان را در اطلاعات بیش‌ازحد و غیرضروری، غرق می‌کند؟ آیا این دفترچه حاوی اطلاعات زیادی است که قدیمی شده‌اند (مانند دستورالعمل‌ها و سیاست‌های قدیمی که کنار گذاشته شده‌اند)؟ سرعت عمل تیم منابع انسانی در اطلاع‌رسانی خط‌مشی‌‌های جدید سازمان به کارکنان چگونه است؟ آیا کارمندان می‌توانند به داده‌های شخصی خود (مانند تغییر آدرس یا کپی از دستمزدشان) دسترسی داشته باشند و آن‌ها را به‌روزرسانی کنند یا باید این کار را برای آن‌ها انجام دهید؟ رزرو مرخصی یا بررسی تقویم شرکت برای کارکنان چقدر آسان است؟
به عقیده جنیفر مورهد، مدیرعامل شرکت مشاوره منابع انسانی Flex HR، تیم‌های منابع انسانی باید راه‌اندازی پایگاه داده دانش تلفیقی را در اولویت قرار دهند. او توضیح می‌دهد:
«درحالی‌که ارتباطات درون‌سازمانی پیچیده‌تر و عمیق‌تر می‌شود مدیریت دانش به‌سرعت در حال تبدیل‌شدن به یک توانمندساز کسب‌وکار است. به‌عنوان‌مثال، سازمان شما می‌تواند یک پایگاه داده مدیریت دانش را پیاده‌سازی کند که امکان ذخیره اطلاعات در آن برای همه کارکنان قابل‌دسترسی باشد. اگر یک کارمند مستقیماً به منطقه ذخیره‌سازی دانش مراجعه کند، تأخیر زمانی ناشی از انتقال اطلاعات از فردی به فرد دیگر را حذف می‌کند.»
اگر متوجه شدید که داده‌های منابع انسانی شما پراکنده و غیرقابل‌دسترس هستند و یا به اشتراک‌گذاری آن‌ها دشوار است، یا متوجه شدید که تمام روز به سؤالات یکسانی از کارکنان پاسخ می‌دهید، وقت آن رسیده است که با کمک یک پلتفرم تجربه کارمندان را به پایگاه داده‌های منابع انسانی موجود اضافه کنید. نیازی نیست همه‌چیز را از بین ببرید و از نو شروع کنید، یک نرم‌افزار مدیریت دانش این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهد که همه منابع اطلاعاتی موجود را به یک پایگاه دانش واحد، سلف‌سرویس و یکپارچه متصل کنید.
2. دانش را با سیستم‌های مدیریت استعداد ادغام کنید
هنگامی‌که به مشکلات اساسی داده‌ها پرداختید، زمان آن فرارسیده است که با تمرکز روی بهینه‌سازی روش‌های منابع انسانی موجود دسترسی به اطلاعات مهم را آسان کنید. در این رابطه چند پیشنهاد برای شما داریم:
فهرست راهنمای کارمندان خود را ارتقا دهید به‌طوری‌که تمامی زمینه‌های مهارت و تخصص کارمندان را دربربگیرد و همه کارکنان بدانند در صورت نیاز برای کمک گرفتن درمورد موضوع خاصی با چه کسی تماس بگیرند؟
از یک ابزار زمان‌بندی پیشرفته برای ثبت زمان جلسات و اطلاع‌رسانی خودکار در مورد برنامه‌ها و نقاط اقدام پس از جلسه استفاده کنید، به‌طوری‌که کارمندان بتوانند به تصمیماتی که درطی جلسه اتخاذ شده است، دسترسی پیدا کنند. این روش به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که تیم‌های دورکار و تیم‌هایی که در سازمان مستقر هستند به اطلاعات یکسانی دسترسی دارند.
با بازنگری در سیستم‌های مدیریت عملکرد آن‌ها را در یک پلتفرم واحد تجمیع کنید. این کار به شما امکان می‌دهد دستورهای کار، یادداشت‌های یک‌به‌یک مدیر، یادداشت‌های جلسه توسعه کارکنان و مستندات بررسی عملکرد را در قالب یک پلتفرم تجمیع کنید. به‌این‌ترتیب، اطلاعات مرتبط با عملکرد کارکنان تنها در سر مدیران ذخیره نشده است.
یک فرآیند رسمی برای کارکنان خارج از کشتی ایجاد کنید. اگر می‌توانید، کارمندان در حال خروج را تشویق کنید تا حد امکان اطلاعات خود را با شما در میان بگذارند و به شما زمان بدهند تا دانش آن‌ها را جمع‌آوری و ذخیره کنید. راه‌های جلوگیری از دست رفتن دانش در هنگام ترک کارمندان عبارتنداز:
قرار دادن آن‌ها توسط یکی دیگر از اعضای تیم درحالی‌که دوره اعلان خود را انجام می‌دهند.
در طول دوره استخراج دانش از کارکنان بخواهید زنگ هشداری را تنظیم کنند که هرچند ساعت یک‌بار به صدا درمی‌آید و به آن‌ها یادآوری می‌کند آنچه را که روی آن کار کرده‌اند و اطلاعاتی را که به‌کاربرده و فقط آن‌ها می‌دانند، یادداشت کنند. با ایجاد یک برنامه منتورینگ کارکنان را تشویق کنید قبل از اینکه حتی به فکر ترک سازمان بیفتند، یکدیگر را به‌خوبی آموزش دهند.
3. استراتژی ارتباطات داخلی سازمان را برای مدیریت دانش بهینه کنید
به گفته مورهد: «منابع انسانی نقطه مهمی است که به ما کمک می‌کند مطمئن شویم اطلاعات صحیح هم در دسترس و هم به‌روز نگه داشته می‌شوند. علاوه‌براین، مدیریت دانش جریان ارتباطات بیش‌بخشی را نیز تضمین می‌کند. به دلیل موقعیت مرکزی منابع انسانی در ارتباطات سازمان، ، تیم‌های منابع انسانی در اطمینان از اینکه سازمان پایگاه‌های داده مدیریت دانش را فعالانه به‌روز نگه می‌دارد، باید پیشرو باشند.»
در اینجا چند نکته وجود دارد:
برای اطلاعاتی که در پایگاه دانش متمرکز شما آپلود می‌شود، یکی از اعضای تیم منابع انسانی را به‌عنوان مدیر انتخاب کنید. آن‌ها باید مسئول رسیدگی به این موارد باشند:
- حذف یا به‌روزرسانی اطلاعات قدیمی
- افزودن برچسب برای دسترسی آسان به اطلاعات
- تشویق کارمندان به رتبه‌بندی مقالات و منابع آموزشی، اضافه کردن نظرات یا پیشنهاد موضوعات جدید برای بهبود محتوا در طول زمان
- با نظرسنجی از کارکنان در مورد اینکه چگونه می‌توانند اطلاعات موردنیاز خود را با سهولت بهتری پیدا کنند، کمک بگیرید
- کارمندان را تشویق کنید تا به‌جای اتکای بیش‌ازحد به تماس‌های تلفنی و بحث‌های حضوری، از ارتباطات ناهم‌زمان مانند ایمیل و پیام‌رسان یا بخش ثبت نظرات در یک سند آنلاین مشترک استفاده کنند. مطمئن شوید که تمام ارتباطات و تصمیمات نوشته شده و به‌صورت متمرکز ذخیره می‌شوند.
4. فرهنگ لازم را برای پیاده‌سازی مدیریت دانش ایجاد کنید
مت بنتون توصیه می‌کند که مدیریت دانش یک فرآیند است، نه یک رویداد. «مسئله این نیست که یک ایده بزرگ داشته باشید و آن را به یک‌باره انجام دهید. مدیریت دانش در مورد بهبود و اصلاح مداوم فرآیندهای سازمان است. همان‌طور که شما همیشه از گذشته یاد می‌گیرید، آنچه را که یاد می‌گیرید به کار می‌گیرید و برای آینده آماده می‌شوید. پیاده‌سازی مدیریت دانش نیز به معنای یادگیری مداوم است.
ایجاد فرهنگ مدیریت دانش با به‌کارگیری یک فناوری عالی شروع می‌شود. اما از یاد نبریم که سیستم‌ها تنها در صورتی کار می‌کنند که مردم از آن‌ها استفاده کنند. علاوه بر تشویق مدیران و کارمندان به ضبط یادداشت‌های جلسه، در اینجا چند راه ارائه شده است که می‌توانید با کمک آن‌ها فرهنگ سازمان را بر مدیریت دانش متمرکز کنید:
- از اصل «تست اتوبوس» استفاده کنید
این مفهوم توسط Luke Chesser، یکی از بنیان‌گذاران Unsplash ابداع شد. اصل ساده است: اگر یک کارمند به‌طور ناگهانی با اتوبوس برخورد کرد، آیا کسب‌وکار شما به‌راحتی با نبودن این کارمند کنار می‌آید و یا اطلاعات حیاتی را که فقط در ذهن این کارمند بوده است از دست می‌دهید؟ به‌عبارت‌دیگر، دانش همیشه باید بین چندین عضو تیم تکرار شود. این مسئله در مورد همه‌چیز از رمزهای عبور سیستم‌های سازمان گرفته تا فرآیندهای داخلی یا حتی استدلال‌های نهفته در پس تصمیم‌گیری در مورد یک محصول خاص صدق کند.
- آسان بگیرید
اطمینان حاصل کنید که کار کردن با سیستم اطلاعاتی کارکنان و همچنین با پلت فرم یادگیری و توسعه و پلتفرم مدیریت اسناد بسیار آسان و لذت‌بخش است.
- آن را به یک معیار عملکردی تبدیل کنید
اگر می‌خواهید کارکنان مدیریت دانش را جدی بگیرند، می‌توانید مشارکت در مدیریت دانش را جزء سیستم ارزیابی عملکرد آن‌ها قرار دهید. به‌عنوان‌مثال، کارکنانی را که منابع یادگیری را ایجاد کرده و در سیستم مرکزی دانش آپلود می‌کنند، بشناسید و به آن‌ها پاداش دهید. همچنین می‌توانید منتورینگ و انتقال دانش را جزو معیارهای ارتقاء به سمت‌های بالاتر قرار دهید.
ایجاد فرهنگ مدیریت دانش با به‌کارگیری تکنولوژی مناسب شروع می‌شود
اگر پایگاه دانشی با کاربری آسان، در دسترس و یکپارچه به کارکنان ارائه نشود، مهم نیست که چقدر تلاش کنید، مدیریت دانش در سازمان شما قدرتمند نخواهید داشت. بسیاری از تیم‌های منابع انسانی با فناوری‌هایی دست‌وپنجه نرم می‌کنند که کارکنان به‌سختی پاسخ سؤالات خود را از آن‌ها به دست می‌آورند. در این سازمانها کارمندان ناامید هستند و تیم‌های منابع انسانی را یا سؤالات خود بمباران می‌کنند. آیا نیروی کار شما شایسته داشتن شرایط بهتری نیست؟
منبع:
https://www.applaudhr.com/blog/digital-transformation/guide-to-knowledge-management-human-resources
