15 چالش پیاده‌سازی مدیریت دانش و راهکارهای آن

15 چالش پیاده‌سازی مدیریت دانش و راهکارهای آن

15 چالش پیاده‌سازی مدیریت دانش و راهکارهای آن

15 چالش پیاده‌سازی مدیریت دانش و راهکارهای آن

پیاده‌سازی درست و اثربخش مدیریت دانش همواره یکی از چالش‌های بزرگ برای سازمان‌‌هایی است که قصد دارند در این مسیر گام بردارند. بسیاری از مواردی که به عنوان چالش‌های پیش‌روی مدیریت دانش مطرح می‌شود، در تمامی سازمان‌‌ها شبیه به یکدیگر است و راه‌کارهای کلان مواجه با آن نیز مشابه است. در این مطلب، استن گارفیلد یکی از مشاورین برجسته مدیریت دانش به 15 چالش مدیریت دانش و راهکارهای مقابله با آن پرداخته است.

 

مدیریت دانش

1_ جلب حمایت‌های مالی و معنوی رهبران و مدیران ارشد سازمان

رهبران سازمان و مدیران ارشد سازمان تمایل به پیاده‌سازی برنامه مدیریت دانش برای سازمان خود دارند؛ اما در اختصاص بودجه و منابع برای آن موفق نیستند. برای مثال، آن‌ها ممکن است از یک شبکه اجتماعی سازمانی حمایت کنند؛ اما باز هم به ارسال ایمیل ادامه می‌دهند. آن‌ها از شما می‌خواهند پروفایل خود را تکمیل کنید، اما خود این کار را انجام نمی‌دهند و به جای استفاده از تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت دانش، کار را به افراد دیگری تفویض می‌کنند.

راه حل: از مدیر ارشد بخواهید با موارد زیر موافقت کند:

  • تصویب بودجه‌ای منطقی و در نظر گرفتن هزینه‌های مالی برای این برنامه.
  • حصول اطمینان تخصیص وقت مناسب توسط تمامی رهبران و متولیان مدیران دانش
  • درک یک نمای از برنامه مدیریت دانش سازمان
  • فراگیری استفاده از ابزارهای مدیریت دانش در پیش‌برد اهداف سازمان
  • پیگیری اقدامات و عملکرد سازمان در مدیریت دانش.
  • تخصیص وقت کافی برای جلسات تیم راهبری و رویدادهای مدیریت دانش
  • حصول اطمینان از تببین اهداف مدیریت دانش برای کلیه کارمندان و اجرایی شدن آن
  • ارزیابی انطباق اقدامات با اهداف مدیریت دانش به عنوان یکی از شاخص‌های مهم سازمان
  • تشویق کارکنان نوآور و کسانی که دانش خود را به اشتراک گذاشته‌اند

2_ ایجاد تعادل بین 3 رکن کارکنان، فرآیندها و تکنولوژی

چالش اصلی در این بخش انتخاب سریع فناوری و شیرجه زدن به سوی پیاده‌سازی آن است.

راه حل: اجازه ندهید هر یک از این سه رکن بر دو رکن دیگر غلبه کند. فناوری مهم است؛ اما باید از کارکنان و فرآیندها پشتیبانی و حمایت کند؛ نه اینکه به تنهایی هدف باشد. با نیازهای سازمان شروع کنید؛ نه با یافتن کاربرد ابزار فناوری‌ای که قبلاً خریداری کرده‌اید.

3- ارائه مزایای ملموس مدیریت دانش که از اهداف کسب‌وکار و اولویت‌های سازمانی پشتیبانی می‌کند

مدیریت دانش از اهداف کلی کسب‌وکار جدا شده ‌است و به عنوان ارائه‌دهنده ارزش به سازمان مورد توجه قرار نگرفته و به همین دلیل توجه کافی به آن نمی‌‍‌‌شود.

راه حل: اهداف مدیریت دانش را مستقیماً با اهداف کسب‌وکار سازمان همسو کنید و با استفاده از مزایای مدیریت دانش، ارزش آن را مشخص کنید.

4- ایجاد انگیزه برای مشارکت، نوآوری، و یادگیری کارکنان

کارکنان می‌گویند که وقت ندارند! نمی‌دانند از آن‌ها چه انتظاری می‌رود و یا رهبران انتظار ندارند که آن‌ها در واقع وظایف مدیریت دانش را انجام دهند.

راه حل: از طریق تعیین اهداف و اندازه‌گیری درست آن‌ها، پرداخت پاداش و نشان دادن انگیزه‌های مثبت، به کارکنان انگیزه دهید. رهبران باید اهداف مدیریت دانش را تعیین و ابلاغ کنند، پیشرفت کارکنان را در راستای اهداف در نظر گرفته بررسی کرده، برای کارکنان الگوی انگیزشی ارائه و از آن‌ها تقدیر نمایند.

5_ ایجاد یک چشم انداز برای چگونگی عملکرد مدیریت دانش و تلاش بی‌وقفه برای تحقق این چشم انداز

چشم‌انداز نهایی مدیریت دانش به درستی تعریف نشده، قانع کننده نیست و یا به شکل ضعیف مشخص شده است. چرایی مدیریت دانش و نحوه عملکرد آن برای کارکنان مشخص نیست.

راه حل: چشم‌انداز روشنی برای نحوه عملکرد مدیریت دانش تهیه و تدوین نمایید؛ سپس برای دستیابی به این چشم انداز، مولفه‌های مرتبط با کارکنان، فرآیند و فناوری را پیاده‌سازی کرده و به طور مداوم بهبود بخشید و تکرار کنید.

6- تعریف درست مدیریت دانش

باید به‌وضوح نشان دهید که مزایا مدیریت دانش نسبت به گزینه‌های موجود چیست و پاسخ به این سوال مهم کارکنان که مدیریت دانش چه مزایایی برای من دارد؟ اگر آگاهی کافی نسبت به موارد استفاده از مدیریت دانش و مزایای آن در کارکنان وجود نداشته باشد، ممکن است این کار منجر به درخواست‌های مبهمی شود و نتایج جذابی به ارمغان نیاورد.

راه حل: از کارکنان بخواهید برای کارهای خاصی که انجام می‌دهند از تکنیک‌های مدیریت دانش استفاده کنند؛ مانند به اشتراک­‌گذاری تجارب، مطرح نمودن پرسش‌­ها، یافتن پاسخ‌­های مناسب، ارائه پیشنهادات، اطلاع‌رسانی و غیره. در مورد روش­‌ها و ابزارهای که جهت انجام بهتر کار پیشنهاد می‌­شود، با یکدیگر گفتگو کنید.

7- واداشتن کارکنان برای درخواست کمک از دیگر همکاران

کارکنان تمایلی به درخواست کمک در جمع و یا تماس با افراد دیگر سازمان جهت حل مشکل خود ندارند. آن‌ها ترجیح می‌دهند در سکوت رنج بکشند، تا اینکه ضعف دانش خود در یک موضوع را در معرض دید دیگران قرار دهند؛ یا مورد انتقاد، سرزنش و تمسخر قرار گیرند!

راه حل: راه‌های برقراری روابط مطمئن در سازمان را برای کارکنان تسهیل کنید تا کسانی که از آن‌ها درخواست کمک می‌کنند را بهتر بشناسند. با داشتن لیستی از انجمن‌ها و افراد خبره برای بیان موضوعات مهم، مشخص نمایید که سوالات و چالش‌ها از چه طرقی باید مطرح شوند و قابل دسترسی و جستجوی سریع باشند. تمامی این موارد را در سازمان تسری داده و به اطلاع همه کارکنان برسانید.

8-  ایجاد پایگاه داده مفیدی که به راحتی قابل دسترس باشد

کارکنان نمی‌توانند اطلاعات، منابع یا متخصصانی را که برای انجام کار خود به آن‌ها نیاز دارند، پیدا کنند. در برخی مواقع، جستجو کار نمی‌کند و حتی در صورت استفاده، محتوا ناقص، منسوخ یا بی‌ربط است.

راه حل: گزینه “من این را مفید دیدم”، مشابه گزینه “پسندیدن” است، اما دقیق‌تر! این گزینه را به تمام مطالب اضافه کنید. کاربران را تشویق کنید تا اگر محتوای موردنظر قابل استفاده مجدد بود بر روی این گزینه کلیک نمایند. شرایط جستجو براساس تاریخ، برچسب، محتوای مورد پسند کاربران و غیره را ایجاد کنید. با کلیک بر روی گزینه “من این را مفید دیدم”، با برچسب “روش ثابت شده” توسط یک منبع معتبر، محتوایی با بیشترین برچسب ایجاد کنید. موضوعات بسیار مهم برای سازمان را تعیین کنید، فهرستی را که قابل جستجو و فیلتر است تنظیم کنید و برای بهبود نتایج جستجو گام بردارید.

9- اتصال افراد به یکدیگر به گونه‌ای که بتوانند در زمان نیاز به هم کمک کنند

برنامه‌های مدیریت دانش متمرکز بر این است که کارکنان درس‌آموخته‌ها و اسناد را ارائه دهند و یا پروفایل مهارت‌ها را به‌روز کنند. تحقق این مسئله دشوار است.

راه حل: دیو اسنودن  می‌نویسد: “اگر از کسی بخواهید دانش خاصی را در زمانی که نیاز واقعی به آن دارید به شما ارائه دهد، هرگز رد نخواهد کرد. اما اگر از او بخواهید دانش خود را بر اساس اینکه ممکن است در آینده به آن نیاز داشته باشید به شما بدهند، هرگز آن را دریافت نخواهید کرد.” بنابراین گرفتن درس‌آموخته‌ها، مدارک و دانش در زمان نیاز رویکرد بهتری است. در صورت نیاز به یافتن یک سند یا تجربه یا یک متخصص، درخواست خود را به مرتبط‌ترین انجمن‌ها در سازمان ارسال کنید. اگر انجمن‌ها درست کار کنند، یک یا چند پاسخ دریافت خواهید کرد.

10- بهبود تصمیم‌گیری‌ها، اقدامات و یادگیری

برنامه‌های مدیریت دانش با استفاده از مفاهیم مبهمی مانند “افزایش تعامل”، “افزودن ارزش” یا “ایجاد تغییر تحول‌آمیز” توصیف می‌شوند؛ لذا اندازه‌گیری و دستیابی به آن‌ها دشوار است.

راه‌حل: اقدامات مدیریت دانش را مستقیما به فرآیندهای کلیدی کسب‌وکار متصل کنید. اهداف و معیارها را برای نشان دادن پیشرفت در کمک به کارکنان برای اخذ تصمیمات بهتر، عمل موثرتر، و یادگیری از دیگران ایجاد کرده و توسعه دهید.

11- تمرکز بر روی چند طرح ابتکاری و تعیین چند هدف ساده

هر چیز ممکن را امتحان نکنید! حداقل50 تکنیک و روش مختلف مدیریت دانش در حوزه فرآیند و فناوری برای اجرا وجود دارد. امتحان کردن همه آن‌ها وسو‌سه‌برانگیز است. مقاومت در برابر جذابیت‌های جدیدترین و آخرین تکنولوژی، مد روز، یا ابزاری که به نظر می‌رسد درست باشد، دشوار است.

راه حل: سه هدف اساسی برای کارمندان تعیین کنید و حداقل برای مدت یک سال به آن‌ها پایبند باشید. سه هدف ساده را انتخاب کنید که بیان، اجرا و اندازه‌گیری آن‌ها آسان باشد. این سه هدف را ستون ارتباطات مداوم خود قرار دهید؛ تا همه آن‌ها را به خاطر بسپارند. اهداف کلی سازمان را مشخص کنید و تمام گزارش‌های متریک برای نشان دادن پیشرفت در برابر این اهداف کلیدی را مشخص کنید. چند مولفه مدیریت دانش را انتخاب کنید که بیشترین سود را در کوتاه مدت برای سازمان شما داشته باشد. رویکردهای اثبات شده را رعایت کنید؛ حتی اگر خسته‌کننده و قابل پیش‌بینی باشند.

12- آنچه که کارکنان می‌خواهند و سازمان نیز به آن نیاز دارد را ارائه کنید نه آنچه که مد روز است

سازمان‌ها می‌توانند با مدل‌های بلوغ، الگوبرداری به بهترین شیوه عمل کنند. ست گادین می‌گوید: “الگوبرداری در واقع ما را تشویق می‌کند که متوسط باشیم و فقط کاری را انجام دهیم که بقیه انجام می‌دهند.” هر گونه ابتکار جدید اگر پاسخگوی نیاز مخاطبان مورد نظر خود نباشد شکست خواهد خورد.

راه‌حل: از چارچوب‌ها، مدل‌ها و الگوبرداری به عنوان منابع ایده‌ها استفاده کنید؛ نه به عنوان نسخه‌های دقیق که باید عینا دنبال کنید. با کاربران خود به عنوان مشتریانی رفتار کنید که سعی در به دست آوردن رضایت و حفظ آن‌ها دارید. به طور مرتب به نیازهای کارکنان در سازمان خود پاسخ دهید و آن‌ها را جذب سازمان کنید. روش‌های مداومی برای ارتباطات  دوطرفه ایجاد کنید. تعامل در انجمن‌ها، نظرخواهی، انتشار خبرنامه‌ها و به‌روزرسانی وب سایت‌ها و بالاتر از همه، به آنچه که اعضای سازمان به شما می‌گویند گوش کنید و واکنش و اقدام به موقع انجام دهید.

13- برقراری ارتباط با رویکرد کششی و انتخاب کردن، نه با رویکردهای فشاری

سازمان‌ها می‌خواهند اطلاعات را به مخاطبان انتقال دهند. رهبران به طور منظم پیام‌های طولانی و نامه‌های الکترونیکی را برای افرادی که آن‌ پیام‌ها را نمی‌خوانند ارسال می‌کنند. رویکردهای فشاری دربیش‌تر سازمان‌ جوابگوی نیازهای مدیریت دانش  نیست.

راه حل: مطالب ارسالی برای کارکنان را جذاب کنید. امکان انتخاب برای اشتراک و لغو اشتراک ارسال محتوا را فراهم کنید. تعامل مستقیم با رهبران را جایگزین نامه‌ها و پیام‌های طولانی نمایید.

14- تقویت و خودکارسازی فرآیندها با استفاده از تجزیه و تحلیل، محاسبات شناختی و تکنیک‌های مرتبط

در بسیاری از سازمان‌ها فن‌آوری‌های جدید مدیریت دانش، معرفی، پیاده‌سازی و اجرا می‌شوند؛ اما اغلب آن‌ها به وعده‌های خود عمل نمی‌کنند.

راه‌حل: قبل از پیگیری فن‌آوری‌های جدید، موارد استفاده را تعریف کنید که به وضوح مشخص کند که آن فناوری چگونه بهبودهای قابل‌توجهی در وضعیت موجود ایجاد می‌کنند. تجزیه و تحلیل و هوش تجاری می‌تواند تصمیم‌گیری مناسب، اقدام موثر، بهینه‌سازی فرآیندها، اختراع و نوآوری، برقراری ارتباط موثر، تأثیرگذاری بر خرید مشتری و بهبود عملکرد کسب‌وکار را امکان پذیر سازد. محاسبات شناختی و هوش مصنوعی می‌توانند فرآیندهای فکری انسان و نحوه کار مغز انسان را شبیه‌سازی کنند و وضعیت‌های پیچیده‌ای را که با ابهام و عدم قطعیت توصیف می‌شوند، نشان دهند. این امر می‌تواند توانایی‌های انسان را با افزایش قدرت مشاهده، تحلیل، تصمیم‌گیری، پردازش، و پاسخ به افراد دیگر و به شرایط عادی یا چالش برانگیز افزایش دهد.

15- ادغام مدیریت دانش در فرآیندهای موجود، گردش کار و سیستم‌ها

مدیریت دانش به عنوان کار اضافی تلقی می‌شود. این کار به ابزارهای اضافی نیاز دارد که افراد باید یاد بگیرند و از آن استفاده کنند.

راه حل: مدیریت دانش را به عنوان یک فرآیند جداگانه در جریان کار درنظر نگیرید. ابزارها و سیستم‌ها را در کنار هم قرار دهید تا نیاز به ابزارهای جداگانه به حداقل برسد. به دنبال روش‌هایی برای خودکارسازی فرآیندهای موجود باشید تا تلاش مورد نیاز کاهش یافته و کیفیت نتایج بهبود یابد.

 

منبع: 

15 KM Challenges, lucidea-coms, Stan Garfield, JANUARY,2021

 

نوشتن دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*
*

7 − 5 =