مدیریت دانش و هوش جمعی

در این مطلب به بررسی مدیریت دانش و هوش جمعی می‌پردازیم.

آخرین مطالعه‌ی روند جهانی سرمایه‌های انسانی که توسط شرکت مشاوره مدیریت دیلویت انجام شده، “مدیریت دانش” را به عنوان یکی از سه مسئله‌ی برتر تاثیرگذار در موفقیت شرکت‌ها رده‌بندی می‌کند. با این وجود تنها 9 درصد از سازمان‌های بررسی شده احساس آمادگی برای پرداختن به آن را دارند. انتقال دانش با پراکندگی کارکنان در خانه‌ها و محیط‌های کاری مختلف به دلیآموزش مدیریت دانشل شیوع ویروس کووید 19، ضروری‌تر شده است. گفتنی است دیدگاه‌های سنتی درباره‌ی چگونگی مدیریت دانش دیگر کاربردی نیستند.

مدیریت دانش و هوش جمعی

برخی از رهبران سازمان‌ها هنوز متوجه این موضوع نشده‌اند. آن‌ها باور دارند که تکنولوژی، به وسیله‌ی پلتفورم‌ها و ابزارهای دورکاری به تیم‌های کاری کمک می‌کند تا در ارتباط با یکدیگر باشند و امکان انتقال و اشتراک دانش را فراهم سازند و با این باور احساس کاذبی از امنیت برای خود به ارمغان آورده‌اند.

اما پژوهش اخیر دیلویت نشان داده است که تکنولوژی به تنهایی برای بهره‌برداری از ارزش مدیریت دانش کافی نیست. به منظور موفقیت در آینده، سازمان‌ها باید تمرکز خود را از ثبت و ضبط دانش به انتقال و اشتراک آن تغییر دهند و از فرهنگ اشتراک‌گذاری دانش، با همان شدتی که از ابزارها و پلتفورم‌ها حمایت می‌شود، پشتیبانی کنند.

بر اساس نتایج آخرین روند مطالعاتی بر روی سرمایه‌های انسانی دلویت در اروپا، شرکت‌هایی که انتقال دانش را در اولویت قرار می‌دهند، رشد و رقابت‌پذیری بالاتری دارند و کارکنان آن‌ها نوآورتر هستند.

به طور کلی ضروری است که سازمان‌ها به این سوالات پاسخ دهند: چگونه کارمندانِ آن‌ها می‌توانند با سرعت بیشتری دانش کسب کنند؟ چگونه آن‌ها می‌توانند در ایجاد قابلیت‌های جدید برای حل چالش‌های پیچیده سریع‌تر عمل کنند؟ و چگونه می‌توان از هوش جمعی سازمان استفاده کرد؟

اتصال نیروی کار به قدرت دانش

دیلویت پیش‌بینی کرده که آینده‌ی کار، مستلزم شیوه‌های جدیدی از همکاری و به اشتراک‌گذاری دانش خواهد بود. این موضوع دیدگاه منعکس شده توسط 68 درصد از پاسخ دهندگان نظرسنجی شرکت‌های اروپایی است که تسهیل انتقال دانش را به عنوان اولویتی مهم در سازمان‌هایشان در نظر می‌گیرند.

دیدگاهی مشابه توسط رهبران سازمان‌ها در مطالعه‌ی دیگری نیز بیان شده است.  75 درصد از سازمان‌های مورد بررسی بیان داشتند که ایجاد و حفظ دانش در میان نیروی کار، برای موفقیت آن‌ها در طول 12 تا 18 ماه آینده اهمیت دارد. به منظور کمک به کارمندان در انتقال اطلاعات و دانش، پیاده‌سازی تکنولوژی به تنهایی کافی نیست؛ بدین منظور توانمندسازی و ایجاد انگیزه در کارمندان، استراتژی‌ مهمی است.

بیش از 60 درصد از پاسخ دهندگان ابراز داشتند که “توانایی سازگاری” پساپاندمیک، مهمترین مهارت مورد نیاز برای پیشرفت در بازار کار خواهد بود و پس از آن “کار تیمی و همکاری” با 43 درصد در رتبه ی دوم قرار داشت. این ارقام، نیاز به تجدیدنظر درباره‌ی راه‌های انتقال داده‌ها و دردسترس قرار دادن دانش در سازمان‌ها و گروه‌ها را تقویت می‌کند. در برخی از موارد، این مسئله نیازمند یک محیط کاری جدید است که ارزش دانش را فوق العاده تشدید و آن را تبدیل به توان افزایی کلیدی می‌کند.

ارزش و محدودیت‌های تکنولوژی

با وجود تکنولوژی‌های هوشمند جدید مانند هوش مصنوعی، پردازش زبان طبیعی و گراف‌های دانش  انتظار می‌رود که مدیریت دانش، جهشی کوانتومی داشته باشد. پس از سال‌ها نادیده گرفتن یا در اولویت قرار نداشتن این موضوع، اکنون این باور گسترده وجود دارد که تکنولوژی‌های مدرن به طور خودکار، مدیریت دانش را با غلبه بر موانع پیشین، فعال می‌سازند؛ اما موضوع این نیست.

29 درصد از پاسخ دهندگان به نظرسنجی مدعی شدند که استخراج دانش مورد نیاز برای کارهای روزانه از مخازن، بسیار دشوار یا تقریبا غیر ممکن است. اما چرا در زمان انتقال دانش، این سیستم‌های مخزنی در چنین سطحی از بی‌فایدگی قرار دارند؟ پاسخ آسان این است که در درجه ی اول افراد باید محتوایی را وارد این سیستم‌ها کنند. این عامل “ورود محتوا” نه تنها در سهولت یافتن محتوا بلکه در کیفیت آن نیز اهمیت دارد.

پاسخ دهندگانی که دستیابی به اطلاعات از طریق مخازن را دشوار می دانستند، با احتمال بیشتری نیز ارزش اطلاعات به دست آمده را کمتر از متوسط ارزیابی می‌کردند. از سوی دیگر، 71 درصدی که دسترسی به اطلاعات را آسان می‌دانستند، تصورشان از ارزش آن نیز بیشتر از متوسط بود. اگر جستجو دشوار است و نتایج، ارزش چندانی ندارد، کارکنان اعتماد خود به سیستم‌های دانش را از دست می‌دهند.

پرورش فرهنگ انتقال دانش

سازمان‌ها برای ایجاد اعتماد به سیستم‌های دانشی خود و گرفتن بهترین نتیجه از آن‌ها چه کارهایی می‌توانند انجام دهند؟ پاسخ در تغییر فرهنگ شرکت به مکانی برای تمرکز بیشتر بر انتقال دانش پنهان است. بررسی‌ها نشان داد سهم کارکنانی که دستیابی به اطلاعات از طریق همکاران را آسان یا بسیار آسان می‌دانستند، 23 درصد بیشتر از افرادی است که می‌گویند در شرکتی هستند که امکان انتقال دانش، اولویتی مهم در آن است.

این تفاوت حتی در دیدگاه‌هایی که کارکنان درباره به دست آوردن اطلاعات از مخازن به اشتراک می‌گذارند، بارز است. از میان کارکنانِ شرکت‌هایی که انتقال دانش را در اولویت خود می‌دانند، 80 درصد دسترسی به اطلاعات پایگاه دانش را آسان یا بسیار آسان می‌دانند. در مقابل، در میان کارکنانی که شرکت‌های آن‌ها انتقال دانش را در اولویت خود قرار نمی‌دهند، فقط 51 درصد جستجوی مخازن را آسان می‌دانند. این مسئله، یک شکاف 29 درصدی است. بنابراین، سرمایه‌گذاری در یک سیستم دانش پیچیده می‌تواند بسیار ارزشمند باشد؛ اما تنها در صورت وجود فرهنگ درست.

پایگاه دانش به یک اندازه برای همه مناسب نیست

نکته‌ای مهم در زمان پیاده‌سازی پایگاه دانش، محدودیت‌های موجود در سعی برای اعمال یک راه‌حل تک‌ابزاری است. روند سرمایه انسانی اروپایی اثبات کرد که نیروی کار، همگن نیست. نیازها و تمایلات متنوع، خواهان مجموعه‌ای از ابزارها و گزینه‌های تعاملی انتقال دانش است که پاسخگوی تمامی کارمندان خواهد بود. یک پیشنهاد این چنینی، نشان‌دهنده‌ی تعهد به پیشبرد انتقال دانش – و در اولویت قرار دادن افراد – خواهد بود.

پایگاه دانش یک شرکت، فقط می‌تواند به میزان فرهنگ اشتراک دانش و فرآیندهای اساسی آن، مناسب و اثربخش باشد. کارکنان باید به مخازن اعتماد کنند، به صورت فعالانه، از استفاده‌ی آن‌ها حمایت و راه‌هایی را برای انتقال پیدا کنند تا مخازن بتوانند احتیاجات آن‌ها را پشتیبانی کند. در این محیط، می‌توان از همه پتانسیل زبان مدرن و ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی برای دادن دسترسی به شرکت‌ها به تحلیل‌های دانشی و ایجاد ارزش، به جای اتکای صرف به ثبت و ضبط دانش استفاده کرد. این نسل جدید پایگاه دانش نیست که موفقیت انتقال دانش را تضمین می‌کند، بلکه عامل انسانی تضمین‌کننده‌ی آن است.

عامل انسانی

بدون شک، یک زیرساخت فناورانه از ابزارها و پلتفورم‌ها به مدیریت دانش کمک می‌کند؛ اما در طولانی مدت، آن زیرساخت و یک فرهنگ انتقال دانش تنها در صورتی پایدار است که تک تک کارمندان جزئی از معادله باشند.

در زمینه‌ی ایجاد، انتقال و مدیریت دانش، سازمان‌ها نمی‌توانند عامل انسانی را دست کم بگیرند.

اگر کاکنان قادر به تقویت مدیریت دانش نباشند یا تمایل آن‌ها کمرنگ باشد، حتی سیستم عامل‌ها و ابزارهای دانش دارای هوش مصنوعی نیز قادر به ایجاد و حفظ دانش نیست. اکنون سوال این است چگونه می‌توان به نیروی کار برای اشتراک دانش کمک داد؟ پاسخ واضح به نظر می‌رسد: به آنها انگیزه دهید تا رفتار مناسب داشته باشند و مهارت‌های خود را برای استفاده از سیستم عامل‌ها و ابزارها بسازند.

ارزش انگیزه

خبر خوب این است که بخش عمده ای از نیروی کار، مدعی به اشتراک دانش با همکارانشان هستند. تنها 6 درصد از پاسخ دهندگان بیان داشتند که به ندرت دانش خود را به اشتراک می‌گذارند. اما به اشتراک گذاشتن دانش کافی نیست. اطلاعات باید برای دریافت‌کننده مفید باشد؛ در غیر این صورت، اتلاف منابع برای هر دو طرف است. بررسی ما آشکار ساخت که یک کارمند از هر چهار کارمند باور دارد که اطلاعات دریافتی، با ارزش (25%) یا دقیق (28%) نیست.

نیمی از تمام پاسخ دهندگان، محرک کلیدی انتقال دانش را احساس سهیم بودن در موفقیت تیم، تشخیص دادند. 42 درصد دیگر ابراز کردند که انگیزه دهنده به آن‌ها، چشم انداز انجام کار درست است. این محرک های نسبتا “نوع دوستانه” که به یک منفعت غیرشخصی اشاره دارد، در میان کارکنان مسن‌تر (بالای 50 سال) رایج‌تر است. تنها یک سوم از گروه سنی 30 سال یا کمتر اظهار داشتند که به اشتراگ گذاشتن دانش، کار درستی است؛ ولی، آن‌ها این کار را برای شغل خود مفید می‌دانستند.

تجدید نظر در توانمندسازی

دومین جنبه‌ای که عامل انسانی را تعریف می‌کند، توانمندسازی کارکنان در مدیریت دانش است. مجمع جهانی اقتصاد اظهار داشت که تغییرات فناورانه، “پلتفورمی مهیج برای پیشرفت ابتکارات بزرگ مقیاس و تقویت‌ مهارت‌ها” ایجاد کرده است. با برداشتن یک قدم به جلوتر، ما پیشنهاد می‌کنیم که مهارت‌ها در زمینه‌ی مدیریت دانش باید فراتر از راه‌اندازی یک سیستم تعریف شده باشد که مستلزم ورودی و خروجی است. همچنین، درکی عمیق‌تر از زمینه و ارزش دانش باید در مهارت‌ها گسترش یابد که کارکنان را قادر به گنجاندن دانش در تمام جنبه‌های زندگی کاری‌شان سازد.

در دنیایی که بیبی بومرها (افراد متولد شده در دوران دیجیتال) نقش کلیدی در کسب و کار دارند، مدیریت ابزار، آخرین مشکل برای غلبه نیست بلکه اولین است. چالش واقعی در مدیریت دانش، فیلتر کردن و تجزیه‌ی انبوه اطلاعاتی است که شرکت‌ها تولید می‌کنند. با وجود ابرداده‌ها و تولید مداوم اطلاعات ، مفاهیم و مطالب، برای کارکنان ضروری است که دانش ارزشمند را از اطلاعات کلی تمایز دهند.

سازمانی که نیروی کار خود را قادر به مسیریابی در خروجی‌های مداوم و سرسام‌آور داده‌ها می‌سازد، در مدیریت دانش موفق خواهد بود. برای تسلط بر این چالش، تک تک کارکنان باید بتوانند به دو سوال پاسخ دهند:

• چه چیزی دانش را از اطلاعات محض یا تجربیات روزانه تمایز می‌بخشد؟
• دانشی که من دارم چطور می‌تواند برای همکارانم باارزش باشد؟

به هر دو سوال تنها در صورتی می‌توان پاسخ داد که فرد درک عمیقی از سازمان به عنوان یک محیط داشته باشد و بتواند دانش خود را در زمینه‌ی گسترده‌تری ببیند. سازمان‌هایی که کارکنان را قادر به ایجاد این درک می‌کنند، در مسیری خواهند بود که با موفقیت به مدیریت دانش قدرتمند ختم می‌شود.

 

منبع: 

The new knowledge management, Mining the collective intelligence