در این مطلب به بررسی اشتراک دانش در زمان دورکاری می‌پردازیم.
چرا اشتراک دانش در زمان دورکاری در سال 2021 مهم است؟
بسیاری از سازمان‌ها رویکردهای مختلفی برای ایجاد آمادگی در برابر بحران‌ها و برنامه‌ریزی برای تداوم کسب و کار دارند و این موضوع را به عنوان یک ضرورت اساسی در نظر می‌گیرند. سال گذشته، انتقال برنامه‌ریزی نشده کارکنان به دورکاری بسیاری از سازمان‌ها را در معرض خطر قرار داد؛ اما برخی سازمان‌ها توانستند از رویکردهای مدیریت دانش برای مقابله با این شرایط بحرانی بهره‌مند شوند. تیم‌های مدیریت دانش به انتقال شیوه برگزاری جلسات و رویدادهای جمعی و سازمانی به صورت آنلاین کمک کرند، سیستم‌عامل‌ها و برنامه‌های جدید ابری را راه‌اندازی کرد و به افراد آموزش داند که چگونه دیگر تنها نمی‌توانند به یک اتاق کنفرانس برای برگزاری جلسات اتکا کنند.
در سال 20121 تیم‌های مدیریت دانش ضمن برخورد با گام‌های اشتباه در این بحران، باید از اشتیاق جدیدی که در کارکنان برای استفاده از ابزارهای دیجیتال به وجود آمده استفاده کنند؛ چراکه همه در سال گذشته مشارکت‌های بیشتری را به صورت مجازی آغاز کردند
اما در وهله اول آغاز این همکاری مجازی باید با افرادی باشد که قبلاً آن‌ها را می شناختیم. همچنین باید در درجه اول بر روی کارهایی که شیوه انجام آن‌ها به صورت آنلاین آسان است تمرکز بیشتری داشته باشیم. در مرحله بعدی، سازمان‌ها باید کارکنان خود را فراتر از این مرحله ابتدایی به کار بگیرند تا از توانایی‌های آن‌ها جهت از بین بردن سیلوها و ایجاد رابطه واقعی مدیریت دانش دیجیتالی استقبال کنند.
اشتراک دانش را تشویق کنید
به‌اشتراک‌گذاری دانش یکی از ارکان و عناصر کلیدی و بسیار مهم در فرآیند مدیریت دانش است. اشتراک‌گذاری دانش می‌تواند در سطوح و لایه‌های مختلفی مورد بررسی قرار بگیرد. سازمان‌ها باید برای انتقال دانش آشکار و پنهان رویکردها و ابزارهای مناسبی داشته باشند، اما چالش اصلی این است که انتقال دانش پنهان در دوران کرونا، با توجه دورکاری کارکنان چگونه باید انجام شود؟ به عبارتی انتقال دانش پنهان در زمان دورکاری با مشکلاتی روبرو می‌شود و می‌تواند برای سازمان‌ها چالش برانگیز باشد و نهایتا کاهش حضور کارکنان در شرکت‌های فعال در صنایع و مناطق جغرافیایی مختلف باعث شده سرمایه‌های فکری سازمان در معرض خطر جدی قرار گیرد.
اشتراک دانش آشکار نسبتاً ساده است، اما این دانش پنهان است که از طریق تعاملات رو در رو انتقال داده می‌شود. حضور کم کارکنان در سازمان زمان بسیار محدودی را برای انتقال دانش، به ویژه دانش حیاتی که قدرت رقابتی یک شرکت را تضمین می‌کند، فراهم می‌کند. سال 2020 یک نقطه عطف برای همکاری سازمان‌ها به صورت مجازی بود. اما این انفجار فعالیت مجازی در سال گذشته بیشتر در تیم‌ها و پروژه‌ها محدود شده است. کارکنان همچنان گفتگوهایی را که قبلاً در محل کار انجام می شد را تکرار می‌کنند، اما مشکلی که وجود دارد این است که آن‌ها برای ایجاد ایده‌های گسترده، روابط جدید و استفاده از خرد جمعی سازمان به خارج از محافل عادی خود دسترسی پیدا نمی‌کنند.
این موضوع کاملاً در همکاری مجازی APQCواضح است. تقریباً 3 شرکت کننده از هر 5 شرکت کننده در نظرسنجی، سایت‌های مشارکتی مبتنی بر پروژه و تیم را برای کارشان بسیار مهم ارزیابی می‌کنند. بیش از نیمی از آن‌ها معتقدند که این سایت‌ها از زمان شروع همه‌گیری ویروس کرونا، برای تهیه اطلاعات مورد نیاز و انجام کارها بسیار مهم‌تر شده‌اند. گروه‌های بحث و گفتگو برای تیم‌ها و پروژه‌ها کمی کمتر در همه جا دیده می‌شوند، اما تقریبا نیمی از آن‌ها گزارش دادند که این گروه‌ها برای ایجاد و حفظ روابط با همکاران بسیار مهم‌تر شناخته شده‌اند. کارمندان همچنین از سیستم پیام‌رسانی مستقیم از طریق پلتفرم‌های مشارکتی بهره بیشتری می‌برند.
با این وجود، وقتی صحبت از همکاری و مشارکت باز و گسترده می‌شود، شاهد همان افزایش نیستیم. کمتر از یک چهارم شرکت کنندگان در نظزسنجی انجمن‌های خبرگی، شبکه‌های اجتماعی سازمانی یا ابزارهای خبره‌یاب را برای انجام کارهایشان بسیار مهم ارزیابی می‌کنند و این رویکردها در پی همه‌گیری ویروس کرونا تنها اندکی تحت تاثیر قرار می‌گیرند.
در طی انتقال شیوه کار سازمان‌ها به شیوه کار مجازی، کارکنان به سادگی به اندازه‌ای که باید به ابزارهای اصلی مدیریت دانش روی نیاورده‌اند.
با شرایط موجود تأکید بر همکاری تیمی و پروژه محور جای تعجب ندارد. چرا که زندگی کاری افراد دگرگون شده است و فوری‌ترین نیاز آن‌ها تکرار آنچه که قبل از این بحران انجام می‌شده و مسلماً تعامل روزانه با همکاران نزدیک برای انجام کارها ضروری است.
اما وقتی کارمندان فقط در گروه‌های از پیش تشکیل‌شده همکاری می‌کنند، متوجه مزایای کامل ابزارهایی که در اختیار دارند نمی‌شوند. انجمن‌ها، شبکه‌های اجتماعی سازمانی و ابزارهای خبره‌یاب به افراد امکان می‌دهد تا بدون در نظر گرفتن عضویت تیمی با همکاران همفکر خود ارتباط برقرار کنند. همه این‌ها برای نوآوری و حل خلاقانه مسئله برای پاسخگویی به تغییرات مهم ضروری است.
مدیریت دانش با ابزارهای بهبود مشارکت بین کارکنان که مانعی برای کاربران هم ایجاد نمی‌کند، می‌تواند بر انگیزه‌ها و گروه‌های فرهنگی مختلف تمرکز کند و کانال‌های باز را به عنوان مکان‌های امن برای جلب مشارکت کارکنان فراهم کند. غلبه بر این چالش‌ها کار ساده‌ای نیست، اما امسال به واسطه شیوع کرونا یک فرصت طلایی برای استفاده از روندهای دیجیتال و اشتراک دانش آزاد به سطح بعدی در اختیار داریم.
خلاهایی را که کار دیجیتال می‌تواند انجام دهد، پر کنید
مشکل دیگری که مدیریت دانش باید در سال 2021 در حل آن کمک کند، تلاش برای انتقال شیوه انجام برخی از کارها به روش آنلاین و مجازی است. روش مجازی برای کارهای گروهی و به روزرسانی وضعیت، بسیار کارآمد است؛ اما هرچه به سمت فعالیت‌های استراتژیک و پیچیده‌تر پیش می‌روید، اثربخشی شروع به کاهش می‌کند. روش مجازی به ویژه برای نوآوری، حل مسئله و گفتگوهای غیررسمی مشکل‌ساز است. در حقیقت، مشکلات انتقال این فعالیت‌ها به روش آنلاین دو چالش اصلی پاسخ دهندگان در نظرسنجی با کار مجازی است..
راه حل این چالش دوم، بازتاب چالش اول است. ابزارهای مدیریت دانش که امکان تعاملات پویا با شبکه‌های متنوع و گسترده را فراهم می‌کنند، نوآوری و حل مشکلات هنگام کار به روش مجازی را آسان‌تر می‌کنند. از آنجا که کارکنان می‌توانند بر اساس زمان و تمایل‌شان یک مکالمه را آغاز کنند، ابزارهای مدیریت دانش برای ایجاد بسترهای لازم ایجاد این گفتگو ایده آل هستند. شرکت‌کنندگان در این گفتگوها می‌توانند ایده‌های خود را با دیگران در میان بگذارند و یا با مشاهده گفتگوهای سایر همکاران ایده جدیدی ارائه دهند، در مورد مشکلات جدی از آن‌ها کمک بخواهند یا تصمیمات را تأیید کنند بدون اینکه نگران این مسئله باشند که با درخواست مستقیم برای دریافت راهنمایی و کمک “یک همکار خاص خود را” آزار می‌دهند.
همکاران هنگام داشتن زمان آزاد با دیگر همکاران گفتگو می‌کنند، مشارکت و همکاری را ایجاد می‌کنند و یک گزارش دیجیتالی از این گفتگو ایجاد می‌کنند که دیگران می‌توانند از آن بیاموزند. تجزیه و تحلیل داده‌ها توانایی مدیریت و اشتراک دانش را برای پر کردن شکاف‌هایی که سایر اشکال همکاری مجازی بر جای می‌گذارد، نشان می‌دهد. پاسخ دهندگانی که باور دارند شیوه مجازی برای کارهایی چالش برانگیزتر موثر است – از جمله طوفان فکری و نوآوری ، مدیریت تغییر و مبادلات سریع – به طور قابل توجهی احتمال دارد که بگویند انجمن‌ها، شبکه‌های اجتماعی سازمانی و ابزارهای خبره‌یاب برای کار آن‌ها حیاتی است. در مقایسه، تعداد کمی از افراد از مدیریت دانش به عنوان راه‌حلی برای همکاری به صورت دورکاری استقبال کرده‌اند.
کارکنان هنوز در حال سازگاری با محل کار دیجیتال خود هستند و عادت‌های جدید آن‌ها هنوز به روال‌های غیرقابل انعطاف تبدیل نشده است. در همین حال، بسیاری از آن‌ها به جای واکنش سریع در برابر یک فاجعه کوتاه مدت، با کار مجازی کنار می‌آیند. حتی وقتی زندگی به وضعیت موجود قبل از همه‌گیری ویروس کرونا نزدیک شود، شرایط کاری کاملا همانند قبل نخواهد بود. برخی از سازمان‌ها به صورت کاملاً مجازی پیش می‌روند و بسیاری دیگر به جای سفرهای گران قیمت، به سمت مشاغل دورتر، برنامه های ترکیبی و جلسات مجازی گرایش پیدا می کنند. حتی افرادی که بازگشت به دفتر شرکت را می‌پذیرند، زمان بیشتری را برای همکاری آنلاین می‌گذرانند و به دنبال راه‌هایی برای بهینه‌سازی این تجربه خواهند بود.
اگر مدیریت دانش بتواند خود را به عنوان راه حلی برای چالش‌های کار دیجیتال نشان دهد، این فرصت را دارد که پیشرفت و توسعه پیدا کند و تبادل دانش دیجیتال را در ساختار سازمان جای دهد. به این ترتیب مدیریت دانش می‌تواند سال 2021 را سال خود کند.
منبع:
why-knowledge-sharing-across-siloes-more-important-2021, apqc.org, Lauren Trees, Feb 2021