زمانی که تکنیک استخراج دانش خبرگان را اجرا می‌کنیم، بارها به این موضوع برخورده‌ایم که خبرگان از ظن خودشان کلیه آن چیزی که بایست منتقل می‌کردند را بیان کرده‌اند. ولی هنگامی که سایر همکاران نتایج و خروجی‌های قرایند استخراج دانش را مطالعه می‌کنند، جای خالی بسیاری از مواردی که گمان می‌کردند باید مطرح می‌شد را مشاهده می‌کنند. موضوع “بدیهی‌انگاری دانش انباشت شده در ذهن خبرگان” چالش بسیار مهمی در استخراج دانش است که در این مطلب قصد دارم تا با بیان یک مثال، راهکارهای جلوگیری از این چالش و کم کردن تاثیر آن را بیان کنم.
بدون سفیر دانش؛ هرگز!
ما در گروه مشاوره مدیریت دانش دانا زمانی که از تکنیک استخراج دانش خبرگان استفاده می‌کنیم، به عنوان یکی از الزامات اجرای این تکنیک، کارفرما را مجاب می‌کنیم تا به همراه هریک از خبرگان، فردی را به عنوان سفیر دانش معرفی کند. سفیر دانش معمولاً فردی است که حوزه کاری مشترک با خبره منتخب دارد و تا حدودی به حوزه‌های کاری ایشان آشنایی دارد. همچنین سفیر باید دارای برخی مهارت‌های نرم مانند روابط عمومی بالا، روحیه پیگیری، تفکر خلاق، تفکر نقادانه و غیره باشد. ما این الزام را به واسطه تجربه سال‌ها اجرای تکنیک استخراج دانش خبرگان در نظر می‌گیریم، چرا که باعث می‌شود خطای استخراج دانش از خبرگان به حداقل برسد و نتایج مطلوب‌تر حاصل شود.
اینو که همه میدونن!
خاطرم هست در یکی از پروژه های استخراج دانش و در حین مصاحبه با خبره، سفیر دانش مربوطه از وی خواهش کرد که روش اجرای مربوط به برخی فرآیندها را بیان کنند. در همین لحظه خبره با چشمانی از حدقه بیرون زده به وی نگاه کرد و گفت “اینو که همه میدونن، کجاش رو بگم؟!”
سفیر دانش نیز با لبخند بیان کرد که آقای مهندس، این رو شما می‌دونی و بهش مسلطی، بسیاری از همکاران نمیدونن!
خبره مورد نظر که انگار با موضوع عجیبی روبرو شده بود گفت چشم؛ بیان خواهم کرد!
به جرأت می‌توان گفت که در اکثر قریب به اتفاق جلسات مصاحبه با خبرگان برای استخراج دانش آنان و تبدیل دانش پنهان و آشکار، این وضعیت رخ می‌دهد.م این موضوع تا حد زیادی طبیعی است، چرا که خبره بعد از انجام یک فعالیت به مدت چند سال، آن را بدیهی می انگارند و تصور نمی‌کنند که درس آموخته و یا دانش مهمی را می‌دانند! درک این موضوع و اقدام در جهت مرتفع ساختن این چالش، یکی از اقدامات مهم در جلسات استخراج دانش خبرگان است.
سفیران دانش: ناجیان جلسات استخراج دانش!
به منظور حل و یا کاهش چالش‌های اجرایی فرایند استخراج دانش، سفیران دانش می‌توانند نقش کلیدی را در جلسات ایفا کند. سفیران دانش به واسطه همکاری با خبره منتخب، شناخت نسبی از حوزه فعالیت ایشان دارند و در عین حال نیز دارای سابقه کاری خیلی بالا هم نیستند که باعث می‌شود بسیاری از دروس‌آموخته که در ذهن خبرگان است و ممکن است که وی آنان را بدیهی فرض کند، تجربه نکرده باشند و حین جلسات مصاحبه، خبره را مورد پرسش قرار دهند. به همین دلیل در جلسات استخراج دانش با سوالاتی که مطرح می‌کنند و درخواستی که از خبرگان برای تشریح برخی از مسائل دارند، کمک می‌کنند که خبره در این چالش گرفتار نشود و اکثر تجارب خود را منتقل کند.
آیا شما تجربه اجرای تکنیک استخراج دانش را در سازمان خود داشته‌اید؟ در این جلسات با چه چالش‌هایی روبرو شده اید؟
قطعاً موضوع مذکور تنها چالش برگزاری جلسات استخراج دانش نیست ولی می‌توان به جرأت بیان کرد که یکی از مهمترین و کلیدی‌ترین چالش‌هایی است که ممکن است باعث شود کیفیت خروجی این جلسات کاهش یابد.
ما را در شبکه‌های اجتماعی لینکدین، تلگرام و اینستاگرام دنبال کنید
