در این مقاله اقدامات افزایش سرعت چرخه دانش در سازمان بررسی می‌شود. نیک میلتون مشاوره برجسته مدیریت دانش در اروپا در یکی از آخرین مطالبی که در وب‌سایت خود منتشر کرده است برای افزایش سرعت چرخه دانش در سازمان هفت روش زیر را پیشنهاد داده که در ادامه مطلب به آن می‌پردازیم:
اقدامات افزایش سرعت چرخه دانش در سازمان
1. اهداف خود را تعیین کنید.
برای سرعت بخشیدن به کار، اهدافی تهاجمی برای خود تعیین کنید. یعنی برای رسیدن به برخی اهداف دانشی خود، بازه زمانی مشخص نمایید. اگر بخواهید دانشی را در شبکه داخلی خود پیدا کنید به چه مقدار زمان نیاز دارید؟ چه مدت طول می‌کشد پاسخی از انجمن‌های خبرگی دریافت شود؟ چه مدت طول می‌کشد تا یک درس‌آموخته جدید در فرآیند کسب‌وکار داخل شود؟ مثلا مدیر ارشد شرکت مکنزی در اهداف خود تعیین کرده بود که سؤالات در انجمن‌های خبرگی باید طی یک روز به پاسخ برسد.
با تخمین مدت زمانی که هریک از این فرآیندها به خود اختصاص می‌دهند می‌توان این زمان را مدیریت کرد و به برای هر فرآیند بعد از مدتی می‌توانید مدت زمان پاسخگویی به سوالات و به کاررفتن درس‌آموخته‌ها در فرآیند کسب‌وکار را شناسایی کنید و در صورت نیاز به فرآیندها سرعت ببخشید.
2- انجمن‌های خبرگی تشکیل دهید.
دانش فنیِ که از پیچیدگی زیادی برخوردار باشد به نحوِ مطلوب قابل مستندسازی نیست. انجمن‌های خبرگی را در سازمان خود ایجاد کنید تا خیالتان از دریافت پاسخ‌های سریع به سوالات مطرح‌شده و حل مسائل راحت شود. وجود انجمن‌های خبرگی علاوه‌بر گسترش فضای همکاری و مشارکت فعال پرسنل در رویارویی با وظایف و مسئولیت‌های کاری، باعث بهبود رویه‌های کاری و ایجاد راه‌حل برای چالش‌های پیش‌رو و صرفه‌جویی در زمان و هزینه خواهد شد.
3- پایگاه دانش برای فعالیت‌های روزمره ایجاد کنید.
هر درس‌آموخته باید به‌انداز‌کافی باکیفیت باشد و به‌صورت آنلاین در یک مکان در دسترس همه افراد سازمان قرار گیرد. درواقع تمام اسناد و مدارک مربوط به فرآیندها، درس آموخته‌ها، کتابچه‌های راهنمای کاربر، موارد آموزشی و غیره در سازمان باید روی ویکی‌پدیا یا پایگاه دانشی مشابه قرار گرفته تا همیشه در معرض‌دید و قابل‌استفاده باشد.
سهولت دسترسی به منابع یکی از عواملی است که به کارکنان تازه‌وارد کمک می‌کند بدون شرمندگی اطلاعات و دانش موردنیاز خود را به دست آورده و در کار خود پیشرفت کنند.
4- دانش و درس‌آموخته‌های سازمان را مدیریت کنید.
وقتی دانشی که به‌صورت درس آموخته استخراج می‌شود، در چرخه فعالیت‌ها و کسب‌وکار سازمان به کار گرفته نشود و یا بعد از مدتی طولانی به کار گرفته شود، نگاهی منفی در کسانی که دانش خود را به سازمان عرضه داشته‌اندشکل می‌گیرد. دراین‌صورت این افراد احساس می‌کنند که وقت خود را تلف کرده‌اند. ازطرفی درس‌آموخته به‌کارگرفته‌نشده خطر اختراع مجدد چرخ و تکرار اشتباهات را به همراه دارد. بنابراین باید از عملکرد خوب، سریع و به‌موقع سیستم مدیریت دانش با به‌کارگیری شخص یا تیمی خبره و قابل‌اعتماد، اطمینان حاصل کرد.
مدیریت دانش و درس‌آموخته‌های سازمان به این معنا است که درس آموخته‌ها و دانش استخراج شده به مرحله‌ای از فرایند انجام کار تبدیل شوند؛ به این ترتیب تجربه به یک ارزش تبدیل خواهد شد و صاحبان تجربه نسبت به همکاری خود با سازمان خوش‌بین خواهند شد.
5- پایگاه دانش سازمان را به‌روز نگهدارید.
جهان در حال تغییر است و سازما‌ن‌ها برای زنده ماندن باید بر سرعت یادگیری خود بیفزایند و پا‌به‌‌پای تغییرات جلو بروند. اگر شرکت‌ها می‌خواهند با تغییرات روز سازگار شوند، باید عادت‌های قدیمی خود را فراموش کرده و موارد جدیدی را یاد گرفته و جایگزین نمایند. با توجه به رشد فزاینده یادگیری رقابتی در جهان، سازمان ناموفق سازمانی است که پایگاه دانش خود را به‌صورت سالیانه به‌روز نماید. تمامی درس‌آموخته‌ها، دانش استخراج‌شده از انجمن‌های خبرگی و غیره باید سریع‌ترین راه را برای ورود به فرآیندهای سازمان پیدا کنند.
6- اهداف تعیین‌شده را اندازه‌گیری کنید.
معیار “سرعت یادگیری” سازمان را مشخص کرده و گزارش دهید. داشبورد مدیریت دانشی سازمان باید بتواند زمان جستجوی آنلاین، زمان پاسخگویی انجمن‌های خبرگی، مدت زمان لازم برای جستجوی دانش و درس آموخته‌ها و غیره را مشخص کند. این زمان‌ها سرعت یادگیری سازمان را مشخص می‌کند. به دنبال آن باشید که این زمان‌ها را تا حد ممکن کاهش داده و سرعت یادگیری سازمان را افزایش دهید. به سرعت یادگیری شرکت و سرعت چرخه یادگیری توجه کنید.
7- مشکلاتی را که می‌بینید رفع کنید.
مدیریت دانش از سویی به رفع مشکلات سازمان کمک می‌کند ولی برای رسیدن به این مرحله باید موانع و مشکلاتی را پشت سر بگذارد.
در حین پیاده‌سازی مدیریت دانش یا هنگام گسترش و اشاعه آن در کل سازمان ممکن است مشکلات، تاخیرات و یا تنگناهایی به وجود بیاید. تمام تلاش خود را برای رفع مشکلات به کار گیرید و مطمئن باشید ارزش آن را دارد.
برخی از مشکلات درحین پیاده‌سازی مدیریت دانش خود را نشان می‌دهند، برخی پیش از شروع انجام کار پیش می‌آیند. بد نیست مشکلات مربوط به کارکنان را از خود آن‌ها جویا شوید.