انجمن‌های خبرگی در مدیریت دانش

انجمن‌های خبرگی در مدیریت دانش رویکردی کلاسیک هستند و کلاسیک‌ها هرگز از بین نمی‌روند.

علی‌رغم تغییرات زیاد در روند‌های جدید فناوری، هسته اصلی مدیریت دانش کماکان ارتباط بین کارکنان است و در طی 25 سال اخیر تکنیک انجمن‌های خبرگی یکی از کارامدترین روش‌‌های برای بهبود تعاملات دانشی میان کارکنان بوده است. انجمن‌های خبرگی کارکنان را برای به اشتراک گذاشتن دانش پیرامون یک رشته، چالش مشترک یا سایر موضوعات مرتبط با یکدیگر جمع می‌کند. انجمن‌های خبرگی مکانی برای نوآوری، شبکه‌سازی، یادگیری و حل مشکلات فراهم می‌کنند؛ اما آنچه انجمن خبرگی را مؤثر می‌سازد فناوری نیست، اگرچه می‌تواند به شما کمک کند تا مشارکت اعضا و کیفیت تبادل دانش را بهتر کنید.

طی ماه‌های گذشته APQC[1] با سه شرکت که در سال 2020 به عنوان سازمان‌های برتر دانشی معرفی شدند به گفتگو در مورد رمزهای موفقیت انجمن خبرگی پرداخت. این شرکت‌های موفق مدیریت دانش را در میان کارکنان تقویت کرده و اصول اولیه فرآیند، ازجمله بیان یک هدف شفاف تجاری برای هر انجمن، انتخاب رهبران مناسب و اندازه‌گیری و ابلاغ ارزش انجمن را در دستور کار خود قرار دادند. همچنین این سازمان‌ها روش‌های جالبی برای استفاده از فناوری در بهبود جستجو ی دانش و استفاده از انجمن‌های خبرگی برای حمایت از تحول دیجیتال نیز به کار گرفته اند.

چگونه اطمینان حاصل می‌کنید که انجمن‌ها بر روی موضوعات صحیحی متمرکزشده‌اند؟

در ابتدا شما باید رهبران مناسب را پیدا کنید. رهبران انجمن خبرگی می‌توانند رهبران کسب و کار سازمان نیز باشند، اما ممکن است افراد دیگری در سازمان باشند که توانایی خارق‌العاده‌ای برای ایفای این نقش داشته باشند. رهبران انجمن خبرگی باید در مورد کار خود پرشور باشند. انجمن خبرگی موفق بر روی مشکلات اصلی سازمان تمرکز دارد. بدین منظور باید اید بررسی کنید که کسب و کارشما به چه سمتی پیش می‌رود و چه چالش‌هایی را پیش رو دارد؟ موضوعات بزرگی که همه به دنبال آن هستند چیست و چگونه انجمن می‌تواند این موارد را در حوزه کاری خود اعمال کند؟ به‌عنوان‌مثال ما تلاش زیادی برای تحول دیجیتال و تغییر دیجیتال کرده‌ایم. ما از هر انجمنی می‌خواهیم که ببیند این برای آن‌ها چه معنی دارد، چگونه برای موفقیت در آینده دیجیتال باید مهارت‌های خود را رشد دهند و برنامه‌های آن‌ها برای رفع این شکاف چیست.

در شرکت تاتااستیل، ما یک فرایند بسیار ساختاریافته برای اتصال انجمن به اهداف سازمانی به نام ارتباط سالیانه کسب‌وکارداریم. این همان کاری است که ما ازنظر فرآیند انجام می‌دهیم، اما من شدیدا موافقم که شما به رهبری نیاز دارید تا اطمینان حاصل کنید که افراد بر روی اهداف متمرکز هستند. به همین دلیل ما مربیانی را که با اعضای انجمن و رهبران همکاری می‌کنند، تعیین می‌کنیم تا از کار کردن درس آموخته‌ها  و ثبت بهترین شیوه‌ها و یادگیری‌ها اطمینان حاصل کنند. ما همچنین با گوگل همکاری کرده‌ایم تا یک موتور جستجوی داخلی ایجاد کنیم که داده‌ها و اطلاعات را به‌راحتی در دسترس کارکنان قرار دهد. ما در تاتا استیل به این نتیجه رسیدیم که این موضوع به انجمن ما کمک می‌کند تا سریع‌تر و مؤثرتر پیشرفت کنند.

 

چگونه کارکنان را به انجمن متصل می‌کنید و اطمینان حاصل می‌کنید که آن‌ها شرکت می‌کنند و از منابع انجمن استفاده می‌کنند؟

ایا سینگ پاندا: ما انجمن‌های خبرگی و زیرمجموعه‌های مختلفی داریم، بنابراین فرصت‌های زیادی برای کارکنان وجود دارد تا گروهی را پیدا کنند که روی موضوعات موردعلاقه خود فعالیت می‌کنند. انجمن‎‌های خبرگی تعاملات موثر با فروشندگان اکوسیستم خارجی و دانشگاهیان متخصصان دارد و این به کارکنان کمک می‌کند تا یاد بگیرند و علاقه آن‌ها را جلب کنند. مشارکت انجمن از طریق سازوکارهای پاداش و شناخت سازمان ایجاد می‌شود؛ این چرخه دانش را به حرکت در می‌آورد.

تونی ویلسون: برای جمع‌کردن کارکنان در انجمن‌های وزارت دفاع، شما باید “مسدود کردن و مقابله” با تهیه ابزارها و منابع اساسی را که به کارکنان کمک می‌کند، برقرار کنید. شما باید یافتن اطلاعات تماس، ایجاد لیست توزیع و صندوق‌های پستی را برای افراد آسان کنید و همچنین باید یک وب‌سایت استاندارد داشته باشید. این کار طاقت‌فرسا برای اتصال کارکنان به انجمن برنامه‌ریزی متغیر عملکردی است.

چگونه ارزشی را که انجمن‌های خبرگی برای اعضای خود و همچنین سازمان قائل هستند تعیین می‌کنید؟

جایا سینگ پاندا: در فولاد تاتا، منشور مدیریت دانش با شاخص‌های کلیدی عملکرد KPI[2]  قابل اندازه‌گیری مرتبط است و انجمن‌ها‌ی خبرگی با این اهداف مرتبط هستند. ما هرساله یک فرآیند ارزیابی را انجام می‌دهیم تا بفهمیم چگونه انجمن در برابر این اهداف پیشرفت کرده‌اند. برای اعضای انجمن، ارزش در غنی‌سازی دانش و یادگیری کارکنان است. این به آن‌ها کمک می‌کند تا از کار مجدد جلوگیری کنند و اطمینان حاصل کنند که در صورت بروز مسئله، دفعه بعد با روش بسیار ساده‌تری رسیدگی می‌شود. مدیریت دانش به‌غیر از دستیابی به آن KPI های سازمان، به بیش از یک روش ارزش ارائه می‌کند.

تونی ویلسون: برای سازمان ما، ارزش مدیریت دانش کمک به جریان اطلاعات در چرخه تصمیم‌گیری رهبری سازمان است. این‌یک چرخه چهار مرحله‌ای است: ارزیابی، برنامه‌ریزی، هدایت و نظارت. ما یک نمودار گردش اطلاعات داریم که نشان می‌دهد کارکنان در هریک از این جنبه‌ها چه مشارکتی دارند، بنابراین اعضای انجمن ما می‌دانند چه زمانی و کجا می‌توانند کمک‌های خود را به چه بخشی ارجاع دهند. به‌طورکلی، برنامه جامعه مورد استقبال قرار می‌گیرد؛ زیرا راهی را برای افراد فراهم می‌کند تا در برنامه‌های ما وارد شوند.

توصیه‌ای به تیم مدیریت دانش که تازه شروع به کار با انجمن‌های خبرگی‌کرده‌اند

فیف وین رایت: ایجاد انجمن خبرگی را به‌عنوان شروع یک حرکت در نظر بگیرید که نمی‌تواند یک‌باره اتفاق بیفتد و نیازمند زمان است. کارکنان باید هیجان‌زده شوند و داوطلب شوند که از کارهای روزانه خود فراتر رفته و در آن سهیم باشند؛ بنابراین، شما واقعاً باید مرحله‌به‌مرحله شروع کنید. انتظار بیش‌ازحد فقط شما را ناامید خواهد کرد.

جایا سینگ پاندا: تمرکز مشترک بسیار مهم است. هنگامی که شما یک انجمن خبرگی ایجاد می‌کنید، باید یک هدف مشترک وجود داشته باشد تا انجمن خبرگی به درستی تشکیل شود تا برای سازمان ارزش افزوده ایجاد نماید.

تونی ویلسون: برای رهبری تیم انجم خبرگی شما به شخصی نیاز دارید که دید روشنی داشته باشد و بتواند دیگران را به سمت آن چشم‌انداز سوق دهد. در وزارت دفاع، ما این انتخاب را نداریم که انتخاب کنیم چه کسی می‌خواهد انجمن را رهبری کند، بنابراین روی نقش‌ها و مسئولیت‌ها تمرکز می‌کنیم و سپس سعی می‌کنیم روند را استاندارد کنیم.

منبع: 

https://www.apqc.org/blog/km-communities-are-classic-and-classics-never-fade-away

پانوشت: 

[1] American Productivity & Quality Center

[2] Key Performance Indicator