پیاده‌سازی کارآمد مدیریت دانش

پیاده‌سازی کارآمد مدیریت دانش

در سال‌های اخیر اهمیت ذخیره‌سازی، حفظ و استفاده از اطلاعات و دانش همواره در حال افزایش بوده و سازمان‌های موفق دنیا تلاش گسترده‌ای برای  پیاده‌سازی کارآمد مدیریت دانش و توسعه راهکارهای مرتبط با این حوزه کرده‌اند. دانش در هر بخش و صنعتی به‌وفور یافت می‌شود؛ اما تنها زمانی که به‌درستی مدیریت شود قابل‌دسترس بوده و می‌توان از آن استفاده کرد. یکی از راه‌های حفظ دانش برای هر صنعتی استفاده از سامانه‌های مدیریت دانش است. سامانه‌های مدیریت دانش به‌گونه‌ای توسعه‌یافته‌اند که به مدیریت و ذخیره‌سازی دانش و مستندات به‌صورت سیستماتیک کمک می‌کنند. مدیریت دانش یک نظام میان‌رشته‌ای است که به سازمان در تحقق اهداف تعریف‌شده کمک می‌کند. یک سیستم مدیریت دانش به کارکنان سازمان کمک می‌کند تا در مشاغل مربوط به خود کارآمدتر شوند. هدف اصلی مدیریت دانش، بهبود عملکرد و ایجاد یک رویکرد استراتژیک نسبت به پیاده‌سازی کارآمد مدیریت دانش است. به‌بیان‌دیگر هدف سیستم مدیریت دانش جلوگیری از فراموش‌شدن یا از بین رفتن دانش و درعین‌حال تمرکز بر جای دادن دانش در فرهنگ سازمان برای تشویق به مشارکت و همکاری است.

blank

چرا نرم‌افزار مدیریت دانش؟

پیاده‌سازی کارآمد مدیریت دانش یک سرمایه‌گذاری ارزشمند سازمانی است، بنابراین اهداف آن باید در ابتدا تعیین‌شده و ابزارهای مناسب برای تحقق آن به‌کارگرفته شود. یکی از مهم‌ترین ابزارها در این حوزه “سامانه نرم‌افزاری مدیریت دانش” است. این نرم‌افزار متناسب با اهداف مدیریتی دانشی سازمان طراحی و استقرار می‌یابد. به‌عنوان‌مثال ممکن است هدف شما از پیاده‌سازی مدیریت دانش، شامل کاهش هزینه‌های پشتیبانی، کاهش انحراف تماس برای مراکز تماس، یا بهبود ارتباطات داخلی باشد؛ بدین ترتیب نرم‌افزار مدیریت دانش نیز باید در راستای تحقق این اهداف طراحی و پیاده‌سازی شود.

blank

چگونه اهمیت استقرار نرم‌افزار مدیریت دانش را تبیین کنیم؟

نرم‌افزار مدیریت دانش بک ابزار تسهیلگر برای بهبود و توسعه اقدامات مدیریت دانش در سازمان است. نرم‌افزار مدیریت دانش از بی‌نظمی فرایندهای این حوزه جلوگیری کرده و درنتیجه به سازمان کمک می‌کند که حداکثر بهره را از مدیریت دانش کسب کند؛ اما بهترین راه برای پذیرش نرم‌افزار مدیریت دانش توسط کارکنان چیست؟ در ادامه 3 توصیه خبرگان مدیریت دانش در خصوص پیاده‌سازی کارآمد مدیریت دانش مطرح‌شده است:

  • ابزاری انتخاب کنید که استفاده از آن آسان باشد

گارتنر پیشنهاد می‌کند شما می‌توانید با ارائه فناوری‌های قدرتمند که به‌آسانی استفاده می‌شوند و تأثیر مثبتی بر تعامل کارکنان و تجربه مشتری دارند، به کارمندان قدرت ببخشید. بر این اساس نرم‌افزار مدیریت دانش سازمان باید به‌گونه‌ای باشد که تمامی کارکنان توانایی کارکردن با آن را داشته باشند. به‌بیان‌دیگر کاربرپسند بودن یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت دانش است.

  • دانش را به‌عنوان یک دارایی مهم سازمانی به کارکنان معرفی کنید

در سازمان‌هایی که دانش تنها در ذهن کارکنان و یا در سامانه‌های جزیره‌ای انباشته می‌شود، هزینه‌های عملیاتی افزایش‌یافته و بهره‌مندی از دانش مشترک کم می‌شود. در صورتیکه دانش به‌عنوان یکی از سرمایه‌های مهم سازمانی مطرح شود، کارکنان نیز اهمیت آن را بیش‌تر درک می‌کنند. همان‌طور که این‌که این دارایی‌ها فرایند، ساختارهای مدیریتی و نرم‌افزارهای تخصصی خود رادارند، دانش نیز باید فرایندها، ساختارها و نرم‌افزار مختص خود را داشته باشد؛ بنابراین معرفی دانش به‌عنوان یک سرمایه کلیدی در سازمان و توسعه فرهنگ تبادل دانش، نقش بسیار پررنگی در پذیرش نرم‌افزار مدیریت دانش توسط کارکنان دارد.

  • به درخواست‌های کارکنان سازمان توجه کنید

بسیاری از اهداف مدیریت دانش برای خدمت بهتر به کارکنان شکل‌گرفته‌اند و هنگامی‌که به‌خوبی اجرا شود تبدیل به ابزاری ارزشمند شده که فعالیت‌های کاری را آسان‌تر می‌کند. کارمندان شما یکی از کاربران اصلی درزمینه مدیریت دانش هستند، بنابراین نیازهای آن‌ها را در نظر بگیرید و بر اساس آن تصمیم‌گیری کنید.

blank

7 الگو پیاده‌سازی کارآمد مدیریت دانش

در سال‌های اخیر سازمان‌های پیش روی دنیا اقدامات متنوعی در حوزه مدیریت دانش انجام داده‌اند. در ادامه این مطلب 7 الگوی پیاده‌سازی کارآمد مدیریت دانش  که در سال 2021 مطرح‌شده است را باهم مرور می‌کنیم. پیاده‌سازی این رویکردها کمک می‌کند تا اثربخشی نظام مدیریت دانش در سازمان بیش‌تر شود.

1- تدوین استراتژی و نقشه‌راه پیاده‌سازی مدیریت دانش

قبل از انجام هر اقدامی، مهم است که استراتژی‌های مدیریت دانش را تدوین کرده و فرایندهای اجرایی آن را ترسیم کنید. به‌طورکلی تدوین استراتژی در برنامه‌ریزی اقدامات مدیریت دانشی بسیار مهم است. برای این‌که استراتژی‌های تدوین‌شده قابل‌اجرا باشد، یک برنامه عملیاتی یا نقشه راه برای آن تدوین کنید. توجه داشته باشید که برنامه‌های تدوین‌شده متناسب با منابع، اهداف و نیازهای مدیریت دانشی سازمان باشد.

2- برگزاری دوره‌های آموزشی

برگزاری دوره‌های آموزشی برای پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش بسیار مفید هستند؛ زیرا موجب ارتقاء سطح بهره‌وری و افزایش کارایی کارکنان می‌شوند. این دوره‌ها می‌تواند به شکل‌های مختلفی برگزار شود؛ مثلاً جلسه‌های مربیگری یک‌به‌یک، کارگاه‌های آموزشی گروهی و یا دوره‌های آموزشی آنلاین. به‌هرحال آموزش و توانمندسازی در زمینه مدیریت دانش سطح آگاهی را بالابرده و موجب بهبود شاخص‌های فرهنگ‌سازمانی مدیریت دانش می‌شود. برای آموزش مدیریت دانش می‌توانید از اساتید داخلی و یا مربیان متخصص این رشته استفاده کنید. نکته حائز اهمیت در این بخش، توجه به آموزش‌های عملی و کاربردی به‌جای دوره‌های تئوریک است.

3- توسعه محیط‌های یادگیری

توسعه محیط یادگیری یک فرآیند بی‌پایان است. برای همگام شدن با دنیای در حال تکامل ضروری است که خود را به‌روز نگه‌دارید و مهارت‌های جدید را توسعه دهید. همین امر در مورد سازمان شما و کارکنان نیز صادق است. یکی از بهترین شیوه‌های مدیریت دانش این است که کارکنان خود را درگیر یادگیری در حین کار و بدون استرس زیاد یا وقت‌گیر کنید.

blank

4- ایجاد شبکه اجتماعی سازمانی

هر سازمانی باید پلتفرم اجتماعی یا شبکه اجتماعی سازمانی خود را داشته باشد. در این پلتفرم مباحثه و به اشتراک‌گذاری اطلاعات و دانش مربوطه رخ می‌دهد. این کار به کارمندان کمک می‌کند تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و در مورد پیشرفت‌های جدید تبادل اطلاعات و دانش انجام دهند. ایجاد یک شبکه اجتماعی در سازمان به کارمندان شما کمک خواهد کرد تا دانش بیشتری در مورد تغییرات لازم به دست آورند. همچنین شفافیت را پرورش می‌دهد و به کارکنان اجازه می‌دهد تا تصویر بزرگ‌تری از سازمان را ببینند.

5- یکپارچه‌سازی منابع دانشی و خودکارسازی فرایندها

مدیریت دانش یکی از موج‌های روند ساز آینده است؛ چراکه منابع دانشی سازمان را یکپارچه کرده و جزیره‌های سازمانی را به هم متصل می‌کند. از طرفی سیستم‌های مدیریت دانش در دهه پیش رو به سمت خودکار کردن فرایندها پیش می‌روند. با این کار، مشارکت در فرایندهای دانشی به بخشی از کارهای روزانه و البته بسیار ساده کارکنان تبدیل‌شده و درنتیجه اهداف مدیریت دانش در سازمان محقق می‌شود.

6- توسعه رویکردهای انتقال دانش

مدیریت درس‌آموخته‌ها یکی از راه‌های مؤثر انتقال دانش، مدیریت دانش مبتنی بر متن است که شامل راهنماها، مطالعات موردی و اسناد سازمانی است. این فرایند ذخیره اطلاعات، پیمایش آسان و یافتن اطلاعات و اشتراک‌گذاری آن را تسهیل می‌کند. ایجاد پلتفرمی که بتواند این فرایند را یکپارچه کند و ارتباط منسجمی با سایر سیستم‌ها و فرایندهای مرتبط سازمانی داشته باشد امری ضروری است که باید به آن توجه شود. به‌عنوان‌مثال سامانه‌های مدیریت دانش که دارای قابلیت‌های نرم‌افزاری پیشرفته هستند می‌توانند با برنامه‌های نظیر   CRM  ارتباط برقرار کرده یا ادغام شوند.

یکی دیگر از رویکردهای محبوب انتقال دانش، اشتراک دانش به‌صورت پنهان به پنهان یا به اشتراک‌گذاری دانش با رویکردهای تعاملی در سازمان است. تکنیک‌های مختلفی برای انتقال دانش وجود دارد که هر سازمان باید متناسب با سطح بلوغ و نیازهای واحدهای خود از این روش‌ها استفاده کند.

7- استفاده از هوش مصنوعی

بدون شک شما در مورد کاربردهای هوش مصنوعی در محیط کار زیاد شنیده‌اید. اگرچه ممکن است فکر کنید هوش مصنوعی هنوز محدودیت‌هایی دارد، اما در چند سال گذشته به‌طور تصاعدی به پیشرفت خود ادامه داده است. برخی از ابزارهای مدیریت دانش دارای هوش مصنوعی پیشرفته هستند. مثلاً استفاده از یادگیری ماشینی برای ایجاد ابزارهایی مانند چت بات‌های مجهز به هوش مصنوعی باهدف انتقال اطلاعات یکی از کاربردهای هوش مصنوعی در پیاده‌سازی کارآمد مدیریت دانش است.

 

منبع:

https://www.kminstitute.org/blog/6-best-practices-knowledge-management-2021

نوشتن دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*
*

سه − سه =