آنچه مسلم است، سازمانها نمیتوانند استراتژی مدیریت دانش را در یک روز اجرا کنند. بااینحال، با شناخت و استفاده از بهترین روش اجرای استراتژی مدیریت دانش میتوانند استراتژیهای دانش موفقی ایجاد، حفظ و پیادهسازی کنند. شاید یکی از دلایل آن غرق شدن سازمان در انبوهی از اطلاعات، اسناد، ابزارها و افراد مختلفی باشند که در گوشه و کنار سازمان، پراکنده شدهاند.
مدیریت دانش میتواند برای تبدیل دادههای خام سازمانها به راهحلهای عملی برای حل مشکلات روزمره و حمایت از کسبوکار کمک کند. یک روش اجرای استراتژی مدیریت دانش موفق میتواند پشتیبانی خدمات به مشتری را بهبود، فرآیندها را سرعت بخشیده و اشتراک دانش پنهان را در سراسر سازمان آسانتر کند. برای این منظور پیشنهاد میشود هفت روش برتر زیر را بررسی کرده تا بتوانید سازمان را در راستای پذیرش، بهروزرسانی و اجرای استراتژیهای مدیریت دانش، به حرکت وادار کنید.
بهترین روش های اجرای استراتژی مدیریت دانش
-
با یک بیزینس کیس شروع کنید
به گفته لیزا سندرز-ناکاهارا[1]، رئیس عملیات جهانی، سازمانها باید با یک بیزینس کیس شروع کنند. یک بیزینس کیس سازمانی، میتواند به تیمهای دانش کمک کند تا منابع موردنیاز برای ایجاد یا بهروزرسانی یک برنامه مدیریت دانش موفق را تعیین کنند. برای شروع، تیمها میتوانند فهرستی از اهداف ایجاد کنند که شامل چالشهای مدیریت دانش سازمان و فرصتهایی است که یک برنامه میتواند برای کارکنان و کسبوکار در کل ایجاد کند. نمونههایی از اهدافی که سندرز-ناکاهارا مفید دانستهاند عبارتنداز:
- سیلوهای (مخازن دانش) بین بخشها را خراب کنید.
- نحوه یافتن و استفاده کارکنان از منابع دانش را ساده کنید.
- فرصتهایی برای کارکنان برای مشارکت فعالانه در پایگاه دانش ایجاد کنید.
- جذب کارکنان جدید را تسریع کنید.
-
یک ممیزی دانش ایجاد کنید
در مرحله بعد، سازمانها باید ممیزی دانش را شروع کنند. این یک نظرسنجی در سطح سازمانی از داراییهای دانش است. برخی از این داراییها عبارتاند از:
- موارد آموزشی،
- راهنمای مرجع ورود،
- اسناد فرآیند
- و سایر منابعی که کارکنان به طور منظم برای انجام کارهای خود از آنها استفاده میکنند.
برای شروع، تیمهای دانش میتوانند کارکنان را در مورد منابعی که بیشترین سود از آنها حاصل میشود را بررسی کنند. آنها همچنین میتوانند مناطقی را که لازم است و یا به مستندات بهتری برای بهبود رضایت مشتری نیاز دارند، شناسایی کنند. سندرز-ناکاهارا گفت که ممیزی دانش میتواند به تعیین محل وجود داراییهای دانش فعلی، نحوه استفاده کارکنان از آنها و شکافهای احتمالی کمک کند. او همچنین توصیه کرد که با افرادی که به تعریف فرآیندها کمک میکنند صحبت کنید و ابزارهایی را انتخاب کنید که از برنامه مدیریت دانش جدید برای بینش و اهداف آنها برای برنامه پشتیبانی میکنند. اغلب، یک برنامه مدیریت دانش مستلزم تغییر در فرهنگ است. او گفت: «شما میخواهید مطمئن باشید که بلوغ سازمانی و فرهنگ مشارکت دانش برای اجرای خوب برنامه را دارید.» «یک برنامه [مدیریت دانش] که به خوبی اجرا و نگهداری شود، میتواند با ایجاد منبعی مستمر از ایدهها و تجربیات، به تحریک تخیل و نوآوری کمک کند.»
-
یک هستیشناسی معنایی را پیادهسازی کنید
بسیاری از سازمانها از اصطلاحات مختلفی برای توصیف موارد مشابه استفاده میکنند که میتواند چالشهایی را برای تیمهای دانش ایجاد کند. برایان پلاتز[2]، مدیرعامل و یکی از بنیانگذاران Fluree، یک شرکت پایگاه داده گراف، گفت که او به سازمانها توصیه میکند که هستیشناسیهای معنایی با استانداردهای جهانی و یا یک فرهنگ لغت گسترده تجاری ایجاد کنند تا اطلاعات را در دسترس، قابل همکاری و قابل استفاده مجدد قرار دهند.
هستیشناسی معنایی فرهنگ لغتی است که زبان را در اسناد، منابع داده و برنامهها استاندارد میکند. بهعنوانمثال، گروه استاندارد کنسرسیوم وب جهانی یک هستیشناسی معنایی را در طرحوارههای داده چارچوب توصیف منابع خود (RDF) ایجاد کرد. RDF به گوگل امکان میدهد ساعات کاری، نوع غذا و آدرس رستوران را در یک خلاصهبندی سریع جمعآوری کند. در یک سازمان، هستیشناسیها میتوانند به کارکنان کمک کنند تا اطلاعات را در یک پایگاه دانش، راحتتر پیدا کنند. بهعنوانمثال، اگر شخصی بخواهد نمایه مشتری را ویرایش کند، آن گزینه بالاتر از اسناد نامرتبط که صرفاً ویرایش و مشتریان را ذکر میکنند ظاهر میشود. پلاتز گفت، یک هستیشناسی معنایی همچنین میتواند همکاری و اشتراک داده را تسریع بخشد که در غیر این صورت به دلیل ترجمه در دامنهها کند میشود. بهعنوانمثال، بخشهای مختلف میتوانند در مورد اینکه چه شرایطی میتواند مهارتهای شغلی را برای کمک به استخدام، استخدام و ارتقاء مهارت توصیف کند، توافق کنند.
-
تمرکز بر مدیریت تغییر
یک برنامه مدیریت دانش موفق باید بهاندازه ابزارها، به فرآیندهای انسانی جاری نیز، بپردازد. به گفته کتی رودی[3]، مدیر ارشد داده و تجزیهوتحلیل در شرکت مشاوره فناوری ISG، مدیریت تغییر قوی و مداوم با تمرکز بر تغییر رفتارها میتواند به ایجاد یک استراتژی مدیریت دانش موفق کمک کند. رودی میگوید: «مدیریت دانش چیزی نیست که شما آن را با یک انفجار بزرگ گسترش دهید». تیم رودی دریافتند که ابزارها و فرآیندها بخش آسانی هستند، اما جذب افراد برای پذیرش ابزارها و فرآیندها زمان بیشتری میبرد. به گفته رودی، ISG دو سال از راهاندازی نرمافزار مدیریت دانش جدید میگذرد، اما بسیاری از زمینههای کسبوکار هنوز عقب ماندهاند. بهعنوانمثال، بسیاری از کارکنان یادگیری سیستم جدید را بهعنوان یک اولویت، تا زمانی که چیزی از آن پیدا نکنند، بهعنوان یک اولویت در نظر نمیگیرند.
-
تعیین مسئولیت
سازمانها باید یک تیم اختصاصی برای کار مستمر با افرادی که دانش را ایجاد، اصلاح و امحاء میکنند، تشکیل دهند. رودی گفت که یک نقشه مالکیت که مسئولیت انواع مختلف دانش را تعیین میکند میتواند کمک کند. تیمهای دانش نیز باید برنامهای برای نگهداری ایجاد کنند. آنها میتوانند پیشرفت سیستم را زیر نظر داشته باشند و در صورت بروز مشکلات، مشکلات را مطرح کنند. این تیمها میتوانند در مواقع لزوم کمی هم سختگیر باشند. بهعنوانمثال، اگر ذینفعان پاسخ ندهند، تیم ها باید بتوانند اطلاعات تاریخی را که هیچکس در یک بازه زمانی ازپیشتعریفشده به آنها دسترسی نداشته است، حذف کنند.
-
فراداده (متادیتا) را بهروز کنید
برای اجرای استراتژی مدیریت دانش به شکلی موفقیتآمیز فراداده را بهروز کنید. برچسبهای (تگهای) فراداده توضیحات سطح بالایی از دادهها را در اسناد ارائه میدهند. اگر تیمهای دانش به طور مداوم برچسب ابرداده را با تغییر نحوه عملکرد کسبوکار، به طور ایدهآل با یک فرآیند برچسبگذاری مجدد خودکار، اصلاح کنند، میتوانند اطمینان حاصل کنند که تمام دانش بهروز و دقیق است، بنابراین کارکنان میتوانند بهراحتی اطلاعات لازم را پیدا کنند. رودی گفت: «ما مرتباً راهحلهای جدید اضافه میکنیم و سازمان خود را اصلاح میکنیم، بنابراین برچسبهای داده ما باید با طبقهبندی کسبوکار جدید مطابقت داشته باشد.»
-
یک منبع واحد از حقیقت ایجاد کنید
خطوط مختلف کسبوکار معمولاً دادهها و اطلاعاتی را تولید میکنند که در سیستمها و مخازن دانش مخصوص به خود قرار میگیرند.. بااینحال، زمانی که کسبوکارها تحول دیجیتال را مقیاسپذیر میکنند و از آن استقبال میکنند، تصمیمگیرندگان در سراسر سازمان نیز میتوانند از این دادهها بهره ببرند. به گفته اندرو فیلف[4]، مدیرعامل و مؤسس Wrike، ارائهدهنده ابزارهای مدیریت پروژه، سازمانها باید یک منبع واحد از حقیقت[5] ([6]SSOT) ایجاد کنند. SSOT میتواند به کارکنان کمک کند تا اطلاعات موردنیاز خود را راحتتر پیدا کنند و سردرگمی را به حداقل برسانند. بااینحال، تیمهای دانش ممکن است برای خرید در بخشهای مختلف دچار مشکل شوند، بهویژه اگر به ذخیره دانش در ابزارهای مختلف عادت داشته باشند. فیلف گفت که توصیه میکند رهبران و تیمها را به طور کامل در این فرآیند درگیر کنند. فیلف گفت: «تعهد اولیه میتواند اطمینان حاصل کند که این تصمیمگیرندگان پروژه را درک میکنند، چرا به آن نیاز است، اطلاعاتی که به آن اطلاع میدهد و درنهایت، نتایج را برای همه تیمها بهتر تشخیص داده و قدردانی میکنند.»
منبع:
[1] Lisa Sanders-Nakahara
[2] Brian Platz
[3] Kathy Rudy
[4] Andrew Filev
[5] یک منبع منفرد حقیقت (SSOT) عمل جمعآوری دادهها از بسیاری از سیستمها در یک سازمان به یک مکان واحد است.
[6] Single Source of Truth