اهمیت نگارش فنی در مدیریت دانش

مدیریت دانش برای هر نوع کسب‌وکار مهم است، زیرا به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از دانش و خرد جمعی خود به طور مؤثرتر استفاده کنند. با مدیریت صحیح دانش، سازمان‌ها می‌توانند تقریباً در هر بخشی از کار خود به نتایج بهتری دست یابند. اما مدیریت صحیح دانش، چیزی فراتر از جمع‌آوری و ذخیره اطلاعات است. برای اینکه بتوانید از اطلاعات سازمان خود به طور مؤثر استفاده کنید، در وهله اول باید از نگارش صحیح و فنی برای مدیریت آن استفاده کنید. در این مقاله به نقش و اهمیت نگارش فنی در مدیریت دانش پرداخته می‌شود.

جوانب مختلف اهمیت نگارش فنی در مدیریت دانش

• ایجاد اسناد با کیفیت بالا: مهم‌تر از هر چیز، نگارش فنی برای کنترل اسناد شما ضروری است. نگارش فنی، نوعی نوشتار است که برای انواع اسناد و خط‌مشی‌ها استفاده می‌شود، بنابراین می‌توانید اسنادی با کیفیت بالا ایجاد کنید. مدیریت دانش از شما می‌خواهد که چنین اسنادی را ایجاد کنید. این‌ها می‌توانند اسنادی برای استفاده داخلی (به‌عنوان‌مثال خط‌مشی ارتباطی) و همچنین اسناد کاربر محور (مانند آموزش‌های محصول) باشند. همه آن‌ها نیاز به تحقیق کامل و سازماندهی دقیق اطلاعات دارند که فقط با نگارش فنی امکان‌پذیر است.
• شناسایی شکاف‌ در داده‌ها: هدف مدیریت دانش سازماندهی اطلاعات یک شرکت برای استفاده بیشتر است. بااین‌حال، اطلاعات یا داده‌های حیاتی اغلب ممکن است ازدست‌رفته باشند و این زمانی است که باید از نگارش فنی استفاده کنید تا به شما در پر کردن شکاف‌ها کمک کند. ازآنجایی‌که نگارش فنی به‌طورکلی به تحقیق زیادی نیاز دارد، برای شناسایی شکاف‌های موجود در پایگاه دانش شما و پر کردن آن‌ها با داده‌ها و اطلاعات مرتبط، ارزشمند خواهد بود. این نوع پر کردن شکاف برای حفظ پایگاه دانش شما در یک وضعیت خوب در هر زمان ضروری است.
• اشتراک‌گذاری مؤثر دانش: مدیریت دانش فقط ذخیره اطلاعات نیست، بلکه اشتراک‌گذاری آن، بین مخاطبان مناسب است. چه بخواهید آن را به‌صورت داخلی بین کارکنان خود به اشتراک بگذارید و چه آن را بین مخاطبان خارجی خود اشتراک‌گذاری کنید، باید بتوانید این اقدام را به طور مؤثر انجام دهید. نگارش فنی می‌تواند به شما کمک کند اطلاعات را به روشی خاص ارائه دهید. شما می‌توانید یک نویسنده فنی استخدام کنید که متون را آن‌طور که باید باشد، به رشته تحریر درآورد. سپس، می‌توانید اینفوگرافیک و سایر اشکال تجسم داده‌ها را به متون اضافه کنید تا اطلاعات را به روشی پویاتر ارائه کنید.
• سازمان‌دهی فرآیندهای کسب‌وکار: نحوه سازماندهی شرکت شما می‌تواند به طور قابل‌توجهی بر نحوه عملکرد آن تأثیر بگذارد. درنتیجه، ممکن است ازنظر عملکرد نسبت به رقبای خود عقب بمانید. اما اگر شرکت خود را به‌خوبی سازماندهی کنید، دستیابی به اهدافی که تعیین کرده‌اید آسان‌تر خواهد بود. نگارش فنی و مدیریت دانش برای چنین سازمانی فرآیند کسب‌وکار ضروری است. تمام اسنادی که نگه می‌دارید به شما کمک می‌کند تا از یکپارچگی در تمام فعالیت‌های خود اطمینان حاصل کنید. و اگر اشتباه یا شکستی وجود داشته باشد، بررسی اینکه کجا اشتباه بوده و چگونه می‌توانید پیشرفت کنید، آسان‌تر خواهد بود.

• ارائه اطلاعات به‌صورت پویا: همان‌طور که قبلاً ذکر شد، می‌توانید از اینفوگرافیک و انواع دیگر تجسم داده‌ها در کنار متون خود برای مدیریت دانش استفاده کنید. به‌این‌ترتیب، اطلاعاتی که ارائه می‌دهید، می‌تواند توسط مخاطب موردنظر آسان‌تر درک شود. ارائه پویا اطلاعات برای جامعیت آن حیاتی است. اگر خواننده متوجه نشود که متن در مورد چیست، نمی‌تواند از دانش استفاده کند. ازآنجایی‌که شما می‌توانید اطلاعات فنی زیادی در پایگاه دانش خود داشته باشید، افرادی هستند که قطعاً از تجسم داده‌ها سود خواهند برد.
• آموزش مناسب کارکنان: راه‌اندازی و ساده‌سازی آموزش کارکنان همیشه برای شرکت‌ها دشوار است، به‌خصوص اگر تازه شروع به جمع‌آوری تیم خود کرده باشید یا نرخ گردش مالی بالایی داشته باشید. خوشبختانه، مدیریت دانش مناسب به شما، در آموزش کارکنان نیز کمک خواهد کرد. با استفاده از نگارش فنی برای مدیریت دانش خود، می‌توانید فرآیندها را با جزئیات کامل توصیف کنید و حتی فرآیندهای پیچیده را به روشی ساده توضیح دهید. می‌توانید با استخدام یک نویسنده باتجربه، برنامه آموزشی مناسبی را آماده و سپس اجرا کنید.
• بهبود بهره‌وری: این نکته ارتباط مستقیمی با مورد قبلی دارد. کارکنانی که به‌خوبی آموزش دیده‌اند، می‌توانند مسئولیت‌های خود را به‌درستی انجام دهند و حتی با گذشت زمان بهره‌وری بیشتری داشته‌ باشند. علاوه بر این، با مستند کردن همه این اقدامات، کارکنان قدیمی می‌توانند دانش خود را به کارمندان جدیدی که به شرکت شما می‌پیوندند، منتقل کنند. هر چه کارکنان شما با دنبال کردن دقیق مراحل یک فعالیت خاص، تمرین بیشتری داشته باشند، منجر به افزایش مهارت‌های آن‌ها خواهد شد. به‌این‌ترتیب درنهایت می‌توانند با حفظ کیفیت بالا، این فعالیت را سریع‌تر انجام دهند.
• کاهش هزینه‌های شرکت: با ساده‌سازی فرآیندهای خود از طریق مستندسازی دقیق، می‌توانید هزینه‌های شرکت را نیز کاهش دهید. اساساً کارآمدترین و مولدترین روش‌ها و رویکردهایی را خواهید یافت که به شما کمک می‌کند تا هزینه‌های خود را به میزان قابل‌توجهی کاهش دهید. هدف هر سازمانی کاهش هزینه‌هاست و زمانی که بتوانید این کار را انجام دهید، بودجه بیشتری برای فعالیت‌های دیگر خواهید داشت. به‌عنوان‌مثال، با صرف هزینه کمتر برای تولید محتوا، می‌توانید بودجه بیشتری را برای پشتیبانی مشتری اختصاص دهید.
• کارآمدتر شوید: بهره‌وری با کارایی همراه است و هر دوی آن‌ها نیز با کارایی هزینه، مرتبط هستند. با ساده‌سازی فرآیندها و کاهش هزینه‌های خود، از قبل کارآمدتر خواهید شد. این را می‌توان تقریباً برای هر قسمتی از سازمان اعمال کرد. به‌عنوان‌مثال، می‌توانید یک سرویس ترجمه برای ترجمه مطالب آموزشی کارکنان خود به چندین زبان، برای آموزش نمایندگان خود در کشورهای مختلف پیدا کنید. شما نیازی به ایجاد آن‌ها از ابتدا ندارید.
• ارتقاء مهارت‌های کارکنان: استفاده از نگارش فنی برای مدیریت دانش درواقع ارتقای مهارت‌های کارکنان را تسهیل می‌کند. این به طور مستقیم اتفاق نمی‌افتد، بلکه یکی از نتایج استفاده از نگارش فنی در مدیریت دانش خواهد بود. به بیان ساده، کارکنان شما باید مهارت‌های نوشتاری و نگارش فنی خود را توسعه دهند تا بتوانند به پایگاه دانش شما کمک کنند. درنتیجه، آن‌ها مهارت بزرگ‌تر و توسعه‌یافته‌تری خواهند داشت و در کار خود از آن استفاده خواهند کرد.

سخن آخر

درمجموع، نگارش فنی قطعا نقش مهمی در نحوه مدیریت دانش خود توسط سازمان ایفا می‌کند. با استفاده از نگارش فنی، می‌توانید دانش خود را بهتر سازماندهی و ذخیره کنید و همچنین از آن برای دستیابی به اهداف مختلف با موفقیت استفاده کنید.

منبع:

https://www.kminstitute.org/blog/importance-technical-writing-knowledge-management-0