در این مطلب به بررسی جامعهپذیری و آموزش در پاندمی کرونا میپردازیم.
وضعیت کنونی جهانی تقریباً همهچیز را در سرتاسر کره زمین تحتالشعاع قرار داده و در این میان دنیای حرفهای هم از این گزند در امان نبوده است. مردم در حال سازگار شدن با دورکاری در صنایع مختلف هستند و شیوه کسبوکار و گذراندن روزهای حرفهای خود را به طرز چشمگیری تغییر میدهند. این وضعیت بهخصوص برای زمانی که با شغل یا سازمان جدید خود آشنایی هم نداشته باشید، بهمراتب سختتر میشود و سازگاری با شرایط جدید کاری دشوارتر خواهد بود. به همین دلیل، نیروهای استخدامی جدید و مربیان آنها در طول دوره دورکاری در موقعیتهای تجربه نشده و غالباً چالشبرانگیز قرار میگیرند.
جامعهپذیری همیشه کار دشواری بوده است، اما دورکاری چالشهایی را بهوجود آورده است که غلبه بر آن را بیشازپیش دشوار کرده است. نیروهای استخدامی جدید برای موفقیت در نقشهای خود بهطور خاص باید بتوانند سه فعالیت زیر را انجام دهند:
- متخصصان و مربیانی را از میان کسانی که میتوانند به آنها بیاموزند چگونه کار خود را انجام دهند، بیابند.
- به دنبال دانش و اطلاعات مستندی باشند که به آنها اجازه اقدام میدهد.
- سعی کنند هم با افراد باتجربهتر و هم کسانی که در سازمان تازهوارد هستند همکاری کنند و از آنها بیاموزند.
درحالیکه این وظایف برای نیروهای استخدامی جدید همیشه دشوار بوده است، تغییر شیوه کار به دورکاری این موارد را برای افرادی که شغل جدیدی را در طول پاندمی شروع میکنند، سنگینتر و مشکلسازتر کرده است. در طی دورکاری یافتن افراد متخصص، جستجو و یافتن اسناد و همکاری با سایرین چالشبرانگیزتر است، بهویژه هنگامیکه سازمانها از فناوری مدیریت دانش یا فرآیندهای پشتیبانی این وظایف برخوردار نیستند. بدون حضور همکارانی در دفتر کار برای راهنمایی گرفتن از آنها، نیروهای استخدامی جدید در مسائلی که با آنها برخورد میکنند، دچار احساس دستپاچگی میشوند. این مسائل میتواند تا زمان طولانیتری نمود پیدا کند و به کاهش کارایی و رضایت کارکنان و درنهایت هدر رفتن منابع برای سازمان منجر شود.
بااینحال، روشهایی برای کاهش مواردی که نیروهای استخدامی جدید و مربیانشان با آن روبرو هستند وجود دارد. مدیریت دانش مؤثر میتواند به رفع چالشهای موجود، بهویژه در سناریوهای دورکاری کمک کند.
در ادامه، توضیح خواهیم داد که چگونه مدیریت دانش میتواند نیروهای استخدامی جدید را بهسمت کارا بودن هدایت کند و اطمینان حاصل کند که سازمانها به کارمندان خود قدرتی برای انجام بهترین عملکردشان میدهند.
یافتن خبرگان
خبرگان و متخصصان پایه و ستون دانش سازمان هستند. آنها تخصص عمیقی را در موضوعات مختلف ارائه میکنند و این توانایی را دارند تا اطلاعاتی را که برای تکمیل کارهای اساسی و پیشرفته نیاز است، به افراد با هر سن و سال ارائه دهند. اگرچه یافتن یک متخصص در یک موضوع یا تماس با یک همکار باتجربه برای اکثر کارمندان یک کار ساده به نظر میرسد، اما این امر برای شخصی که تازهوارد است و با متخصصان امور آشنایی ندارد، یک وظیفه دلهرهآور است. نیروهای استخدامی جدید خصوصاً در سازمانهایی که فاقد مخزنی قابل جستجو از متخصصان، افراد یا اطلاعات مستندی که نشان دهد خبرگان چه کسانی هستند، در حال دستوپنجه نرم کردن با این مسئلهاند و دورکاری ضریب این مشکلات را بیشتر کرده است.
یکی از راههای ممکن برای اتصال نیروهای استخدامی جدید به خبرگان، طراحی و اجرای یک سیستم خبرهیاب است. ایجاد یک نقشه دانش مناسب باقابلیت خبره یابی، به کارمندان جدید این امکان را میدهد تا فعالانه به دنبال متخصصانی باشند که از آنها به بهترین نحو یاد بگیرند.
سیستم خبرهیاب میتواند نتایج جستجو را بهصورت یک پروفایل تخصصی که اطلاعات مربوط به کارمندان، تخصص آنها و اطلاعات تماس اولیه را نمایش میدهد، ارائه دهد بنابراین به نیروهای استخدامی جدید این امکان را میدهد بدون نیاز به شناخت قبلی، به جستجوی افراد متخصص بپردازند. با بکارگیری یک سیستم خبرهیاب، کارمندان جدید وقت کمتری را برای یافتن افرادی که باید از آنها یاد بگیرند تلف میکنند و درواقع بیشتر از آنها یاد میگیرند. این امر بهویژه در طی دورکاری و بهصورت مجازی بسیار اهمیت دارد، زیرا یافتن و پرسیدن سؤالات صحیح از فرد مناسب امری دشوار است.
ابزارهای فناورانه مدیریت دانش به بسیاری از شرکتها کمک کرده تا پورتالی را ایجاد کنند که در آن کارمندان میتوانند به اطلاعاتی که برای تماس با یکدیگر نیاز دارند، دست یابند.
نقشه دانش یک ساختار دانشی را در یک بستر جستجوی معنایی گنجانده است تا افرادی را که دارای تجربیات و تخصص خاصی هستند، بتوان بهسادگی پیدا کرد و این امر زمان یافتن خبره مناسب را به چند دقیقه کاهش میدهد. این نوع عملکرد جستجو برای نیروهای استخدامی جدید که به دنبال یافتن متخصصانی هستند که میتوانند از آنها در نقشهای خود بیاموزند، بسیار مفید خواهد بود.
مکانیابی دانش آشکار
خبرگان نمیتوانند تماموقت خود را صرف آموزش نیروهای استخدامی جدید کنند و همچنین نیروهای جدید هم برای یادگیری همهچیز نباید به جلسات شخصی با متخصصان متکی باشند.
داشتن مراجع مستند شده، خطمشیها، رویهها و ابزار یادگیری برای سازمانها حائز اهمیت است و میتواند به کارمندان جدید کمک کند تا با سرعت بیشتری کارهای محول شده را یاد گرفته و انجام دهند.
فقدان این اطلاعات و دانش مستند، یا عدم توانایی در یافتن سریع و کامل آنها، میتواند بهراحتی پیشرفت هر کارمندی را در پروژهها و کارهای روزمره متوقف کند.
بدون داشتن پیشزمینه و تجربه، نیروهای جدید مهارت لازم برای کار در مواردی که کمبود دانش و اطلاعات مستند وجود دارد را نخواهند داشت. با دورکاری، این مشکل بیشتر هم میشود زیرا اگر نتوانند خطمشیها یا رویههای مستندی را بیابند که بتواند نحوه انجام یک کار را به آنها نشان دهد، باید منتظر پاسخ مشاور خود بمانند تا اینکه بتوانند کار را ادامه دهند.
درحالیکه فقدان این اطلاعات میتواند موانعی در مسیر شغلی یک نیروی جدید ایجاد کند و احساس بیفایده بودن به آنها دهد، مدیریت دانش به سادهسازی این روند کمک میکند. ایجاد یک پایگاه دانش یا مخزن قابل جستجو با صفحات داخلی یکی از جنبههای حل این مشکل است. طراحی صفحاتی در پایگاه دانش که بهطور ویژه به نیروهای جدید بپیوندد، به آنها این امکان را میدهد تا بتوانند به جستجوی اطلاعاتی که باید بدانند، بپردازند.
استفاده از روشهای دیگر مانند طبقهبندی (تکسونومی)، پیکربندی جستجوی صحیح و استراتژی محتوا برای اطمینان از بهروز بودن و کارا بودن و همچنین یک مخزن دانشی مهندسیشده، زندگی کاری کارمندان را بهبود میبخشد. این امر موجب کاهش اتلاف زمان کارمندان جدید برای جستجوی سیستمهای مختلفی که ممکن است با آنها آشنا نباشند و همچنین باعث کاهش زمان انتظار برای پاسخگویی همکارشان که مشغول دیگر کارها است میشود. این مرکز اطلاعات متمرکز همچنین به کارمندان جدید این فرصت را میدهد تا بدون اینکه لازم باشد اطلاعات مهم را بهصورت جداگانه جمعآوری کنند، دانش سازمان خود را عمیقاً جستجو کنند، بنابراین زمان تلفشده آنها را به میزان قابلتوجهی کاهش میدهد.
همکاری و اشتراک دانش
همکاری و اشتراک دانش بهطور یکسان کلید موفقیت کارشناسان و کارکنان جدید است، اما غالباً همکاری در یک سازمان مادامی که همه افراد از خانه کار میکنند دشوار است و فقط مشکلات را بدتر میکنند. سیستمها و فرآیندهای مختلفی وجود دارد که مشارکت را در میان گروهها و کارمندان ازجمله خبرگان و کارکنان جدید تقویت و تشویق میکند.
اجرای صحیح سیستمهای اجتماعی و همکاری تحت هدایت مدیریت دانش میتواند فضایی (مجازی یا حضوری) را برای کارکنان فراهم کند تا بتوانند جوامع خاص موردنظر خود را ایجاد کنند. یادگیری از همکاران در کنار سایر کارکنان جدید و یادگیری بهصورت گروهی از عوامل اصلی موفقیت سازمانی و جامعه سازی است. فرصت دادن به کارکنان و نیروهای استخدامی جدید در مشاغل مختلف، به شکلگیری تعامل و ایجاد دانش جمعی کمک میکند.
روشهای انجام این کار شامل ایجاد کانالهای همکاری در نرمافزار مدیریت دانش یا ایجاد یک انجمن خبرگی است که در آن افراد میتوانند ایدهها و سؤالات خود را ارسال کنند. دانش جمعی همیشه دانش فردی را افزایش میدهد و فرآیند تبدیل دانش و اطلاعات مهم پنهان به دانش آشکار و مکتوب را درجایی که برای همه قابلدسترسی باشد آسان میکند.
درحالیکه پاندمی کووید 19 برای همه ناشناخته است، کارکنان جدید برای جامعهپذیر شدن از راه دور با چالشهای منحصربهفردی روبرو میشوند. در این شرایط بسیاری از سادهترین جنبههای پرسیدن سؤال و یافتن اطلاعات دشوار و وقتگیر شده است. با این وجود بسیاری از شرکتها استخدام جدید داشتهاند و حتی فرآیند جامعهپذیریشان هم با موفقیت به سرانجام رساندهاند. شرکتهایی که پایههای مدیریت دانشی داشتهاند در این امر موفقتر عمل کردهاند.
بهعنوانمثال، داشتن پایگاه دانش داخلی که مملو از درس آموختهها، مقالات، بهروشها و جزوات آموزشی نوشتهشده توسط همکاران متخصص است، این امکان را فراهم میکند که فرآیند آموزش تسریع شده و کارکنان از زمان و منابع بهصورت بهینه استفاده کنند. در این حالت بهجای اینکه نیرو منتظر بماند تا یکی از مربیان یا متخصصان در سطوح بالا پاسخی به سؤالش دهند، میتواند به پایگاه دانش مراجعه کند و پاسخهای خود را در آنجا پیدا کند. علاوه بر این، نقشه دانشی درک بسیار خوبی از اینکه چه شخصی در چه زمینه و موضوعی تخصص دارد را به فرد میدهد. این امر به کارکنان جدید امکان دسترسی آسان و سریع به فرد مناسب را میدهد تا در صورت بروز مشکلات به آنها مراجعه کنند.
گروهها و کانالهای داخلی در بستر مدیریت دانش خطوط ارتباطی باز و گستردهای هستند که این امکان را به افراد میدهد تا سؤالات خود را در لحظه بپرسند و همیشه جوابی سریع بیابند.
برگزاری جلسات هفتگی آنلاین هم به کارکنان امکان آشنا شدن با چهره همکاران خود را میدهد که نهایتاً فرآیند جامعهپذیری در شرکت را تسهیل و میسر میکند.
این بازه زمانی برای هر شخص و سازمانی دشوار است، اما با تعهد صحیح به مدیریت دانش، کارکنان جدید بسیار سریعتر مهارتهای لازم را کسب کرده و برای شرکت خود ارزشآفرینی میکنند. کارمندانی که احساس کنند در حال یادگیری، پیشرفت و ایجاد ارزش هستند، رضایت بیشتری خواهند داشت و بدین ترتیب میزان ابقاء آنها به طرز چشمگیری افزایش خواهد یافت.
منبع
ONBOARDING DURING A PANDEMIC: HOW KNOWLEDGE MANAGEMENT CAN HELP, CALVIN BADER . SEPTEMBER, 2020
