در این مطلب به بررسی راهکارهای انتقال دانش سازمانی میپردازیم.
جلب مشارکت خبرگان برای انتقال دانش
مهم نیست که در چه شغلی فعالیت میکنید چون بهاحتمالزیاد خبرگان مختلفی در سازمانتان حضور دارند که در زمینه کاری خودشان از سایر همکاران تخصص بیشتری دارند. سازمان برای هدایت، نوآوری و حل مسائل دشوار به افرادی با دانش فنی عمیق و گسترده نیاز دارد. خبرگان نمیتوانند مانند یک جزیره در سازمان عمل کنند؛ چراکه سازمان به آنها نیاز دارد تا دانش خود را با انتقال دادن به دیگران تکرار کرده و گسترش دهند.
ایجاد و ساخت یک برنامه انتقال دانش مؤثر بدون مشارکت و درگیر شدن متخصصان و خبرگان غیرممکن است. هر چه باشد این افراد بیشترین دانش را برای انتقال دارند، بهخصوص هنگامیکه صحبت از درک عمیق از محصولات و فرآیندهای سازمان میشود. بهطورکلی متخصصان میتوانند نقشهای متفاوتی در انتقال دانش داشته باشند.
APQC این گروهها را به چهار دسته گسترده تقسیم میکند
- استخراج ساختاری: خبرگان در مصاحبههای دقیق، تدوین نقشه دانش و فعالیتهای مشابه که برای استخراج دانش پنهان خود، مستندسازی آن و یا انتقال مستقیم آن به متخصصان آینده طراحیشده است، شرکت میکنند.
- انتقال دانش مبتنی بر همکاران: خبرگان از طریق شرکت در انجمنهای خبرگی، شبکههای اجتماعی سازمانی، انجمنهای گفتگو و مشاوره، به نشر دانش کمک میکنند.
- جلسات آموزشی و رویدادها: خبرگان بهعنوان مربی، مجریان، تسهیلکنندگان و یا توسعهدهندگان برنامههای آموزشی برای دورهها، وبینارها، کارگاهها یا سایر فعالیتهای آموزشی عمل میکنند.
- مستندسازی: خبرگان محتوای دانش مربوط به حوزه خود را ایجاد، بررسی و یا تأیید میکنند.
باوجود اهمیت مستندسازی تجربیات و ضرورت ارائه آن به نسل بعدی سازمانی، بسیاری از خبرگان در عمل این کار را دشوار میبینند، زیرا بیشتر آنها بیشازحد درگیر کارهای اجرایی مهم و مأموریتهای کلیدی سازمان هستند و ممکن است به انجام وظایف “اضافی” تمایل نداشته باشند. به همین دلیل، مدیران دانش باید در مورد نحوه برخورد با خبرگان، خواستههای آنها و دلایلی که برای درگیر شدن در مدیریت دانش نشان میدهند، هوشمندانه عمل نمایند.
در ادامه پنج توصیه برای متقاعد کردن خبرگان جهت انتقال دانش و دریافت بیشترین بهرهوری ارائهشده است
1- مشخص کنید که چه چیزی باعث انگیزش خبرگان میشود و از آن استفاده کنید
مانند هر مبحث دیگری در مدیریت دانش نیز باید:WIIFM (“What’s in it for Me”) به معنای “چه سودی برای من خواهد داشت” تعریف شود. بیشتر خبرگان خواهان موفقیت سازمان خود هستند، اما اگر سود و منفعت شخصی در میان باشد انگیزه بیشتری کسب خواهند کرد. با خبرگان در مورد چالشهایشان صحبت کنید. از آنها بپرسید آیا پیش آمده که بارها و بارها به سؤالات مشابهی پاسخ دهند؟ آیا در بین کارکنان سازمان نادیده گرفته میشوند؟ آیا احساس میکنند هیچکس صلاحیت انجام کارشان را ندارد؟ بر اساس نتایج این سؤالات اگر میتوانید در رویکرد مدیریت دانش، ابزارها و تکنیکهایی که پیادهسازی میکنید، راهحلی برای مشکلات آنها پیدا کنید.
این روش همچنین کمک میکند تا انتقال دانش خبره بهعنوان یک فرصت معتبر بهجای انجام یک وظیفه ارائه شود. خبرگان سازمان باید احساس کنند که دانش و تخصص آنها به رسمیت شناخته میشود و مشارکت آنها ارزشمند است. در این صورت تمایلی بیشتر برای همکاری و انتقال تجربیات خود خواهند داشت.
2- دقیقاً آنچه را که نیاز دارید مشخص کرده و مدتزمان انجامش را تعیین کنید
اگر سؤالات و دلایل روشنی در رابطه با این موضوع ارائه شود، بهاحتمال زیاد خبرگان با انتقال دانش خود موافقت میکنند. اغلب متخصصان تمایل به مشارکت و کمک در این راستا را دارند، اما هم آنها و هم مدیرانشان از تعهدات نامشخص و مبهم دوری میکنند؛ بنابراین جزئیات را بررسی کرده و تخمینی دقیق و برنامهریزی مشخصی برای انجام فعالیتها را ارائه دهید.
3- مشارکت را تا جای ممکن راحت و ساده کنید
فرآیند انتقال دانش را از دیدگاه متخصص ترسیم کرده و مشخص کنید که چگونه میتوان آن را ساده کرد. این امر ممکن است شامل ایجاد الگوهای کاربرپسند برای خبرگان جهت استفاده، تخصیص یک تسهیلکننده برای کمک به آنها در کاوش و ثبت دانش خود و یا ایجاد سیستمی باشد که خبرگان سؤالات را بهراحتی در دسترس داشته باشند بدون اینکه مجبور به بازدید از سایتها و پستهای غیرمرتبط باشند.
4- از خبرگان بخواهید کارهایی را که دیگران میتوانند انجام دهند بر عهده نگیرند
اگر خبرگان با فعالیتهای بدون ارزشافزوده مانند برنامهریزی وبینارها و ارسال محتوا درگیر شوند، ناامید خواهند شد. بهتر است که افراد متخصص را با همکاران جوانتر که میتوانند مدیریت مربوط به فرآیند انتقال دانش را انجام دهند، هماهنگ کنید. وقت خبرگان را فقط برای مشارکتهای تخصصی آزاد کرده و بقیه را به مدیر محتوا، مدیر انجمن، متخصص یادگیری یا راهنما اختصاص دهید.
5- برای بهرهوری بیشتر از مجموعهای تخصصی استفاده کنید
یک راه نهایی برای به حداقل رساندن مسئولیت خبرگان این است که از افراد حرفهای برای آموزش تازهواردها، ایجاد محتوای دانشی و پرداختن به سؤالات و درخواستهای صریح بهره گیرید. برخی از شرایط و موقعیتها به یک متخصص موضوعی کاملاً بالغ نیازمند هستند، اما برخی دیگر بهراحتی توسط کارکنان باصلاحیت و ماهر که هنوز به تخصصی دست نیافتهاند اداره میشوند.
ابزارهای تخصصی، مانند پروفایل و توصیههای همکاران مبتنی بر هوش مصنوعی، کارمندان جدیدتر را به طیف وسیعی از مخاطبین متصل میکند تا بهطور خودکار هر پرسشی را به خبره مربوطه ارجاع دهند. انجمنها میتوانند افراد غیرمتخصص را به پاسخگویی به سؤالات خاص تشویق کنند و فقط پیچیدهترین آنها را برای متخصصان بگذارند. وقتی بحث تألیف و نوشتن میرسد، افراد غیرمتخصص میتوانند اسنادی تهیه کنند که متخصصان بتوانند آنها را بررسی و تأیید کنند.
منبع :
How KM Gets Experts to Transfer Their Knowledge, APQC, Lauren Trees, Oct 2020