در این مطلب به بررسی عوامل کلیدی موفقیت مدیریت دانش می‌پردازیم.
برای پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز مدیریت دانش باید عوامل مختلفی را مدنظر قرار دهیم. طی دو دهه اخیر چارچوب‌ها و مدل‌های بسیاری زیادی در سطح دنیا توسعه یافته که بر اساس آن می‌توان این عوامل را تعیین و سپس برای پیاده‌سازی مدیریت دانش اقدام کرد. از جمله این موارد می‌توان به چارچوب پیاده‌سازی مدیریت دانش سازمان بهره‌وری آسیایی (APO) و چارچوب پیاده‌سازی مدیریت دانش مرکز کیفیت و بهره‌وری امریکا(APQC) اشاره کرد. بسیاری از عوامل کلیدی موفقیت مدیریت دانش در تمامی این مدل‌ها و چارچوب‌ها با هم مشترک هستند. تیم اجرایی مدیریت دانش سازمان باید اطمینان حاصل کند که این عناصر در زمان طراحی استراتژی مدیریت دانش مورد توجه قرار گیرد.
برخی از مهمترین عوامل موثر در موفقیت مدیریت دانش که سازمان باید برای آن برنامه مدونی داشته باشد در زیر ارائه شده است:
- کارکنان و فرهنگ سازمان: مدیریت دانش یک موضوع مستقل در سازمان نیست. مدیریت دانش باید شامل یک رویکرد همراه‌سازی و توسعه فرهنگ دانش محوری در سازمان باشد.
- فرآیند: سازمان باید برنامه‌ای را برای اینکه چگونه مدیریت دانش بخشی از عملیات کسب‌وکار روزمره شما شود، ایجاد کند.
- فناوری: ابتکارات مدیریت دانش موفق به‌شدت به فناوری بستگی دارد. شما به یک زیرساخت فناوری نیاز دارید که از برنامه مدیریت دانش سازمان پشتیبانی کند.
- استراتژی: فرآیند مدیریت دانش سازمان باید بر شناسایی و حذف شکاف‌های دانش و بهبود عملکرد سازمان متمرکز باشد.
عوامل کلیدی موفقیت مدیریت دانش
استراتژی مدیریت دانش یک برنامه عملیاتی مکتوب است که اقدامات اجرایی سازمان را برای اجرای یک استراتژی و سیستم مدیریت دانش مشخص می‌کند. استراتژی به شما کمک می‌کند تا مشخص کنید که برای مدیریت به چه دانشی نیاز دارید و پروژه خود را در مسیر درست نگه‌دارید. هیچ راه‌حل یکسانی برای ایجاد یک استراتژی مدیریت دانش وجود ندارد، اما شما می‌توانید بدون توجه به اندازه سازمان خود از چارچوب زیر استفاده کنید:
-
تیم مدیریت دانش خود را بسازید
برای ایجاد یک استراتژی جامع، اعضای تیمی را جمع‌آوری کنید که ارزش مدیریت دانش سازمان را درک کنند. اعضای تیم مدیریت دانش باید برای دیگر کارکنان الگو و تأثیرگذار باشند. این تیم مسئول ایجاد استراتژی مدیریت دانش و همچنین اجرای فرآیندها خواهد بود.
-
اهداف دانش خود را مشخص کنید
اهداف کسب‌وکار سازمان خود را شناسایی کرده و اهدافی را برای سیستم مدیریت دانش خود ایجاد کنید. در مرحله بعد، تعیین کنید که سیستم مدیریت دانش چگونه برای کارکنان، مشتریان و سازمان مفید خواهد بود. این به شما کمک می‌کند تا زمانی که در مسیر استراتژی و فرآیند پیاده‌سازی حرکت می‌کنید، از رهبری حمایت کنید و یک نقشه راه محکم ارائه دهید که می‌توانید در هر زمان به آن مراجعه کنید. برای مثال، می‌توانید از هدف سازمانی افزایش 5 درصدی سود در سه‌ماهه چهارم، برای ایجاد یک هدف مدیریت دانش استفاده کنید که به افزایش سود سازمان کمک می‌کند.
-
نقشه دانش را تدوین کنید
نقشه دانش نگاهی به اطلاعات سازمان می‌اندازد تا بفهمد در حال حاضر چگونه آن اطلاعات را مدیریت می‌کنید. برخلاف ممیزی محتوا، نقشه دانش یک گام به عقب برمی‌دارد تا به مقدار کلی محتوایی که ذخیره می‌کنید نگاه کند. برای انجام ممیزی، محل قرارگیری اطلاعات و اینکه چه کسی می‌تواند به آن دسترسی داشته باشد را مشخص کنید؛ به دنبال موانعی برای اشتراک‌گذاری یا بازیابی اطلاعات باشید، سپس پیشرفت‌های بالقوه را شناسایی کنید. این فرآیند به شما کمک می‌کند وضعیت فعلی خود را ارزیابی کرده و هرگونه شکاف دانش را شناسایی کنید.
-
فناوری خود را انتخاب کنید
ابزار اولیه‌ای را که برای ساختن سیستم مدیریت دانش خود استفاده می‌کنید، انتخاب کنید. ابزارهای مدیریت دانش یک پایگاه دانش مرکزی برای همه دانش‌ها فراهم کرده و ذخیره و بازیابی اطلاعات را آسان می‌کند. بسته به بلوغ دیجیتالی سازمان خود، می‌توانید از انواع سیستم‌های مدیریت دانش زیر برای حمایت از استراتژی مدیریت دانش استفاده کنید:
- نرم‌افزار پایگاه دانش
- ویکی‌های داخلی
- سیستم‌های مدیریت یادگیری
هنگام بررسی ابزارها، چک‌لیستی از ویژگی‌های کلیدی موردنیاز خود ایجاد کنید تا مطمئن شوید که با نیازهای کسب‌وکار شما مطابقت دارند.
-
یک برنامه ارتباطی ایجاد کنید
برنامه‌ای برای به اشتراک گذاشتن سیستم مدیریت دانش جدید خود با کارمندان ایجاد کنید تا مطمئن شوید که نحوه کار با آن سیستم را می‌دانند. مطمئن شوید که برنامه‌ای برای کمک به ایجاد آگاهی قبل از راه‌اندازی سیستم خود دارید. این طرح باید شامل پیام‌ها و کانال‌هایی که برای توزیع ارتباطات استفاده می‌کنید باشد.
-
نقاط عطف ایجاد کنید
نقاط عطف خاصی ایجاد کنید تا پروژه را در مسیر خود نگه‌دارید. هنگام طراحی نقاط عطف دقیق باشید تا بتوان آن‌ها را به‌راحتی اندازه‌گیری و مدیریت کنید. به‌عنوان مثال، یک نقطه عطف مناسب شامل تاریخ‌های خاصی می‌شود تا بتوانید انتظارات و خروجی اقدامات را تعیین کنید.
-
یک نقشه راه بسازید
به‌محض اینکه همه قطعات پازل را در جای خود قرار دادید، می‌توانید شروع به ساختن نقشه راه اجرای استراتژی دانش خود کنید. نقشه راه باید تصویر کاملی از برنامه پیش رو را به مراحل تقسیم‌شده، توصیف کند و شامل اهداف، نقاط عطف و جدول زمانی باشد. هر مرحله را به‌وضوح توصیف کنید تا ذینفعان بتوانند به‌راحتی آن را درک کنند.
6 نکته برای ایجاد یک استراتژی مدیریت دانش
در اینجا چند نکته مهم وجود دارد که می‌توانید برای ایجاد یک استراتژی مدیریت دانش کارآمدتر اتخاذ کنید:
-
معیارها و شاخصها را تدوین کنید
معیارها و شاخصها به شما استانداردی می‌دهند که می‌توانید سیستم مدیریت دانش را بر اساس آن اندازه‌گیری کنید. همچنین کمک می‌کند تا اهداف مشخصی را برای تیم خود تعیین کنید. به‌عنوان مثال، حوزه‌ای از سازمان خود را که در آن کمبود دانش دارید، پیدا کنید، یک مسیر مشخص ایجاد کنید، سپس مدیریت دانش را در آن حوزه معرفی کنید. اندازه‌گیری‌هایی را قبل، در حین و بعد از اجرا مشخص کنید تا در طول زمان تغییرات را محک بزنید.
-
آموزش خود را ساده برگزار کنید.
آموزش اولیه خود را ساده برگزار کنید تا برای کارمندان سنگین نباشد و با پذیرش و مشارکت کمتری روبرو نشوید. برای مقابله با آموزش کوتاه‌مدت، بر ایجاد یک فرهنگ یادگیری مستمر برحسب تقاضا تمرکز کنید و از پیشرفت مستمر کارکنان خود حمایت کنید.
-
یک چارچوب محتوا ایجاد کنید
یک چارچوب کاملاً تعریف‌شده ایجاد کنید تا مطمئن شوید که کارکنان شما هنگام ایجاد محتوا برای سیستم مدیریت دانش با رویه‌های تعریف شده سازگار هستند. قوانینی را برای زمان افزودن و به‌روزرسانی محتوای جدید به پایگاه‌های دانش خود و اینکه چه کسی برای انجام این کار به سیستم دسترسی دارد، تنظیم کنید. بدون چارچوبی برای نگهداری محتوای دانش، کل استراتژی مدیریت دانش شما با مستندات و خط‌مشی‌های نادرست و قدیمی سازمان منسوخ می‌شود.
-
عملکرد جستجوی پایگاه دانش خود را بهینه کنید
یک سیستم برچسب‌گذاری در ابزار مدیریت دانش اصلی خود ایجاد کنید تا بازیابی و جستجوی اطلاعات سریع‌تر انجام شود. به‌عنوان مثال، می‌توانید برای هر بخش در سازمان خود یک برچسب یا هشتگ ایجاد کنید تا هنگام جستجوی اطلاعات به کارمندان، نقطه شروع محدودتری بدهید.
-
محتوای دانش خود را بخش‌بندی کنید
محتوای خود را دسته‌بندی کنید تا دسترسی به اطلاعات آسان‌تر شود. اگر ابزار موجود اجازه می‌دهد، بیشتر پیش رفته و زیرمجموعه‌هایی را نیز ایجاد کنید – هرچه اطلاعات سازمان بخش‌بندی‌تر باشد، کارکنان سریع‌تر چیزی را که به دنبال آن هستند پیدا می‌کنند.
-
دانش خود را به کارکنان متصل کنید
یک پایگاه دانش داخلی ایجاد کنید تا مدت‌زمانی را که کارکنان سازمان برای یافتن کارمندان متخصص دیگر صرف می‌کنند، کاهش دهید.
چگونه فناوری مناسبی را برای استراتژی مدیریت دانش سازمان خود انتخاب کنید؟
انتخاب ابزار مناسب هنگام ایجاد و مقیاس بندی یک سیستم مدیریت دانش بسیار مهم است. نرم‌افزارهای پایگاه دانش، چت‌بات‌ها و انجمن‌های خبرگی، همگی نمونه‌هایی از ابزارهای مدیریت دانش در عمل هستند. ابزارها و نرم‌افزارهای مدیریت دانشی را انتخاب کنید که می‌توانند به‌طور کامل در سیستم‌های داخلی و خارجی موجود در سازمانتان ادغام‌شده و قابل تنظیم باشند و به دنبال ارائه‌دهندگانی بگردید که از سیستم شما برای طولانی‌مدت پشتیبانی کنند.