ایجاد یک تیم جهانی موفق با به اشتراک‌گذاری مؤثر دانش و با ایجاد سیستم‌های اشتراک دانش آغاز می‌شود. در این مقاله اهمیت سیستم‌های اشتراک دانش را موردبحث قرار داده و چگونگی طراحی یک سیستم موفق برای سازمان خود تشریح می‌شود. در سال 2020، یک تیم بررسی کسب‌وکار هاروارد، پس از تجزیه‌وتحلیل تیم‌های موفق نشان داد که عملکرد این تیم‌ها در سطح جهانی به چه صورت است؟ آن‌ها دریافتند که قانون 20-80 هنوز هم صادق است: از فروشندگان شرکتی که مورد مطالعه قرار گرفتند، 20 درصد از آن‌ها 80 درصد درآمد را ایجاد می‌کنند. این تیم، فقدان به اشتراک‌گذاری دانش را به‌عنوان یک چالش کلیدی، به‌ویژه برای تیم‌های دورکار شناسایی کرد. آن‌ها یک استراتژی ساختارمند به‌اشتراک‌گذاری دانش را برای آزمایش این نظریه اجرا کردند. در این رابطه می‌توان تشکیل جلسات بین همکاران را مثال زد که می‌تواند به‌صورت ویدئویی و مجازی اتفاق بیفتد. در 24 هفته، شرکت شاهد افزایش 7 رقمی درآمد تیم‌های شرکت‌کننده بود. وقتی تیم شما دانش لازم برای عملکرد موفقیت‌آمیز را ندارد، بی‌شک عملکرد موفقی نخواهند داشت. نکته قابل‌توجه این است که افراد نمی‌دانند کجا به‌دنبال دانش موردنیاز خود بگردند؛ بین حجم عظیمی از اطلاعات گم می‌شوند و نمی‌توانند آنچه را که می‌خواهند پیدا کنند؛ زیرا تیم‌ها به راهنمایی‌های لازم جهت موفقیت دسترسی ندارند. این فرآیند درمورد تیم‌های جهانی دورکار پیچیده‌تر است.
به‌اشتراک‌گذاری دانش در پنج مرحله
یکی از ملزومات موفقیت این است که شرکت‌ها از رویکردی ساختاریافته برای به‌اشتراک‌گذاری دانش در بین تیم‌ها، مناطق زمانی و مرزها استفاده کنند. در اینجا برخی از بهترین روش‌ها برای ایجاد سیستم‌های اشتراک دانش وجود دارد که اشتراک دانش را به ساده‌ترین در بین تیم‌های دورکار ممکن می‌سازند:
مرحله 1: درک تفاوت بین دانش ساختاریافته و بدون‌ساختار
داده‌های ساختاریافته، قالب‌بندی‌شده‌‌اند و به همین دلیل به‌آسانی قابل‌استفاده هستند؛ درحالی‌که داده‌های بدون ساختار، باوجوداینکه جمع‌آوری شدهاند، تفسیر یا قالب‌بندی نشده‌‌اند و درنتیجه دسترسی کمتری به آن‌ها وجود دارد. همین مفهوم درمورد دانش نیز صدق می‌کند. انواع مختلف دانش را در نظر بگیرید:
دانش ساختاریافته دانشی که به‌راحتی می‌توان آن را یادداشت کرد؛ درآمد شرکت، اصول شرکت یا مستندات گام‌به‌گام برای تکمیل یک کار خاص نمونه‌هایی از دانش ساختاریافته هستند.
دانش بدون‌ساختار دانش پیچیده‌ای که به بهترین وجه و با تکرار آموخته می‌شود. درک تفاوت انواع دانش اولین گام برای ایجاد یک سیستم دانش موفق است زیرا بر نحوه مستندسازی و به‌اشتراک‌گذاری دانش تأثیر می‌گذارد.
مرحله 2: فرهنگ مستندسازی را از بالا به پایین ایجاد کنید
فرهنگی که در آن دانش دائماً ازطریق اسناد مکتوب جمع‌آوری می‌شود، دایره‌المعارف ارزشمندی از بینش‌ها ایجاد می‌کند که تیم شما می‌تواند هر زمان که بخواهد به آن دسترسی داشته باشد. این رویکرد دو مزیت دارد: جلسات غیرضروری را محدود می‌کند و اطلاعات مهمی را که تیم شما برای موفقیت به آن نیاز دارد، ارائه می‌دهد. مدیران و رهبران تیم باید خودشان در این مورد فرهنگ‌سازی کرده و سرمشق کارکنان شوند و درصورت نیاز، مستندات خود را ارائه دهند. این کار مزیت‌های مستندسازی را برجسته می‌کند و تیم‌ها را تشویق می‌کند تا خودشان این تمرین را اجرا کنند. این مرحله علی‌رغم سادگی آن یک مرحله مهم در ایجاد سیستم‌های اشتراک دانش است.
مرحله 3: همه‌چیز را بنویسید
به کارکنان خود آموزش دهید تا هر فرآیندی را که تکمیل می‌کنند، یادداشت کنند. نوشتن درس‌آموخته‌های موفقیت یا شکست و مستندسازی ابتکارات فعلی تیم شما منجر به خلق ارزش‌افزوده برای اعضای تیم و سازمان می‌شود. اگر اطلاعاتی می‌تواند برای هرکسی (ازجمله خودتان) مفید باشد، باید مستند شده و در مکانی قرار گیرد که دیگران نیز بتوانند به آن دسترسی داشته باشند. در اینجا چارچوبی برای تصمیم‌گیری درمورد اینکه آیا چیزی ارزش مستندسازی دارد، وجود دارد:
اگر دانش این است:
- یک فرآیند قابل‌تکرار؛
- کاری که دیگران انجام می‌دهند؛
- چیزی که دیگران باید بدانند؛
- چیزی که افراد دیگر درگیر آن هستند،
پس باید آن را مستند کنید. اگر بین نوشتن چیزی و رها کردن آن دودل هستید، آن را یادداشت کنید. ممکن است به ساده‌تر کردن فرآیند برای خود کمک کند یا ممکن است دیگران آن را مفید بدانند، حتی اگر فکر نمی‌کنید این کار را انجام دهند.
مرحله 4: از ابزارهای مستندسازی مناسب استفاده کنید
توجه داشته باشید که «استفاده از ابزارهای مستندسازی خاص» مدنظر نیست؛ بلکه منظور یافتن ابزار مستندسازی مناسب برای سازمان شما است. کلید به‌اشتراک‌گذاری موفق دانش، ساده کردن دسترسی است. برای آسان کردن کارها، اسناد خود را در پایگاه داده خود سازمان‌دهی کنید. این امر اصطکاک را کاهش می‌دهد و احتمال مشارکت افراد در ساخت کتابخانه‌ای از دانش‌های مفید را افزایش می‌دهد. به‌عنوان یک اصل کلی، اسناد شما باید در کوتاه‌ترین زمان و مکان دسترسی ممکن باشد. در صورت امکان، همه آن را در یک برنامه نگه‌دارید.
مرحله 5: فرآیندی برای کسب دانش جدید ایجاد کنید
اگر در یک تیم ناهمگون هستید، ناگزیر دانشی وجود دارد که سایر اعضای تیم باید بیاموزند. ایجاد فرآیندی برای به دست آوردن آن دانش برای ساده کردن کسب دانش و محدود کردن جلسات غیرضروری، بسیار مهم است. ابتدا مستندات را بررسی کنید؛ به تیم خود آموزش دهید تا قبل از پرسش کردن، دانش‌های ثبت‌شده را بررسی کنند. اگر دسترسی به مستندات، آسان و به‌خوبی سازمان‌دهی شده باشد، می‌توان به اکثر سؤالات در آنجا پاسخ داد. از اعضای تیم بخواهید در انتشار و به‌اشتراک‌گذاری دانش مشارکت و همکاری کنند و سؤالات خود را در بستری مشترک مطرح نمایند. یادتان باشد که به‌عنوان آخرین راه‌حل در ایجاد سیستم‌های اشتراک دانش با افراد تماس بگیرید؛ فقط زمانی وقت کسی را بگیرید که دو مرحله اول مؤثر یا عملی نباشند.
نتیجه‌گیری
ایجاد تیم‌های جهانی موفق، با اشتراک‌گذاری دانش مؤثر شروع می‌شود. برای کارفرمایان، این به معنای ایجاد فرهنگ مستندسازی از بالا به پایین است و برای کارمندان، به‌معنای عادت به مستندسازی فرآیندهای خود و داشتن یک فرآیند کارآمد برای یافتن دانش است؛ داشتن یک فرآیند، مانع از هدر رفتن زمان شخصی کارکنان می‌شود.
منبع: