مفهوم همکاری در مدیریت دانش شامل تبادل ایده، اشتراک‌گذاری تجربیات و از همه مهم‌تر تعامل با همکاران برای حل مشکلات است. اعضای یک سازمان یا کسب‌وکار، به روشی مشخص برای اشتراک‌گذاری دانش و هماهنگی فعالیت‌های روزانه خود نیاز دارند. در این راستا ارائه فرآیندی اساسی برای ارتباطات درون‌سازمانی، ضروری تلقی می‌شود. برای اجرای این فرایند می‌توان از مواردی همچون کتابخانه‌های اسناد و عکس، فایل سرورها، صفحه پروفایل همکاران، نظرسنجی‌ها، جلسات هفتگی، تقویم‌های مشترک تنظیم جلسات و پلتفرم‌های تحت وب تخصیص فعالیت استفاده کرد. استاندارد کردن این فرآیند تضمین می‌کند که روشی ثابت برای هماهنگی تعاملات وجود دارد، به‌طوری‌که وقتی کاربر نحوه انجام فعالیتی را آموخت، بدون هیچ تغییری قابل‌استفاده مجدد خواهد بود.
مولفه‌های ضروری در همکاری
یک فرآیند همکاری استاندارد، فضای کاری قابل‌اعتمادتری را به ارمغان می‌آورد که به روش‌های سنتی مانند ایمیل و هارددیسک‌های شخصی ترجیح داده می‌شود. این روش باید اطمینان امنیت اطلاعات را تضمین کند و با قطع همکاری اعضا، از دست دادن سیستم‌ها و یا ازکارافتادن تجهیزات قابل‌استفاده باشد. بدون یک استاندارد قابل‌اعتماد مدیریت دانش، در تعاملات همکاران بهره‌وری صددرصدی رخ نمی‌دهد؛ بنابراین، مطلوب است که سیاستی تعریف شود که مستلزم اجرای فرآیند همکاری در مدیریت دانش توسط همه اعضا باشد. این خط‌مشی باید توسط یک ابزار استاندارد (پلتفرم تعاملات) که قابلیت پشتیبانی از داده‌ها (بک آپ) و همچنین سهولت در دسترسی را دارد پیاده‌سازی شود. در همین راستا بهتر است استفاده از ابزار را به‌عنوان یکی از موارد تشویقی در حیطه مدیریت دانش قرار داد. به‌عنوان‌مثال، «برای هر پروژه تازه، یک فضای کاری با تیم‌های مرتبط در ابزار استاندارد (پلتفرم تعاملات) ایجاد شود و امکان گزارش‌گیری برای رسیدن به پیشرفت موردنظر در هر ما رصد شود.
یک فرآیند همکاری باید شامل یک خط‌مشی (سیاست کلی)، رویه (راهنما)، ابزار استاندارد (پلتفرم تعاملات)، الگوهای استاندارد برای انواع مختلف تیم‌ها (فنی، پشتیبانی و مدیریتی)، آموزش و پشتیبانی باشد. همچنین ارائه رهنمودهایی برای نحوه تعاملات در این پلتفرم در پیشرفت فعالیت‌های پروژه و تخصیص مسئولیت‌ها حیاتی است. ارائه یک روش استاندارد به‌منظور بهبود همکاری اعضای یک تیم، عامل محرکی برای توسعه مدیریت دانش است. وجود این روش اجازه می‌دهد تا دانش بین افراد جریان یابد و محیطی ایجاد شود که اسناد و ایده‌ها به‌راحتی به اشتراک گذاشته شوند، همچنین ابزارهای پشتیبانی مانند نظرسنجی به درک افکار اعضای تیم کمک می‌کند.
مراحل پیشنهادی برای پیاده‌سازی ابزار استاندارد (پلتفرم تعاملات)
- ایجاد یک فرآیند همکاری برای اعضای تیم یک پروژه.
- تعریف یک خط‌مشی همکاری برای نحوه همکاری تیم‌ها و سپس اجرای آن.
- جلوگیری از انجام همکاری تیمی در خارج از فضای تیم. (به‌عنوان‌مثال، اعضای تیم پروژه نباید هیچ فایلی را در سرورهای دیگری نگهداری کنند یا به ایمیل یا ابزارهای همکاری غیراستاندارد متکی باشند.)
تجربه HP در ایجاد بستر همکاری در مدیریت دانش
در اچ پی، افراد به‌صورت غیررسمی با یکدیگر همکاری می‌کردند، به یکدیگر ایمیل می‌فرستادند یا اسناد را روی هارددیسک شخصی ذخیره می‌کردند. در این روش سنتی اگر فردی از تیم، پروژه را ترک کند، فرد جدید که می‌خواهد بفهمد چه مواردی بین اعضا ردوبدل شده است، دچار مشکل می‌شود. بدون یک روش استاندارد برای همکاری، روش همکاری و اشتراک‌گذاری ناقص خواهد. باید در نظر داشت که فقط همکاری تیمی کافی برای توسعه مدیریت دانش در سازمان کافی نیست. یکی از اصول مهم تسهیل فضای همکاری برای افراد است. در اچ پی، از مایکروسافت شیرپروینت استفاده شده است که این امکان را دارد که هرکسی بتواند پروفایل تیم خود را فقط در چند دقیقه ایجاد کند و شروع به استفاده از آن کند. همچنین در این شرکت الگوی ارائه شد و به کاربران اجازه داده شد که آن را با اطلاعات استاندارد و پیوندهایی که یک پروژه معمولاً به آن نیاز دارد، تکمیل کنند. یکی از سه هدف اصلی اچ پی در مدیریت دانش این بود که هر پروژه باید یک پروفایل پروژه ایجاد کند.
به‌طورکلی برای پیاده‌سازی ابزار استاندارد همکاری در مدیریت دانش (پلتفرم تعاملات) در ابتدا باید نیازهای سازمان شناسایی شود. در اچ پی، نیاز تیم‌های پروژه به همکاری، برقراری ارتباط مؤثر و دسترسی مشترک به اسناد بود. بدین منظور یک محیط استاندارد ایجاد شد که افراد را ملزم به یادگیری چندین ابزار پروژه‌ها نمی‌کرد و یکپارچگی در استفاده از ابزارها به قابل‌مشاهده بود. همچنین عنصر سلف‌سرویس مهم بود کارکنان در انتظار ایجاد دسترسی توسط واحد فناوری اطلاعات نبودند و به‌طور مستقل پروفایل پروژه خود را ایجاد می‌کردند.
فرآیند همکاری مراحل مختلف در چرخه عمر پروژه را در برمی‌گرفت در مرحله اولیه، اعضای تیم پروژه فضای تیمی مشترکی را برای شروع تعاملات بین اعضا و اشتراک‌گذاری ایده‌ها راه‌اندازی کردند. در مرحله دوم افرادی از نیروی فروش، بازاریابی، یا هرکسی که به تشخیص شرکت در آن پروژه سهمی دارد نیز به فضای تیمی پروژه اضافه شدند. باید در نظر داشت با پیشروی پروژه، ممکن است اعضای جدیدی به تیم پروژه اضافه شوند و همچنین مدیر جدیدی برای تیم پروژه منصوب شود. فضای تیمی مشترک (پلتفرم تعاملات) راه بسیاری خوبی برای جلوگیری از گم شدن اطلاعات و اطمینان از استفاه مجدد آن‌ها هستند. درنهایت، این اسناد می‌توانند از فضای تیمی مشترک در کتابخانه اسناد پروژه به اشتراک گذاشته شوند، دیگران می‌توانند به آن‌ها دسترسی داشته باشند و دوباره از آن‌ها استفاده کنند.
منابع:
KM Component18, Collaboration Process, lucidea.com, Stan Garfield, JULY 22 2021