فرآیندهای دانش شامل شناسایی و خلق دانش و اشتراکگذاری دانش و بهکارگیری دانش است که یکی از مراحل مهم فرایندهای دانش اشتراکگذاری دانش هست. به اشتراکگذاری دانش در محل کار میتواند قدرتمند باشد اما برای اشتراکگذاری دانش لازمه آن وجود محیطی مناسب و باز جهت اشتراک دانش است.
ابزارها و تکنیکهای اشتراک دانش
گروهی از افراد در حال اشتراکگذاری یک مکالمه
ما در زمانی زندگی میکنیم که دسترسی به اطلاعات و دانش آسانتر از همیشه است و میتوانیم از این بابت از فناوری تشکر کنیم.
بااینحال، به اشتراکگذاری دانش به دلیل ارتباطات داخلی نامشخص، انباشت دانش و فقدان ابزارهای دیجیتال عملی، همیشه یک روش استاندارد در محیط کار نیست.
در این مقاله، در مورد اینکه چرا باید به اشتراکگذاری دانش را بهبود بخشید و چگونه میتوانید در محل کار خود به آن دستیابید، بحث خواهیم کرد.
اشتراک دانش در محل کار چیست؟
اشتراک دانش تبادل اطلاعات بین افراد، تیمها یا بخشها برای بهبود همکاری و دستیابی به اهداف سازمان است. بهاحتمالزیاد، شما کارمندان خاصی را از گروه بزرگی از کارکنان به دلیل دانش آنها در یک زمینه خاص و نحوه استفاده از آن در سازمان استخدام میکنید.
حال، تصور کنید زمانی که این افراد شروع به اشتراکگذاری تخصص خود و کارشان بهعنوان یک واحد کنند، این دانش چقدر میتواند مفید باشد. به اشتراکگذاری دانش با تقویت خلاقیت، نوآوری، همکاری و بهرهوری به ایجاد نیروی کاری متعهدتر کمک میکند.
به همین دلیل است که راهاندازی یک سیستم موثر برای مدیریت، اشتراک دانش و بهکارگیری دانش در سازمان شما حیاتی است. در اینجا چند نکته و ابزار برای کمک به شما در دستیابی به آن وجود دارد:
-
یک نرمافزار مدیریت دانش داخلی ایجاد کنید
در یک مفهوم کلی، فناوری دسترسی به اطلاعات و دانش را در محیط کار به میزان قابلتوجهی افزایش داده است. بااینحال، کارمندان هنوز زمان زیادی را صرف تلاش برای یافتن اطلاعات خاصی میکنند.
چرا؟ این تا حدی به این دلیل است که اطلاعات شرکت در ابزارهای مختلف ارتباط داخلی مانند ایمیل و … پخش میشود و یافتن و بهروزرسانی اطلاعات بهطور مؤثر یا پاسخ دادن به سؤالات رایج یکبار برای همیشه به چالشی تبدیل میشود.
شما میتوانید از این زمان و کاهش بهرهوری جلوگیری کنید و با متمرکز کردن اطلاعات در یک نرمافزار مدیریت دانش داخلی، اشتراکگذاری دانش را تقویت کنید.
نرمافزار مدیریت دانش داخلی، دایره المعارف متمرکز یک شرکت است که کارمندان میتوانند از آن برای ایجاد، سازماندهی و به اشتراکگذاری دانش استفاده کنند تا به همه کمک کنند کار خود را به نحو احسن انجام دهند. نرمافزار مدیریت دانش داخلی شرکت شما میتواند شامل صورتجلسه، خطمشیهای شرکت، اخبار شرکت، روشهای عملیاتی استاندارد، آموزشهای نرمافزار شرکت و موارد دیگر باشد.
اگرچه ممکن است اینیک تلاش پیچیده به نظر برسد، میتوانید از ابزارهای کاربرپسند داخلی مانند Guru برای ایجاد پایگاه دانشی استفاده کنید که دسترسی، ویرایش و پیمایش آسان باشد. Guru به شما این امکان را میدهد که سایر ابزارهای مدیریت دانش و ارتباطات را ادغام کنید تا همه اطلاعات مرتبط را در یک نرمافزار یکپارچهسازی کنید.
-
کاهش موانع ارتباطی
بهبود اشتراک دانش در سازمان شما همچنین به معنای ایجاد پلهای ارتباطی بین کارمندان در بخشهای مختلف، تیمهای دورکار و رهبری است. کاهش موانع ارتباطی تا حد امکان ضروری است تا اعضای تیم احساس جدایی از یکدیگر نکنند.
شما میتوانید با استفاده از نرمافزارهای ارتباطی محل کار در زمان واقعی مانند Slack به این هدف دستیابید. این ابزار بهطور موثر امکان ارتباط یکبهیک و همکاری متقابل در بخشهای مختلف را از طریق کانالهای Slack برای تسهیل اشتراک دانش فراهم میکند.
Slack به شما امکان میدهد پیامها و فایلها را ذخیره کنید و بهسرعت آنها را از طریق جستجو پیدا کنید. همچنین میتوانید از این نکات جستجوی پیشرفته Slack برای صرفهجویی در زمان بیشتر استفاده کنید.
علاوه بر این، میتوانید یک کانال مجازی را برای همکاران معرفی کنید تا در زمان استراحت یا بعد از کار، ایدههای خود را به اشتراک بگذارند، با استخدامهای جدید آشنا شوند تا فرهنگ ارتباط آسان را ایجاد کنید.
-
از جلسات ساکت استفاده کنید
یکی از دلایل اصلی که جلسات بیصدا میتواند به افزایش همکاری و بهرهوری تیم شما کمک کند این است که به اشتراکگذاری دانش موثر را ترویج میکند؛ زیرا اعضای تیم از بیشتر زمان اختصاص دادهشده برای به اشتراک گذاشتن ایدهها با نوشتن استفاده میکنند، درنتیجه بر فشار همسالان غلبه میکنند، یا بر خطرات افراد صریحتر که همکاران درونگرا خود را در طول جلسات متعارف (کلامی) تحتالشعاع قرار میدهند. جلسات بیصدا میتواند بهویژه برای ایدههای طوفان فکری مفید باشد، زیرا همه شرکتکنندگان زمان مساوی برای تأمل و به اشتراک گذاشتن دانش دارند.
-
فرآیند ورود خود را ارزیابی کنید
کار در یک محیط جدید میتواند برای اکثر مردم یک تجربه ترسناک باشد. افراد جدید اغلب به زمان نیاز دارند تا در محیط جدید خود مستقر شوند، با نقشها، مسئولیتها و تیمهای جدید سازگار شوند.
خوشبختانه، تخصیص استخدامهای جدید به یک مربی یا داشتن یک فرآیند ورود موثر برای تسهیل جریان اطلاعات میتواند به غلبه بر این چالشها کمک کند. به همین دلیل ضروری است که فرآیند پذیرش خود را از طریق نرمافزار اشتراک دانش مرور کنید، زیرا این فرصت عالی را برای شما فراهم میکند تا ارزشهای خود را در سازمان خود تثبیت کنید. این به کارمندان جدید کمک میکند تا بدانند که بینش آنها ارزشمند است و از همان روز اول احساس راحتی بیشتری خواهند کرد. با این اوصاف، فرآیند ورود خود را ارزیابی کنید تا مشخص کنید چگونه میتوانید فرصتهای اشتراک دانش بیشتری را اضافه کنید. بهعنوانمثال، میتوانید یک راهنمای آموزشی در نرمافزار مدیریت دانش خود برای استخدامهای جدید ایجاد کنید، ازجمله اطلاعات مرتبط مانند آموزش نحوه انجام کار، سیاستها و انتظارات شرکت، بیانیههای مأموریت و غیره. علاوه بر این، میتوانید از ابزارهایی مانند Donut on Slack برای ارتباط دادن کارکنان جدید با مربیان یا دوستان خود استفاده کنید تا از آنها استقبال گرمی کنید، مکالمههای معمولی را به اشتراک بگذارید تا به القای حس تعلق و ایجاد ارتباطات معنادار کمک کنید.
-
از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید
داشتن تیمهای منسجمی که بهطور یکپارچه باهم در پروژههای مختلف کار میکنند، در هر سازمان پررونقی حیاتی است. شما میتوانید با ایجاد یک فرهنگ مشارکتی که اعضای تیم را برای به اشتراک گذاشتن ایدهها، دانش و مهارتها برای دستیابی به یک هدف مشترک توانمند میکند، به این هدف دستیابید.
ابزارهای مدیریت پروژه با آوردن کارکنان مختلف در کار پروژه، پیگیری پیشرفت آنها، افزودن اطلاعات مرتبط و برقراری ارتباط، به تقویت همکاری کمک میکند.
میتوانید از ابزارهای مدیریت پروژه مانند Asana استفاده کنید تا همه اعضای تیم خود را در جریان نگهدارید تا اطمینان حاصل کنید که آنها باهم همکاری میکنند. آسانا دسترسی، یافتن و به اشتراکگذاری اطلاعات را در یک مکان برای همه آسان میکند. این ابزار میتواند بهرهوری تیم شمارا با کمک به سازماندهی همه پروژههایتان و دانستن اینکه همه روی چه چیزی کار میکنند تا از تلاشهای تکراری جلوگیری کنید، بهبود بخشد.
کلام آخر
با به اشتراکگذاری دانش، بهرهوری محل کار خود را بهبود بخشید تسهیم دانش یکی از ارکان هر سازمان مولد است. شما میتوانید از نکات و ابزارهای بالا برای تقویت تعامل و بهرهوری تیم خود با تشویق مستمر کارکنان موجود به اشتراکگذاری دانش و القای این ارزش در استخدامهای جدید از همان ابتدا استفاده کنید.
منبع:
https://www.makeuseof.com/boost-workplace-productivity-knowledge-sharing/
