اشتراک‌گذاری دانش در دوران دورکاری
با دور کار شدن کارکنان، سازمانها برای ارتقاء ارتباط بين کارکنان و اشتراک‌گذاری دانش در دوران دورکاری باید تلاش آگاهانه‌تری انجام دهند. در همین راستا میتوانند از نکات ذیل برای به جریان انداختن دانش در بین تیم‌های خود استفاده کنند. استن گارفیلد، نویسنده، سخنران و مشاور مدیریت دانش می‌گوید: “با دورکاری، کارکنان مکالمات بداهه در راهروها و گردهمایی‌های غیررسمی را که در آن تبادل دانش انجام می‌شود را از دست میدهند”. ایجاد روابط نامطمئن، امکان به اشتراک‌گذاری دانش در آینده را ناممکن مي‌کند.”
این واقعيت وجود دارد که طبیعتاً مکالمات در بین نیروی کار پراکنده، بیشتر موردبحث قرار می‌گیرد. با این‌وجود هنوز فرصت‌هایی برای به اشتراک گذاشتن دانش در دورکاری وجود دارد. این نکات را از گارفیلد در نظر بگیرید و با افزایش حضور کارکنان در خانه، به عوامل موفقیت مدیریت دانش در سازمان خود بپردازید.
استفاده از شبکه‌های اجتماعی سازمان
شبکه اجتماعی سازمانی (ESN)[1] یک پلت فرم داخلی و خصوصی است که ارتباط مکرر و مؤثرتری را بین کارکنان ترویج میدهند و می‌تواند اشتراک‌گذاری دانش در دوران دورکاری را بهبود بخشد. سیستم‌عامل‌های ESN مانند Microsoft’s Yammer، Salesforce Chatter، Slack عملکردی مشابه سایتهایی مثل فیسبوک دارند اما به‌طور خاص با در نظر گرفتن مشاغل طراحی‌شده‌اند. تحقیقات نشان می‌دهد که ESN تا میتوانند تأثیر مثبتی بر اشتراک دانش سازمانی داشته باشند.
اکثر سیستم‌عامل‌ها چندین راه برای آسان‌تر شدن به اشتراک‌گذاری دانش ارائه میدهند:
- کارکنان میتوانند منابع را از طريق ابزارهای به اشتراک‌گذاری فایل توزیع کنند.
- مطالب جدید را در کانالهای پیام‌رسانی تیم به اشتراک بگذارند.
- موضوعی در مورد ایده‌های جدید کار را ارائه کرده و به مخازن دانش انتقال دهند تا مابقي کارکنان به آن دسترسي پيدا کنند.
یک پلت فرم ESN برای مکالمات گاه‌به‌گاه در بین کارکنان دور کار مناسب است، به این معنی که میتوانند آن را جایگزین مکالمات روزمره خود که در دفتر کار رایج است، نمایند. سازمانها میتوانند هرروز از هفته را به مکالمات خاصی اختصاص دهند. براي به ثمر رسيدن نتيجه بهتر از یکی از اعضای منابع انسانی یا تیم رهبری خود بخواهید به‌عنوان ناظر عمل کند که سؤالات مربوط در زمینه به اشتراک‌گذاری دانش را پرسیده و مکالمات را ادامه دهد.
گارفیلد می‌گوید: “با استفاده از قالب‌های روزانه مانند #دوشنبه ماکسیم، #نکته سه‌شنبه، #نکته چهارشنبه موضوعات را پست کنید.”
ایجاد یک پایگاه داخلی دانش
سازمانها باید دسترسی کارکنان دورکار به منابع و فرصتهای اشتراک دانش را آسان کنند. گارفیلد می‌گوید: “اطمینان حاصل کنید که منابع به‌صورت آنلاین در دسترس هستند و میتوانند در هر زمان مورداستفاده قرار گیرند.” ” مخازن دانش و کتابخانههای اسناد را با فرایندهای مرتبط برای مشارکت و نگهداری تجهیز کنید.”
به این منظور، شما می‌توانید:
- همه ارائه‌ها، وبینارها و جلسات آموزشی خود را ضبط و بارگذاری کنید.
- محتوای درخواستی مانند پستهای وبلاگ در موضوعات توسعه حرفه‌ای ایجاد کنید.
- بارگذاری منابع داخلی، مانند اسناد ثبت‌شده، سؤالات متداول و دستورالعملهای تجاری را ثبت کنيد.
- به اشتراک گذاشتن منابع تکمیلی معتبر، ازجمله مقالات، دوره‌های آنلاین و ارائه‌ها.
نرم‌افزارهای مدیریت دانش، مانند Guru و Zendesk، به‌عنوان یک مرکز اصلی برای کارکنان عمل میکنند و به شما اين امکان را میدهند که همه این مطالب را در یک مکان ذخیره، دسته‌بندی و برچسب‌گذاری نمایید. هنگامی‌که منابع خود را جمع‌آوری کردید، گارفیلد به سازمانها توصیه میکند تا این مراکز را از طریق ایمیل یا کانالهای دیگر به‌صورت داخلی تبلیغ نموده تا به کارکنان خود یادآور شوند که در دسترس هستند.
ایجاد فرهنگ اشتراک‌گذاری دانش
مدیران همچنین میتوانند در تلاش برای به اشتراک‌گذاری دانش در دوران دورکاری نقش مهمی داشته باشند. به گفته گارفیلد، آن‌ها میتوانند برای برگزاری جلسات منظم، زمانی را برای آشنایی کارکنان دور کار اختصاص دهند. این جلسات اشتراک دانش از راه دور، میتوانند شکل‌های مختلفی داشته باشند. به‌طور مثال:
- شرکت در جلسات مجازی سالن اجتماعات در سراسر سازمان که در آن رهبري اطلاعات کلیدی را به اشتراک می‌گذارد.
- جلسات غیررسمی با همکاران که در آن شرکت‌کنندگان میتوانند تخصص خود را به اشتراک بگذارند.
- جلسات يا کارگاههايي باهدف گرد هم آوردن يک تيم که بر روي يک پروژه، با همکاران باتجربه فعاليت کنند.
رهبری همچنین می‌تواند به اشتراک‌گذاری دانش از طریق استراتژی‌هایی مانند بازی‌سازی کمک کند، جایی که کارکنان هر بار که وظیفه خاصی را انجام میدهند پاداش میگیرند. سازمانها میتوانند به فعالیتهای اشتراک‌گذاری دانش مانند ارسال تجربیات و دانش در گروه ESN، برچسب‌گذاری یا با اشتراک‌گذاری محتوا در مخزن دانش، پاداش دهند.
منبع:
https://associationsnow.com/2021/05/how-to-facilitate-knowledge-sharing-in-remote-work/
[1] Enterprise Social Network