با دور کار شدن کارکنان، سازمان­ها برای ارتقاء ارتباط بين کارکنان و اشتراک‌گذاری دانش در دوران دورکاری باید تلاش آگاهانه­‌تری  انجام دهند. در همین راستا می‌توانند از نکات ذیل برای به جریان انداختن دانش در بین تیم‌های خود استفاده ­کنند. استن گارفیلد، نویسنده، سخنران و مشاور مدیریت دانش می‌گوید: “با دورکاری، کارکنان مکالمات بداهه در راهرو­ها و گردهمایی­‌های غیررسمی را که در آن تبادل دانش انجام می‌شود را از دست می‌دهند”. ایجاد روابط نامطمئن، امکان به اشتراک‌گذاری دانش در آینده را ناممکن مي‌­­کند.”

این واقعيت وجود دارد که طبیعتاً مکالمات در بین نیروی کار پراکنده، بیشتر موردبحث قرار می­‌گیرد. با این‌وجود هنوز فرصت­‌هایی برای به اشتراک گذاشتن دانش در دورکاری وجود دارد. این نکات را از گارفیلد در نظر بگیرید و با افزایش حضور کارکنان در خانه، به اشتراک‌گذاری دانش در سازمان خود بپردازید.

استفاده از شبکه‌های اجتماعی سازمان

شبکه اجتماعی سازمانی (ESN)[1] یک پلت فرم داخلی و خصوصی است که ارتباط مکرر و مؤثرتری را بین کارکنان ترویج می‌دهند و می‌تواند اشتراک‌گذاری دانش در دوران دورکاری را بهبود بخشد. سیستم‌عامل‌های ESN مانند Microsoft’s Yammer، Salesforce Chatter، Slack عملکردی مشابه سایت­هایی مثل فیس­بوک دارند اما به‌طور خاص با در نظر گرفتن مشاغل طراحی‌شده‌اند. تحقیقات نشان می‌دهد که ESN تا می‌توانند تأثیر مثبتی بر اشتراک دانش سازمانی داشته باشند.

اکثر سیستم‌عامل‌ها چندین راه برای آسان‌تر شدن به اشتراک‌گذاری دانش ارائه می­دهند:

1. کارکنان می­توانند منابع را از طريق ابزارهای به اشتراک‌گذاری فایل توزیع کنند.
2. مطالب جدید را در کانال‌های پیام‌رسانی تیم به اشتراک بگذارند.
3. موضوعی در مورد ایده‌های جدید کار را ارائه کرده و به مخازن دانش انتقال دهند تا مابقي کارکنان به آن دسترسي پيدا کنند.

یک پلت فرم ESN برای مکالمات گاه‌به‌گاه در بین کارکنان دور کار مناسب است، به این معنی که می‌توانند آن را جایگزین مکالمات روزمره خود که در دفتر کار رایج است، نمایند. سازمان­ها می‌توانند هرروز از هفته را به مکالمات خاصی اختصاص دهند. براي به ثمر رسيدن نتيجه بهتر از یکی از اعضای منابع انسانی یا تیم رهبری خود بخواهید به‌عنوان ناظر عمل کند که سؤالات مربوط در زمینه به اشتراک‌گذاری دانش را پرسیده و مکالمات را ادامه دهد.

گارفیلد می‌گوید: “با استفاده از قالب‌های روزانه مانند #دوشنبه ماکسیم، #نکته سه‌شنبه، #نکته چهارشنبه موضوعات را پست کنید.”

ایجاد یک پایگاه داخلی دانش

سازمان­ها باید دسترسی کارکنان دورکار به منابع و فرصت­های اشتراک دانش را آسان کنند. گارفیلد می‌گوید: “اطمینان حاصل کنید که منابع به‌صورت آنلاین در دسترس هستند و می­توانند در هر زمان مورداستفاده قرار گیرند.” ” مخازن دانش و کتابخانه­های اسناد را با فرایندهای مرتبط برای مشارکت و نگهداری تجهیز کنید.”

به این منظور، شما می‌توانید:

• همه ارائه‌ها، وبینارها و جلسات آموزشی خود را ضبط و بارگذاری کنید.
• محتوای درخواستی مانند پست­های وبلاگ در موضوعات توسعه حرفه‌ای ایجاد کنید.
• بارگذاری منابع داخلی، مانند اسناد ثبت‌شده، سؤالات متداول و دستورالعمل­های تجاری را ثبت کنيد.
• به اشتراک گذاشتن منابع تکمیلی معتبر، ازجمله مقالات، دوره‌های آنلاین و ارائه‌ها.

نرم‌افزارهای مدیریت دانش، مانند Guru و Zendesk، به‌عنوان یک مرکز اصلی برای کارکنان عمل می­کنند و به شما اين امکان را می­دهند که همه این مطالب را در یک مکان ذخیره، دسته‌بندی و برچسب‌گذاری نمایید. هنگامی‌که منابع خود را جمع‌آوری کردید، گارفیلد به سازمان­ها توصیه می­کند تا این مراکز را از طریق ایمیل یا کانال­های دیگر به‌صورت داخلی تبلیغ نموده تا به کارکنان خود یادآور شوند که در دسترس هستند.

ایجاد فرهنگ اشتراک‌گذاری دانش

مدیران همچنین می‌توانند در تلاش برای به  اشتراک‌گذاری دانش در دوران دورکاری  نقش  مهمی داشته باشند. به گفته گارفیلد، آن‌ها می‌توانند برای برگزاری جلسات منظم، زمانی را برای آشنایی کارکنان دور کار اختصاص دهند. این جلسات اشتراک دانش از راه دور، می‌توانند شکل‌های مختلفی داشته باشند. به‌طور مثال:

• شرکت در جلسات مجازی سالن اجتماعات در سراسر سازمان که در آن رهبري اطلاعات کلیدی را به اشتراک می‌گذارد.
• جلسات غیررسمی با همکاران که در آن شرکت‌کنندگان می‌توانند تخصص خود را به اشتراک بگذارند.
• جلسات يا کارگاه­هايي باهدف گرد هم آوردن يک تيم که بر روي يک پروژه، با همکاران باتجربه فعاليت کنند.

رهبری همچنین می‌تواند به اشتراک‌گذاری دانش از طریق استراتژی‌هایی مانند بازی‌سازی کمک کند، جایی که کارکنان هر بار که وظیفه خاصی را انجام می‌دهند پاداش می_­گیرند. سازمان­ها می­توانند به فعالیت­های اشتراک‌گذاری دانش مانند ارسال تجربیات و دانش در گروه ESN، برچسب‌گذاری یا با اشتراک‌گذاری محتوا در مخزن دانش، پاداش دهند.

منبع:

https://associationsnow.com/2021/05/how-to-facilitate-knowledge-sharing-in-remote-work/

[1] Enterprise Social Network