در جریان پیاده‌سازی مدیریت دانش، برخی از سازمان‌ها به‌دنبال بهبود نرم‌افزار مدیریت دانش موجود بوده و به‌نوبه‌خود خواهان راه‌حل جدیدی نیز هستند که با نیازهای فنی و تجاری آن‌ها سازگارتر باشد. چندین عامل محرک وجود دارد که سازمان‌ها را به سمت بازبینی در نرم‌افزار مدیریت دانش خود سوق می‌دهد؛ ازجمله نیاز به به‌روزرسانی یک سیستم قدیمی، تصحیح اجرای ناموفق سیستم قبلی، تکمیل سیستمی و یا جایگزین کردن سیستمی که نیازهای حیاتی کسب‌وکار را برآورده نمی‌کند. باوجود درک نیاز به‌روزرسانی نرم‌افزار مدیریت دانش، بسیاری از سازمان‌ها نمی‌دانند هنگام انتقال فناوری مدیریت دانش از کجا شروع کنند؟ این مقاله از نقطه‌نظر EK (دانش سازمانی: Enterprise Knowledge) به ارزیابی سیستم‌های مدیریت دانش نسبت به الزامات سازمانی شما می‌پردازد و شش ملاحظه کلیدی در پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت دانش مناسب برای سازمان شما را مطرح می‌کند.
شش ملاحظه کلیدی:
-
چه چیزی برای سازمان شما مناسب است؟
EK با طیف وسیعی از مشتریان در ارزیابی و پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت دانش کار کرده است و در هر تعامل به مجموعه‌ای از ویژگی‌ها و چالش‌های منحصربه‌فرد دست یافته. برای درک این تفاوت‌ها، EK با پرسیدن سؤالاتی درمورد عملکرد اولیه سیستم جدید شروع می‌کند.
برخی از سؤالات رایج مقدماتی عبارت‌اند از:
- آیا این سازمان به‌دنبال ایجاد مجدد مجموعه‌ای از فناوری‌های یکپارچه یا یک ابزار واحد است؟
- آیا سیستم‌هایی در حال استفاده هستند که پلتفرم جدید باید با آن‌ها سازگار باشد؟
- چه چیزی قرار است در درجه اول در سیستم جدید ذخیره و مدیریت شود (به‌عنوان مثال، اسناد، اطلاعات منابع انسانی یا اطلاعات حقوقی، تصاویر/فیلم‌ها و غیره) ؟
- چقدر می‌خواهید این راه‌حل برای نیازهای سازمان شما سفارشی شود؟
- آیا محدودیت‌های بودجه‌ای وجود دارد؟ از چه نوعی هستند؟
این سؤالات تنها آغاز یک فرآیند کامل مدیریت دانش هستند؛ در اولین قدم از این فرایند تمامی اطلاعات روی موضوعی تمرکز میکنند که یک سازمان امیدوار است با یک فناوری جدید مدیریت دانش به دست آورد. این کلید درباره محدود کردن سیستم به فناوری‌هایی است که برای سازمان شما مناسب هستند و بینش جامع‌تری در مورد موارد استفاده اولیه سیستم شما ارائه می‌کند؛ چیزی که در ادامه بیشتر مورد بحث قرار خواهد گرفت.
-
الزامات فنی ضروری برای نرم‌افزار جدید مدیریت دانش چیست؟
ترسیم نیازهای فنی برای یک سیستم مدیریت دانش جدید ممکن است دشوار باشد و اولویت‌بندی آن‌ها بر اساس نیازهای یک سازمان البته دشوارتر! هرچقدر هم که خسته‌کننده باشد، این امر در ارزیابی قابلیت‌هایی که باید هنگام پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت دانش جدید موردتوجه قرار گیرند، بسیار مهم است. ترسیم و اولویت‌بندی این الزامات جزء جدایی‌ناپذیر فرآیند ارزیابی فنی EK است. EK رویکردی چابک برای درک الزامات فنی یک سازمان دارد و ما این رویکرد را با برجسته کردن نقاط دردناک بحرانی و کمبودهای سیستم موجود نسبت به گردش‌های کاری سازمان آغاز می‌کنیم. با ارزیابی اینکه سیستم مدیریت فعلی ازنظر فنی کجا نمی‌تواند پاسخگوی نیازهای یک سازمان باشد و همچنین تعامل مستقیم با ذینفعان در مورد آنچه می‌تواند بهبود یابد، EK می‌تواند قابلیت‌هایی را که قطعاً باید در یک سیستم جدید وجود داشته باشد، تعریفو آن‌ها را بر اساس الزامات اولویت‌بندی کند. این امر EK را قادر می‌سازد تا مجموعه‌ای از گزینه‌های بالقوه مناسب با نیازهای سازمان را شناسایی و رتبه‌بندی کند؛
برخی از سؤالات فنی اولیه رایج عبارت‌اند از:
- نگرانی‌های سازمانتان در مورد محتواهای خود چیست؟
- آیا ویژگی‌های منحصربه‌فردی وجود دارد که سیستم مدیریت دانش شما نیاز دارد؟
- سیستم باید با چه فناوری‌هایی ادغام شود؟ (مانند شیرپوینت)
- آیا داشبورد یا تجمیع خاصی وجود دارد؟
- آیا سیستم، محتوای ساختاریافته یا بدون ساختار یا هر دو را ذخیره می‌کند؟
- آیا سیاست نگهداری وجود دارد که باید در نظر گرفته شود؟ محتوا چگونه به‌روزرسانی یا بازبینی می‌شود؟
- چه ملاحظات امنیتی باید در نظر گرفته شود؟
هنگام ارزیابی سیستم (های مدیریت دانش) موجود خود، EK بسیاری از نواقصی را شناسایی می‌کند که سازمان به‌دنبال رفع آن‌ها بوده و همچنین چندین ابزار موجود که به‌طور بالقوه می‌توانند این الزامات را برآورده کنند.
-
وضعیت فعلی محتوا در سازمان شما چگونه است؟
هنگامی‌که یک سازمان می‌داند که به‌دنبال چه سیستمی است، زمان آن فرارسیده است که وضعیت محتوای موجود در سیستم (های) موجود را ارزیابی کند. اولین گام در این فرآیند، شناسایی موارد استفاده فعلی از محتوای موردنیاز است. برای سؤالات متداول مرتبط با محتوا به سؤالات زیر مراجعه کنید:
- به چه نوع محتوایی باید دسترسی داشت؟
- آیا محتوا بر اساس دستورالعمل‌هایی استاندارد شده است که بر ثبات و کیفیت حاکم است؟
- آیا محتوای بیش‌ازحد معمول به‌دلیل عدم حاکمیت وجود دارد یا درنتیجه شکاف در جذب محتوا و تلاش برای ایجاد محتوا، بسیار کم است؟
- چه مقدار از محتوا تکراری یا اضافی است؟
- چه مقدار از محتوا قدیمی یا نامربوط است؟
- رویه‌های فعلی (در صورت وجود) برای بایگانی و ذخیره محتوا چیست؟
- آیا محتوا در یک مخزن یا یک سیستم قرار دارد یا در بین چند سیستم پخش شده است؟
- چه مقدار از محتوا باید بایگانی یا حذف شود؟
همه این سؤالات مورداستفاده شما نخواهد بود، اما پرسیدن این نوع سؤالات به سازمان شما کمک می‌کند تا درک جامعی از محتوای مورداستفاده خود و نحوه استفاده از آن به دست آورد که به تصمیم‌گیری‌های مربوط به انتخاب فناوری مناسب کمک می‌کند. همچنین این سوالات سازمان شما نسبت به توانایی‌های فعلی‌اش و کارهایی که برای بهبود آن‌ها می‌توان انجام داد، آگاه می‌کند.
-
آیا پلتفرم‌های موجود، خارج از محدوده سیستم مدیریت دانش وجود دارند که برای گردش کار ضروری هستند؟ آیا می‌توان آن‌ها را با سیستم جدید ادغام کرد؟
در مسیر ایجاد بستر فناورانه مناسب برای پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت دانش بسیاری از سازمان‌ها از سیستم‌ها یا پلتفرم‌های متعددی استفاده میکنند. درحالی‌که استفاده از چندین پلتفرم در سازمان‌ها بسیار رایج است، اما چالش‌های بیشتری را نیز به همراه دارد. این چالش‌ها می‌توانند اشکال مختلفی داشته باشند، اما درک اینکه سیستم‌ها چگونه به موازات همدیگر کار میکنند و نقاط ادغام آن‌ها کجاست (اگر وجود داشته باشد) بسیار مهم است.
برخی از سؤالات اصلی که باید پرسید شامل موارد زیر است:
- آیا چندین سیستم برای یک هدف مورداستفاده قرار می‌گیرند و اگر چنین است، آیا یکپارچه‌سازی امکان‌پذیر است؟
- آیا سیستم‌ها می‌توانند با یکدیگر ادغام و همسو شوند؟
- چه سیستم‌هایی برای گردش‌های کاری روزانه در سراسر سازمان ضروری هستند که باید هنگام پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت دانش جدید حفظ شوند؟
پرسیدن این نوع سؤالات راهنمای موفقیت یا شکست برنامه شما است. اگر یک سیستم جدید پیاده‌سازی شود و نتواند با سیستم‌های موجود که جزء جریان‌های کاری روتین سازمان هستند یکپارچه شود و یا اگر سیستم‌ها به شکل اشتباهی با همدیگر ادغام شوند، برنامه سازمان شکست خواهد خورد. بنابراین درک گردش کار نرم‌افزارها و فناوری‌های سازمان، نقشی کلیدی در فرآیند پلتفرم‌سازی مجدد دارد. یکی از کارهای مفیدی که در این مرحله می‌توان انجام داد این است که برای پی بردن به اینکه کاربران نهایی سازمان به چه ابزارهایی برای اجرای مسئولیت‌های روزانه خود نیاز دارند، از خود ان‌ها سوال کنیم!
-
آیا سازمان شما به یک ابزار یا چند ابزار نیاز دارد؟
یکی از اشتباهاتی که بسیاری از سازمان‌ها مرتکب می‌شوند این است که فرض میکنند یک فناوری مدیریت دانش می‌تواند تمام نیازهای مدیریت دانشی آن‌ها را برطرف کند. بااین‌حال، نیازهای مدیریت دانش گسترده است و می‌تواند شامل الزامات مربوط به جمع‌آوری دانش، مدیریت داده‌ها و اطلاعات، همکاری مجازی، قابلیت یافتن داده‌ها و اطلاعات، قابلیت همکاری و یادگیری باشد. هنگامی‌که به‌دنبال پر کردن شکاف‌های فناوری سازمان هستیم، به‌جای اینکه به حل همه‌چیز با یک ابزار واحد بیندیشیم باید از چندین فناوری و ابزار به‌صورت موازی و مکمل، استفاده کنیم.
بسیاری از سازمان‌ها در ضمن شناسایی شکاف‌های فناوری و یافتن راه‌حل‌های مناسب برای پر کردن این شکاف‌ها، به دنبال یکپارچه‌سازی و ارتقای سیستم‌های موجود خود نیز هستند. در این مواقع بهترین راه استفاده از یک اکوسیستم فناوری است که در آن مجموعه مدیریت دانش از ابزارهای متعددی تشکیل شده است که از نقطه طراحی باید هماهنگ و ازنظر فنی یکپارچه شوند. برای این منظور پلتفرم‌های جامع و همه‌کاره مدیریت دانش وجود دارند که ممکن است قادر به رفع تمام یا اکثر الزامات فنی سازمان شما باشند؛ درحالی‌که استفاده از چنین سیستمی برای برخی از سازمان‌ها قابل‌اجرا نیست چراکه این نوع راه‌حل‌ها می‌تواند بسیار پرهزینه باشد و پیاده‌سازی مؤثر آن‌ها نیازمند زمان و تلاش قابل‌توجهی است.
-
آینده کاری سازمان شما چگونه است؟
آخرین ملاحظه به‌ویژه از زمان شیوع ویروس همه‌گیر کووید-19 اهمیت پیدا کرده است؛ بیماری همه‌گیر و تغییر شرایط کاری به دورکاری و یا ترکیبی از آن، درک اینکه آینده کار برای سازمان شما چگونه است را متحول نمود. اکنون بسیاری از نیروی کار به دورکاری یا ترکیبی از آن تمایل دارند. صرف‌نظر از اینکه سازمان شما به‌دنبال چه روشی است، درک پیامدهای برنامه سازمان برای آینده به‌جهت تعیین اینکه کدام یکی از انواع نرم‌افزار مدیریت دانش مناسب است، ضروری است. درحالی‌که تقریباً همه سیستم‌ها قابلیت‌هایی برای دورکاری دارند، برخی از آن‌ها برای عملکردهای خاص، مانند همکاری و ارتباطات آنلاین، مناسب‌تر هستند.
خلاصه
این فهرست جامع نیست و محدود به مواردی که در بالا مورد بحث قرار گرفت محدود نمی‌شود؛ اما می‌تواند به‌عنوان یک نقطه شروع برای آنچه درهنگام تغییر مدیریت دانش فنی باید در نظر گرفته شود عمل کند. به همان اندازه که پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت دانش جدید می‌تواند چالش‌برانگیز و پیچیده باشد، شکستن مراحل به روشی قابل‌هضم با استفاده از ملاحظات ذکرشده در بالا می‌تواند به آماده‌سازی سازمان شما برای دست زدن به این نوع ابتکار عمل‌ها کمک کند.
همان‌طور که اشاره شد یکی از خدمات مدیریت دانش به سازمان‌ها نرم‌افزار مدیریت دانش و یکی از بهترین ارائه‌دهندگان این نرم‌افزار، گروه مشاوره مدیریت دانش دانا است که با مراجعه به وب‌سایت دانا می‌توانید جزئیات بیشتری را در این باره مطالعه کنید
[1] Enterprise Knowledge