یکی از ابزارهای متداول و جاری در سازمان‌ها، نرم‌افزارهای مدیریت دانش است که در سال‌های اخیر با استقبال خوبی روبرو شده است؛ چراکه سازمان‌ها این نرم‌افزار را به‌مثابه یک داشبورد برای نمایش دارایی‌ها و میزان مشارکت کارکنان می‌دانند و قابلیت‌های نرم‌افزار مدیریت دانش بسیار است. هرچند همین نرم‌افزار می‌تواند پاشنه آشیل مسیر پیشرفت مدیریت دانش نیز باشد، اما در این بخش قصد ورود به بحث لزوم یا عدم لزوم استفاده از نرم‌افزار برای سازمان‌های تازه‌وارد در عرصه مدیریت دانش را نداریم و با این پیش‌فرض که سازمان مزایا و تبعات به‌کارگیری نرم‌افزار را سنجیده است وارد ادامه نوشتار خواهیم شد.
همان‌طور که از نام نرم‌افزار و تفاوت ظاهری آن با سخت‌افزار پیداست، خالق نرم‌افزار می‌تواند با تکیه بر ایده‌های ذهنی و بازخوردهای حاصل از به‌کارگیری نرم‌افزار توسط کاربران، تغییراتی در جهت بهبود آن ایجاد نماید. اما سال اینجاست که قابلیت‌های نرم‌افزار مدیریت دانش باید شامل چه مواردی باشدو چه سیاستی به کار ببندیم تا حداکثر جذابیت برای کاربران ایجاد شود و نرخ مشارکت آن‌ها افزایش یابد؟ به‌عنوان‌مثال ثبت درس آموخته‌ها به چه نحوی باشد تا کاربر بتواند به‌راحتی تجربه خود را مستند کرده و با همکارانش به اشتراک بگذارد؟ آنچه میان نرم‌افزارهای مدیریت دانش متداول است، مطرح کردن چند سؤال در ابتدای نگارش درس آموخته است. سؤالاتی نظیر اینکه چه مسائلی باعث خلق این تجربه شده است و یا راه حل شما برای این مسئله و یا چالش چه بوده و درنهایت درس آموخته شما چه نتایج و دستاوردهایی را برای سازمان به همراه داشته است. بنا بر بازخوردهای دریافتی، مطرح کردن سؤال‌های ثابت به‌عنوان اجزای یک درس آموخته موجب نگرانی برای کاربران می‌شود. به‌بیان‌دیگر کاربران با دیدن سؤالات این‌چنینی احساس محدودیت می‌کنند و نمی‌توانند به‌درستی تجربه خود را مدون کرده و در نرم‌افزار مدیریت دانش ثبت کنند. به‌عنوان نمونه برخی کاربران عنوان نموده‌اند که خلق دانش برای ایشان، ریشه در چالش و یا بحران قبلی نداشته و کاملاً موضوع جدیدی منجر به شکل‌گیری تجربه شده است. حتی برخی کاربران عنوان نموده‌اند ما مسائل و چالش‌هایی را درک نموده‌ایم که تاکنون آن مسائل را اشتباه فهمیده بودیم و اکنون می‌توانیم ادعا کنیم مسئله برایمان روشن است، اما لزوماً راه‌حلی برای آن نداریم و از طرفی امکان ثبت کردن این موضوع در نرم‌افزار وجود ندارد.
همان‌طور که می‌بینیم، درج اجزا ثابت برای ثبت تجربیات در نرم‌افزارها موجب این خواهد شد که کاربر در صورت مواجهه با بخشی که شرحی برای آن ندارد، از اشاعه توانمندی‌های خود به‌طورکلی صرف‌نظر نماید. حال با این توضیحات نرم‌افزار دوست‌داشتنی برای مدیریت دانش، می‌تواند نرم‌افزاری باشد که الگوی ثبت درس آموخته‌ها در آن پیچیده نباشد و کاربر بتواند به‌راحتی هر آنچه که در ذهن دارد با به اشتراک بگذارد. به‌بیان‌دیگر مراحل ثبت تجربیات به‌گونه‌ای طراحی شود که نیازمند تکمیل کردن بخش‌های مختلف و پاسخ دادن به سؤالات متعدد نباشد. علاوه بر این، بازخوردهای دریافت‌شده از سوی کاربران نرم‌افزار مدیریت دانش نشان می‌دهد که یکی از مهمترین قابلیت‌های نرم‌افزار مدیریت دانش، کاربرپسند بودن آن است. برای تحقق این مهم می‌توان اقدامات زیر را در طراحی و توسعه نرم‌افزار مدیریت دانش موردتوجه قرار داد.
- استفاده از رابط کاربری مناسب
- استفاده از رنگ‌های جذاب در طراحی نرم‌افزار
- پروفایل کاربری کامل برای ارائه توانمندی‌های کارکنان
- ارسال نوتیفیکیشن تعاملات مربوط به هر کاربر به ایمیل یا تلفن همراه
- اپلیکیشن تلفن همراه برای بهبود مشارکت کارکنان
- ارتباط نرم‌افزار مدیریت دانش با سایر نرم‌افزارهای سازمان به‌منظور تسهیل در انتقال اطلاعات و مستندات
- امکان استفاده از نرم‌افزار برای سایر ذینفعان سازمانی
- الگوبرداری از سایر شبکه‌های اجتماعی تخصصی
- ایجاد تالارهای گفتگو برای تعامل بیشتر میان کاربران
به‌طورکلی وجود انواع نرم‌افزار مدیریت دانش می‌توانند چرخه دانش را در سازمان تسهیل کنند، اما تمرکز بیش‌ازاندازه بر روی این ابزار چالش‌های بسیار زیادی را در مسیر پیاده‌سازی و بلوغ مدیریت دانش ایجاد می‌کند. باید توجه داشت تنها زمانی این ابزار اثربخش لازم را دارد که با امکانات خوب و محیطی کاربرپسند، موردتوجه همکاران سازمان قرار گیرد.
