در این مطلب به بررسی 4نوع برنامه ریزی مدیریت دانش می‌پردازیم.
پیاده‌سازی مدیریت دانش یک پروژه است و اجرای یک پروژه به یک برنامه نیازمند است. برنامه ریزی مدیریت دانش در مقیاس‌ها و انواع زیادی وجود دارند. اگرچه مدیریت دانش می‌تواند در مقیاس‌های بسیار زیادی پیاده‌سازی شود و ممکن است انواع مختلفی از برنامه مدیریت دانش مورد نیاز باشد، در این مقاله چهار نوع از آنها را توصیف می‌کنیم:
- استراتژی سازمانی مدیریت دانش
- برنامه پیاده سازی سازمانی مدیریت دانش
- یک برنامه مدیریت دانش برای یک پروژه
- یک برنامه مدیریت دانش برای یک واحد عملیاتی
استراتژی مدیریت دانش
یک استراتژی مدیریت دانش سند چارچوبی است که شرایط ، مسیر و دستورالعمل‌ها و اصول پیاده‌سازی مدیریت دانش را تنظیم می‌کند. استراتژی اطمینان حاصل می‌کند که پیاده سازی مدیریت دانش به روشی که با رویکرد های فعلی کسب و کار هم راستا است ادامه پیدا می‌کند، بر اساس مشکلات درستی هدف گذاری شده است و با سایر اقدامات تغییری موجود در سازمان هماهنگ شده است.
یکی از اجزای کلیدی در استراتژی، تحلیل این است که ” به مدیریت کردن چه دانشی بیشترین نیاز را داریم؟” این حوزه های دانشی استراتژیک از طریق مصاحبه با بالاترین رده مدیریت در سازمان شناسایی می‌شوند.
به گفته نیک میلتون، یکی از مشتریان او که گفتگوی بسیار خوبی با مدیریت ارشد درباره موضوع دانش کلیدی، هنگام آماده سازی استراتژی مدیریت دانش شان داشته است، تاکید بسیار زیادی بر تمرکز بر “افزایش رشد در بازارهای جدید مصرف کننده از طریق شبکه های اشتراک دانش” داشته است، آن تصمیم استراتژی مدیریت دانش آنها را تنظیم کرد و یک چارچوب برای فعالیت مدیریت دانش چهارساله آینده آنها تشکیل داد.
برنامه پیاده سازی مدیریت دانش
هنگامی که استراتژی خود را تنظیم کردید می‌توانید برنامه‌ریزی اجرا را آغاز کنید. اینجا همان مرحله‌ای است که شما فعالیت‌ها و منابع تان را به منظور توسعه و نهادینه کردن یک “سیستم” اثربخش مدیریت دانش برنامه ریزی می‌کنید. این برنامه بر پایه موارد زیر است:
- استراتژی مدیریت دانش
- یک ارزیابی دقیق از وضعیت فعلی مدیریت دانش سازمان
- نما و طرحی کلی از “وضعیت مطلوب و نهایی” سازمان(چارچوب مدیریت دانش)
- یک رویکرد مدیریت تغییر مرحله‌ای
- یک آنالیز کامل از ریسک‌های ارائه مدیریت دانش
برنامه پیاده سازی مدیریت دانش گام‌های لازم برای حرکت از وضعیت فعلی به سمت وضعیت نهایی را که به وسیله استراتژی و ارزیابی هدایت شده است را نشان می‌دهد. این برنامه زمانبندی و منابع مورد نیاز را نیز تعریف می‌کند.
برنامه پروژه مدیریت دانش
برنامه پروژه‌ای مدیریت دانش وسیله‌ای است که به مدیریت دانش این امکان را می‌دهد تا به صورت کامل با سطح دقت یکسانی به عنوان مدیریت ریسک یا مدیریت مستندات در کنترل های پروژه نهادینه شود. این برنامه امکان تخصیص مسئولیت‌ها به هر یک از اعضای تیم پروژه و همچنین بررسی و بازبینی این مسئولیت‌ها را فراهم می‌کند.
یک برنامه مدیریت دانش سه جز اصلی دارد:
- یک رجیستری دانش، که حوزه های کلیدی دانش(“ورودی های کلیدی دانش”) مورد نیاز برای پروژه و فعالیت های اختصاص داده شده را تعریف می‌کند تا اطمینان حاصل کند که این دانش در دسترس قرار دارد. همچنین، حوزه های کلیدی دانشی که پروژه درباره آنها یاد خواهد گرفت و نیاز است که با بقیه سازمان‌ها به اشتراک بگذارند (“خروجی‌های دانش”) و اقدامات لارم برای اطمینان از اینکه این اشتراک دانش اتفاق می‌افتد را نیز تعریف می‌کند.
- یک پروتکل مدیریت دانش، که سیستمی که به وسیله آن دانش در پروژه مدیریت خواهد شد را تعریف می‌کند. همچنین نقش‌ها، مسئولیت‌ها و فناوری‌هایی (مثل دیتابیس های دروس آموخته) که استفاده خواهد شد، فرایندی که به کار گرفته خواهد شد و زمانی که استفاده خواهد شد را به عنوان قسمتی از زمانبندی پروژه تعریف می‌کند.
- یک برنامه پیاده سازی برای پروژه، تا اطمینان حاصل کند که پروتکل آماده استفاده است. این این امر نیازمند آموزش ابزارها و فناوریها به کارکنان، استخدام کارکنان جدید ، ثبت نام کارکنان در انجمن های خبرگی مرتبط، نصب فناوری در دسکتاپ های کارکنان و مواردی از این قبیل است.
این برنامه در ورکشاپ برنامه‌ریزی مدیریت دانش در ابتدای پروژه ایجاد می‌شود، نزدیک به زمانی که تیم در حال ایجاد برنامه مدیریت ریسک، برنامه مدیریت مستندات و سایر فعالیت‌های برنامه ریزی مراحل اولیه پروژه خود است، به عنوان قسمتی از فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده برگزار می‌شود.
برنامه‌های عملیاتی مدیریت دانش
دقیقا همانگونه که یک برنامه پروژه مدیریت دانش در برنامه ریزی و بازبینی چارچوب یک پروژه گنجانده شده، یک برنامه عملیاتی مدیریت دانش هم باید با توجه به برنامه ریزی عملیاتی و بازبینی چارچوب ایجاد شود. اینکار از طریق موارد زیر انجام می شود:
- در طول چرخه برنامه ریزی سالانه، عملیات با بودجه و اهداف سالانه مطابقت خواهد داشت. مرحله بعد ایجاد برنامه مدیریت سالانه دانش خواهد بود.
- برنامه مدیریت دانش شامل اجزای یکسانی همانند یک پروژه مدیریت دانش است، اگرچه موضوعات کلیدی در رجیستری دانش به وسیله اهداف عملیاتی جدید برنامه‌ریزی خواهد شد. تیم مدیریت عملیاتی برای برگزاری یک ورکشاپ برنامه ریزی مدیریت دانش گرد هم می‌آیند و با مطرح کردن سوال “چه چیزی نیاز داریم بدانیم (یا یاد بگیریم) تا به اهداف عملیاتی خود دست یابیم”؟ کار را شروع می کنند.
- فرجه اصلی انجام عملیات به منظور کسب دانش جدید برای انجام سایر عملیات ها، پایان سال خواهد بود، وقتی که عملکرد را در برابر اهداف مورد بررسی قرار می‌دهند، و می‌پرسند “دلایل هر کدام از انحرافات از عملکرد برنامه ریزی شده (چه انحرافات مثبت و چه انحرافات منفی) چه چیزی بوده است”؟ ، و از آنها چه چیزی آموختیم تا عملکرد سال آینده را بهبود بخشیم”؟ آنها همچنین کاربرد برنامه مدیریت دانش را در طول سال باز بینی می‌کنند.
- واحد عملیاتی همچنین سطح مدیریت موضوعات یا حوزه‌های دانشی اصلی را فرضا از طریق بازبینی مدیریت دانش ارزیابی می‌کند. اگر هر حوزه دانشی به مدیریت بهتر نیاز داشته باشد (یا مستند سازی بهتر ، یا به روزرسانی یا برگزاری یک انجمن خبرگی) یا در معرض خطر احتمالی از دست دادن کارشناسان اصلی باشد، برنامه مدیریت دانش فعالیت‌های مراقبتی برای هر کدام از این موارد را انجام می‌دهد.
منبع:
http://www.nickmilton.com/2020/09/4-types-of-km-plan.html?utm_source=dlvr.it&utm_medium=linkedin
