انجمن‌های خبرگی (COP) از اجزای اصلی چارچوب مدیریت دانش هستند. سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌خواهند بدانند چرا برخی از انجمن‌های خبرگی شکست می‌خورند و یا موفق می‌شوند؟ در سال‌های اخیر مقالات و پژوهش‌های بسیاری به عوامل دخیل در شکست و موفقیت این جوامع دانشی، پرداخته‌‌اند. مقاله پیش‌رو نیز به بررسی عواملی می‌پردازد که به‌طور مستقیم یا غیرمستقیم روی موفقیت یا شکست این جوامع دانشی تاثیر می‌گذارد. پژوهشگرانی به نام‌های گیلبرت پروست و استفانو یورزیلو [1]مطالعاتی در این زمینه انجام داده و سپس مقاله‌ای با عنوان «چرا انجمن‌های خبرگی شکست می‌خورند و چرا موفق می‌شوند؟» منتشر کرده‌اند. در این مقاله که دربرگیرنده نتایج پژوهش در چند سازمان است به شناسایی عوامل مشترک موفقیت و شکست یک انجمن خبرگی، پرداخته می‌شود. این عوامل عبارت‌اند از:
-
دلایل موفقیت انجمن‌های خبرگی:
- پایبندی به اهداف استراتژیک: در سازمان‌هایی که اهداف تعیین‌شده از ویژگی‌هایی همچون قابلیت اندازه‌گیری و وضوح برخوردار باشند، انگیزش اعضای انجمن‌های خبرگی برای تحقق اهداف سازمان افزایش پیدا می‌کند.
- ایجاد اهداف فرعی: وقتی اهداف اصلی و کلان به هدف‌های فرعی و جزیی تبدیل شوند، تحقق این اهداف و دستیابی به آن‌ها برای اعضای انجمن‌های خبرگی آسان‌تر خواهد بود.
- کنترل انجمن‌های خبرگی: کنترل به معنی نظارت بر عملکرد انجمن‌های خبرگی است که آیا این انجمن‌ها در زمانی ازپیش‌تعیین‌شده قادر به همه‌گانی کردن و توسعه بهترین شیوه‌ها بوده‌اند یا خیر؟ به‌طورکلی برای اطمینان از تأثیرگذاری عملکرد انجمن‌های خبرگی، در هر انجمن خبرگی وجود یک حامی یا رهبر ضروری است.
- تغذیه و تقویت انجمن با منابع دانشی خارجی: انجمن‌های خبرگی باید به‌طور منظم از سوی متخصصین و کارشناسان خارج از انجمن و یا حتی خارج از سازمان، تغذیه شوند و اعضای انجمن دائماً به‌روز باشند.
- افزایش سطوح دسترسی: نتایج پژوهش‌ها نشان می‌دهد که ارتقا و افزایش سطوح دسترسی به سایر شبکه‌های درون‌سازمانی یا بین‌سازمانی به افزایش مشارکت فعال منجر شده و درنتیجه سطح دانش و خروجی انجمن افزایش چشمگیری پیدا خواهد کرد.
- انگیزیش رهبری در انجمن: رهبر هر انجمن، نقش محرک و مروج را در انجمن خبرگی ایفا می‌کند. رهبر انجمن خبرگی می‌تواند با ساختاربندی موضوعات مختلف و هماهنگ کردن انجمن خبرگی به‌عنوان یک کل با انجمن‌های فرعی دیگر، بهترین شیوه‌ها را مدیریت کرده و به صورت نمایه دربیاورد.
- غلبه بر سلسله‌مراتب سازمانی: در محدوده انجمن‌های خبرگی، اعضا تحت فرمان مستقیم مافوق خود تلقی نمی‌شوند و در صورت اشتباه، قضاوت نخواهند شد. همچنین اعضای انجمن درصورت پرسیدن هرگونه سوال، حتی سوالات پیش‌پاافتاده و درصورت اعتراف به ندانستن، توسط مافوق خود مورد سرزنش قرار نمی‌گیرند.
- ارائه گزارش عملکرد قابل‌اندازه‌گیری به رهبری: اندازه‌گیری کمی میزان اثرگذاری عملکرد انجمن بر اهداف فرعی تعیین‌شده در سازمان.
- نمایش نتایج عملکرد انجمن خبرگی: نمایش دستاوردهای انجمن منجر به تحریک اعضای انجمن خبرگی شده و آن‌ها را در به اشتراک‌گذاری تجارب و مستندات خود به بهترین روش‌ها و تا حد امکان به‌صورت الکترونیکی، تشویق خواهد کرد. در این صورت، اعضای انجمن کل فرآیند، نحوه اجرا، روش استفاده و حتی چگونگی بهبود عملکرد و تجربه خود را توضیح خواهند داد.
-
دلایل شکست انجمن‌های خبرگی:
- نبودن یک گروه اصلی: بیشتر انجمن‌های خبرگی شکست‌خورده فاقد یک ترکیب ثابت متشکل از اعضای اصلی هستند؛ اعضایی که در انجمن حضور موثری داشته باشند. ازجمله این فعالیت‌هایی که می‌توان برای این گروه در نظر گرفت شرکت منظم در جلسات، ورود به ایده‌های جدید و حمایت از ارائه راهکارها برای حل مشکلات است.
- سطح پایین تعامل بین اعضا: انجمن‌های شکست‌خورده در بیشتر مواقع فاقد تعامل یک‌به‌یک در میان اعضا بوده‌اند. این تعاملات شامل: تعامل رودررو، تلفن، ایمیل و سایر موارد ارتباطی هستند.
- پذیرش صلاحیت سایر اعضا: اعضای این‌گونه انجمن‌ها، به شایستگی‌های خود اعتماد دارند و درنتیجه نسبت به به‌کارگیری روش سایر اعضا در فعالیت‌های روزانه و یا ترکیب روش خود مقاومت می‌کنند.
- عدم تطبیق با انجمن: اعضای انجمن دلیل محکمی برای شرکت در انجمن و استفاده از آن برای انجام وظایف روزانه خود پیدا نمی‌کنند.
- ناملموس بودن اقدامات: زمانی که اعضا تعامل مثبتی نداشته و باهم درگیر باشند، عملکرد انجمن چندان به چشم نمی‌آید و کاربردهای آن ناملموس خواهد ماند. همچنین این مشکل زمانی اتفاق می‌افتد که انجمن از ابزارهای نامناسبی همچون اسناد نادقیق، پشتیبانی نادرست و غیره برای نشان دادن اقدامات خود استفاده کند.
نتیجه‌گیری:
پژوهشگران در طی مطالعات خود به این نتیجه رسیده‌اند که عوامل موفقیت انجمن‌های خبرگی با عوامل تاثیرگذار در موفقیت مدیریت تغییر تشابه دارند (مانند اهداف استراتژیک روشن). این پژوهش‌ها درمجموع، نتایج زیر را در برداشته‌اند:
- انجمن‌های خبرگی موفق سیستم‌های متعادلی هستند که بین کاوش در شیوه‌های جدید و بهره‌برداری از شیوه‌های موجود در نوسان هستند.
- اگرچه انجمن‌های خبرگی عمدتاً به‌طور خودبه‌خود ازطریق نیازهای ابرازشده توسط اعضا خودسازمان‌دهی می‌شوند، اما این ساختارها باید توسط اهداف استراتژیک سازمان هدایت شوند. این اهداف که کمی، کیفی و عملیاتی هستند، باید با فعالیت‌های سازمان همسو بوده و با نیازهای خاص اعضای انجمن خبرگی سازگار باشند.
- هدایت انجمن خبرگی در مسیری موفقیت‌آمیز، مستلزم حضور مداوم یک حامی است که بین مدیریت و انجمن خبرگی ارتباط برقرار کند و مطمئن شود اهداف تعیین‌شده از سوی انجمن با استراتژی سازمان مطابقت دارد. این نوع هدایت «نظارت‌شده» نیازمند همکاری نزدیک و مستمر حامی انجمن خبرگی با مدیریت است تا پیوند میان حوزه استراتژیک مدیریت و انجمن خبرگی به بهترین شکل ایجاد شود.
- حامی باید کارآمدترین و مؤثرترین دستاوردهای انجمن و نتایج ملموس فعالیت‌های انجمن خبرگی را به مدیریت ارشد گزارش دهد تا شبکه مدیریت دانش بتواند از مزایایی مانند تبلیغات در سراسر سازمان بهره‌‌مند شود. راهنمایی از بالا به پایین انجمن خبرگی، مدیریت را ملزم می‌کند که ازطریق حامی مالی، بر تحقق اهداف قابل‌اندازه‌گیری انجمن نظارت کند.
- انجمن‌هایی که مدیریت موفقی دارند، از وجود یک یا چندین رهبر بهره می‌برند که با ساختاردهی مناسب به شبکه، انتقال بهترین عملکردهای انجمن خبرگی را بهینه می‌کنند. هدایت یک انجمن خبرگی در مسیر موفقیت اساسا مستلزم داشتن یک رهبر باتجربه و هماهنگ‌کننده قدرتمند است که به‌طور مدارم از شایستگی‌های سایر اعضای شبکه آگاهی داشته باشد.
[1] Gilbert Prost and Stefano Borzillo
منبع:
http://www.nickmilton.com/2022/03/why-communities-of-practice-succeed-and.html#ixzz7Qh4Rhwuq