مزایای ابزارها و فناوری‌های مدیریت دانش برای سازمان‌ها

همه ما ضرب‌المثل قدیمی «دانش قدرت است» را شنیده‌ایم و هر روز بیش‌ازپیش به حقیقت نهفته در پس واژگان آن پی می‌بریم. این موضوع نه فقط در زندگی شخصی،در زندگی حرفه‌ای نیز قابل‌ مشاهده و ردگیری است. در این مطلب به مزایای ابزارها و فناوری‌های مدیریت دانش به‌عنوان یکی از بازوهای دانش سازمان می‌پردازیم. با رشد روزافزون نوآوری در سال‌های اخیر، مهارت‌های تکنولوژیکی که برای بسیاری از مشاغل و شرکت‌های بزرگ ضروری هستند، به تخصص عده‌ خاصی بدل شده است. این مسئله در سطح جهانی قابل‌مشاهده و انکار آن غیرممکن است. البته بهره‌مندی از کارکنانی با مهارت‌های بالا، نیازمند سرمایه‌گذاری است. یکی از بهترین راه‌های دستیابی به این هدف، شناخت و پرورش افرادی است که از دانش مرتبط با کسب‌وکار برخوردار هستند. دانش دارایی بسیار ارزشمندی است؛ 74 درصد از سازمان‌ها برآورد کرده‌اند که مدیریت دانش، بهره‌وری آن‌ها را به میزان 10 تا 40 درصد افزایش داده است. با در نظر گرفتن این موضوع، عجیب نیست که ابتدایی‌ترین روش‌های اشتراک‌گذاری دانش برای شرکت‌هایی که در لیست Fortune 500  قرار می‌گیرند چیزی درحدود 31.5 میلیارد دلار در سال هزینه برمی‌دارد.

چرا مدیریت دانش؟

مدیریت دانش مجموعه‌ای از ابزارها، رویه‌ها، روش‌ها و عملکردهایی است که به افزایش بهره‌وری سازمان کمک می‌کند. به‌بیان‌دیگر می‌توان گفت مدیریت دانش به‌عنوان یک رشته با رویکردی یکپارچه‌ به شناسایی، ارزیابی، بازیابی و به اشتراک‌گذاری دارایی‌های اطلاعاتی شرکت‌ها می‌پردازد. این دارایی‌ها شامل پایگاه‌های اطلاعاتی، رویه‌ها، اسناد، خط‌مشی‌ها و تجربه‌‌هایی است که افراد خبره و باسابقه برای اولین بار به آن دست پیدا کرده‌اند. درواقع این رشته، ارتقای یادگیری و بهبود نوآوری را با کمک اشتراک‌گذاری دانش امکان‌پذیر کرده است. مدیریت دانش اغلب بر چگونگی استخراج و طبقه‌بندی دانش متمرکز است. به این معنا که چگونه می‌توان با در اختیار داشتن یک بینش یا یک نکته، افراد را مجذوب آن کرده و به یادگیری بیشتر ترغیب کنید. یا چگونه این بینش‌ها طبقه‌بندی شود که زمینه‌ها و احساسات مرتبط با آن از بین نروند؟ هترین راه‌حل، افزایش به‌کارگیری ابزارهای چندرسانه‌ای و بهبود پیوندهایی است که از طریق رسانه‌های اجتماعی ایجاد شده‌اند؛ آن‌قدر که تنها یک کلیک با برقراری یک مکالمه فاصله داشته باشید. مدیریت دانش ارتباط زیادی با رفتارها و فرهنگی دارد که در سازمان ایجاد شده و با حمایت ما رشد پیدا کرده است و یا در مقام مدیریت سازمان با آن روبرو شده‌ایم. به‌طورکلی مدیریت دانش همه این موضوعات را دربرمی‌گیرد: فرآیندها، رفتارها، یادگیری، فناوری‌ها و شبکه‌ها. این فراگیری، همان چیزی است که مدیریت دانش را به یک رشته جالب و روبه‌رشد تبدیل می‌کند.

 ابزارها و فناوری‌های مناسب برای کسب‌وکار

هر سازمانی از به اشتراک‌گذاری، نوآوری، استفاده مجدد، همکاری و یادگیری اطلاعات افراد خود منافع زیادی کسب می‌کند. شما می‌توانید با در نظر داشتن مزایای ابزارها و فناوری‌های مدیریت دانش و به کارگیری ابزارهای مناسب با کسب‌وکار خود، این مفهوم را در سازمان تقویت کرده و از مزایای آن به‌طور کامل بهره ببرید. ازجمله مزایای مدیریت دانش عبارت‌اند از:

•  بهبود فرآیند تصمیم‌گیری

با تسهیل دسترسی به دانش سازمانی، کیفیت و سرعت تصمیم‌گیری تمامی کارکنان بهبود خواهد یافت. با کمک ابزارهای همکاری سازمانی، می‌توان به دیدگاه‌ها و تجربیات متفاوت سایر کارکنان دسترسی پیدا کرد. بدیهی است که دسترسی به دیدگاه‌های جدید، به تصمیم‌گیری بهتر کارکنان منجر خواهد شد.

•  ترویج نوآوری و تغییرات فرهنگی

مدیریت دانش دسترسی به آخرین اطلاعات را امکان‌پذیر ساخته و کارکنان را تشویق می‌کند تا در اشتراک‌گذاری ایده‌هایشان و همکاری با دیگر افراد سازمان مشارکت کنند. علاوه‌براین با کمک فناوری‌های مدیریت دانش کارکنان در جریان نوآوری‌ها، تغییرات فرهنگی موردنیاز برای تکامل سازمان‌ و نیازهای در حال تغییر کسب‌وکارها قرار می‌گیرند.

•  افزایش سرعت دسترسی به دانش و اطلاعات

مدیریت دانش دسترسی به اطلاعات موردنیاز کارکنان را تسهیل می‌کند. این امکان به‌نوبه خود افزایش کارایی و بهره‌وری را به دنبال داشته و درعین‌حال از اختراع مجدد چرخ نیز جلوگیری می‌کند!

•  از تلاش اضافی جلوگیری می‌کند

هیچ‌کس دوست ندارد وقت خود را صرف انجام دوباره یک کار یا در اصطلاح زمان خود را صرف «دوباره‌کاری» کند. بااین‌حال، کارکنان به دلایل زیادی مجبور به این کار می‌شوند. اجتناب از تلاش‌های مکرر، باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های سازمان می‌شود، کارمندان را باانگیزه نگه می‌دارد و روش انجام کار را نیز ساده می‌کند؛ بنابراین، با ذخیره زمانی که برای اختراع مجدد چرخ تلف می‌شود، می‌توان برای اختراعات جدید وقت بیشتری گذاشت.

•  تسریع در تحویل مشتری

یکی از تمایزهای حیاتی در بین رقبا سرعت اجراست. با فرض برابر بودن همه شرایط، شرکت‌هایی که زودتر از دیگران محصولات و خدمات خود را تحویل می‌دهند برنده خواهند شد. با اشتراک‌گذاری دانش و نوآوری در داخل سازمان، زمان تحویل سفارش مشتریان به میزان قابل‌توجهی کاهش پیدا می‌کند. کاهش زمان ارائه خدمات به مشتری باعث افزایش نرخ بُرد شده و روش‌های درآمدزایی و مشتریان جدیدی برای سازمان ایجاد می‌کند.

• فراهم کردن زمینه رشد و نوآوری

با رشد مداوم صنایع و افزایش رقابت، افزایش درآمد کسب‌وکارها به موضوعی چالش‌برانگیز تبدیل شده است. خلق دانش جدید، از طریق اشتراک‌گذاری تجارب و تبادل اطلاعات، به رشد نوآوری در سازمان کمک خواهد رساند. با دستیابی به این مزیت و بسیاری از مزایای دیگر مدیریت دانش، شاهد پیشرفت و توسعه سازمان خواهید بود.

ابزارها و فناور‌ی‌های کاربردی مدیریت دانش

ابزارها و فناوری‌ها، بلوک‌های سازنده فرآیندها و روش‌های تکرارپذیری هستند که مدیریت دانش بر آن‌ها مبتنی است. بهره‌گیری منظم از این امکانات ضمن آسان کردن کار، کیفیت اجرا را بهبود بخشیده و به پیاده‌سازی یکپارچه و هماهنگ مدیریت دانش در سراسر سازمان کمک می‌کند. همان‌طور که گفته شد، ابزارهای مدیریت دانش یکی از بهترین راه‌ها برای دنبال کردن اهداف سازمانی شما هستند؛ بنابراین در ادامه نمونه‌هایی از و تکنیک‌ها و ابزارها و فناوری‌های مدیریت دانش ذکر شده است که باید در سازمان پیاده‌سازی شوند:

• سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری

با کمک یک CRM می‌توان رفتارهای یک مشتری بالقوه را موردمطالعه قرار داده و بفهمید از چه راهی شما را پیدا کرده و در وب‌سایت شما به دنبال چه اطلاعاتی بوده است. همچنین سایر تعاملاتی که در چرخه خرید شکل می‌گیرند، مانند ارتباطات تیم فروش با مشتریان و خریدهای مکرر را نیز می‌توانید بررسی کنید. ذخیره‌سازی داده‌های مشتری و پیاده‌سازی رویکردهای مدیریت دانش مشتری به تیم شما کمک می‌کند درک بهتری از ارتباط با مشتریان پیدا کرده و پاسخ‌های آگاهانه‌تری برای چالش‌های مرتبط با مشتریان پیدا کند.

• سیستم دانش پایه

پایگاه دانش آنلاین فهرستی از محصولات شما و نحوه استفاده از آن‌هاست که از قابلیت جستجو در محتوا برخوردار است. این ابزار مدیریت دانش محتوای فنی در مورد عیب‌یابی نرم‌افزار شما، پاسخ به سؤالات متداول FAQ و سایر موضوعاتی را دربرمی‌گیرد که تجربه بهتری را برای مشتریانی که از نرم‌افزار شما استفاده می‌کنند، رقم می‌زند.

• نرم‌افزار اجتماعی

این مورد، مجموعه‌ای از ابزارهایی است که جامعه‌پذیری دانش را تسهیل می‌کند. در حال حاضر به‌طور منظم ویژگی‌های اجتماعی در نرم‌افزارهای اصلی سازمانی مانند مدیریت ارتباط با مشتری  CRMو  ERP گنجانده شده است.

• مدیریت شایستگی

مدیریت شایستگی یکی از زیرساخت‌‌های مدل جدید «منابع انسانی استراتژیک» است. این مورد تجزیه‌وتحلیل عمیق اهداف سازمان را برای رسیدن به تعریف مشخصی از دانش، مهارت‌ها و نگرش‌ها دربرمی‌گیرد؛ به‌عبارت‌دیگر، مدیریت شایستگی به این موضوع اشاره دارد که کارکنان برای دستیابی به اهداف سازمان باید چه شایستگی‌هایی را در خود پرورش بدهند.

•  سیستم‌های مدیریت یادگیری

بسیاری از شرکت‌های سازمانی از ابزارهای LMS  به‌منظور مدیریت فرآیند آموزش کارکنان استفاده می‌کنند. شرکت‌ها از فناوری مدیریت یادگیری به‌منظور اشتراک‌گذاری ماژول‌های آموزشی آنلاین و منابع آموزشی مرتبط با شغل بهره می‌گیرند. این امکانات در بهینه‌سازی عملیات‌ها و بهبود عملکرد تیم‌های سازمان مؤثر خواهد بود. دوره‌های آنلاین نیز اغلب برای رسیدگی به مسائل مربوط به «انطباق‌پذیری سازمانی» مورداستفاده قرار می‌گیرند. هدف این دوره‌ها کسب اطمینان از آگاهی کارکنان نسبت به مقررات جدیدی است که بر نحوه انجام وظایف آن‌ها تأثیر می‌گذارد.

چگونه ابزارها و فناوری‌های مدیریت دانش برای کسب‌وکار شما مفید واقع می‌شوند؟

ابزارهای مدیریت دانش راهی برای رشد سازمان و کسب اطمینان از دستیابی به اهدافی است که کسب‌وکار شما دنبال می‌کند. با استفاده از ابزارهای مدیریت دانشی متناسب با کسب‌وکارتان، سازمان شما از مزایای زیر بهره‌مند خواهد شد:

• به لطف دسترسی آسان به تخصص و شیوه‌های پیشرو به‌آسانی تصمیمات تجاری گرفته و ‌کسب‌وکارتان را گسترش دهید.
• تسریع نوآوری از طریق ایجاد همکاری‌های گسترده‌تر و بدون مرز.
• با جمع‌آوری و ضبط دانش صریح و ضمنی، احتمال ازدست‌رفتن دانش کارکنان را کاهش دهید.
• با آموزش در حین انجام و دسترسی به‌موقع به دانش، بهره‌وری کارکنان را افزایش دهید.
• با ارائه بینش‌های مبتنی بر ارزش، رضایت مشتریان را افزایش دهید.
• با استانداردسازی روش‌های انجام کار و فراهم کردن امکان گفتگو با متخصین برجسته، کیفیت همکاری کارکنان را بهبود بخشید.
• با کمک فناوری، اطلاعات را در دسترس همه قرار دهید. به‌این‌ترتیب به کسب‌وکار خود اجازه رشد و داده و به اهداف خود دست پیدا خواهید کرد.
• شکل‌گیری فرهنگ تولید دانش که به یک مزیت رقابتی برای سازمان شما بدل خواهد شد.
• افزایش رقابت سازمانی با استفاده از دانش مدون شده‌ای که به‌عنوان راهبردی‌ استراتژیک خود را در اهداف تاکتیکی و اقدامات عملیاتی آشکار می‌سازد.

درنتیجه، برخورداری از نرم‌افزار مدیریت دانش به‌مثابه یک ایده تجملی نیست. درواقع، تنها سازمان‌هایی که از سرمایه‌های انسانی و دانش خود به بهترین نحو استفاده کنند، می‌توانند نسبت به آینده کسب‌وکارشان چشم‌انداز بلندمدتی اتخاذ کنند؛ بنابراین داشتن یک سیستم مدیریت دانشی برای هر سازمان بزرگی حیاتی و حائز اهمیت است.

منبع:

The Benefits of Adopting Knowledge Management Tools and Technologies in Your Business, document360.com, Jul 5 2019