نکاتی درباره مدیریت دانش سازمانی که مدیران از آن‌ها غافلند

دانش تا زمانی که به کار گرفته نشود، قدرت نیست! طی سال‌های اخیر مدیریت دانش در بسیاری از کسب‌وکارها پیاده‌سازی شده و رونق یافته است. پژوهشگرانی ازجمله خانم ربکا ایزکسون (Rebecka Isaksson) وقت خود را صرف مطالعه، یادگیری و تلاش برای مدیریت دانش سازمانی در مقیاس بالا، کرده‌اند. این تحقیقات چرخه کامل دانش از ایجاد دانش تا برداشت، نگهداری، همکاری، توزیع، یافتن و استفاده مجدد انواع دانش ضمنی و آشکار را شامل می شود؛ اما از دیدگاه این پژوهشگر، انتظارات از مدیریت دانش به‌طور شایسته برآورده نشده و در مقاطعی از زمان پیشرفت و تکامل مناسب را نداشته اند. البته ناگفته نماند که هنوز به‌طور علمی این نظر اثبات نشده و موافقان و مخالفان بسیاری وجود دارند. به‌هرحال، این پژوهشگر دلایل این موضوع را این‌گونه بیان می‌کند:

• به نظر می‌رسد تعداد محدودی از سازمان‌ها، مشتاقانه به مدیریت دانش سازمانی اهمیت می‌دهند؛ آن‌ها با ایجاد سازوکاری آن در سازمان خود پیاده‌سازی کرده و مورد بهره‌برداری قرار می‌دهند. دربرخی از سازمان‌ها  یک مدیر ارشد دانشی (CKO) انتخاب شده و وظایفی برای او در نظر گرفته‌ شده است که موظف به انجام آن‌ها است. نکته قابل‌توجه این است که چگونه می‌توان کارکنان و سازمان‌ها را وادار کرد تا دانش را به‌عنوان منبع کلیدی و سرمایه فکری، بشناسند و به آن اهمیت بدهند؟ چراکه بسیاری از سازمان‌ها از این موضوع غافل مانده‌اند و به همین دلیل، مدیریت دانش در این سازمان‌ها انتظارات را برآورده نکرده و رشد منطقی و بلوغ موردنظر را نداشته است.
• در بسیاری از سازمان‌ها مدیریت دانش با مدیریت محتوا یا مدیریت مستندات اشتباه گرفته می‌شود. چراکه تمرکز اصلی بر طبقه‌بندی، ذخیره‌سازی، جستجو و استفاده از دانش است. ضمن اینکه مفهوم بنیادی این دو یکسان است و هر دو به ایجاد و اشتراک‌گذاری دانش اشاره دارند، تفاوت‌های قابل‌توجهی میان این دو وجود دارد. در جدول زیر به‌طور خلاصه به این تفاوت‌ها اشاره شده است. ذکر این نکته هم ضروری است که در بسیاری موارد به تخصص و تجربه اهمیت چندانی داده نمی‌شود زیرا این دو آیتم موضوعاتی غیرکمی هستند و به‌سادگی قابل اندازه‌گیری نیستند.

اختلاف	مدیریت دانش	مدیریت محتوا
تألیف محتوا	همه کارکنان در تولید محتوا سهیم هستند	متوسط تعدادی محدود انجام می‌شود
حوزه تمرکز	تولیدکنندگان و نویسندگان روی موضوعات متعددی کار می‌کنند که به کارکنان، مشتریان و ذی‌نفعان در حل مشکل کمک می‌کند	نویسندگان بیشتر روی یک موضوع کار می‌کنند
موارد استفاده	توسط کسب‌وکارها برای ایجاد پایگاه دانش خودیاری، اسناد، پرسش‌های متداول، مرکز راهنمایی و موارد دیگر استفاده می‌شود	توسط کسب‌وکارها برای ایجاد، طراحی و مدیریت وب‌سایت‌ها استفاده می‌شود
به‌روزرسانی‌ها	محتوا به‌طور مرتب به‌روز می‌شود تا آخرین اطلاعات را در اختیار کارکنان و مشتریان و سایر ذی‌نفعان قرار دهد.	محتوا را می‌توان هر چند وقت یک‌بار با توجه به نیازهای تجاری به‌روز کرد

•  برخلاف به‌کارگیری مدیریت دانش در عملیات روزانه، اغلب مدیریت دانش را به‌عنوان یک تابع یا فرآیند پیشتبان مجزا یا موازی با سایر فرآیندها تعریف می‌‌کنند. درحالی‌که اگر «دستیابی به دانش موردنیاز برای انجام فعالیت‌ها» مستلزم انجام چندین مرحله و کارهای اضافی باشد، به‌سرعت به یک ابزار حواس‌پرتی از فعالیت اصلی و اتلاف وقت کارکنان سازمان تبدیل می‌شود و همانند یک ابزار حیاتی، برای اجرای فعالیت‌های کاری، یادگیری و تکامل شایستگی‌ها و مهارت‌های کارکنان به کار گرفته نخواهد شد.

چگونه می‌توان انتظارات خود را از مدیریت دانش برآورده کرد؟

برای پاسخ به این سؤال این پژوهشگر راهکارهای زیر را پیشنهاد کرده‌ است:

• ابهام‌زدایی از دانش

اگر متخصصان مدیریت دانش بتوانند در گفت‌وگوهای دانشی با کارکنان از بیان اصطلاحات دانشگاهی همچون: «دانش ضمنی»، «دانش آشکار»، «استخراج دانش» و غیره خودداری کرده و به زبان ساده در مورد دانش کاربردی و فواید استفاده از آن صحبت کنند، ازنظر فردی، گروهی و سازمانی بخش مهمی از کار خود را پیش خواهند برد و به‌اصطلاح در نبرد خود، پیروز خواهند شد. در این صورت متخصصان مدیریت دانش می‌توانند حمایت و همراهی ذی‌نفعان و رهبران ارشد سازمان را جلب کنند. در پیاده‌سازی مدیریت دانش و موضوعات دانش فردی، گروهی و سازمانی، باید با کارکنان به زبان خودشان صحبت کرد. درواقع مدیریت دانش علم پیچیده‌ای نیست.

• انتقال دانش از همتا به همتا

تجربه نشان می‌دهد که برای یافتن پاسخ سؤالات خود در یک سازمان، برقراری ارتباط با همتایان از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. سایر راه‌ها نیز خوب است اما بهتر است انتقال و تبادل دانش همتا‌به‌همتا را عملیاتی کرده و به‌این‌ترتیب، تخصص و تجربه را دست‌یافتنی کنیم. شما وقتی به‌دنبال چیزی می‌گردید که بدانید به دنبال چه چیزی هستید، اما زمانی که نمی‌دانید باید به دنبال چه چیزی بگردید، صرف‌نظر از اینکه در چه برنامه‌ای هستید، سیستم همه دانش اعم از محتوا، گفتگوها، کارشناسان و متخصصین و… را به شما ارائه می‌دهد. درصورتی‌که سیستمی برای این منظور وجود نداشته باشد، همتایان باتجربه هستند که می‌توانند آنچه شما نیاز دارید را درک کرده و به شما ارائه دهند.

• تلفیق دانش با عملیات روزانه تلفیق کرده و آشکار کردن آن در زمان و مکان موردنیاز

امروزه فناوری‌های باورنکردنی‌ای در اختیار داریم؛ هوش مصنوعی به ما کمک می‌کند تا حجم بسیاری از محتوا و اطلاعات را استدلال کرده، کدگذاری، طبقه‌بندی کنیم و آن را در زمان و مکان موردنیاز آشکار کرده و برای انجام فعالیت‌ها و وظایف و ارائه خدمات روزانه مورد استفاده قرار بدهیم. اما برای استفاده از این فناوری، باید این مسئله را هم مدنظر داشت  که افراد، گروه‌ها و مشتریانی که قرار است به آن‌ها خدمات‌رسانی کنیم، به چه چیزهایی نیاز دارند و چگونه می‌‌خواهند از آن استفاده کنند.

 

منبع:

https://www.linkedin.com/pulse/dont-settle-managing-knowledge-apply-rebecka-isaksson/