مدیریت دانش در مایکروسافت

فهیمه زمانی
فروردین 7, 1399
مقالات

در این مقاله سیر تکاملی مدیریت دانش در مایکروسافت، اقدامات مدیریت دانش و فناوری‌های مورداستفاده در ماکروسافت توسط شرکت مشاوره مدیریت دانش دانا بررسی شده است.

معرفی شرکت مایکروسافت

مایکروسافت یک ابرشرکت چندملیتی امریکایی است که دفتر مرکزی آن در شهر ردموند ایالت واشینگتن قرار دارد. مایکروسافت یک شرکت فناوری است که در سال ۲۰۱۶، رتبه نخست در فهرست بزرگترین شرکت‌های نرم‌افزاری بودکه علاوه‌بر این حوزه به انتشار کتاب، تولید محصولات چندرسانه‌ای و ارائه خدمات پست الکترونیکی نیز می‌پردازد.

مایکروسافت که در ابتدا کار خود را توسط دو دوست دوران کودکی به نام‌های بیل گیتس و پُل جی. آلن با ساخت و فروش مفسر زبان برنامه‌نویسی بیسیک برای «آلتایر» شروع کرد، در اواسط دهه ۱۹۸۰ با طراحی سیستم‌عامل داس بر بازار سیستم‌های عامل رایانه‌های شخصی مسلط شد. مایکروسافت در سال مالی ۲۰۱۰ بیش از ۶۲ میلیارد دلار درآمد فروش، بیش از ۱۰ میلیارد دلار سود خالص و ۸۹٬۰۰۰ کارمند در کشورهای مختلف دنیا داشت. فعالیت اصلی آن در زمینه طراحی، توسعه، ساخت، صدور مجوز، پشتیبانی و ارائه خدمات نرم‌افزاری برای ابزارهای رایانه‌ای می‌باشد. پرفروش‌ترین محصولات مایکروسافت، سیستم‌عامل مایکروسافت ویندوز و نرم‌افزار مایکروسافت آفیس است و شعار اصلی شرکت «یک رایانه روی هر میز، در هر خانه می‌باشد. این دو محصول با سهمی حدود ۹۰٪ در سال ۲۰۰۳ برای مایکروسافت آفیس و در سال ۲۰۰۶ برای ویندوز جایگاه مهمی در بازار فروش محصولات کامپیوترهای شخصی و کامپیوترهای رومیزی پیدا کردند.

سیر تکاملی مدیریت دانش در مایکروسافت

در بازار کار پویای امروزی سطح بالای دانش فردی کافی نیست. یک سازمان نیاز به سطح بالایی از ضریب هوشی جمعی، آگاهی، دانش و خبرگی سازمانی دارد. این توانایی‌ها زمینه اشتراک اطلاعات را به شکل وسیعی فراهم می‌کند و کارکنان را قادرر به توسعه و تقویت ایده‌های یکدیگر می‌کند.

مدیریت دانش واژه‌ای برای تعریف برای یک ایده ساده است، که درحقیقت به مدیریت داده‌ها، مستندات و افراد سازمان اشاره دارد. بیل گیتس

اقدامات مدیریت دانش در مایکروسافت

همواره یکی از دغدغه‌های اصلی برای شرکت‌های پیشرو، آموزش و توانمندسازی سریع کارکنان تازه‌وارد بوده است. برای اثربخش بودن یادگیری، مدیران سازمان باید آگاهی کاملی نسبت به دانش مورد نیاز تازه‌واردان داشته باشند و آن را به یک برنامه یادگیری جامع در محیط کار تبدیل کنند. یکی از ابزارها مدیریت دانش که در این زمینه می‌تواند مفید باشد نقشه دانش است. نقشه دانش می‌تواند مواردی ازقبیل مکان اطلاعات، چه کسی مسئول این اطلاعات است، به چه منظور از این اطلاعات استفاده می‌شود و چه کسانی می‌توانند به این اطلاعات دسترسی داشته باشند را توصیف کند.

نقشه دانش برای توصیف کمبودها و افزونگی‌های دانشی سازمان طراحی می‌شود. به بیان بهتر نقشه دانش ابزاری است که به سازمان کمک می‌‌کند تا بتواند وضعیت دانشی خود را ارزیابی کند و بر این اساس متوجه شود که در چه حوزه‌ای دانش انباشته زیاد و در چه حوزه‌ای با کمبود اطلاعات و دانش مواجه است.

skills planning and development

در سال 1995، پروژه‌ای به نام (skills planning and development= SPUD) توسط یک واحد درگروه فناوری اطلاعات داخلی مایکروسافت آغاز شد. این پروژه یک مثال از یک نقشه دانش برای انطباق طراحان سیستم با مشاغل و تیم‌های کاری است. هدف این پروژه ایجاد یک پروفایل آنلاین برای مشاغل و کارکنان مایکروسافت بود و در آن یک سیستم آنلاین که شامل زیرسیستم‌های رتبه‌دهی شغل و سطوح شایستگی کارکنان بود، طراحی شد.

پروژه SPUD شامل چندین گام داشت که در ادامه به آن اشاره می‌شود:

طراحی یک ساختار از انواع قابلیت‌های دانشی و سطوح مختلف آن
تعریف دانش مورد نیاز برای مشاغل خاص
درجه‌بندی عملکرد کارکنان در مشاغل فعلی
وارد کردن قابلیت‌های دانشی در سیستم آنلاین
یکپارچه‌سازی و لینک این سیستم با سیستم آموزشی

با انجام این پروژه انواع مختلف مهارت و توانایی و همچنین دانش پنهاان و آشکار کارکنان مایکروسافت شناسایی شد. SPUD برای کارکنان تازه وارد در مایکروسافت امکان به دست آوردن درک بهتری از اینکه چه کسی چه وظایف و چه دانشی در حوزه‌های مختلف کاری دارد؛ را فراهم آورد. این سیستم تاثیر به‌سزایی در سرعت یادیگری و پاسخ به سوالات کارکنان کم تجربه داشت.

سایر اقدامات مدیریت دانش در مایکروسافت

کنفرانس‌ها و جلسات ویدیویی: با توجه به گستردگی فعالیت‌های مایکروسافت و پراگندگی کارکنان در دفاتر کاری مختلف، بسیاری از کنفرانس‌ها و جلسات در این شرکت به صورت ویدئویی برگزاری می‌شود. با انجام این کار همه کارکنان در هر زمان و مکانی می‌توانند در جلسات مختلف شرکت کنند و با هم تعامل داشته باشند.
کنفرانس‌های آموزشی: این امکان برای کلیه کارکنان فراهم شده که در طول یکسال حداقل در یک کنفرانس حضور داشته باشند. این برنامه‌‌ها با هدف به اشتراک‌گذاری آخرین دستاوردها و تجربیات کارکان شرکت برگزار می‌شود.
صبحانه‌های کاری: این فرصت برای اشتراک دانش و یادگیری ایجاد شده است و کارکنان در یک فضای غیر رسمی به تبادل دانش با یکدیگر می‌پردازند.
Biz–talk: بیز تاک یک کتابخانه دانش به همراه سؤالات و مباحثی که مربوط به محصولات مایکروسافت است. این اطلاعات در دسترس تمامی کارکنان در سازمان قرار دارد تا در مواقع مورد نیاز به آن مراجعه کنند.
وب سایت‌های داخلی: منابع مختلف دانشی مثل وب‌سایت‌های داخلی در مایکروسافت وجود دارد که این امکان را به کارکنان می‌دهد تا در باره آخرین اطلاعات سازمانی مطلع شده و درباره آپدیت‌ها و محصولات با یکدیگر تعامل داشته باشند.

یادگیری در مایکروسافت

یکی از زمینه‌های موردتوجه در مایکروسافت، حوزه یادگیری سازمانی است. اقدامات مربوط به یادگیری و آموزش در در این شرکت به سه دسته نقسیم می‌شود:

دوره‌های آموزشی مخصوص وظایف شغلی : این دوره‌ها عمدتا آنلاین هستند (یادگیری الکترونیکی)، اما گاهی اوقات دوره‌ها و کنفرانس‌های خارجی هم برگزار می‌شود.
یادگیری چهره به چهره شغل : یادگیری به وسیله تجربه، تعامل با همکاران به صورت رو در رو.
یادگیری به وسیله جستجوی اطلاعات هنگام نیاز: از طریق بلاگ‌ها و نرم‌افزار SharePoint این امکان وجود دارد.

فناوری‌ مورد استفاده در مایکروسافت برای مدیریت دانش

Microsoft SharePoint: شیرپوینت یک پلتفرم تحت وب است که برای اولین بار در سال 2001 مورداستفاده قرار گرفت. قابلیت‌های اولیه این نرم‌افزار مدیریت محتوای اینترانت و مدیریت مستندات بود، اما نسخه‌های جدید آن قابلیت‌های وسیع‌تری دارند، ازجمله مدیریت ارتباطات سازمانی، ایجاد سایت و تولید و نمایش داشبوردهای مدیریتی که دارای محیطی با قابلیت توسعه و سفارشی نمودن است. این نرم‌افزار به وسیله 78 درصد از 500 شرکت برتر ذکر شده در مجله Fortune مورد استفاده قرار می‌گیرد و بین سال‌های 2006 تا 2011 مایکروسافت 36.5 میلیون مجوز کاربری را به فروش رساند.

مایکروسافت به‌عنوان توسعه‌دهنده این محصول کاربردی، از آن در مدیریت دانش و مدیریت مستندات سازمانی خود نیز بهره می‌برد. تمامی کارکنان این شرکت به شیرپوینت دسترسی داشته و درس‌آموخته‌‌های خود را ازطریق این ابزار فناورانه با دیگر همکاران به اشتراک می‌گذارند.

علاوه‌براین ابزار کاربردی، دو مورد دیگر مایکروسافت را از سایر شرکت‌ها متمایز می‌کند. یکی حجم اطلاعات و دوم فضای کاری باز است. فرهنگ سازمانی در این شرکت به‌گونه‌ای است که به اشتراک‌گذاری اطلاعات و دانش در بین کارکنان کاری ارزشمند محسوب می‌شود و همه در تلاش هستند تا تجربیات خود را در راستای اهداف سازامانی به کار بگیرند.

نتیجه

محصولات نرم‌افزاری بر پایه دانش هستند و دانش خاصی برای آگاهی از روش استفاده از محصولات به شکل اثربخش موردنیاز است. مایکروسافت می‌داند این نوع از دانش برای سازمان ضروری است و در جهت خلق و نگهداری دانش موردنیازش تلاش بسیاری می‌کند. استراتژی‌های مدیریت دانش در مایکروسافت با فرهنگ سازمانی یکپارچه شده و به جزئی از روال کاری روزانه آن‌ها تبدیل شده است.