در این مقاله سیستم مدیریت دانش در تویوتا، راههای تسهیلکننده اشتراک و انتقال دانش و بهبود استراتژی مدیریت دانش در شرکت تویوتا توسط شرکت مشاور مدیریت دانش دانا بررسی شده است.
معرفی شرکت تویوتا
شرکت خودروسازی تویوتا یک شرکت چندملیتی قدرتمندِ سازندهِ خودرو و ماشینآلات، مستقر در شهر تویوتا در استان آیچی ژاپن است. اولین خط تولید اتومبیل شرکت تویوتا در سال ۱۹۳۷ توسط کیشیرو تویودا و در کارخانه شرکت نساجی صنایع تویوتا، که متعلق به پدرش(ساکیشی تویودا) بود راهاندازی شد. نخستین خودروی سواری این شرکت، تویوتا ایای نام داشت. امروزه تویوتا بزرگترین تولیدکننده خودروی جهان است که انواع وسیلههای نقلیه را از خودروهای کوچک گرفته تا کامیونهای بزرگ، در انواع مدلها تولید میکند. شرکت تویوتا مالک بِرندهای دینا، دایهاتسو، سایون، لکسوس و هینو موتورز است و سهام این کمپانی در بازار بورس نیویورک، بورس لندن و بورس توکیو معامله میشود.
سیستم مدیریت دانش در تویوتا
بر اساس تحلیلها موفقیت تویوتا در بازارهای محلی و جهانی بر پایه دست یافتن به یک مزیت رقابتی ازطریق پیادهسازی ایدههای نوآورانه و خطشکن در خطوط تولید این شرکت بوده و تحقق این هدف با پیادهسازی مدیریت دانش در سازمان تکامل یافته است. تویوتا با استفاده از راهکارهای مدیریت دانش، دانش موردنیاز را به کارکنان جدید خود منتقل میکند.
اشتراکگذاری دانش در تویوتا
تویوتا ازطریق فراهم کردن شرایط زیر اشتراکگذاری دانش بین کارکنان را تسهیل میکند:
- طراحی محیط فیزیکی مناسب : با طراحی محیط کاری باز و بزرگ، امکان برقرای ارتباط بین کارکنان بیشتر شده و کارکنان تمایل بیشتری به اشتراکگذاری اطلاعات و تبادل ایده با یکدیگر خواهند داشت.
- زیر ساخت نرمافزاری و دیتابیس : اطلاعات مرتبط با عملیات، بهترین تجارب و مشکلات سازمان در این دیتابیسها ذخیره میشوند و به عنوان یک کتابخانه همیشه در دسترس کارکنان قرار میگیرد.
- فرایند یادگیری پویا : در تویوتا تأکید بسیار زیادی بر یادگیری از یکدیگر میشود و شرکت بر هر فعالیتی اعمال کنترل نمیکند تا کارکنان در بسترهای غیررسمی به یادگیری از هم بپردازند.
انتقال دانش به کارکنان در شرکت تویوتا
استقرار سیستم آموزشی در شرکت تویوتا یکی از اقدامات اصلی شرکت در حوزهی یادگیری سازمانی است.این سیستم آموزشی بر آموزش کارکنان و فروشندگان محصولات استوار است تویوتا معمولا یک گروه اصلی متشکل از 200 تا 300 نفر از کارکنان جدید را انتخاب میکند و آنها را به مدت چند ماه برای آموزش و کار در خطوط تولید یکی از کارخانههای تویوتا میفرستد. کارکنان جدید توسط مدیران باتجربه و گروههای کارکنان با سابقه، آموزش میبینند تا به درک درستی از «راه تویوتا» دست یابند. بعد از چندین ماه مطالعه و بررسی سیستم تولید و کار در کنار کارکنان باتجربه خط تولید، کارکنان جدید برای کار به سایت تولیدی خود بازگردانده میشوند. این کارکنان توسط 100 تا 200 نفر از کارکنان باسابقه و باتجربه همراه میشوند. این دو گروه در کنار هم کار میکنند تا از انتقال دانش فرایند تولید تویوتا بهصورت کامل در کارخانه جدید اطمینان یابند.
سیستم تولید تویوتا
بنیان سیستم تولید شرکت تویوتا، فلسفه حذف کامل اتلافهاست! کیشیرو معتقد بود شرایط ایدهآل برای تولید وقتی است، که ماشینآلات و افراد با هم کار کنند، تا بدون هیچگونه اتلافی ارزش افزوده ایجاد شود. سیستم تولید شرکت تویوتا برپایه ایده اصلی حفظ جریان مداوم تولید در کارخانهها به منظور انطباق و انعطافپذیری با تغییر در تقاضا عمل میکرد.این سیستم کلیه فعالیتهای تولید را به میزان تقاضای واقعی فروشندگان متصل میکند و فرآیند لجستیک و تولید، شامل فعل و انفعالات با مشتریان و تأمین کنندگان را سازماندهی میکند.
در کنار تمامی راهکارهای نوآورانه تویوتا در تولید، مدیریت دانش نیز در حذف کامل اتلافها به شکل اثربخشی کمک کرده است. به عنوان نمونه راهکارهای پیادهسازی شده مدیریت دانش در مدیریت لجستیک و زنجیره تامین تویوتا بسیار خلاقانه بوده و نقش قابل توجهی در تبادل دانش بین شرکت و تامینکنندگان دارد.
رویکرد به اشتراکگذاری دانش پنهان
در تویوتا با تشکیل دوایر کنترل کیفیت(QCC) به کشف دانش پنهان افراد میپردازند. به این صورت که در انتهای هر هفته کاری، گروههای کاری تولیدی تویوتا، یک الی دوساعت صرف تحلیل عملکرد و مشکلات موجود در کیفیت یا بهرهوری تولید میکنند. هر گروه اقدامات متقابلی برای برطرف کردن مشکلات شناسایی شده ارائه میدهد و نتایج را مورد بررسی قرار میدهند. به وسیله تعاملاتِ بین فردیِ برقرار شده در این گروه ها، امکان به اشتراکگذاری ایدههای کارکنان برای بهبود و تست ایدههای جدید و ارزیابی نتایج آنها فراهم میشود.
رویکرد به اشتراکگذاری دانش آشکار
تویوتا در تلاش است تا تجربیات و دانش پنهان کارکنان را به دانش آشکار تبدیل کند و شیوههای کاری را بر اساس درسآموختههای به دست آمده بهبود بخشد. دانش آشکار از طریق مستندسازی وظایفی که هریک از کارکنان به صورت تیمی یا فردی انجام میدهند تولید میشود. این مستندات توصیف دقیقی است از:
- چگونه هر وظیفه باید انجام شود.
- برای انجام هر وظیفه چه مدت زمان نیاز است.
- ترتیب مراحل انجام یک وظیفه به چه صورت است.
- مراحلی که هر کارمند برای چک کردن کار خود باید طی کند.
استراتژی یادگیری”محلی” عملکرد “جهانی”
تویوتا با شعار یادگیری محلی، عملکرد جهانی به دنبال بهکارگیری درسآموختهها در راستای حفظ مزیت رقابتی خود است.آگاهی از خواستهها و نیازمندیهای و تلاش برای پاسخگویی و انطباق با نیازهای محیط کسب و کار یکی از مهمترین اهداف تویوتا در حوزه مدیریت دانش است. تویوتا تلاش میکند تا با یکپارچگی منظم دانش آشکار محلیِ به دست آمده از کانالهای مختلف و کاربرد و اشتراکگذاری آن در مقیاس جهانی، سهم قابل توجهی در بازارهای جدید نوظهور به دست آورد.
بهبود استراتژی مدیریت دانش در تویوتا
خلاقیت لازمه نوآوری است، بدون ایدههای خلاقانه هیچ نوآوری وجود نخواهد داشت.خلاقیت در تویوتا با اهدافی نظیر افزایش تنوع و کیفیت محصولات وخدمات، پشتیبانی از رشد و توسعه سازمان و رقابتی ماندن سازمان از جانب تمامی رهبران پشتیبانی و حمایت میشود. راههای افزایش خلاقیت در شرکت تویوتا عبارتند از:
- حمایت و پشتیبانی از برگزاری جلساتی که منجر به ارتباط و تعامل بیشتر بین کارکنان در سازمان میشود.
- ترکیب کردن کارکنان با فرهنگها و تجارب مختلف و استفاده از رویکردهایی نظیر جانشینپروری و استاد-شاگردی
- کاهش استرس کارکنان از طریق اختصاص زمانی برای تفریح
نتیجه
شرکت اتومبیل سازی تویوتا، بزرگترین شرکت خودروسازی جهان، همواره سعی کرده است از لحاظ سطح کیفیت در تولیدات خود در جهان بهترین باشد. با وجود انواع خودروهای مختلف و متنوع و رقابت شدید موجود در این صنعت، خودروسازانی که میخواهند در این رقابت پیروز شوند باید در زمینه مهندسی تولید دست به نوآوری بزنند و به این منظور باید طیف گستردهای از زمینههای فناوری مثل فناوری مواد، فناوری تشخیص، فناوری کاهش وزن و فناوری کنترل اطلاعات را مد نظر گیرند.
شرکت تویوتا با بهکارگیری راهکارهای مدیریت دانش همواره تلاش میکند تا محصولات نوآورانه تولید کند و همین امر تبدیل به رمز موفقیت تویوتا شده است. از جمله پروژههایی که در این زمینه پیادهسازی شدند میتوان به پروژه (IMV (Innovative Multi-purpose Vehicle اشاره کرد.
هدف تویوتا از اجرای این پروژه، پیادهسازی سیستم تأمین و تولید خود به گونهای بود که بتواند وسایل نقلیه تولیدی خود را به بیش از 140 کشور و منطقه دنیا گشترش دهد. شرکت تویوتا با ایجاد فضاهای فیزیکی و بسترهای نرمافزاری مناسب در جهت برقراری ارتباط بین کارکنان با هدف خلق دانش و ایدههای جدید و نوآورانه گام بزرگی برداشته است. همچنین به وسیله برگزاری جلسات آموزشی و استخراج دانش تجارب خبرگان، از دست دادن دانش سازمانی خود جلوگیری کرده است.
منابع
https://prezi.com/c73uab3gscd0/toyota-knowledge-management/
ترجمه و تلخیص: فهیمه زمانی
ویرایش : محمد حسن عزیزی پور
