سه درس‌آموخته در پیاده‌سازی مدیریت دانش

در این مطلب به بررسی سه درس‌آموخته در پیاده‌سازی مدیریت دانش می‌پردازیم.

بخش زیادی از گفته‌ها در مدیریت دانش، تئوری است اما آنچه اهمیت دارد تبدیل مدیریت دانش به واقعیت و عملی کردن آن است. پائول ویفن بعد از حدود 23 سال کار درزمینه مدیریت دانش در بخش‌های دفاعی، انرژی درس‌های فراوانی درباره غلبه بر چالش‌های رایج آموخته تا بتواند تغییرات پایداری را فراهم آورد. پائول در این مطلب سه درس‌آموخته در پیاده‌سازی مدیریت دانش خود را با ما به اشتراک گذاشته است.

 

درس اول: مدیریت دانش باید در پی ارزش افزوده عملی و موثق باشد و نه گذرا

رویکرد یک سازمان نسبت به مدیریت دانش باید منجر به ارتقای عملکرد آن شود. بسیاری از مطالبی که امروزه درباره مدیریت دانش نوشته می‌شود گذرا، موقت و نویدبخش آرمان‌های بزرگ هستند. با این حال، اگر رویکردهای مورداستفاده به‌سرعت نشان‌دهنده ساختار، منطق و ارزش‌افزوده برای آن کسب‌وکار نباشند، این راه‌حل‌ها به‌سرعت از بین می‌روند. رویکرد مدیریت دانش یک سازمان باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:

• استراتژیک و ماهرانه

پیاده‌سازی ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش برای انتقال دانش جمعی و فردی شرط لازم برای موفقیت مدیریت دانش است، اما به هیچ‌وجه کافی نیست. سازمان‌ها باید به‌طورکلی استراتژی‌های مدیریت دانش را در راستای استراتژی‌های کلان سازمانی تدوین نموده و برای اجرای آن تلاش کنند. این استراتژی‌ها شامل طرح‌ها و کارکردهای اصلی مدیریت دانش است که می‌تواند برای سازمان ارزش‌آفرین باشد. پس از تعین رویکرد استراتژیک، اقدامات اجرایی باید متناسب با نیازهای سازمان طراحی و عملیاتی شود.

• شناسایی دو سر طیف، Collect Connect

فرهنگ‌های مختلف تمایل دارند تا به یک انتهای طیف بپردازند؛ بااین‌وجود، هر نوع سیستم مدیریت دانشِ مؤثر در پی رسیدن به هر دو سر این طیف است. “جمع‌آوری” بیشتر بر درس‌‌آموخته‌های شناسایی‌شده و به‌کارگیری آن‌ها تأکید می‌کند، درحالی‌که در سوی دیگر یعنی “اتصال” تمرکز بیشتر بر اجتماع و اشتراک‌گذاری دانش است. بااین‌حال، سخن بر سر ایجاد توازن در دو سوی طیف همراه با طرح‌های دانشی و فعالیت‌های بازتاب‌دهنده آن دانش است.

• ایجاد ابزاری برای شناسایی شکاف‌های موجود در نظام کلی مدیریت دانش

یک رویکرد عملی برای تشخیص شکاف در نظام مدیریت دانش به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ابزارها و تکنیک‌های خود را انتخاب کنند، بهترین عملکرد و اقدامات داخلی را به اشتراک بگذارند و مجموعه مشترکی از چارچوب‌ها و زبان مدیریت دانش را در سراسر سازمان ایجاد کنند.

 

درس دوم: مدیریت دانش و اجرای مدیریت دانش دو نگرش متفاوت است

پل ویفن می‌گوید: “تمرکز من در سال‌های ابتدایی فعالیتم در عرصه مدیریت دانش، بیشتر بر روی الگوها، ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش بود. با گذر زمان، متوجه شدم درحالی‌که مدیریت دانش نیازمند دانش فنی فنون مختلف کسب‌وکار است، ولی آنچه درواقع آن را متمایز می‌سازد توانایی واقعی جهت معرفی و اجرای آن است.” اجرای مدیریت دانش یعنی نظریه‌ها و فرایند‌های مدیریت تغییر و همچنین توانایی و تمایل به تغییر را به‌طور کامل در نظر داشته باشیم. به‌بیان‌دیگر تنها تسلط بر مفاهیم مدیریت دانش و ابزارها و تکینک‌های آن نمی‌تواند برای سازمان ارزش افزوده‌ای ایجاد کند. آن‌ چیزی که منجر به خلق ارزش برای سازمان می‌شود”دانش پیاده‌سازی مؤثر ابزارها و تکنیک‌ها” متناسب با بلوغ سازمان است.

 

• انتخاب افراد مناسب

“من قبل از کار کردن درزمینه مدیریت دانش، در مورد اهمیت مدیریت تغییر برای اقدامات سازمانی آموخته بودم.” درواقع، با مشارکت دادن افراد مناسب هر نوع موضوع فنی به‌طورکلی مشخص می‌گردد. به‌عنوان یک مدیر دانش، مسئولیت شما خلق زمان و فضایی برای افراد جهت برقراری ارتباط به شیوه مثبت است.

• سازمان‌دهی مدیریت تغییر

با گذر زمان و به دست آوردن تجربیات بیشتر درزمینهٔ مدیریت تغییر، من اهمیت استفاده از رویکرد مرحله‌ای برای انجام ارزیابی بلوغ مدیریت دانش قبل از اجرای راهبرد جامع تغییر و برنامه اجرای به‌موقع که می‌تواند بین 2 تا 4 سال طول بکشد را فراگرفتم. این رویکرد همراه با مدیریت مبتکرانه ذی‌نفعان، ریسک برنامه مدیریت دانش را کاهش می‌دهد‌.

درس سوم: مدیریت دانش مؤثر مستلزم انعطاف‌پذیری است.

ایجاد هرگونه تغییر در سازمان چالش‌برانگیز است و اجرای مدیریت دانش نیز از این قاعده مستثنا نیست. شما ممکن است یک مسیر ساده‌تر برای پیاده‌سازی مدیریت دانش انتخاب کنید. مسیری که به لحاظ اجرایی آسان بوده اما نوعی از مدیریت دانش غیراستاندارد را به همراه دارد که پایدار نخواهد بود. یا اینکه مسیر دشوارتر را برگزینید؛

بدیهی است که انتخاب مسیر دشوارتر، چالش‌هایی را در پیاده‌سازی مدیریت دانش به همراه خواهد داشت، اما می‌تواند پایه‌‌های آن را مستحکم کند و در بلندمدت نتایج بسیار مطلوبی را برای سازمان به همراه داشته باشد.

 

• انعطاف‌پذیری، کارکنان و تغییر

به بیانی ساده باید بگویم که من سه گروه گسترده از کارکنان را بر اساس تجربیات خودم مشاهده نمودم. تعداد معدودی که به‌طور طبیعی مدیریت دانش را درک نموده و خواهان کمک در جهت انتقال آن به سازمان با سرعت هر چه بیشتر هستند. گروه بزرگ‌تری که پس از مشاهده شواهد عملی و نتایج مدیریت دانش در این فرایند مشارکت می‌کنند. عده‌ای که شکاک که دارای مقاومت طبیعی در برابر هر نوع تغییر ازجمله مدیریت دانش هستند.

این یک منحنی یادگیری مداوم است که نیاز به ارزیابی تکنیک‌های جدید و مکان‌هایی برای عرضه به بهترین شکل داشته که متناسب با انتظارات محلی بوده و از تغییر استقبال به عمل‌آورند.

مدیریت دانش باید برای هر یک از این گروه‌‌ها راهکار و رویکرد مناسبی داشته باشد تا رفته‌رفته فرایند مدیریت تغییر در سازمان جاری‌شده و کارکنان بیش‌تری تمایل به مشارکت داشته باشند.

• رهبری

مدیر ارشد سازمان باید بستر توسعه مدیریت دانش را به تیم‌های اجرایی خود بدهد. این کار موجب می‌شود تا افراد با اعتمادبه‌نفس بالا و ریسک‌پذیری بیش‌تر اقدام به پیاده‌سازی راهکارها و ابزارهای مدیریت دانش کرده و آن را توسعه دهند.

این سه درس‌آموخته در پیاده‌سازی مدیریت دانش حاصل تجربه دشوار در قالب مجموعه‌ای از ساختارها و موقعیت‌های مختلف است. اجرای مدیریت دانش هرگز آسان نیست. من درس‌های زیادی از موفقیت‌ها و شکست‌ها آموخته‌ام و خواستم تا این درس‌ها را با دیگران به اشتراک بگذارم تا در مسیر پیاده‌سازی مدیریت دانش از آن استفاده کنند.

لینک: