رویکردهای مدیریت دانش پروژه عنوان مطلبی است که به معرفی دو رویکرد“مکنزی” و “اندرسون” مزایا و معایب هر کدام می‌پردازد.
مدیریت دانش یکی از فاکتورهای موفقیت برای بهبود عملکرد مدیریت پروژه است. مدیریت دانش پروژه برای سازمان‌ها و شرکت‌هایی که به طور همزمان مدیریت چند پروژه را بر عهده دارند امری ضروری است. این کار کرد موجب هماهنگی و یکپارچگی دانش و اطلاعات پروژه ها در راستای افزایش قابلیت مدیریت پروژه در سازمان و کسب ارزش از آن می‌شود. مدیریت دانش پروژه منجر به افزایش توانایی جمع آوری، به‌اشتراک‌گذاری و توزیع اطلاعات و دانش پروژه و بازدهی بیشتر در به کارگیری تجارت در پروژه‌ها می شود.
این کارکرد، مسئولین مدیریت پروژه را قادر به انجام وظایف زیر می سازد:
- ایجاد رویکردی برای گزارش دهی عملکرد پروژه ایجاد
- طراحی سیستم مدیریت اطلاعات پروژه مؤثر
- تسهیل همکاری بین مدیران، اعضای تیم پروژه و ذینفعان
- مدیریت فعالیت‌های تیم‌های مجازی و تیم‌هایی که از نظر جغرافیایی پراکنده هستند
- ایجاد مرکز اسناد و تجارب پروژه
- ثبت و به‌کارگیری ایده‌ها و تجارب
- ایجاد یک سازمان یادگیرنده را در بین مدیران پروژه
بسیاری از سازمان‌های پروژه محور فاقد مهارت لازم برای به کارگیری سرمایه‌های دانشی خود هستند. سازمان‌های پروژه محور همواره در خطر از دست دادن دانش سازمان شان،پس از پایان پروژه‌ها هستند؛ لذا بحث مدیریت دانش پروژه‌ها از عمده ترین چالش‌های این سازمان‌ها به شمار می آید. از این رو، مدیریت دانش در سازمان‌های پروژه محور در حال تبدیل شدن به یک پیش نیاز برای حفظ مزیت رقابتی است.
اشتراک‌گذاری و یادگیری دانش می‌تواند منجر به موفقیت پروژه و بهبود عملکرد کسب و کار شود. درس‌های آموخته شده از تجربیات یک پروژه می تواند به صورت آگاهانه در بین افراد قبل از اتمام پروژه تهسیم شود. در صورت عدم وجود چنین سیستم مدیریت دانشی سبب می شود تجربه‌های کسب شده از پروژه‌های قبلی، توانایی بهبود فرآیندهای سازمانی در پروژه‌های بعدی را نداشته باشد.
مدیران پروژه سنتی در گذشته ابزارها و متدهای مؤثری برای برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل پروژه را توسعه می دادند. بخش ارزیابی پروژه و یادگیری از پروژه، از بخش‌هایی بودند که به آن‌ها کمترین زمان و تلاش اختصاص داده می‌شد. در واقع تسهیم دانش پروژه برای پیشگام شدن و تصمیم گیری‌های سریع، که تأثیر مثبتی بر روی جنبه‌های عملکردی پروژه، از جمله کیفیت، زمان و هزینه می گذارد، بسیار مؤثر است.
به اعتقاد برخی محققان،مزایای بالقوه پیاده‌سازی مدیریت دانش پروژه شامل موارد زیر است:
- بهبود نو آوری که منجر به افزایش کارآیی و اثربخشی محصولات و خدمات پروژه می‌شود؛
- بهبود در امر تصمیم گیری و حل سریع تر و با اشتباه کمتر در مواجه با مشکلات؛
- کاهش زمان تولید و ارائه محصولات و خدمات؛
- بهبود ارائه خدمات به مشتری و افزایش رضایتمندی مشتریان؛
- حفظ مزیت رقابتی در سازمان؛
کاهش هزینه‌ها از اهداف قابل سنجش و کوتاه مدت مدیریت دانش پروژه به حساب می آید. مدیریت دانش پروژه در بلندمدت می‌تواند منجر به تصمیم گیری سریع تر و دقیق تر، غلبه بر موانع داخلی و خارجی، ایجاد فرصت‌های بیشتری برای نوآوری و بهبود روابط با مشتریان شود، که این امر نیز خود باعث کاهش قابل توجهی در هزینه‌ها می شود.
هزینه‌های ناشی از دوباره کاری ها و یا تکرار در اشتباهات و هم چنین کاهش هزینه‌های مربوط به تحقیق و توسعه و نو آوری در سازمان، از مواردی است که به واسطه پیاده سازی مدیریت دانش پروژه در سازمان‌ها و شرکت‌ها، حاصل می شود.چنان که بتوان این تجارب را جمع آوری و دسته بندی نمود، می‌توان مشکلات موجود در فعالیت جاری را با مشکلات کارهای قبل مطابقت داده، شباهت‌های آن‌ها را بافته و احیانا از راه حل های قبلی برای حل مشکلات جدید استفاده نمود. به این ترتیب دانش جدیدی در سازمان ایجاد می‌شود و همین امر موجب سرعت بخشیدن به حل مشکلات موجود در پروژه ها که سبب تأخیر در پروژه ها می‌گردند، می‌شود و بدین ترتیب زمان و هزینه اتلاف شده کاهش می یابد. از طرف دیگر به اشتراک گذاری دانش، موجب می شود سرعت فرآیندها افزایش یابد. تسهیم دانش، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا چرخه زمانی پروژه ها را کاهش داده و فرآیند آن را کوتاه کنند؛ زیرا تأخیرهای ناشی از باز آفرینی راه حل ها حذف می شود، به علاوه دانش مشروح فرآیندها، کارکنان را قادر می سازد فرآیندها را به حد مطلوب برسانند.
روش‌های مناسب سازمانی برای پیاده سازی مدیریت دانش پروژه مدیریت دانش و چگونگی اداره آن، یکی از مهم ترین عوامل تعیین کننده رقابت پذیری سازمان هاست.
به طور کلی برای پیاده سازی مدیریت دانش پروژه دو رویکرد عمده به شرح ذیل وجود دارد:
الف) روش مکنزی: در این روش، گام اول که همان تهیه اطلاعات و یا دریافت ورودی‌ها می‌باشد، توسط عوامل اجرایی و دفتر فنی مستقل در دفتر پروژه به صورت میدانی صورت می گیرد و در قالب یک متن اولیه و یا هر فرمت دیگری که برای ارائه آن در نظر گرفته شده، شکل می گیرد. به عبارت دیگر عوامل اجرایی پروژه اقدام به تولید دانش فنی پروژه می نمایند. این روش دارای مزایا و معایبی به شرح زیر می باشد.
از جمله مزایا این روش این است که اطلاعات توسط عامل اجرایی مستقر در پروژه جمع آوری می شود و به این ترتیب نیاز به تایید شخص دیگر و انجام هماهنگی های لازم برای انجام این کار و جمع آوری اطلاعات وجود ندارد. علاوه بر این، با توجه به ساختار دریافت ورودی ها در این روش، از نظر فنی اطلاعات جمع آوری شده غنی و عمدتا بدون اشکال خواهند بود.
معایت این روش به طور کلی عبارتند از: عدم تمایل و یا ضعف عامل اجرایی در نوشتن اطلاعات و ثبت دانش فنی پروژه، عدم تشخیص اهمیت موضوع کاری به دلیل عادی شدن و پیش پا افتاده به نظر رسیدن آن از دید عامل اجرایی و در نتیجه عدم پرداختن به آن ها، ترس از علنی شدن برخی اشتباهات و نقایص انجام کار، ترس پرسنل از به خطر افتادن امنیت شغلی خود در صورت ثبت دانش فنی پروژه، فشار زیاد کارهای جاری و غافل شدن از ثبت دانش فنی پروژه.
ب) روش اندرسون: در این روش، جمع آوری اطلاعات و ورودی ها با روش مکنزی متفاوت می‌باشد. به این ترتیب که جهت اخذ اطلاعات پروژه در این روش، افرادی مخصوص این کار استخدام شده و جهت جمع آوری اطلاعات پروژه آموز های لازم را طی می‌کنند. مزیت‌های این روش به طور کلی عبارتند از:
- تمرکز کافی برای انجام کار
- پرداختن و انعکاس تمامی موارد از جمله نقایص و اشتباهات کاری؛ با توجه به عدم مسئولیت این پرسنل در قبال این اشتباهات،
- کیفیت بالای انجام کار؛ در این روش با توجه به این که نیروهای جذب شده دارای توانایی های لازم برای انجام این کار خواهند بود.
معایب این روش به طور خلاصه عبارتند از:
- احتمال عدم دسترسی پرسنل جمع آوری کننده اطلاعات به تمام موارد؛
- احتمال این که مطالب تهیه شده توسط پرسنل جمع آوری کننده در این روش دارای ضعف، نقص و یا اشکالات فنی می باشد.
در مجموع، روش اندرسون برای سازمان هایی که سطح تحصیلات پرسنل آن‌ها، کارشناسی و یا پایین تر از آن می باشد و شرایط کاری به نسبت سخت و دشواری دارند مفید است و روش مکنزی برای سازمان هایی با پرسنل دارای سطح تحصیلات تکمیلی و فرهنگ سازمانی مناسب تر توصیه می شود.
منبع:
