در این مطلب پنج مورد از بهترین روشهای بهبود همکاری مجازی و ضرورت آن بررسی میشود. با شیوع ویروس کرونا کارکنان برخی سازمانها با ” عادت جدید” کار کردن بهصورت مجازی وفق پیدا کردهاند؛ اما بسیاری از سازمانها تمایل دارند کماکان جریان کار را همانند قبل ادامه داده و کارها را با حضور افراد در کنار یکدیگر در محیط سازمان ادامه دهند.
با توجه به اینکه یافتن درمان کرونا ممکن است ماههای زیادی به طول بیانجامد، کارکردن به صورت مجازی راهکاری مناسب برای بسیاری از سازمانها در سراسر دنیا است. در این شرایط کارکنان میتوانند بدون نشستن در کنار یکدیگر نیز کار کنند؛ اما این امر بهصورت خودبهخود رخ نمیدهد و نیازمندتلاشهای آگاهانه، ابزارهای تخصصی و هنجارهای فرهنگی جدید است.
خوشبختانه مدیریت دانش چندین دهه را صرف درک چگونگی ایجاد ارتباط و اجتماع بین کارکنانی کرده است که در کنار همدیگر کار نمیکنند. برخی از روشهای مدیریت دانش برای جاری و بالغ شدن به زمان زیادی نیاز دارد؛ اما برخی دیگر اینطور نیست و بهراحتی قابل پیادهسازی است. در ادامه پنج مورد از بهترین روشهای بهبود همکاری مجازی مبتنی بر مدیریت دانش که بهمنظور تشویق کارمندان برای به اشتراکگذاری دانش در زمانی که نمیتوانند در کنار هم قرار بگیرند بیان شده است.
1- ایجاد یک مسیر روشن و شفاف برای انتشار و بهروزرسانی اطلاعات
برقرای ارتباط موثر پیشنیاز همکاری است. اگر افراد ندانند موضوع از چه قرار است، نمیتوانند با یکدیگر همکاری کنند. در شرایطی که بهسرعت درحال تغییر است و نمیتوانید برای برگزاری جلسه در کنار یکدیگر جمع شوید، تمایل به ارتباطِ بیشازحد، امری طبیعی است.
در این شرایط دغدغه اصلی دسترسی به اطلاعات درست در کوتاهترین زمان است و درصورتی که این کار انجام نشود، کارکنان دچار آشفتگی شده و باید زمان زیادی را برای این کار صرف کنند. سازمانها میتوانند برای کسب آگاهی و به روزرسانیهای مهم، با ایجاد یک «منبع واحد اطلاعاتی» از این آشفتگی جلوگیری کنند.
این منبع اطلاعاتی میتواند در بستر پورتال سازمانی و یا گروهها و کانالهایی در شبکههای اجتماعی باشد. مهمترین عامل در ایجاد این بستر دسترسی آسان کارمندان و تناسب آن با فرهنگ سازمانی است. سازمان باید تلاش کند تا همواره آخرین اطلاعات را در این بستر منتشر کند و از تمام افرادی که بهروزرسانی را انجام میدهند بخواهد تا از این کانال متمرکز استفاده کنند.
در حالت ایدهآل، کارکنان قبل از به اشتراکگذاری دانش و اطلاعات باید پیامهای موجود در گروههای کاری را مرور کنند تا از نشر اطلاعات متناقض یا تکراری جلوگیری شود.
2- در نحوه برخورد با افراد بهطور واقعی انعطافپذیر باشید.
وقتی سازمانها بستری را برای همکاری به وجود میآورند، بسیاری از آنها وسوسه میشوند که از اصول سختگیرانه استفاده کنند. این امر خصوصا در ارزیابی «ساعت کاری» کارکنانی که دورکار هستند صدق میکند. اما تحقیقات APQC نشان میدهد که هرگاه رهبران سازمان بر اساس شرایط کارکنان، انعطافپذیریِ بیشتری به خرج بدهند، با این کار انگیزه بیشتری در کارکنان خود به وجود میآورند.
دور بودن از شرایط عادی کار و عدم تعامل با همکاران منجر به افسردگی کارکنان میشود. یکی از اقداماتی که در این شرایط باید به آن توجه کرد، افزایش تعاملات غیررسمی کارکنان با یکدیگر است. رهبران سازمان میتوانند با کمی انعطافپذیری در ایجاد این فضا اثرگذار باشند. بهعنوان مثال اجازه به کارکنان برای به اشتراکگذاری «عکسهای کارکردن در کنار خانواده» و یا «دستور آشپزی یک غذای خانگی» و غیره باعث میشود که کارکنان احساس تنهایی کمتری کنند و این امر تاثیر بسزایی در ایجاد انگیزه و افزایش بهرهوری آنها دارد.
اگر به طور معمول قوانین سختگیرانهای دارید که تعاملات غیرکاری را در گروههای کاری منع میکنند، آن را تعدیل کنید.
بهتر است گروههایی مجازی برای تفریح کارکنان در نظر بگیرید تا از این طریق همکاران بتوانند در فضاهای غیررسمی لحظات خوبی را تجربه کنند.
3- ابزارهای همکاری را یکپارچه و پویا کنید.
کارمندان وقتی به سیستمهای اصلی کار و برنامههای کاربردی متصل هستند، همکاری بهتری با هم دارند. مایکروسافت آفیس 365 نمونه بسیار خوبی است که میتواند در این شرایط به کمک سازمانها بیاید.
یکی از فضاهای مهم دسترسی و ارتباط بین کارکنان گوشیهای هوشمند موبایل است. حتی زمانی که کارمندان به صورت حضوری کار میکنند، به احتمال زیاد تمایل بیشتری به یادگیری و خواندن مطالب تخصصی از طریق گوشیهای موبایل خود دارند. به همین دلیل در شرایط دورکاری سازمانها باید از گوشیهای تلفن همراه حداکثر استفاده را ببرند.
تغییر اساسی در ساختارهای ارتباطی سازمان فرآیند زمانبری است و بهسرعت نمیتوان این تغییرات را اعمال کرد. اما برخی تغییرات کوچک میتواند تفاوتهای بزرگی را در این شرایط ایجاد کند. برای مثال پس از شیوع کرونا برخی از سازمانها قابلیتهای جدیدی را در سیستمهای خود ایجاد کردهاند تا این راههای ارتباطی را آسان کنند.
4- مطمئن شوید که کارکنان میدانند چگونه از ابزارها استفاده کنند.
بزرگترین چالش در همکاری مجازی این است که شما انتظار دارید کارمندانتان یک وظیفه مشخص را در زمان مشخص و با روش مشخصی انجام بدهند. علاوهبر وجود یک استراتژی ارتباطی و آموزشی مشخص، استفاده از همکارانی که نزد سایرین مقبولیت دارند برای جا انداختن این موضوعات موثر است.
هرمیزان ناآگاهی درمورد استفاده از ابزارها و روش های انجام کار به اتلاف وقت کارکنان و سازمان منجر خواهد شد. ممکن است کارکنان به دلایل متخلفی ناآگاهی خود را ابراز نکنند و شما موظف هستید در همان آغاز انجام کار از تسلط کارکنان نسبت به ابزارهای محیط کار مجازی مطمئن شوید.
5- از کارمندانی که به درستی عمل میکنند قدردانی کنید.
حتی با داشتن فناوری و آموزش خوب، همکاری پایدار به انگیزش مثبت نیاز دارد. سازمان باید کارمندانی که در فرآیند دورکاری همکاری خوبی دارند را شناسایی و از آنها تقدیر کنند. علاوهبراین باید داستانهای موفقیت را برجسته کرده و بر ارزشگذاری سازمان در اشتراک و کار تیمی تأکید کنید.
برخی سازمانها دارای برنامههای مشخصی برای این کار هستند. این برنامهها شامل ارزیابی اهداف عملکردی مدیریت دانش و اهدا جوایز سالانه به برترینهاست. اما علاوهبراین اقدامات دیگری نیز باید برای افزایش انگیزش کارکنان انجام شود.
دریایان یاداوری این نکته ضروری است که اگر مدیران از بستر همکاری مجازی استفاده کنند، دیگران نیز به این کار تشویق میشوند.
منبع:
APQC , Lauren Trees ,5KM Best Practices to Fix Virtual Collaboration