پایان باز پروژههای مدیریت دانش یکی از مسائلی است که منجر به شکست پروژههای پیادهسازی مدیریت دانش میشود. در این مطلب گروه مشاوره مدیریت دانش دانا دلایل مختلف این عارضه را مرور می کند.
پایان باز در سینما
احتمالا در نقدهای سینمایی اصطلاح «پایان باز» را شنیدهاید. پایان باز (Open ending) و یا پایان مبهم (Ambiguous ending) روشی است که فیلمساز در پایان فیلم، چیزهایی را حلنشده رها میکند تا تماشاگر آن را حدس بزند و یا بادر ذهن خود برایشان راهحلی پیدا کند. استفاده از پایان باز بیشتر به سینمای هنری و روشنفکرانه تعلق دارد. اما سابقه طولانی در سینما دارد. در سینمای ایران نیز آثار اصغر فرهادی همواره این ویژگی را به همراه داشته و نمونه بارز آن را در فیلم جدایی نادر از سیمین مشاهده کردیم.
معمولاً تهیهکنندگان و کمپانیهای فیلمسازی یک پایان بسته (Close ending) را ترجیح میدهند و نگران یک پایان گیجکننده (Confuse ending) هستند. نکته جالب توجه درباره پایان فیلم این است که تا مدتها (شاید تا اواخر دهه پنجاه میلادی) رسم این بود که قبل از تیتراژ نهایی، تمام شدن فیلم را اعلام کنند؛ مثلاً در فیلمهای خارجی نوشته The End و در فیلمهای ایرانی نیز «پایان» و یا «خدانگهدار» بر روی پرده سینما نقش میبست.
پایان باز در پروژههای مدیریت دانش
بسیاری از پروژههای مدیریت دانش در کشور ما هم پایانی باز دارند! فعالیتهای مختلفی پیش از اجرای پروژه و در جلسات اولیه برنامهریزی میشود و سازمان با اشتیاق فراوان شروع به پیادهسازی مدیریت دانش میکند. اما پس از چند ماه مشکلات مختلفی پیش روی پروژه قرار میگیرد و درنهایت پروژه آنطور که باید به اتمام نمیرسد. مدیران واحدهایی که متولی استقرار مدیریت دانش هستند، همانند تهیهکنندگان و کمپانیهای فیلمسازی یک پایان بسته را ترجیح میدهند. پایانی شیرین همراه با نتایج مطلوب و قابل رائه به مدیران ارشد سازمان؛ اما متاسفانه این اتفاق نمیافتد و پروژه مدیریت دانش پایانی باز دارد! پایانی که با جدایی مشاور از سازمان همراه است.
تعداد زیادی از کارکنان سازمان که در پایلوتهای مختلف در پروژه مشارکت داشتند، منتظر یک خروجی مشخص از اقدامات مدیریت دانش هستند، ولی بدون مشاهده هیچ نتیجه قابلدفاعی و با گفتن این جمله که « این پروژه هم مثل بقیه پروژههای بهبودی سر کاری بود» به روند معمول کاری خود باز میگردند.
یک سوزن به خود بزن یک جوالدوز به دیگران
حالا این سوال پیش میآید که سهم سازمان و مشاور در این عدم موفقیت چقدر است؟ بدون تردید هر دو طرف در چالش بهوجودآمده سهیم هستند. برخی از مشاوران مدیریت با ایجاد یک “خط تولید مستند” دهها صفحه سند و جزوه و تعدادی پاورپوینت ازپیشآماده دارند که یک بار آن را تدوین کرده و بر اساس اصل «پایستگی مستندات پروژهها» و با استفاده از اعجاز Ctrl+C و Ctrl+V این موارد را از پروژهای به پروژه دیگر منتقل میکنند. بدیهی است در چنین شرایطی انتظار کسب نتیجه، انتظاری نابهجاست (سوزن به خود)
اما برخی دیگر از مشاوران مدیریت واقعا درصدد کمک به سازمان و حل مسئله هستند، اما باز هم ممکن است در این راه توفیقی به دست نیاورند. در این شرایط سهم سازمان در شکست پروژه مدیریت دانش بسیار پررنگ میشود. (جوالدوز به دیگران).
دلایل سازمانی شکست مدیریت دانش
چند سال پیش در مطلبی به عوامل شکست پروژههای مدیریت دانش پرداختم که مرور مجدد بخشهایی از آن خالی از لطف نیست.
حمایت رهبران سازمان
یکی از شایعترین دلایل شکست مدیریت دانش، عدم وجود سطح حمایتی مناسب از جانب رهبران سازمان است. عدم حمایت، لزوما بهمعنای کمبود بودجه تخصیصی به مدیریت دانش نیست! برای اینکه تلاشهای مدیریت دانش به موفقیت بیانجامد، به حمایت فعالانه رهبران سازمان نیاز داریم. پشتیبانی رهبری برای از میان برداشتن موانع پیش روی اقدامات مدیریت دانش و کاهش مقاومت کارکنان در سراسر سازمان حیاتی است.
مؤثرترین ابزار درگیر کردن رهبراندر فرایند مدیریت دانش و جلب حمایت آنها این است که تاثیر نتایج مدیریت دانش بر شاخصهای کلیدی کسبوکار و ارزش تجاری سازمان را به آنها نشان دهیم. محاسبه هدر رفت سرمایههای سازمان در اثر دوبارهکاری، محاسبه شود ناشی از اجرای راهکارهای مدیریت دانش و توسعه بهترین تجارب و بهطور کلی محاسبه نرخ بازگشت سرمایه (ROI) مدیریت دانش مهمترین ابزار همراهسازی رهبران سازمان است.
تناسب نیازهای کاربران با مدیریت دانش
یکی دیگر از دلایل شکست پروژههای مدیریت دانش، عدم توجه کافی به نیازهای کاربران نهایی آن است. توجه نکردن به تمامی ذینفعان درگیر در فرآیند مدیریت دانش و طراحی نامناسب فرآیندها و ساختارهای مرتبط با ابزارها و رویکردهای اجرای، بسیاری از تلاشهای مدیریت دانش را با شکست مواجه میکند.
برای غلبه بر این چالش، متولیان مدیریت دانش در سازمان باید طراحی فرآیندها و رویکردهای اجرایی مدیریت دانش را بر اساس نیازهای واقعی کاربران انجام دهند. طراحی ساده و در عین حال کاربردی سیستمهای مدیریت دانش نقش بهسزایی در موفقیت عملکرد آن دارد.
چشمانداز گمشده
یکی دیگر از دلایل اصلی شکست مدیریت دانش، فقدان تعریف و اجماع درمورد نقطهای است که سازمان قصد رسیدن به آن را دارد. برای بسیاری از سازمانها، رسیدن به سطح مطلوب مدیریت دانش یک تلاش چندساله خواهد بود و درصورتی امکان تحقق اهداف مدیریت دانش وجود دارد که چشمانداز موردنظر برای تمامی کارکنان شفاف باشد.
بدون داشتن یک چشمانداز روشن، اولویتهای درونی و بیرونی سازمان میتواند دستخوش تغییرات بسیاری شود. این امر موجب سردرگمی کارکنان در اولویتبندی موضوعات مختلف ازجمله مدیریت دانش خواهد شد. اکثر سازمانها معتقدند که دیدگاهی مشترک در هدفگذاری و اجرای مدیریت دانش دارند. اما زمانی که نیازها و اهداف ذینفعان مختلف بررسی میشود، پاسخها بهطرز چشمگیری متفاوت است و این نشانگر عدم وجود یک چشمانداز روشن در سازمان است.
پیچیدگی بیش از حد
یکی دیگر از دلایل اصلی شکست پروژه مدیریت دانش طراحی بسیار پیچیده آن است. بسیاری از سازمانها بهدلیل طراحی پیچیده فرآیند مدیریت دانش و چگونگی بهکارگیری ابزارها و تکینکهای آن هرگز از مرحله برنامهریزی فراتر نمیروند.
برای مقابله با این چالش کافی است بر طراحی چابک استراتژیهای مدیریت دانش متمرکز شوید. شناسایی پایلوتهایی با آمادگی بالا و همراهسازی مدیران و کارکنان در آن بخش میتواند نتایج اولیه سریع و قابلارائهای را در بر داشته باشد.
سادگی فرآیندهای مدیریت دانش نهتنها از ارزش آن کم نمیکند رسیدن به اهداف مدیریت دانش را سرعت بخشیده و همکاری کارکنان را هم برمی انگیزد. به این ترتیب کارکنان و مدیریت از مشارکت در فرآیندهای مدیریت دانش نمیهراسند. درحالی که با وجود فرآیندهای پیچیده کارکنان به لزوم مدیریت دانش شک خواهند کرد. فرآیندهای ساده همانند یک نقاشی واقعگرایانه ساده که شما را به دیدن و لذت بردن دعوت میکند چیزی به جز اشتراک دانش خود و تمرکز به هدف متعالی این فرایند نمیخواهد درحالی که فرآیندهای پیچیده همانند یک اثر هنری انتزاعی در ابتدا به درک شدن نیاز دارند و از شما میخواهند ابتدا خود فرآیند را تفسیر کنید و با آن کنار بیایید.
ایمان اشتباه به فناوری
رشد فزاینده تکنولوژی در دهه اخیر بسیاری از رویاهای ما را به واقعیت تبدیل کرده است. سازمانها نیز سهم بسیار زیادی از منافع رشد تکنولوژی به دست آوردهاند و در حال حاضر از ابزارهای مبتنی بر فناوری در راستای مدیریت دانش ملموس و ناملموس خود بهره میبرند. ازجمله این موارد میتوان به هستیشناسیها، وب معنایی، ابزار جستجوی پیشرفته، نرمافزارهای کنترل ماشینآلات و تجهیزات، بسترهای تعاملی سازمانی و… اشاره کرد.
علیرغم تمامی امکاناتی که استفاده از تکنولوژیهای جدید مدیریت دانش در اختیار سازمانها قرار میدهد، هنگامی که خود فناوری بهعنوان راهکار اصلی شناخته شود اغلب پروژهها با شکست مواجه میشوند. تقریبا تمامی مدلهای توسعه مدیریت دانش عواملی همچون فرهنگ سازمانی، فرآیندها، کارکنان، رهبری، محتوا و فناوری را بهعنوان بسترهای پیادهسازی مدیریت دانش در نظر میگیرند. بهعبارت دیگر فناوری یکی از عوامل موثر بر توسعه مدیریت دانش در سازمان است و نمیتواند بهتنهایی جایگزین سایر عوامل شود.
سازمانهای برای پیاده سازی مدیریت دانش، علاوه بر انتخاب مشاور خوب باید مدل ذهنی رهبران و کارکنان را نیز تغییر دهند. عدم توجه کافی به هریک از این موارد منجر به پایان باز پروژههای مدیریت دانش شده و شروع دوباره این کار در آینده بسیار دشوار خواهد شد.