انباشت دانش زمانی رخ می‌دهد که فردی دانشی را در اختیار داشته باشد و این دانش برای اعضای تیمش مفید باشد، اما از به اشتراک‌گذاری آن امتناع کرده و یا دسترسی به آن را دشوار کند. این کار موجب می‌شود سازمان زیان بسیار زیادی را متحمل شود و در خلق ارزش از دانش و بهره‌وری موفق نباشد. انباشت دانش باعث بی‌اعتمادی در میان همکاران می‌شود؛ هرگونه تلاشی که برای افزایش همکاری انجام می‌شود را از بین می‌برد و اتلاف هزینه و زمان را برای سازمان به همراه دارد. از سوی دیگر، به اشتراک‌گذاری مداوم دانش مزایای ظاهراً بی‌پایانی را برای سازمان‌ها به همراه دارد. به اشتراک‌گذاری دانش تعامل اجتماعی را در محل کار افزایش می‌دهد، منجر به افزایش خلاقیت و حل مشکلات می‌شود، دانش موجود در سازمان را حفظ می‌کند تا با بازنشستگی یا خروج کارمندان از بین نرود و هر یک از واحدهای سازمانی را قادر می‌سازد تا به اطلاعات موردنیاز خود دسترسی داشته باشند؛ در نتیجه این دانش می‌تواند زمان پاسخگویی را تسریع بخشیده و منجر به ارتقاء سطح بهره‌وری سازمان شود.
در ادامه راهکارهای وجود دارد که می‌توانید بر اساس آن اشتراک دانش را در سازمان خود افزایش دهید.
فضایی برای اشتراک‌گذاری دانش در سازمان ایجاد کنید
اگر شما و همکارتان در یک محل کار فیزیکی کار می‌کنید کنید، یا کاملاً دورکار هستید و یا از یک مدل کاری ترکیبی استفاده می‌کنید، باید فضاهایی برای به اشتراک‌گذاری دانش داشته باشید. این فضاها می‌توانند فیزیکی و یا مجازی باشند. به‌عنوان‌مثال وقتی همه اعضای یک تیم به‌صورت حضوری و در یک محل فیزیکی مشغول به کار هستند، باید قادر باشند تا باهم روی پروژه‌ها کار کنند، با تکنیک‌هایی مانند طوفان فکری ایده‌های خود را مطرح کنند و در سایر فعالیت‌هایی که نیاز به همکاری حضوری دارد شرکت کنند.
این یعنی باید در دفتر کارتان محلی برای برگزاری جلسه‌ها داشته باشید. هنگامی‌که اعضای تیم به‌صورت مجازی و یا ترکیبی کار می‌کنند، سازمان شما نیازمند بسترهای نرم‌افزاری است که تعامل را تسهیل کند. نرم‌افزار کنفرانس ویدئویی مانند زوم و یا بسترهایی مثل مایکروسافت تیم، راهکارهای مناسبی برای این موضوع هستند.
از نرم‌افزار مدیریت دانش استفاده کنید
همکاری آنلاین همیشه بهترین گزینه برای فعالیت‌های مشارکتی نیست، به‌خصوص زمانی که اعضای تیم از مکان‌های مختلف و در برنامه‌های زمانی متفاوت کار می‌کنند. در این حالت سازمان نیازمند بستری است که افراد هر وقت فرصت داشتند وارد آن شوند و تجربیات و آموخته‌های خود را به اشتراک بگذارند. مناسب‌ترین بستر برای این کار، استقرار یک نرم‌افزار مدیریت دانش در سازمان است. برای مثال، اعضای تیم ممکن است ویدیویی از خود در حال انجام یک فعالیت و یا ارائه درس آموخته‌های اخیر در یک کنفرانس ضبط کنند و سپس ویدیو را در یک نرم‌افزار مدیریت دانش به اشتراک بگذارند تا سایرین بتوانند در زمانی که وقت دارند آن را تماشا کنند.
کار تیمی را ترویج کنید
در بسیاری از مسائل کاری، افراد مختلفی در سازمان وجود دارند که صاحب‌نظر و خبره هستند. یکی از راهکارهای اشتراک‌گذاری دانش میان این افراد، توسعه کار تیمی است. کارتیمی به همکاران کمک می‌کند تا با یکدیگر بیشتر آشنا شوند و در یک فضای غیررسمی به بحث و تبادل‌نظر بپردازند. این امر موجب می‌شود که حس اعتماد و امنیت روانی در آن‌ها افرایش یابد تا راحت‌تر دانش خود را به اشتراک بگذارند. تیم‌ها ممکن است تصمیم بگیرند جلسات را به‌صورت مجازی برگزار کنند و یا در یک دفترکار دورهم جمع شوند. در هر دو حالت باید شرایط را به‌گونه‌ای فراهم کنیم که افراد با خیالی آسوده با هم تعامل کنند. در حالت حضوری، چیدمان فضای فیزیکی بر همکاری و اشتراک دانش تأثیر بسیار زیادی دارد. اگر در سازمان امکان ایجاد فضاهای جدیدی برای این کار ندارید، می‌توانید اقدامات زیر را انجام دهید:
- ایستگاه قهوه: چندین ایستگاه قهوه در سراسر دفتر راه‌اندازی کنید. هیچ‌چیز مانند قهوه قدرت این را ندارد که افراد را دورهم جمع کند و داشتن ایستگاه‌های قهوه متعدد در سرتاسر سازمان، افراد را تشویق می‌کند تا با همکارانی که معمولاً با آن‌ها ارتباط برقرار نمی‌کنند صحبت کنند.
- اتاق‌های کنفرانس: آیا همیشه اتاق‌های کنفرانس باید از یک میز بزرگ تشکیل شود که از همه می‌خواهد مرتب و منظم در کنار هم بنشینند؟ البته، این حالت گاهی اوقات ضروری است، اما اگر چندین اتاق کنفرانس دارید، سعی کنید یک یا دو اتاق را به روشی غیررسمی چیدمان کنید. چندین میز کوچک‌تر و شاید چند کاناپه در این اتاق‌ها قرار دهید. این فضا کمک بسیار زیادی به افزایش تعامل بین افراد می‌کند.
الگوی مناسبی برای کارکنان باشید
اگر شما یک مدیر اجرایی یک تیم یا واحد سازمانی هستید، اقدامات و نگرش شما موردتوجه و الگو قرار می‌گیرد؛ مثلا هنگامی‌که کارکنان اطلاعاتی را که برای سازمان مفید است به اشتراک می‌گذارند، به آن‌ها بازخورد مثبت بدهید. یا اگر یک نرم‌افزار مدیریت دانش دارید، با فعالیت در این سیستم به همکارانتان نشان دهید این موضوع برای شما مهم است.
برای ایجاد انگیزه سعی کنید نمونه‌هایی از تجربیات ثبت‌شده در سیستم مدیریت دانش را برجسته کنید و به کارکنان نشان دهید که تأثیر آن بر پروژه‌های خاص و اهداف سازمان چقدر است. اگر کارکنان بفهمند که چگونه کارشان به پروژه‌ها و فعالیت‌های کلان سازمان کمک می‌کند، احساس ارزشمندی بیشتری می‌کنند و احتمال بیشتری برای ارائه راه‌حل‌های خلاقانه و روشن‌تری خواهند داشت.
به اشتراک‌گذاری دانش در سازمان را تشویق کنید
همه دوست دارند پاداش بگیرند. راه‌های مختلفی برای پاداش دادن به اعضای فعال که در فرایند مدیریت دانش مشارکت می‌کنند وجود دارد. در نظر داشته باشید، مشوق‌هایی که ارائه می‌کنید باید بافرهنگ سازمان شما مطابقت داشته باشد، برخی از ایده‌ها ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- هنگامی‌که متوجه می‌شوید یکی از اعضای تیم چیزی با ارزش را به اشتراک می‌گذارد که به نفع سازمان است، به شکل ایمیل، پست و یا هر روش دیگری به سایر همکاران وی اطلاع دهید و این کار را تشویق کنید.
- به کارکنانی که بیشترین تجربیات را به اشتراک می‌گذارند و یا بیشتر از محتوای دانشی سایر همکارانشان استفاده می‌کنند، جایزه بدهید.
- اگر کارکنان بدانند که به اشتراک گذاشتن دانش، بخشی از شغل آن‌هاست که بر اساس آن سنجیده می‌شوند، احتمالا مشارکت بیشتری خواهند داشت. توجه داشته باشید که شاخص‌های کلیدی عملکردی که تعیین می‌کنید باید مشخص، قابل‌اندازه‌گیری و برای همه منطقی و قابل‌دستیابی باشد. برای برخی از نقش‌ها و سمت‌های سازمانی، به اشتراک‌گذاری دانش می‌تواند راهی برای ارتقا باشد. در این موارد، انتظارات به اشتراک‌گذاری دانش باید به‌وضوح بیان شود و در ارزیابی عملکرد گنجانده شود.
به اشتراک‌گذاری دانش را تا حد امکان آسان کنید
با حذف موانع احتمالی، کارکنان را تشویق کنید تا دانش را به اشتراک بگذارند. همه کارکنان در نوشتن تجربیات مهارت کافی ندارند؛ در این حالت می‌توانید از به اشتراک‌گذاری تصویری تجربیات استفاده کنید. در برخی موارد، برخی از خبرگان سازمان دارای دانش بسیار مهمی هستند که استخراج آن توسط شخص دیگری بسیار منطقی است. راه‌های زیادی برای انجام این کار وجود دارد؛ پس در این حالت از تکنیک‌های استخراج دانش استفاده کنید. همچنین می‌توانید از یک ابزار پرسش و پاسخ در نرم‌افزار مدیریت دانش خود استفاده کنید تا به کارشناسان اجازه دهد به سؤالاتی که سایر کارکنان پرسیده‌اند پاسخ دهند.
به‌طورکلی مدیریت دانش ابزارها و تکنیک‌های متنوعی دارد که هرکدام می‌تواند در سازمان مورداستفاده قرار گیرد. ازآنجایی‌که اشتراک دانش به بخشی از فرهنگ سازمان شما تبدیل می‌شود، حفظ همه دانش‌ها بسیار ضروری است تا کارکنان فعلی و آینده بتوانند از آن بهره‌مند شوند. مستندسازی دانش را تا حد امکان برای کارمندان آسان کنید تا تبدیل به عادت شود. برای مثال می‌توانید الگوهای ساده‌ای برای اعضای تیم ایجاد کنید تا انواع خاصی از دانش را مستند کنند. به آن‌ها این امکان را بدهید که دانش خود را به روشی که برایشان ساده‌تر است به اشتراک بگذارند.
https://bloomfire.com/blog/how-to-encourage-knowledge-sharing-at-work/