در این مطلب به بررسی 8 ویژگی کلیدی یک نرم‌افزار مدیریت دانش می‌پردازیم.
سازمان‌ها به مثابه مغز انسان‌ها عمل می‌کنند و شامل انبوهی از داده‌ها، اطلاعات و دانش هستند. رشد و توسعه فعالیت‌های هر سازمانی به میزان استفاده درست از این منابع ارزشمند بستگی دارد. مدیریت دانش با ابزارها و تکنیک‌های خود می‌تواند به تحقق این هدف مهم کمک کند. یکی از مهمترین ابزارهای مدیریت دانش در سازمان‌ها، نرم‌افزار مدیریت دانش است.
پیش از اینکه ماژول‌ها و ویژگی‌های عملکردی یک نرم‌افزار مدیریت دانش را بررسی کنیم، ابتدا باید هدف استقرار آن را تعریف می‌کنیم. به طورکلی سیستم مدیریت دانش هر سیستم دیجیتالی است که اطلاعات را ذخیره، سازمان‌دهی و استخراج می‌کند و منجر به یکپارچه‌سازی محتوا، کمک به اشتراک دانش و پیاده‌سازی فرایند مدیریت دانش در سازمان می‌شود.
نرم افزارهای مدیریت دانش باید ماژول‌های متنوعی داشته باشند تا از فرایند پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان پشتیبانی کنند. هر سازمانی متناسب با نیازهای خود از قسمت‌های مختلف نرم‌افزار استفاده می‌کند. اما ویژگی‌های کلیدی یک نرم‌افزار مدیریت دانش چیست؟ علاوه بر چرحه مدیریت آموخته و چرخه مدیریت دانش آشکار که بخش‌های اصلی سیستم مدیریت دانش هستند، ویژگی‌های ذیگری نیز برای این سامانه مهم است که ما برخی از آن‌ها را در اینجا جمع‌آوری کردیم:
- کاربرپسند بودن
- قابلیت جستجو
- گزارش‌گیری و تجزیه‌وتحلیل داخلی
- سفارشی‌سازی
- اپلیکیشن موبایل
- ویژگی‌های همکاری
- ادغام با سایر سیستم‌های سازمانی
- سیستم بازخورد
در ادامه هر یک از این موارد به اختصار توضیح داده شده است.
-
کاربرپسند بودن
با بدیهیات شروع کنید. بسیاری از سازمان‌ها با معرفی فناوری جدید به کارمندان خود مشکل‌دارند. به همین دلیل است که نرم‌افزار مدیریت دانش جدید شما باید کارکنان شما را جذب کند. کاربرپسند بودن یک ویژگی کلیدی برای نرم‌افزار مدیریت دانش است. اگر استفاده از آن برای کارکنان سازمان آسان نباشد، آن‌ها به خود زحمت نمی‌دهند که از آن استفاده کنند و سرمایه‌گذاری شما در پیاده‌سازی مدیریت دانش به‌سرعت به اتلاف وقت و پول تبدیل می‌شود. کاربرسپند بودن و جذاب بودن نرم افزار مدیریت دانش موجب می‌شود تا تمایل برای مشارکت در آن افزایش یابد.
هیچ‌چیز مانند نرم‌افزاری که استفاده از آن دشوار است، کاربران را از خود دور نمی‌کند، پس از این کار خودداری کنید.
-
قابلیت جستجو
هیچ‌کس نمی‌خواهد وقت خود را بافکر کردن “امم، قرار بود اینجا باشد” تلف کند. چقدر آزاردهنده است که به دنبال چیزی باشید که فوری به آن نیاز دارید و نتوانید آن را پیدا کنید! عملکرد ضعیف جستجو، قابلیت استفاده از نرم افزار مدیریت دانش را کاهش می‌دهد و یافتن اطلاعات را سخت می‌کند و نرخ پذیرش نرم‌افزار را پایین می‌آورد.
در صورتی می‌توانید امیدوار باشید که سامانه مدیریت دانش شما خوب کار می‌کند، که یک موتور جستجوی قوی داشته باشد؛ به طوری که کابر با سرچ کردن یک کلمه، به راحتی دانش آشکار و دانش پنهان مورد نیاز خود را پیدا کند. در غیر این صورت تمایل کاربران برای استفاده از سیستم مدیریت دانش به شدت کم می‌شود.
-
گزارش‌گیری و تجزیه‌وتحلیل داخلی
قبلاً در مورد اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی عملکرد در مدیریت دانش صحبت کرده‌ایم. یک سیستم مدیریت دانش خوب باید قابلیت ارائه گزاش‌های متنوع و دقیق را داشته باشد. تیم مدیریت دانش سازمان باید بفهمد کارکنان چگونه و چه چیزی را جستجو می‌کنند. این به شما بینشی در مورد قابلیت استفاده، محتوای ترجیحی و هر معیار دیگری که برای سازمان شما اهمیت دارد را می‌دهد.
-
سفارشی‌سازی
یک سیستم مدیریت دانش قابل تنظیم به مثابه یک الماس تراش نخورده است. اگر نرم افزار مدیریت دانش شما قابلیت سفارشی‌سازی داشته باشد به شما امکان می‌دهد که متناسب با نیارهای سازمان خود تغییرات مورد نظر را ایجاد کنید از لوگو، رنگ‌های برند و خلاصه ایمیل، تا ابزارک‌های سفارشی استفاده کنید. تطبیق نرم‌افزار خود با نیازهای کسب‌وکارتان باعث می‌شود که سریع‌تر به کار گرفته شود.
-
اپلیکیشن موبایل
برنامه تلفن همراه نرم‌افزار مدیریت دانش، به کارکنان امکان دسترسی به نرم افزار را در همه حال می‌دهد. دسترسی آسان به نرم‌افزار مدیریت دانش، کارمندان را به استفاده بیشتر از آن ترغیب می‌کند. در نتیجه وجود یک اپ تلفن همراه برای سیستم مدیریت دانش به یک ضرورت تبدیل شده است.
6.ویژگی‌های همکاری
هدف یک سیستم مدیریت دانش ذخیره و سازمان‌دهی اطلاعات و استفاده از آن است. برای این که این هدف محقق شود، سیستم مدیریت دانش باید بستر مناسبی برای همکاری میان کارکنان باشد. با این ویژگی، سطح تعامل کارکنان بیشتر و بیشتر شده و منجر به بهبود چرخه مدیریت دانش در سازمان می‌شود.
-
یکپارچه‌سازی با سیستم‌های سازمانی
هنگام خرید یک سیستم مدیریت دانش، مطمئن شوید که این نرم‌افزار با سایر سیستم‌های نرم‌افزاری سازمان شما یکپارچه می‌شود. در نظر نگرفتن این ویژگی می‌تواند بعداً برای شما دردسر ایجاد کند، موانعی را برای کارکنان شما ایجاد کند، مانع بهره‌وری شما شود.
-
سیستم بازخورد
بازخورد در بهبود روند نرم افزار نقش مهمی دارد. از این‌رو در نرم افزار مدیریت دانش نیز کارکنان می‌توانند ایده‌ها را به اشتراک بگذارند و برای بهبود کسب‌وکار شما همکاری داشته باشند. بدون بازخورد، دانش به‌جای یک امر زنده و در حال تکامل، به یک دستور نهادینه‌شده از بالا به پایین تبدیل می‌شود. برای به‌روز نگه‌داشتن تمام آن دانش به ورودی از پایین به بالا نیاز دارید و این هدف بازخورد است.
نرم افزار مدیریت دانش دانا
نرم‌افزار مدیریت دانش بستری مناسب برای افزایش تعاملات سازمانی و پشتیانی از فرایند مدیریت دانش است. این سیستم دارای ماژول‌های متعددی است که هر یک از آن‌ها در راستای پوشش یکی از 5عنصر اصلی چرخه دانش شامل شناسایی دانش، خلق دانش، ذخیره‌سازی دانش، به اشتراک‌گذاری دانش و بکارگیری دانش طراحی شده‌است. نرم‌افزار مدیریت دانش دانا، جامع‌ترین سامانه مدیریت دانش کشور است که با استفاده از به‌روزترین تکنولوژی‌های برنامه‌نویسی دنیا و مبتنی بر راهکارهای هوش مصنوعی طراحی شده است. قابلیت‌های منحصر به فرد این سیستم نرم‌افزاری و کاربردپسند بودن آن موجب شده تا سازمان‌های بزرگ کشور در فرایند پیاده‌سازی مدیریت دانش از آن استفاده کنند.
از جمله قابلیت‌های پیشرفته این نرم‌افزار می‌توان به “اشتراک‌گذاری ویدیویی دانش”، “اشتراک‌گذاری صوتی دانش”، “اپلیکیشن تلفن همراه” و “امکان یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های سازمانی” اشاره نمود در راستای پاسخگویی به نیازهای سازمان‌های مختلف، نرم افزار مدیریت دانش دانا به صورت ماژولار و در 3 سطح طراحی و پیاده‌سازی شده است و سازمان‌ها متناسب با نیازهای مدیریت دانشی خود می‌توانند از امکانات و زیرسیستم‌های متنوع این نرم‌افزار بهره‌مند شوند.
یکی از خدمات مدیریت دانش به سازمان‌ها نرم‌افزار مدیریت دانش و یکی از بهترین ارائه‌دهندگان این نرم‌افزار، گروه مشاوره مدیریت دانش دانا است که با مراجعه به وب‌سایت دانا می‌توانید جزئیات بیشتری را در این باره مطالعه کنید
https://www.happeo.com/blog/key-features-of-good-knowledge-management-system