در این مطلب به بررسی چرا تدوین استراتژی مدیریت دانش می‌پردازیم.
تدوین استراتژی مدیریت دانش به روش APQC
برای پیاده‌سازی موفق مدیریت دانش در سازمان همیشه بر اهمیت تدوین استراتژی مدیریت دانش تأکید می‌شود. در این مطلب قصد داریم به توضیح چگونگی تدوین یک استراتژی مدیریت دانش و مزایای آن بپردازیم.
استراتژی مدیریت دانش به این دلیل مفید است که به تلاش‌های مدیریت دانش شما هدفی خاص و مشخص می‌بخشد که می‌توانید بر اساس آن تلاش‌های مدیریت دانش خود را در راستای تحقق آن اهداف جهت بدهید. بسیاری از سازمان‌ها اهدافی را با نیت ایجاد تغییرات مثبتی در نظر می‌گیرند، اما دستیابی به آن اهداف می‌تواند سخت و مشکل باشد. به‌عنوان‌مثال “ساختن فرهنگی مشارکتی‌تر ” با قصد و نیت بسیار خوبی در نظر گرفته‌شده، اما درعین‌حال تعریف اقدامات درست و بامعنی جهت تحقق آن، بسیار مبهم و نامعلوم است. به‌راستی، معنی اینکه یک فرهنگ مشارکتی داشته باشیم چیست؟ و هنگامی‌که به آن دست پیدا کردیم چطور متوجه می‌شویم که در حال حاضر به آن فرهنگ دست‌یافته‌ایم؟ یک استراتژی مدیریت دانش باعث می‌شود شما بتوانید اقدامات گام‌به‌گامی که به سازمان شما کمک خواهد کرد تا به چشم‌انداز گسترده مدیریت دانش دست پیدا کند، همراه با ورودی‌هایی که برای اجرا موردنیاز است و همچنین معیارهایی که نشانگر موفقیت هستند را مستند کنید.
با در نظر گرفتن شرایط ناپایداری که اخیراً در حال تجربه کردن آن هستیم، ممکن است این موضوع باعث شود شما دچار ناامیدی در تعیین این اهداف و برنامه‌ها شوید و حتی به این موضوع بیاندیشید که وقتی همه‌چیز در حال تغییر است پس فایده داشتن یک استراتژی چیست. با این اوصاف، بازهم تدوین یک استراتژی مدیریت دانش درست، در حال حاضر از همیشه مهم‌تر است. چراکه اگر شما مشخص کنید که با به‌کارگیری فرایند مدیریت دانش قصد رسیدن به چه چیزی رادارید، احتمال اینکه مشکلات پیش‌رو شما را از ادامه مسیر بازدارد، بسیار کمتر خواهد بود. در این صورت، به‌راحتی می‌توانید ابزارها و تکنیک‌های خود را با واقعیت فعلی هم‌راستا کنید و از اثرگذاری مشکلات بر تحقق اهداف تعیین شده بکاهید. به‌عنوان‌مثال اگر انجمن‌های خبرگی شما باید کاملاً مجازی اداره شود، مأموریت کلی شما تغییری نکرده است، بلکه فقط ابزارهای متفاوتی را برای رسیدن به نتیجه یکسانی استفاده خواهید کرد و حتی اگر انجمن خبرگی وظایف جدیدی را نیز به عهده بگیرد، تدوین استراتژی به انجام دادن آن وظایف بدون از دست دادن تمرکز کمک شایانی خواهد کرد.
چطور یک استراتژی مدیریت دانش تدوین کنیم؟
قبل از نوشتن استراتژی مدیریت دانش باید از انجام این پیش‌نیازها مطمئن شوید:
- ارزیابی وضعیت فعلی، این ارزیابی می‌تواند شامل شناسایی سطح بلوغ مدیریت دانش و تعیین شکاف‌های دانشی حیاتی و هر فعالیت رسمی یا غیررسمی که در حال انجام است، شود.
- مشخص کنید چه کسانی باید در این فرآیند مشارکت داشته باشند، این افراد می‌تواند شامل تیم اجرایی مدیریت دانش، تیم راهبری مدیریت دانش، کارشناسانی که به‌عنوان منابع دانشی محسوب می‌شوند و نمایندگان فناوری اطلاعات جهت هماهنگی و مشورت درباره فناوری‌های لازم شود.
- تصمیم‌گیری درباره متدولوژی و زمان‌بندی برای پیشرفت استراتژیک، می‌توانید از فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک APQC و یا هر فرایند موجود دیگری که برای سازمان شما مناسب‌تر است، استفاده کنید.
زمانی که چگونگی انجام فرایند مدیریت دانش و کسانی که در آن دخیل خواهند بود را مشخص کردید، می‌توانید تدوین استراتژی را آغاز کنید. APQC یک فرایند متشکل از هفت گام را پیشنهاد می‌دهد که به‌اختصار به شرح آن می‌پردازیم:
گام اول: تعیین اهداف سازمانی و اهداف استراتژیک برای مدیریت دانش
این گام همان‌جایی است که شما مشکلات و فرصت‌های کسب‌وکاری که قصد دارید به‌وسیله راهکارهای هدفمند مدیریت دانش مدیریت کنید را بیان می‌کنید. به‌عنوان‌مثال، آیا قصد دارید پروژه‌ها را سریع‌تر و ارزان‌تر به انجام برسانید؟ و یا می‌خواهید محصولات و خدمات جدیدی را ارائه دهید؟ این اهداف استراتژیک به شما تصویری ازآنچه به اجرای موفق برنامه مدیریت دانش از دیدگاه کسب‌وکار شبیه است، ارائه می‌دهد.
گام دوم: شناسایی استراتژی‌ها
گام دوم در تدوین استراتژی مدیریت دانش، وصل کردن اهداف استراتژیکتان به ابزارها و رویکردهای مناسب و صحیح مدیریت دانش است. اگر هدف شما تسریع در تحویل پروژه است، ممکن است این هدف با ایجاد یک پایگاه قابل جستجو از دارایی‌های دانشی قابل‌استفاده مجدد، محقق شود. یا اگر می‌خواهید افراد را به نوآوری بیشتر در سازمان تشویق کنید، ممکن است تشکیل انجمن خبرگی بین واحدی به‌منظور خلق و بهبود ایده‌های جدید به شما کمک بیشتری کند.
گام سوم: شناسایی اولویت‌ها
در این مرحله به شکستن هر استراتژی به یک پروژه متشکل از مجموعه اقدامات موردنیاز برای انجام آن استراتژی می‌پردازیم. برای استراتژی ایجاد یک پایگاه قابل جستجو می‌توانید با شناسایی منابع موجود برای سازمان‌دهی و افرادی که در ارائه دانش و محتوای قابل‌استفاده مجدد می‌توانند مشارکت داشته باشند، آغاز کنید. همچنین برای استراتژی تشکیل انجمن خبرگی متمرکز بر نوآوری نیز می‌توانید به دنبال اعضای هدف و تدوین منشوری از اصول حاکم بر آن باشید. اگرچه جزئیات می‌تواند تغییر کند و در طول مسیر اجرای استراتژی نیز تغییر هم خواهد کرد، بااین‌حال شما باید یک برنامه برای عملی کردن استراتژی طراحی کنید.
گام چهارم: تعیین گستره هر استراتژی
آیا برای اجرای استراتژی بر یک دپارتمان خاص متمرکز خواهید شد یا یک واحد کسب‌وکار؟ آیا اقدامات شما کل سازمان را در بر خواهد گرفت؟ آیا جهت اجرای استراتژی از فناوری موجود استفاده خواهید کرد و یا نیاز به ایجاد یا خرید فناوری جدیدی است؟ چطور فرایند مدیریت دانش در فرآیندهای موجود سازمان گنجانده خواهد شد؟ و آیا مشارکت کارکنان در این فرایند الزامی خواهد بود و یا اقداماتی جهت تشویق افراد به مشارکت برنامه‌ریزی خواهد شد؟
گام پنجم: تعریف نقش‌ها و مهارت‌های لازم
گام بعدی مشخص کردن منابع انسانی موردنیاز و هر توانایی و مهارت خاص دیگری است. مطمئن شوید که بر نقش‌ها متمرکز می‌شویم، نه افراد. هنگام تعریف نقش‌ها، تیم‌های راهبری و اجرایی، کسانی که دانش را به اشتراک می‌گذارند و کسانی که آن را به کار می‌گیرند را نیز در نظر داشته باشید.
گام ششم: تعریف معیارها و انتظارات
در این مرحله شما نتایجی که انتظار دارید محقق شود و موفقیتی که از پیاده‌سازی مدیریت دانش توصیف کردید را نشان می‌دهید. بر شاخص‌های محسوس تأکید کنید چه شاخص‌هایی که کمی هستند (تعداد نوآوری‌ها، درآمد) یا شاخص‌هایی که بیشتر کیفی هستند (حداقل دو داستان موفقیت نوآوری از انجمن خبرگی). درباره زمان‌بندی دستیابی به نتایج فکر کنید تا بتوانید انتظاراتتان را مدیریت کنید.
گام هفتم: دستیابی به فاکتورهای حیاتی موفقیت، شکاف‌ها و ریسک‌های بالقوه
تعیین فاکتورهای کلیدی موفقیت، شکاف‌ها و ریسک‌های محتمل، مواردی هستند که در نقشه راه اجرایی ذکر می‌شوند و به اجرای بهتر استراتژی کمک می‌کنند.
مزایای یک استراتژی مدون
سازمان‌هایی که استراتژی و نقشه راه مدیریت دانش را تدوین می‌کنند به چندین مزایای مهم دست پیدا می‌کنند. احتمال اینکه اقدامات مدیریت دانش این سازمان‌ها با چشم‌انداز، مأموریت و استراتژی کلی سازمان هم‌راستا باشد، هفت برابر بیشتر است و حتی مهم‌تر از آن، احتمال اینکه این سازمان‌ها از دارایی‌های دانشی خود جهت کسب مزیت رقابتی استفاده کنند، سه برابر بیشتر است.
ارتباط بین استراتژی یک سازمان و استراتژی مدیریت دانش برای اطمینان از تمرکز مدیریت دانش بر اقدامات درست و رشد و توسعه آن هم‌راستا با استراتژی کسب‌وکار، بسیار حیاتی و مهم است.
نکته مهم در دستیابی به نتیجه‌ای فوق‌العاده، در نظر گرفتن رابطه بین نوشتن استراتژی مدیریت دانش و استفاده از دانش برای کسب مزیت رقابتی است. تقریباً هر سازمانی می‌خواهد بر اساس دانش رقابت کند. توانایی یک تیم در بهره‌گیری از دانش جمعی خود برای داشتن سرعت عمل در بازار، بهبود محصولات و خدمات و به دست آوردن وفاداری مشتری می‌تواند بیانگر تفاوت بین موفقیت و شکست در دنیای معمولی جدیدمان باشد.
منبع :
https://www.apqc.org/blog/why-knowledge-management-strategy-useful