اهمیت استراتژی مدیریت دانش در سازمان ازآن‌جهت است که یک برنامه خاص برای کمک به سازمان در مدیریت اطلاعات، داده‌ها و دانش بوده و درمجموع به نفع سازمان و سایر ذینفعان است. استراتژی‌های مدیریت دانش موفق با استراتژی‌ها و اهداف سازمانی همسو بوده و تیم مدیریت دانش را بر اولویت‌ها و نیازهای تجاری متمرکز می‌کند. علاوه‌براین، توسعه استراتژی مدیریت دانش مناسب می‌تواند تأثیر بسزایی در موارد زیر، بر سازمان داشته باشد:
- ایجاد مزیت رقابتی از مدیریت منابع و دارایی‌های دانشی سازمان برای پروژه‌ها، کارکنان، مشتریان و تأمین‌کنندگان
- بهبود و یا ایجاد فرایندهای مؤثر و سازگار در سازمان در راستای خلق ارزش افزوده
- ایجاد مزایای رقابتی همچون یادگیری فعال‌تر از موفقیت و شکست، نوآوری پیشرفته و متمرکزتر، تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر، کاهش ریسک، افزایش رضایت مشتری، افزایش انگیزه و رضایت کارکنان، سازمانی سازگارتر و چابک‌تر
نکته حائز اهمیت این است که با توجه به رشد روزافزون سازمان، لازم است استراتژی‌های مدیریت دانش به‌روزرسانی و توسعه یابند تا سازمان بتواند به مزایای زیر، دست یابد:
- افزایش آگاهی و درک درونی از مدیریت دانش با ایجاد نتایج ملموس
- ایجاد مزایای بالقوه تجاری برای سازمان
- تأمین منابع موردنیاز برای اجرای استراتژی
- رسیدن به شیوه‌های مدیریت دانش خوب و وضعیت مدیریت دانش سازمانی
- رصد و ارزیابی پیشرفت
مراحل توسعه استراتژی مدیریت دانش
برای تدوین و توسعه استراتژی مدیریت دانش رویکردها و مدل‌های متنوعی وجود دارد. در ادامه این بخش مراحل اجرایی یکی از این رویکردها را مرور می‌کنیم
- ارزیای بلوغ مدیریت دانش: قابلیت‌های فعلی مدیریت دانش سازمان خود را ارزیابی کنید تا بتوانید، اقدامات مورد نیاز برای ایجاد یک برنامه مدیریت دانش موفق را تعیین کنید. جزیره‌های اطلاعاتی را یکپارچه کنید تا بتوانید اطلاعاتی را که سازمان به‌صورت روزانه استفاده می‌کند در اختیار داشت باشید. همچنین شکاف موجود در فرآیندها و دانش سازمان و همین‌طور فرهنگ اشتراک‌گذاری دانش در سازمان را نیز موردتوجه قرار دهید. یک بخش مهم از ارزیای بلوغ مدیریت دانش ، بررسی بسترهای فناوری سازمان است. درک درستی از تمام سیستم‌های فعلی سازمان، عملکردها، کاربران، محدودیت‌ها و وضعیت چرخه عمر آن‌ها در سازمان بسیار مهم است.
درک و فهم همه مؤلفه‌های دخیل در بلوغ مدیریت دانش می‌تواند به شما کمک کند تا موانع موجود در مسیر را ارزیابی کرده و به‌طور مؤثر آن را بررسی و راه‌حلی برای رفع آن، پیدا کنید.
- تعیین اهداف و اولویت‌های مدیریت دانش: ارزش کسب‌وکار را بررسی و فرصت‌ها را اولویت‌بندی کنید. سپس بر اساس سطح بلوغ مدیریت دانش خود، مشخص کنید که یک استراتژی مدیریت دانش مؤثر می‌تواند چه ارزشی برای کسب‌وکار شما داشته باشد. سپس اقداماتی را تحقق اهداف تدوین کرده و اولویت‌های مدیریت دانش را تعیین کنید.
- طراحی چارچوب اجرایی مدیریت دانش: یک چارچوب اجرای برای مدیریت دانش طراحی کنید. چارچوب‌های مدیریت دانش، ساختارهایی هستند که برای کمک به برنامه‌ریزی، طراحی، بهینه‌سازی شرکت ایجاد می‌شوند تا بتوان اطلاعات را به‌طور مؤثری توزیع کرد. یک چارچوب مدیریت دانش فرآیندی را در اختیار شما قرار می‌دهد که در آن تمام اطلاعات موجود شرکت شما گرد هم می‌آیند. هنگام ایجاد چارچوب مدریت دانش، باید روش‌های مستندسازی، ذخیره، دسترسی و امنیت اطلاعات و همچنین بهره‌برداری از اطلاعات را تعیین کنید.
- تدوین استراتژی مدیریت دانش: استراتژی مدیریت دانش خود را تعریف کنید. میزان همسویی و هماهنگی استراتژی مدیریت دانش را با استراتژی و اهداف کلی سازمان مشخص کنید. ارزش پیشنهادی را برای افزایش جریان دانش در سراسر سازمان خود تعریف کنید. اهداف تعیین‌شده باید دارای وضوح مناسبی بوده تا به‌راحتی در سراسر سازمان قابل‌درک باشد. منابع تأمین بودجه‌هایی را که برای توسعه و اجرای برنامه‌های مدیریت دانش استراتژیک استفاده خواهید کرد را مشخص کنید. همچنین نقش‌ها و مسئولیت‌های حاکمیتی را تعیین کنید.
- تدوین نقشه راه پیاده‌سازی مدیریت دانش: برنامه عملیاتی مدیریت دانش و نقشه راه خود را برای اجرا استراتژی‌ها تدوین کنید. اولویت‌های مدیریت دانش خود را تعریف و چگونگی ارتباط آن‌ها را به اولویت‌های کلی کسب‌وکار مشخص کنید. ابزارها و تکنیک‌های حیاتی مدیریت دانش را به‌وضوح بیان کرده و چگونگی ارزیابی و پیشرفت آن‌ها را مشخص کنید.
مطالعه موردی: توسعه استراتژی مدیریت دانش در یک شرکت چندملیتی
یک شرکت نرم‌افزاری چندملیتی تصمیم گرفت استراتژی مدیریت دانش سازمان خود را با شناسایی و تجزیه‌وتحلیل تکنیک‌ها و فناوری‌های نوین مدیریت دانش مورد بازنگری قرار دهد. این سازمان باهدف شناسایی راهکارهایی برای ارتقاء سطح بلوغ مدیریت دانش خود، مایل بود اطمینان حاصل کند که منابع دانش به‌راحتی در دسترس هستند.
و کارکنان می‌توانند از این دانش در زمان مناسب استفاده کنند. همچنین هدف دیگر این شرکت اشتراک‌گذاری تجربیات دیجیتالی یکپارچه برای مشتریان خود بود. این شرکت در کل به دنبال دستیابی به نتایج زیر بود:
- تلاش برای دسترسی به محتوا را در پلتفرم‌هایی نرم‌افزاری
- گسترش درک کلی از اهمیت مدیریت دانش در سطح سازمانی با تأکید بر ادغام در تیم‌های محصول
- متمرکز کردن موتورهای جستجو و اجرای استراتژی مدیریت دانش برای بهینه‌سازی فناوری‌های موجود
- استخراج دانش و دسترسی بهینه به دانش سازمانی با استفاده هوش مصنوعی
برای تحقق اهداف بالا، یک پروژه کوتاه‌مدت طراحی شد. مشاور این پروژه در ابتدا با تشکیل گروه‌های متمرکز و مصاحبه‌ها با اعضای هر گروه، مجموعه‌ای از دیدگاه‌ها از واحدهای مختلف کسب‌وکار را جمع‌آوری کرد. با جمع‌بندی این موارد، وضعیت فعلی واحدهای مختلف سازمان ازمنظر شاخص‌های مدیریت دانش اندازه‌گیری شد. در این ارزیابی امتیازهایی به هر واحد سازمانی بر اساس 5 عامل تسهیلگر مدیریت دانش یعنی کارکنان، فرآیند، محتوا، فرهنگ سازمانی و فناوری داده شد. هدف از این کار این بود که نقاط قوت و ضعف واحدها مشخص‌شده و زمینه‌های بهبود در هر یک از بخش‌های سازمان تعیین شود.
پس از تجزیه‌وتحلیل و ارزیابی سطح بلوغ مدیریت دانش، سه اقدام با اولویت‌بندی بالا شناسایی شد.
- استقرار نرم‌افزار مدیریت دانش در راستای بهبود جستجوی سازمانی: در گام نخست یک ابزار جستجوی پیشرفته برای استخراج محتوا از تمام سیستم‌ها و مخازن یکپارچه در سرتاسر سازمان پیاده‌سازی شد. نتایج پیاده‌سازی این ابزار کمک کرد تا کارکنان بتوانند پاسخ سؤال خود را قبل به‌سرعت در بستر این نرم‌افزار پیدا کنند.
- تعیین رویکردهای مدیریت محتوا: در گام بعدی رویکردهای مدیریت محتوا مناسب برای تولید محتوای سازمانی تدوین شد. هدف از این کار کاهش محتوای بدون ساختار، محتوای تکراری، منسوخ و یا قدیمی بود.
- رهبری مدیریت دانش: یک ساختار کلان در سطح سازمانی برای رهبری مدیریت دانش ایجاد شد و مسئولیت‌های رسمی برای هدایت فعالیت‌های مدیریت دانش تدوین شد.
با استفاده از موارد مطرح‌شده، یک نقشه راه مدیریت دانش سه سال تدوین شد که فعالیت‌ها، مدت‌زمان تخمینی اجرای آن و ترتیب اجرایی در سازمان را مشخص شد. درنهایت مشاور موارد زیر را در اختیار سازمان قرارداد.
- ارزیابی وضعیت فعلی و معیاری که شیوه‌ها، ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش را در سراسر سازمان ارزیابی می‌کند و درک عمیق‌تری از سطح بلوغ مدیریت دانش خود و شناسایی حوزه‌های با تأثیر بالا برای بهبود به آن‌ها ارائه می‌دهد.
- ارزیابی وضعیت اهداف و معیارهایی که وضعیت آینده مدیریت دانش را با تمرکز بر بهبودهایی که بیشترین تأثیر و ارزش تجاری را به همراه خواهد داشت.
- یک نقشه راه و توصیه‌های مدیریت دانش کاملاً سفارشی و مبتنی بر وظیفه که به نیازها و شکاف‌های مدیریت دانش این سازمان می‌پردازد تا به سازمان کمک کند بلوغ مدیریت دانش خود را افزایش و به اهداف استراتژیک خود دست یابد. نقشه راه شامل 14 فعالیت با تمرکز بر جستجوی سازمانی، استراتژی محتوا و رهبری مدیریت دانش و همچنین معیارهایی برای سنجش موفقیت سازمان برای کمک به تأکید بر ارزش تجاری مدیریت دانش برای ذینفعان و رهبری بود.
استفاده از این دستاوردها، به این سازمان اجازه می‌دهد تا تعامل کارکنان را افزایش داده و کارمندان را قادر می‌سازد کارآمدتر کار کنند و دانش را به‌طور مؤثرتری به اشتراک بگذارند. همچنین موجب افزایش بهره‌وری و افزایش نرخ همکاری، حفظ و رضایت و درعین‌حال پرورش نوآوری و خلاقیت در سازمان می‌شود.
منبع: