مدیریت دانش دیجیتال، کلید افزایش همکاری و بهره‌وری

مدیریت دانش دیجیتال (DKM) فرآیند شناسایی دیجیتالی، جمع‌آوری، مستندسازی، سازمان‌دهی و متمرکز کردن دانش سازمانی برای مواجهه با کاربران داخلی سازمان، مشتریان و تمامی ذی‌نفعان سازمان است. کسب‌وکارهایی که به دنبال برتری در سال آینده هستند، تلاش می‌کنند که مدیریت دانش دیجیتال را در اولویت قرار دهند تا به مزیت رقابتی دست یافته و همچنین بتوانند همکاری و بهره‌وری را در تیم‌های پراکنده سازمان خود به طور فزاینده، بهینه کنند. در دنیایی که اطلاعات و دانش جدید به طور مداوم منتشر و استفاده می‌شود، داشتن این قابلیت، حیاتی است. کارکنانی که مهارت‌های سواد دیجیتالی دارند نیز می‌توانند به طور موثرتری با هم ارتباط برقرار کرده و همکاری کنند. این مهارت‌ها همچنین می‌توانند از شکاف‌های نسلی در یک نیروی کار متنوع با حداکثر پنج نسل با یکدیگر جلوگیری کنند

تحقیقات اخیر [1]CIPD نشان داده است که بیش از سه‌چهارم کارفرمایان اجازه کار ترکیبی را از طریق سلسله‌مراتب رسمی یا غیررسمی می‌دهند. مستندات و نتایج بررسی‌ها نشان می‌دهند که این روش جدید کار، به رویکردی متفاوت در بسیاری از عملکردهای تجاری نیاز دارد. همچنین نیازمند تجهیزاتی مانند کانال‌های ارتباطی و الگوهای کاری، است. علی‌رغم اینکه دانش باکیفیت، زیربنای اکثر مشاغل است، مدیریت دانش به‌ندرت در اولویت قرار می‌گیرد.. در سال 2023، آنگوس گرگوری، مدیرعامل Biomni، از کسب‌وکارها می‌خواهد که اهمیت مدیریت دانش، به‌ویژه برای موفقیت تیم‌های کاری پراکنده را، مشخص و تعیین کنند.

آنگوس می‌گوید: «به‌طور سنتی، بسیاری از حقیقت‌یابی‌های ما در دفتری انجام می‌شود که در آن به‌راحتی می‌توان یک سؤال سریع مطرح کرد و به‌سادگی در اختیار دیگران قرار داد. در جایی که فرصت‌ها کاهش می‌یابد، کسب‌وکارها باید وارد عمل شوند و این فرآیند را به‌صورت مجازی تکرار کنند تا وقفه در بهره‌وری به حداقل برسد. انگوس می‌گوید: به نظر می‌رسد سال 2023 سال چالش‌برانگیزی برای مشاغل باشد، بنابراین دسترسی آسان به دانش کسب‌وکار بسیار مهم خواهد بود.»

هنگامی‌که مدیریت دانش نادیده گرفته می‌شود، تنها بهره‌وری نیست که در خطر است. اگر یافتن اطلاعات حیاتی آسان نباشد، تلاش‌های همکاری به خطر می‌افتد و زمانی که انرژی ارزشمند، برای جستجو در پایگاه‌های اطلاعاتی متعدد صرف می‌شود، روحیه کارکنان، آسیب می‌بیند.

5 نکته ضروری برای مدیریت دانش دیجیتال

آنگوس برای کمک به سازمان و برای رسمی کردن فرآیندهای مدیریت دانش دیجیتال خود، پنج نکته ضروری را برای شروع پیشنهاد داده است:

• از فناوری در اختیار خود، استفاده کنید: فناوری یک توانمندساز عالی برای کار ترکیبی بوده است و می‌تواند برای مدیریت دانش نیز بکار گرفته شود. راه‌حل‌هایی مانند Tenjin از هوش مصنوعی بصری و دستیارهای مجازی برای جستجوی دانش کسب‌وکار استفاده می‌کنند و بدون کد هستند، بنابراین نیازی به استقرار و نظارت بر آن توسط یک توسعه‌دهنده نیست.

• به اشتراک گذاشتن مسئولیت: دانش در سراسر سازمان پراکنده است، بنابراین منطقی است که مسئولیت هر تخصص بر عهده کسانی باشد که بیشترین دانش روزانه را دارند. تقسیم مسئولیت به‌روز نگه‌داشتن سیستم بین مدیران متعدد به این معنی است که زمان بسیار ارزشمندی را برای یک فرد مصرف نمی‌کند، اما به‌طور مداوم برای به‌روزرسانی‌های لازم نظارت می‌شود.
• از زبان طبیعی و مخصوص کسب‌وکار استفاده کنید: ما همیشه نمی‌دانیم دقیقاً به دنبال چه هستیم. هر کسب‌وکاری از اصطلاحات مختلفی استفاده می‌کند. با برنامه‌نویسی دستیارهای مجازی با زبان طبیعی و مخصوص کسب‌وکار، کاربران می‌توانند دانش موردنیاز خود را به‌صورت محاوره‌ای جستجو کنند. برای جاری‌سازی این مهم، کاربران باید در استقرار سیستم مشارکت داشته باشند تا به طور دقیق سبک‌های ارتباطی آن‌ها را منعکس کند.
• آن را به چند تجربه تبدیل کنید: با توجه به اینکه ما از زبان‌های مختلف استفاده می‌کنیم، سبک‌های ارتباطی ما نیز متفاوت است. اتکا به مقالات دانش ایستا کارساز نبوده و باید، سیستم دانش شما، چندتجربه‌ای و فراگیر باشد. راه‌حل‌هایی در دسترس هستند که ترجمه‌های بلادرنگ، تبدیل متن به گفتار و کارکردهایی را ارائه می‌کنند که شما را با همکاران یا عوامل انسانی مناسب، مرتبط می‌کند.
• کارکنان را تشویق کنید تا تخصص خود را به اشتراک بگذارند: یک سیستم دانش تنها به اندازه دانشی که در آن قرار داده شده است، قدرتمند است. انگیزه می‌تواند اطمینان حاصل کند که اعضا، به طور مداوم و مستمر آن را به‌روز نگه می‌دارند. تابلوهای امتیازات، آزمون‌ها، نشان‌ها، پول برای ابتکارات و سایر جوایز، همگی می‌توانند تیم‌ها را تشویق کنند تا سهم خود را در دسترسی آسان به دانش برای همکاران در سراسر جهان انجام دهند.

آنگوس نتیجه‌گیری می‌کند: «سازمان‌هایی که در سال 2023 موفق‌ترین خواهند بود، آن‌هایی هستند که کارکنان خود را با دانشی با دسترسی آسان در یک منبع متمرکز و ویژه کسب‌وکار توانمند می‌کنند.»

منبع:

https://medium.com/bold-ambition/digitising-knowledge-management-is-key-to-boosting-collaboration-and-productivity-in-2023-4377d6a6928a

[1] Chartered Institute of Personnel and Development