دلایلی که بیان می‌کنند شما نباید تنها منتشر کردن دانش در سازمان را تشویق کنید.
نیک میلتون مشاوره برجسته مدیریت دانش در اروپا در یکی از آخرین مطالبی که منتشر کرده به لزوم ایجاد تعادل بین انتشار دانش و استفاده مجدد دانش در سازمان پرداخته است و همچنین دلایلی که اثبات می‌کنند سازمان‌ها نباید منتشر کردن دانش را به تنهایی تشویق کنند را عنوان کرده است.
تشویق کردن انتشار دانش به تنهایی می‌تواند سازمان را در معرض خطر غرق شدن در اقیانوسی از مسائل جزئی و کم اهمیت قرار دهد.
زمانی با یک مدیر دانش مکالمه‌ای داشتم که سیستم انگیزشی که برای مدیریت دانش استفاده می‌کردند را برای من توضیح داد، از شنیدن آن بسیار ناراحت شدم.
در این سازمان مشخص، افراد به انتشار دانش تشویق می‌شدند. به ازای هر مقاله که منتشر می‌کردند “امتیاز” دریافت می‌کردند. اگر شخصی امتیاز کافی جمع‌آوری می‌کرد می‌توانست در ازای کسب آن امتیاز، پاداشی دریافت کند.
” آیا کنترل کیفیتی بر مطالب منتشر شده وجود داشت؟” من این سوال را پرسیدم، و جواب “خیر” بود.
” آیا شما به استفاده مجدد دانش نیز امتیاز می‌دهید؟” “خیر”
“آیا روشی برای ترکیب یا حذف یا تکرار دانش دارید؟” “خیر”
“آیا کارکنان منوجه این موضوع هستند که باید تقاضایی برای آنچه منتشر می‌کنند وجود داشته باشد؟” “خیر”
نتیجه این کار پایکاه دانش رو به گسترش از محتوایی بی‌کیفیت و بدون تقاضا بود. همچنین، برای جستجو کننده دانش کار را بی‌نهایت مشکل می‌کرد.
این گفتگو مرا بیاد مشتری سازمانی دیگری انداخت که هر کدام از کارکنانش را سالانه مستلزم به منتشر کردن ۱۰ آیتم دانشی کرده بود. دراین صورت، در یک سازمان ۱۰۰ هزار نفری هر سال یک میلیون آیتم دانشی منتشر می‌شود، بدون هیچ کنترل کیفیت، فیلتر، استفاده مجددی و راهنمایی برای اینکه چه چیزی منتشر شود، در واقع بدون هیچ استراتژی‌ای به غیر از سرریز کردن پایگاه دانش با مستندات.
هر دوی این سازمان‌ها در تله مشترکی افتادند:
- تشویق کردن کارکنان به ایجاد منبعی از دانش (تنها از طریق استفاده از استراتژی فشار یا push) و توجه نکردن به وجود تقاضا برای آن دانش (استراتژی کشش یا (pull، و
- تشویق کردن کارکنان به افزایش دادن حجم انتشار دانش به بهای از دست دادن کیفیت آن
دانش بیشتر الزاماً بهتر نیست.
موارد بسیار زیادی وجود دارد که در آنها دانش خیلی زیاد حتی مضر هم است. مخصوصاً، هنگامی که این دانش از کیفیت ضعیفی نیز برخوردار باشد.
- یک پایگاه داده بسیار شلوغ با ساختار ضعیف می‌تواند به اندازه مشکل یافتن یک سوزن در انبار کاه، برای کاربر به نظر برسد و سخت باشد و اضافه کردن پاداش بیشتر برای افزایش حجم آن پایگاه داده فقط آن را بدتر می‌کند.
- فراهم کردن محتواهای دانشی بسیار زیاد ارزش کمتری نسبت به فراهم کردن محتواهای دانشی کمی که افراد بتوانند در هنگام نیاز به آن دسترسی پیدا کرده و استفاده کنند، دارد.
- مشتری دیگری باز هم مشوق انتشار دانش بود، اما بدون هیچ ساختار و هدایتی. او به این رویکرد که تعداد زیادی ویکی وجود داشت افتخار می‌کرد، و به عنوان مثال متوجه مشکل داشتن پنج ویکی رقابتی در موضوع مدیریت دانش نبود.
- در مورد مشتری دیگری نیز با همین مشکل برخورد کردم، ایجاد یک پایگاه‌داده درس‌آموخته که پر از دروس بی‌کیفیت است و نهایتا تجربه‌‌ای طاقت فرسا برای کاربر به همراه دارد. “ما نمی‌توانیم آنچه نیاز داریم را پیدا کنیم”، و حتی وقتی می‌توانیم آن را بیابیم، اصلا مفید و سودمند نیست” این نمونه‌ای از بازخورد مشترکی بود که از کاربران دریافت کردیم و به همین دلیل کاربران به ندرت پایگاه داده را برای بار دوم بازدید می‌کنند.
- یک نمونه دیگر از استفاده بیش از حد از این روش این است که وقتی مقدار زیادی از محتویات دانشی منتشر شود، طوفان کاملی از تلاش بیهوده ایجاد می‌کند که بیشتر از اینکه سودآور باشد برای سازمان هزینه به همراه دارد.
Davenport و Prusak در کتاب “working knowledge” به این نکته اشاره کردند که پایگاه دانش بیش از حد حجیم به هیچ عنوان موثر نیست.
آنها در کتابشان این‌گونه نوشتند که: ممکن است “حجم زیاد دوست مدیریت داده به حساب بیاید” – “اما دشمن مدیریت دانش است.”
وجود حجم بسیار زیادی از دانش ایجاب می‌کند که کاربر حجم زیادی از محتوا را برای پیدا کردن دانش مرتبط و به موقع فیلتر کند و همینطور که حجم دانش افزایش پیدا می‌کند این کار سخت و سخت تر می‌شود و نهایتا افراد از انجام دادن آن دست می‌کشند و به این نتیجه می‌رسند که انجام دوباره آن کار بدون استفاده مجدد از دانش انجام کار در دفعات قبل ساده‌تر از یافتن دانش در این چنین پایگاه دانشی است.
به سمت “کم تر و بهتر” حرکت کنید
دروس حاصل از این مشاهدات عمدتاً ساده هستند، اگرچه شاید در مراحل اولیه مدیریت دانش متناقض هم به نظر برسد.
- اشتراک دانش را تشویق نکنید در عوض جستجو و استفاده مجدد از دانش را تشویق کنید.
- کیفیت دانش منتشر شده( مفید بودن, کاربردی بودن و وجود تقاضا برای آن) را تشویق کنید نه کمیت.
- یک مرحله ترکیبی معرفی کنید، بدر این صورت دانش جدید مانند یک توده برف تجمع پیدا نمی‌کند، بلکه برای ارتقای آنچه از قبل درک شده بود استفاده می‌شود.
- افرادی که دانش فعلی خود را به روزرسانی می‌کنند و همچنین افرادی که از دانش دیگران برای موفقیت بیشتر استفاده می‌کنند را تشویق کنید.
- فراهم کردن یک منبع دانشی درست و به‌موقع برای کاربر نهایی – یک زنجیره تامین دانش بی حاصل و کم شود.
تنها انتشار دانش را تشویق نکنید، بلکه مشوق توسعه و استفاده مجدد دانش هم باشید.
منبع:
