پنجره جوهری و مدیریت دانش

در این مطلب به بررسی پنجره جوهری و مدیریت دانش؛نقشه مدیریت دانش استراتژیک می‌پردازیم.

نقشه مدیریت دانش استراتژیک نقشه‌­ای که ما را راهنمایی می‌کند که چگونه می‌توانیم شیوه‌های مدیریت دانش را به روشی استراتژیک‌تر اعمال کنیم.

تمام دانش فردی و سازمانی در یک طیف قرار می‌گیرد؛ از چیزهایی که می‌دانیم و به آن مطلع هستیم، تا چیزهایی که نمی‌­دانیم و باز هم به آن مطلع هستیم و سرانجام چیزهایی که نمی‌­دانیم و اطلاعی هم از این موضوع نداریم. دونالد رامسفلد از دهه 1950 ابزاری برای روانشناسی شناختی تهیه و آن را برای رسیدن به اهداف خود سازگار کرده بود. ابزاری که وی از آن الهام گرفته بود، “Johari Window1” یا پنجره جوهری نام دارد و توسط دو روانشناس شناختی، لوفت و اینگهام، به عنوان ابزاری برای ایجاد خودآگاهی در یک فرد ساخته شده است.

اندازهٔ هر خانه نشان دهندهٔ آگاهی – به‌وسیلهٔ خود فرد یا به‌وسیلهٔ دیگران – از رفتار، احساسات و انگیزه‌های خود است. این خانه‌ها موارد زیر را بیان می‌کنند:

• منطقهٔ گشوده که نشان‌دهندهٔ جنبه‌هایی از شخصیت فرد است که توسط او و توسط دیگران معلوم است.
• منطقهٔ کور که نشان‌دهندهٔ جنبه‌هایی از شخصیت فرد است که برای دیگران شناخته شده است ولی برای خود فرد ناشناخته است.
• منطقهٔ پنهان که نشان‌دهندهٔ جنبه‌هایی از شخصیت فرد است که برای خود فرد شناخته شده است ولی برای دیگران ناشناخته است.
• منطقهٔ ناشناخته که نشان‌دهندهٔ جنبه‌هایی از شخصیت فرد است که نه برای خود فرد شناخته شده است و نه برای دیگران.

مطابق مدل پنجره جو-هری هر قدر ناحیه عمومی افراد گسترده تر شود توان برقراری ارتباطی آن‌ها بیشتر، انعطاف پذیری در سبک رهبری آن‌ها گسترده تر می‌شود. پس افراد برای افزایش توان ارتباطی خود باید ناحیه عمومی را گسترش دهند. راهکارهای گسترش ناحیه عمومی عبارت اند از:

1- افشا یا خودگشودگی افشا یا خودگشودگی یعنی این که فرد (در اینجا مدیر) پیرامون خودش اطلاعات منتشر کند. لازم به ذکر است که افشا باید به موقع و طرفینی باشد یعنی اگر در فرایند ارتباطات فقط یک طرف اقدام به خودگشودگی نماید و دیگری آن را انجام ندهد ارتباط برقرار نمی‌شود. افشا باعث پیشروی ناحیه عمومی در خصوصی می‌شود و ناحیه خصوصی را کوچک می کند.

2- بازخور بازخور باعث گسترش ناحیه عمومی در ناحیه کور می شود.

 

پنجره جوهری و مدیریت دانش

پنجره جوهری مبنایی محکم برای نقشه­‌ای است که رهبران را در انتخاب شیوه‌های مدیریت دانش برای کمک به یک استراتژی جامع درخصوص به اشتراک گذاری دانش راهنمایی می‌کند. با استفاده از قسمت­ بندی، همانطور که در تصویر بالا نشان داده شده است، هر بخش در زمینه دانش سازمانی توصیف شده است.

 

اهرم

قسمت اهرم نشان دهنده دانسته‌­های شناخته شده ما است. ما می‌دانیم که این موارد را می‌دانیم و اکنون به دنبال روش‌ها و ابزاری هستیم که به ما کمک می­‌کند تا این دانش را عملی کنیم. همچنین ادغام فرآیندها در این بخش بسیار مهم است. به عنوان مثال، اصلا خوب نیست که فقط دروس اموخته رو جمع اوری کنیم، اگر به طور مداوم برای اتخاذ تصمیمات بهتر از آن‌هااستفاده نکنیم.

رشد

قسمت رشد نشان دهنده نادانسته­‌های شناخته شده‌ی ما است. می‌دانیم که مواردی وجود دارد که ما در حوزه کاری خود نمی‌دانیم، بنابراین به طور فعال به دنبال گسترش درک و عمق دانش خود در این زمینه‌ها هستیم. برنامه­‌های یادگیری و توسعه در این بخش قرار می‌گیرند، و کنفرانس‌­های صنعت و تجزیه و تحلیل رقبا می‌­توانند بینش‌­هایی را در سطح سازمانی ارائه دهند.

آشکارسازی

قسمت آشکارسازی مربوط به دانسته‌های ناشناخته ما است. لوفت و اینگهام این منطقه از آگاهی را به عنوان نما توصیف کردند، این قسمت جایی است که فرد چیزهایی را درباره خود می‌داند که از دید دیگران پنهان نگه می‌دارد. در مفهوم سازمانی این قسمت دانش ضمنی ما است. دانش پنهان آن چیزی است که دائماً مورد استفاده قرار می‌گیرد اما تا زمانی که کسی سوال درست را نپرسد، ناگفته (و نانوشته) باقی می‌ماند. این اتفاق معمولا زمانی رخ می­‌دهد که به صورت ناخودآگاه در کاری صلاحیت پیدا می کنیم.

اکتشاف

قسمت  اکتشاف جایی است که ما می‌توانیم بر روی کاهش ریسک در سازمان خود کار کنیم. نادانسته‌­های ناشناخته ما محلی است که حفره‌­ها در آنجا قرار دارد؛ کسری بودجه، شکست­‌های غیرمنتظره پروژه. اکتشاف عمدی مسئله­‌ای است که در اینجا اتفاق می‌افتد. ناسا برخی از مخاطره آمیزترین فعالیت‌ها را هم روی زمین و هم خارج از زمین انجام می‌­دهد و بنا به ضرورت، یک برنامه مدیریت دانش خیلی دقیق دارد. یادآوری قدم­‌هایی که ممکن است شما را به بدترین نتایج ممکن از یک پروژه هدایت کند، می­‌تواند بینش مفیدی را ارائه دهد که در مراحل برنامه‌­ریزی بسیار مفید واقع می­‌شود.

 

وقتی دانش سازمانی خود را از طریق شیوه‌­های رشد، آشکارسازی و کشف گسترش می­‌دهیم، ایده آل این است که روش‌هایی برای بهبود شیوه‌های خود پیدا کنیم تا دانش جدید بتواند وارد بخش اهرم شود. بهبود مستمر طراحی و عملکرد محصولات و خدمات راه دیگری برای استفاده از دانش کشف شده است. حالا اگر فرایندهایی را که ذکر شد استفاده کنیم و چند مثال دیگر هم اضافه کنیم، درواقع شروع به تهیه نقشه‌­ای کرد‌‌ه‌­ایم که ما را راهنمایی می ‌کند چگونه می‌توانیم ابزار و راه­ حل­‌ها را به روش استراتژیک­تری اعمال کنیم.

 

در اغلب موارد، مدیریت دانش در سطح پایگاه دانش یا پلتفورم مدیریت اسناد مانند Share point متوقف می‌شود، در حالی که بسیاری از اقدامات و سیستم عامل‌ها وجود دارد که اکوسیستم مدیریت دانش را تشکیل می‌دهند. این مدل هنوز کامل نشده است، اما شروع خوبی برای فکر کردن در مورد نقاط ضعف سازمان‌ها و چگونگی استفاده از مدیریت دانش بهتر برای تقویت آن­‌ها است. رهبرانی که به طور فعال به دنبال فرصت­‌هایی برای استفاده مجدد دانش از هر یک از این چهار رده هستند، از تیم‌­ها و سازمان­‌های سازنده و موفق برخوردار خواهند بود.

در پایان مرور ابیاتی از شعر معروف از کتاب معراج السعاده ملا احمد نراقی خالی از لطف نیست:

آن کس که بداند و بداند که بداند
اسب خرد از گنبد گردون بجهاند
آن کس که بداند و نداند که بداند
آگاه نمایید که بس خفته نماند
آن کس که نداند و بداند که نداند
لنگان خرک خویش به منزل برساند
آن کس که نداند و نداند که نداند
در جهل مرکب ابدالدهر بماند

***

منبع:

https://realkm.com/2018/05/11/the-strategic-knowledge-management-map-a-model-in-progress/