مدیریت دانش در عمل

مدیریت دانش در عمل

مدیریت دانش در عمل

مدیریت دانش در عمل

از گربه‌های شیطون‌ تا اتاق معجزه!

در رابطه با ضرورت و مزایای مدیریت دانش، مطالب بسیار زیادی در این سال‌ها تدوین کرده‌ایم؛ اما در این مطلب ۵ تجربه جالب که طی چند ماه اخیر در جلسات مشاوره و آموزشی با سازمان‌ها که به خوبی ضرورت و مزایای مدیریت دانش در عمل را تبیین می‌کند، بررسی می‌کینم. تجاربی که در ادامه به ذکر آن‌ها می‌پردازم در بطن سازمان‌های ایرانی اتفاق افتاده و می‌تواند برای سازمان شما هم اتفاق بیفتد و یا اینکه تا کنون بارها اتفاق افتاده و شما از آن بی‌خبرید!

گربه‌های شیطون در پالایشگاه

در دوره آموزشی که در یکی از پالایشگاه‌های گاز کشور داشتم، تجربه جالبی بیان شد. سال‌ها پیش که این پالایشگاه در قالب ۸ واحد تولیدی، حدود ۲۵ درصد از گاز کشور را تامین می‌کرد، مشکلی پیش آمد که باعث شد یکی از این واحدهای تولیدی از مدار خارج شود! زمانی که به بررسی مشکل پرداختند متوجه شدند که یک گربه وارد واحد شده و به دلیل القای الکتریکی که ایجاد کرده بود، رله‌های برق واحد را از مدار خارج کرده و باعث شد که واحد تولیدی شات‌دان (توقف کلی پالایشگاه) کند. در نتیجه این اتفاق معاون وزیر نفت به منطقه اعزام شد تا از مشکل به وجود آمده از نزدیک بازدید کند!

تا اینجای قصه، این یک تجربه بد بود که شاید گریبان خیلی از سازمان‌ها را گرفته باشد. به عبارتی اگر هم برای اولین بار این اتفاق می‌افتاد، می‌توانستیم به عنوان یک خطا به آن نگاه کنیم و نه یک خطای تکراری؛ که به الذاته بد نیست. اما زمانی که از دوستان پالایشگاه پرسیدم که این تجربه و درس آموخته جایی به صورت دستی یا سیستمی ثبت و به اشتراک گذاری شده یا نه، همگی پاسخ دادند خیر! فقط چند نفر از همکاران پالایشگاه در جریان جزییاتش هستند!

چنانچه بخواهیم از منظر چرخه دانش به این موضوع نگاه کنیم، 2 فرایند مهم ثبت و به اشتراک‌گذاری دانش انجام نشده است و اگر خدای ناکرده در آینده اتفاق مشابهی رخ دهد امکان به‌کارگیری این دانش حداقل ممکن است.

صف طویل طلب یاری در واحد ارتباط با مشتریان

یک سالی هست که در یکی از شرکت‌های تلکام در حال پیاده‌سازی مدیریت دانش هستیم. در دوره‌های آموزشی که برای مدیران این سازمان برگزار می‌کردیم یکی از حاضرین خاطره جالبی را تعریف کرد. قصه از این قرار بود که یک روز ایشان در واحد ارتباط با مشتریان با صف طولانی تعدادی از کارشناسان که جلوی در اتاق مدیران منتظر بودند مواجه شد. اول تعجب کرد که «این صف برای چیه، دارن نذری میدن احیاناً؟!» با پرس و جو متوجه شد که این صف کارشناسان واحد برای پرسیدن سوال از مدیر واحد هست!

سوالات، دغدغه‌ها و چالش‌هایی که در حین انجام فرآیندهای کاری‌ با آن مواجه شدند ولی پایگاه دانش مناسبی در اختیار نداشتند که از تجارب پیشینی و دانش موجود در سازمان استفاده کنند و در کمترین زمان ممکن پاسخ سوالات را یافته و آن را به‌کار بندند. از منظر چرخه دانش ابعاد شناسایی و ذخیره‌سازی دانش در این واحد سازمانی به درستی انجام نشده بود. در ادامه چند نمونه دیگر مدیریت دانش در عمل را با یکدیگر بررسی می‌کنیم.

اگه نباشه کار لَنگه!

اخیرا در یکی از شرکت‌های فعال در صنعت معدنی کشور به موضوع جالبی برخوردم. در جلسه ارزیابی بلوغ مدیریت دانش، مدیریت یکی از واحدهای سازمانی تعریف می‌کرد که در زمان کرونا، تعدادی از کارکنان سازمان دورکار و تعدادی شیفتی شدند تا ریسک ابتلا به کرونا به حداقل برسد. پس از تصویب این بخشنامه و ابلاغ به کلیه واحدهای سازمانی، یکی از سرپرستان واحدهای تولیدی اعلام کرده بود که اگر فلان تکنسین شیفتی شود و مستمر در محل کار حضور نداشته باشد، در اخر ماه میزان تولید پیش‌بینی شده این واحد محقق نخواهد شد!

این موضوع که تحقق تولید یک واحد سازمانی منوط به حضور یک تکنسین باشد ضرورت و الزام وجود نظام مدیریت دانش کارآمد را بیش از پیش روشن می‌کند. موضوعاتی از جمله جانشین‌پروری و استاد شاگردی در این مورد خاص می‌تواند بسیار راهگشا بوده و چالش موجود را تا حد زیادی مرتفع سازد. تعداد سازمان‌هایی که انجام فعالیت‌هایشان وابسته به حضور یک فرد خاص باشد کم نیست. اگر آن فرد به هر دلیلی سازمان را ترک کنند، سازمان با مشکلات جبران ناپذیری مواجه خواهد شد. در این نمونه ابعاد شناسایی، ذخیره سازی و به اشتراک‌گذاری دانش به درستی مورد توجه واقع نشده و سیستم مدیریت دانش در این قسمت‌ها نیاز به بهبود دارد.

رفاقت صد، اشتراک دانش صفر!

چندی پیش در یکی از صنایع پتروشیمی بزرگ کشور، کارگاه آموزشی مدیریت دانش را برای مدیران برگزار می‌کردم. در اواسط این دوره آموزشی یکی از از مدیران از تجربه خوبش در به کارگیری ابزاری خاص برای انجام یک فرآیند تعمیراتی توضیحاتی داد. پس از اتمام صحبت‌های ایشان، مدیر یکی دیگر از واحدها با تعجب پرسید «مهندس، شما این کار رو چند ساله که دارید انجام می‌دهید؟» ایشان هم در پاسخ گفت حدود ۳ سال. با تعجب گفت «3 ساله!؟ پس چرا به ما نگفتی، من الان یک ساله که دقیقا مشکل و چالشم در واحد همینه و به واسطه ضعف دانشی که در این زمینه داشتیم، به شدت با کاهش بهره‌وری مواجه شدیم». ایشان در پاسخ گفت «خب من نمی‌دونستم شما همچنین مشکلی دارید و تا حالا هم مطرح نکرده بودی!»

نکته جالب این بود که این دو نفر دوستان قدیمی هم بودند، به طوریکه در یکسال استخدام شده‌بودند، هر روز با هم به سرکار می‌رفتند و با هم بازمی‌گشتند اما تعامل دانشی مطلوبی با هم نداشتند. این داستان به خوبی موضوع ضعف سازمان‌ها در ایجاد و توسعه «نقشه دانش سازمانی» را مطرح می‌کند. یکی از مهم‌ترین ابزارهای مدیریت دانش که به ما نشان می‌دهد دانش کلیدی نزد چه کسی و کجاست؟ مهمترین عنصر چرخه دانش در این سازمان، ضعف در شناسایی دانش و اشتراک‌گذاری دانش است که باید برای آن چاره جست.

اتاق معجزه در پارس جنوبی

ماه گذشته یکی از دوستانم که از مهندسان با سابقه حوزه نفت است و اخیراً هم بازنشسته شده، خاطره جالبی که در اواخر دهه هفتاد برایش اتفاق افتاده بود را تعریف می‌کرد. ایشان می‌گفت در یکی از پروژه‌های پارس جنوبی مسئول کنترل پروژه بودم. این پروژه با همکاری شرکت‌های نفتی مطرح دنیا در حال انجام بود و ما در کنار مهندسان خارجی کارهایی جاری پروژه را انجام می‌دادیم. کارشناسان شرکت خارجی، زمانی که در انجام کارها به مشکلی بر می‌خوردند و سوالی برایشان به‌وجود می‌آمد به اتاقی مراجعه می‌کردند و بعد از چند دقیقه با پاسخ آن سوال بیرون می‌آمدند! برای مهندسان ایرانی که در این فاز مشغول به‌کار بودند این اتاق و اتفاقاتی که در آن می‌افتاد همواره یک علامت سوال بزرگ بود.

برای همین از این اتاق با عنوان «اتاق معجزه» یاد می‌کردند! کنجکاوی ما و ارتباط دوستانه‌ای که با برخی مهندس‌‌های شرکت خارجی برقرار کرده‌بودیم در نهایت منجر شد که به این اتاق راه پیدا کنیم. در آنجا کتاب قطوری را مشاهده کردم که گنجینه دروس آموخته و تجارب ۲۵ سال گذشته این شرکت بود، تجربیاتی که حاصل از اجرای پروژه‌های متعدد در کل دنیا بود!

 

نوشتن دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*
*

چهار × 4 =