در این مطلب به بررسی 16 متدولوژی کاربردی در مدیریت دانش می‌پردازیم.
متدولوژی‌ها شامل سیاست‌ها، قوانین، تکنیک‌ها و رویه‌هایی می‌شوند که نحوه انجام کار را توضیح داده و روش‌های اثبات شده برای انجام موفقیت‌آمیز آن را ارائه می‌دهند. هنگامی‌که یک فرآیند برای انجام یک نتیجه مطلوب مورد استفاده قرار می‌گیرد، می‌تواند تدوین شده و به آن اجازه تکرار داده شود. در برخی موارد استفاده مجدد از فرآیند آن‌قدر سودمند است که به یک سیاستِ تجویز شده تبدیل می‌شود که باید از آن پیروی نمود. سیاست‌ها، کارهایی را تعریف می‌کنند که باید در موقعیت‌های خاص دنبال شوند و رویه‌ها و روش‌ها، جزییات چگونگی اجرای این کارها را تبیین می‌کنند. فرآیندهای مفید در مجموعه‌ای از روش‌ها و الگوهای استاندارد گنجانده شده‌اند و در اختیار همه کسانی قرار می‌گیرد که کارهای مشابهی را انجام می‌دهند.
قوانین، اقدامات خاصی را تعریف می‌کنند که در زمینه اجرای یک فرآیند مورد نیاز، مجاز هستند. قوانین کلی، بینشی در مورد چگونگی انجام یک کار بر اساس تجربه عملی است. تکنیک‌ها، روش‌هایی هستند که برای استخراج اطلاعات، انجام تجزیه و تحلیل، حل مشکلات و اقدام در یک زمینه خاص به کار گرفته شده‌اند.
یک مخزن گسترده از روش‌ها، که هم از منابع داخلی و هم داخلی جمع‌آوری شده‌اند، می‌تواند ابزارهای فرآیندی را در اختیار کاربران قرار دهد تا به آن‌ها کمک کنند تا به طور مؤثرتری کارهای خود را انجام دهند.
ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش بسیار متنوعی است که می‌تواند توسط افراد حرفه‌ای مورد استفاده قرار گیرد. استفاده از تکنیک‌های مدیریت دانش به مدیران دانش این امکان را می‌دهد تا روش‌های عملی کمک به دیگران را در سازمان ارائه دهند. در ادامه این مطلب 16 متدولوژی کاربردی در مدیریت دانش تبیین شده است.
1- بازنگری پس از اقدام
بازنگری پس از اقدام تکنیکی است که توسط ارتش ایالات متحده ایجاد شده و هم اکنون به طور گسترده در طیف وسیعی از سازمان‌ها برای ثبت درس‌آموخته‌هایی که هم در طول و هم بعد از یک فعالیت یا پروژه وجود دارد استفاده می‌شود. مرور پس از اقدام یک فرآیند بازبینی ساختاریافته برای تجزیه و تحلیل یک رویداد است. در این روش به سوال‌ها و موضوعاتی نظیر آنچه اتفاق افتاده است، چرا این اتفاق افتاده است و اینکه چگونه می‌تواند توسط شرکت‌کنندگان و مسئولان پروژه بهتر انجام شود، پرداخته می‌شود.
2- چک‌لیست
چک لیست یک ابزار کمک‌کننده است که برای کاهش شکست ناشی از جبران محدودیت‌های بالقوه حافظه و توجه انسان استفاده می‌شود. این امر به اطمینان از کامل بودن و ثبات در انجام یک کار کمک می‌کند. چک لیست، فهرستی از نکات، سوال‌ها، فعالیت‌ها یا ویژگی‌ها است که یک فعالیت را به کارهایی خُردتر و کوچک‌تر تقسیم می‌کند. هدف از استفاده از چک لیست این است که مطمئن شویم هیچ‌یک از جزئیات یک فعالیت، فراموش نشده و به شکل استاندارد و با ترتیب درست و منطقی، انجام شده است. چک لیست‌ها برآمده از تجربیات افراد خبره در سازمان و یا الگوبرداری از سازمان‌های موفق در انجام یک کار است و می‌تواند تاثیر بسیار زیادی در کاهش بروز دوباره‌کاری داشته باشد.
3- روش دلفی
روش دلفی یک روش یا تکنیک ارتباطی است که در اصل به منظور پیش‌گویی نظام‌مند و تعاملی با تکیه برهم‌اندیشی خبرگان ابداع شده و توسعه پیدا کرده‌است. این روش یک فرآیند تصمیم‌گیری گروهی در مورد احتمال وقوع رویدادهای خاص است. این روشی برای ساختار بخشیدن به یک فرآیند ارتباطی گروهی به‌کار می‌رود؛ به طوری که این فرآیند در اجازه دادن به یک گروه از افراد، به عنوان یک کل، برای مقابله با یک مسئله پیچیده مؤثر است.
این روش که در آینده‌پژوهی از آن استفاده می‌شود عمدتاً اهدافی چون کشف ایده‌های نوآورانه و قابل اطمینان یا تهیه اطلاعاتی مناسب به منظور تصمیم‌گیری را دنبال می‌کند.
4- مصاحبه خروج
مصاحبه خروج ابزاری است که برای ثبت دانش کارمندان در آستانه خروج از محل کار استفاده می‌شود. بسیاری از شرکت‌ها مصاحبه‌های خروج را انجام می‌دهند؛ اما معمولاً بر عوامل پرسنلی متمرکز هستند. مصاحبه‌ها می‌توانند بخشی از استراتژی مدیریت دانش باشند و ثبت دانش را به عنوان محور خود قرار دهند.
5- ارزیابی دانش
ارزیابی دانش مبتنی بر تحلیل شکاف دانش یک فرآیند سیستماتیک برای شناسایی نیازها، منابع و جریان‌های دانش سازمان است. از این رویکرد به عنوان مبنایی برای درک اینکه کجا و چگونه مدیریت دانش بهتر می‌تواند ارزش افزوده ایجاد کند استفاده می‌شود. ارزیابی دانش تعیین و ارزیابی رسمی چگونگی و مکان استفاده از دانش در فرآیندهای کسب‌وکار است. این روش نیازهای پنهان کاربر و انبارهای اطلاعاتی را برای ارزیابی تمام منابع اطلاعاتی و جریان‌های کاری و تعیین نیازهای دسترسی کاربر سازمانی شناسایی می‌کند. این روش یک فرآیند دقیق با استفاده از پرسشنامه، مصاحبه و شرح و توصیف منابع است. این کار به سازمان کمک می‌کند تا مشخص کند چه کسی چه چیزی می‌داند؛ چه چیزی را نمی‌داند؛ چه چیزی را لازم است بداند و چگونه باید مدیریت دانش فعلی خود را بهبود بخشد.
6- استخراج عمیق دانش
استخراج عمیق دانش ابزاری است برای ثبت دانش متخصصان و در دسترس قرار دادن آن برای استفاده دیگران. برداشت دانش، تخصص و دانش پنهان کارکنان را به دارایی‌های دانشی ملموس تبدیل می‌کند. با این روش می‌توان سازمان را در مقابل از دست دادن کارکنان خبره و در دسترس نبودن تخصص در زمان و مکان مورد نیاز محافظت کرد. برای این کار می‌توان از مصاحبه‌های استخراج دانش استفاده نمود.
7- نقشه دانش
نقشه دانش فرآیندی است برای کمک به کشف مکان، مالکیت، ارزش و استفاده از دانش؛ شناسایی نقش‌ها و تخصص افراد؛ شناسایی محدودیت‌ها در جریان دانش؛ و برجسته کردن فرصت‌های استفاده از دانش موجود. نقشه دانش نشان می‌دهد که دانش در کجا قرار دارد و الگوهای جریان دانش را تبیین می‌کند.
8- مدل‌سازی دانش
مدل‌سازی دانش فرآیندی است برای ایجاد یک مدل قابل تفسیر رایانه‌ای از دانش یا مشخصات استاندارد در مورد نوع فرآیند، امکانات یا ساختار آن. مدل‌سازی دانش یک روش میان رشته‌ای است و دانش را به منظور حفظ، بهبود، تقسیم، جایگزینی، تجمیع و استفاده مجدد از آن مدل‌سازی می‌کند.
9- نقشه‌های ذهنی
نقشه‌های ذهنی توسط تونی بوزان به عنوان راهی برای کمک به دانش آموزان در یادداشت‌برداری ارائه شده است. ساخت نقشه ذهنی بسیار سریع است و به خاطر کیفیت بصری بسیار راحت‌تر به یاد آورده و مرور می‌شوند. ماهیت غیرخطی نقشه‌های ذهنی باعث می‌شود که عناصر مختلف نقشه به یکدیگر پیوند و ارجاع داده شوند. این رویکرد برای تدوین درسآموختهها و تجربیات کارکنان در سازمان کاربرد دارد و در کنار روش‌های نظیر استخراج دانش کمک شایانی به ثبت و ذخیره‌سازی دانش پنهان افراد می‌کند.
10- پراهمیت‌ترین تغییر
پراهمیت‌ترین تغییر یک روش نظارت و ارزیابی برای ارزیابی مداخلات پیچیده در تمام جنبه‌ها است. این کار شامل خلق داستان‌های تغییر مهم توسط ذینفعان مختلف در یک رویداد است در این روش مهمترین داستان‌ها توسط ذینفعان انتخاب می‌شوند و در بحث‌های عمیق از این داستان‌ها استفاده می‌شود. به‌طور کلی پراهمیت‌ترین تغییر مجموعه‌ای از داستان‌های قابل‌توجه سازمانی هستند که از سطوح پایین شکل گرفته و توسط سایر کارکنان مورد استفاده قرار می‌گیرد. هنگامی‌که تغییرات صورت پذیرفت، افراد مختلف کنار هم می‌نشینند، داستان‌هایی را با صدای بلند می‌خوانند و اغلب در بحث‌های عمیق درباره ارزش این تغییرات گزارش شده بحث می‌کنند. هنگامی‌که این تکنیک با موفقیت به اجرا درمی‌آید، تمام تیم‌ها توجه خود را بر روی تأثیر این تغییرات متمرکز می‌کنند.
11- یادگیری از همتایان
یادگیری از همتایان ابزاری است که در بریتیش پترولیوم ایجاد شده و برای یادگیری از تجربیات دیگران قبل از شروع فعالیت یا پروژه استفاده می‌شود. این روش گروهی از همکاران را گرد هم می‌آورد تا در مورد یک مشکل، پروژه یا فعالیت بازخورد گرفته و از دانش و تجربه شرکت‌کنندگان درس بگیرند. تیمی که سعی در حل مسئله مهم کسب‌وکار دارد و تیمی از متخصصان موضوع که می‌توان از دانش و تجربه آن‌ها بهره برد.
12- بازارهای پیش‌بینی
بازارهای پیش‌بینی بازارهای نظری هستند که با هدف پیش‌بینی تشکیل شده‌اند. در این زمینه قراردادهایی ایجاد می‌شود که ارزش نهایی آن‌ها با یک رویداد یا نتیجه خاص گره خورده باشد. قیمت‌های فعلی بازار را می‌توان به عنوان پیش‌بینی احتمال وقوع یا مقدار مورد انتظار پارامتر تفسیر کرد. راشل کینگ در کتاب “کارگران، شرط خود را بگذارید ” نوشت: “شرکت‌های بیشتری در حال راه‌اندازی بازارهای خود برای پیش‌بینی‌های اقتصادی هستند، به این امید که از دانش کارمندان خود استفاده کنند.”
13- رتروسپکت
رتروسپکتیک جلسه ضبط دانش ساختاریافته و تسهیل شده در پایان یک پروژه است که با مشارکت اعضای تیم پروژه انجام می‌شود و یکی از موثرترین روش‌ها در کسب درس‌آموخته است. این یک روش سریع و مؤثر برای به دست آوردن دانش قبل از انحلال تیم پروژه کاربرد دارد. با این روش می‌توان دانش و تجربه اصلی ایجاد شده توسط یک تیم پروژه را استخراج کرد و آن‌ها را به اقدامات و منابع برای بهره‌مندی در پروژه‌های آینده تبدیل نمود.
14- ایده‌های مخالف
ایده‌های مخالف یک روش کارگاهی است که برای آزمایش و ارتقای پیشنهادها، داستان‌ها یا ایده‌ها با قرار دادن آن‌ها در معرض مخالفت (چالش) یا رضایت (گزینه‌های مثبت) طراحی شده است.
15- مفهوم‌سازی
مفهوم‌سازی فرآیندی است برای ایجاد آگاهی و درک موقعیتی در شرایط با پیچیدگی بالا یا عدم اطمینان به منظور تصمیم‌گیری. این روش یک تلاش پیوسته و مداوم برای درک ارتباطات است که می‌تواند در بین افراد، مکان‌ها و رویدادها مورد استفاده قرار گیرد. از این روش به منظور پیش‌بینی اقدامات و عملکرد مؤثر استفاده می‌شود.
16- کافه جهانی
روشی جهانی و آگاهانه برای ایجاد یک شبکه زنده از مکالمات پیرامون سؤالات مهم است. این روش یک فرآیند خلاقانه برای هدایت گفتگوی مشارکتی، به اشتراک گذاشتن دانش و ایجاد امکاناتی برای فعالیت در گروه‌های مختلف است.
منبع:
KM Component– Knowledge Management Methodologies, Stan Garfield JUNE 2021