چند ماه پیش یکی از دوستانم که در یکی از پتروشیمی‌های خوب کشور مشغول به فعالیت است با من تماس گرفت و با کلافه‌گی گفت :«این نقشه دانش که میگن چیه!؟» من هم با خنده به او گفتم: «چه شد به یکباره به فکر نقشه دانش افتادی!؟ آن هم در حالی که نزدیک به دو سال است کار مدیریت دانش انجام می‌دهید، واقعا نمی‌دانید نقشه دانش چیست!؟» دوستم با همان لحن کلافه گفت خدا رحمت کند تمامی اموات مشاوری که مدیریت دانش را در شرکت ما پیاده‌سازی کرد! من هم که با این شرکت به‌خوبی آشنا بودم جواب دادم که لازم نیست توضیح بدهی. به قول معروف همینکه او “ف” گفت من تا “فرحزاد” رفتم!
نقشه دانش کجاست؟
داستان از این قرار بود که سرممیز ISO9001-2015 برای ممیزی بند 6-1-7 این استاندارد که به مدیریت دانش می‌پردازد، از سازمان مذکور درخواست نقشه دانش کرده بود و پرسیده بود “نقشه دانش کجاست؟ «متولیان مدیریت دانش سازمان هم با افتخار نرم افزار مدیریت دانش را باز کرده، بخشی از آن را به سازمان نشان دادند و گفتند که این هم نقشه! سرممیز با تعجب گفته بود این نقشه دانش نیست، این درخت دانش است! خلاصه کلام اینکه سازمان نتوانسته بود به سوالات سر ممیز به‌خوبی و درستی پاسخ بدهد. به این ترتیب سرممیز با دادن فرصتی به سازمان، از آن‌ها خواسته بود تا این عدم انطباق را اصلاح کنند. ازآنجا که این موضوع گریبانگیر بسیاری از سازمان‌های دیگر هم هست، تصمیم گرفتم تا به‌صورت خلاصه در این رابطه توضیحاتی را بیان کنم.
درخت دانش
درخت دانش یا ساختار شکست دانش [1] یکی از مهمترین و ابتدایی‌ترین گام‌ها در استقرار نظام مدیریت دانش است. درخت دانش نشان‌دهنده حوزه‌های دانشی است که سازمان برای تحقق اهداف و ماموریت خود به آن نیاز دارد. این حوزه‌های دانشی شامل حوزه‌های دانشی ستادی و حوزه‌های دانشی صف هستند. یکی از مهمترین ویژگی‌های درخت دانش جلوگیری از رخ دادن اثر سیلویی [2]در سازمان است.
به‌واسطه ساختار سازمانی بعضاً وظیفه یا پدیده‌ای در سازمان‌ها ایجاد می‌شود که به آن اثر سیلویی می‌گویند. اثر سیلویی زمانی روی می‌دهد که جریان دانش در محدوده یک حوزه دانشی به‌دلیل پراکندگی جغرافیایی و یا تفکیک ساختار سازمانی، مقطوع می‌شود. باتوجه به اینکه درخت دانش، عاری از پراکندگی جغرافیایی و یا ملاحظات سازمان‌دهی و ساختاردهی است، امکان یکپارچگی و رفع اثر سیلویی را فراهم می‌آورد. همچنین درخت دانش به‌صورت استانداردشده در سطح سازمان، بستر یکپارچه‌ای برای تبادل دانش فراهم می‌آورد.
نقشه دانش
نقشه دانش، یکی از مهمترین ابزارهای مدیریت دانش است که در آن اطلاعاتی درخصوص محل قرارگرفتن دانش و منابع دانشی اعم از افراد صاحب دانش، اسناد، منابع و پایگاه‌های اطلاعاتی به پرسنل سازمان داده می‌شود. به‌طورکلی نقشه دانش، تخصص‌ها و دانش موردنیاز افراد را با محل قرارگیری آن‌ها در سازمان مشخص می‌کند.
ایجاد نقشه دانش سازمانی، بهتر است به‌گونه‌ای باشد که بدانیم در سازمان چه کسی، چه چیزی می‌داند و کجاست. نقشه‌های دانش، با شکل‌دهی بانک‌های اطلاعاتی دانشی کارمندان و سنجش سطح دانش آن‌ها در زمینه‌های مختلف، سازمان را در شکل‌دهی کامل‌ترین تیم ممکن برای انجام پروژه‌ها و یا حل مسئله‌های خاص یاری می‌کنند. به‌طورکلی نقشه دانش، نمایش تصویری از دانش آشکار و پنهان، رسمی و غیررسمی، ثبت‌شده و نشده، داخلی و خارجی را جهت استفاده مجدد، بهره‌برداری بیشتر از توانایی‌ها و سرمایه‌های ناملموس ارائه می‌کند.
نقشه دانش را می‌توان نقشه‌ای برای بهره‌گیری از مزیت رقابتی سازمان هم تلقی کرد! به عبارتی راه‌های بهره گیری از مزیت رقابتی از دل دانش سازمان بیرون می‌آید.
نقشه دانش به‌طور کلی یک ابزار است و همانند میانبری است که افراد برای رسیدن به اطلاعلات موردنیازشان از آن استفاده می‌کنند. کاربرد نقشه نشان دادن مسیر است و با بهره گیری از نقشه دانش کارکنان می‌توانند به آسانی مسیرهای رسیدن به اطلاعات موردنظرشان را در مقابل داشته باشند.
کاربرد نقشه دانش
ازطریق نقشه دانش، می‌توان به منابع کلیدی از طریق شناسایی کارشناسان داخل و خارج سازمان در صورت نیاز دست یافت و فرصت و زمان دسترسی به آن‌ها را کوتاه کرد. با این اقدام می‌توان از دوباره‌کاری‌ها، ممانعت و در زمان و هزینه‌ها صرفه‌جویی کرد. با استفاده از این نقشه می‌توان پل ارتباطی بیشتر در زمینه تسهیم، تبادل دانش و تجارب ایجاد کرده و فرصت‌های یادگیری را آشکارتر ساخت و از ابتکارات و تحقیقات حمایت کرد. پرسش‌های کلیدی برای تهیه نقشه دانش، شامل موارد زیر می‌شود:
- چه نوع دانشی برای انجام کار سازمان لازم است؟
- چه کسی آن را فراهم می‌کند، از کجا به دست می‌آید و چگونه به دست می‌آید؟
- جریان دانش چگونه می‌تواند ارتقاء یابد، چه چیزی از انجام بیشتر، بهتر و سریعتر کارها جلوگیری می‌کند؟
- وقتی مشکلی پیش می‌آید به کجا یا به چه کسی مراجعه می‌شود؟
منابع:
نقشه دانش و ابزارهای لازم برای خلق آن در شرکت‌های هلدینگ؛ علی اصغر محمودی کوچکسرای، مرضیه سیامک، جیران خوانساری
[1] Knowledge Breakdown Structure (KBS)
[2] Silo Effect
