چند ماه پیش یکی از دوستانم که در یکی از پتروشیمیهای خوب کشور مشغول به فعالیت است با من تماس گرفت و با کلافهگی گفت :«این نقشه دانش که میگن چیه!؟» من هم با خنده به او گفتم: «چه شد به یکباره به فکر نقشه دانش افتادی!؟ آن هم در حالی که نزدیک به دو سال است کار مدیریت دانش انجام میدهید، واقعا نمیدانید نقشه دانش چیست!؟» دوستم با همان لحن کلافه گفت خدا رحمت کند تمامی اموات مشاوری که مدیریت دانش را در شرکت ما پیادهسازی کرد! من هم که با این شرکت بهخوبی آشنا بودم جواب دادم که لازم نیست توضیح بدهی. به قول معروف همینکه او “ف” گفت من تا “فرحزاد” رفتم!
نقشه دانش کجاست؟
داستان از این قرار بود که سرممیز ISO9001-2015 برای ممیزی بند 6-1-7 این استاندارد که به مدیریت دانش میپردازد، از سازمان مذکور درخواست نقشه دانش کرده بود و پرسیده بود “نقشه دانش کجاست؟ «متولیان مدیریت دانش سازمان هم با افتخار نرم افزار مدیریت دانش را باز کرده، بخشی از آن را به سازمان نشان دادند و گفتند که این هم نقشه! سرممیز با تعجب گفته بود این نقشه دانش نیست، این درخت دانش است! خلاصه کلام اینکه سازمان نتوانسته بود به سوالات سر ممیز بهخوبی و درستی پاسخ بدهد. به این ترتیب سرممیز با دادن فرصتی به سازمان، از آنها خواسته بود تا این عدم انطباق را اصلاح کنند. ازآنجا که این موضوع گریبانگیر بسیاری از سازمانهای دیگر هم هست، تصمیم گرفتم تا بهصورت خلاصه در این رابطه توضیحاتی را بیان کنم.
درخت دانش
درخت دانش یا ساختار شکست دانش [1] يکی از مهمترين و ابتدايیترين گامها در استقرار نظام مديريت دانش است. درخت دانش نشاندهنده حوزههای دانشی است که سازمان برای تحقق اهداف و ماموريت خود به آن نیاز دارد. اين حوزههای دانشی شامل حوزههای دانشی ستادی و حوزههای دانشی صف هستند. یکی از مهمترین ویژگیهای درخت دانش جلوگیری از رخ دادن اثر سیلویی [2]در سازمان است.
بهواسطه ساختار سازمانی بعضاً وظیفه یا پديدهای در سازمانها ايجاد میشود که به آن اثر سیلویی میگويند. اثر سیلويی زمانی روی میدهد که جريان دانش در محدوده يک حوزه دانشی بهدلیل پراکندگی جغرافیايی و يا تفکیک ساختار سازمانی، مقطوع میشود. باتوجه به اينکه درخت دانش، عاری از پراکندگی جغرافیايی و يا ملاحظات سازماندهی و ساختاردهی است، امکان يکپارچگی و رفع اثر سیلويی را فراهم میآورد. همچنین درخت دانش بهصورت استانداردشده در سطح سازمان، بستر يکپارچهای برای تبادل دانش فراهم میآورد.
نقشه دانش
نقشه دانش، يكی از مهمترین ابزارهای مديريت دانش است كه در آن اطلاعاتي درخصوص محل قرارگرفتن دانش و منابع دانشي اعم از افراد صاحب دانش، اسناد، منابع و پايگاههاي اطلاعاتي به پرسنل سازمان داده ميشود. بهطوركلي نقشه دانش، تخصصها و دانش موردنياز افراد را با محل قرارگيري آنها در سازمان مشخص ميكند.
ايجاد نقشه دانش سازماني، بهتر است بهگونهاي باشد كه بدانيم در سازمان چه كسي، چه چيزي ميداند و كجاست. نقشههاي دانش، با شكلدهي بانكهاي اطلاعاتي دانشي كارمندان و سنجش سطح دانش آنها در زمينههاي مختلف، سازمان را در شكلدهي كاملترين تيم ممكن براي انجام پروژهها و يا حل مسئلههاي خاص ياري ميكنند. بهطوركلي نقشه دانش، نمايش تصويري از دانش آشكار و پنهان، رسمي و غيررسمي، ثبتشده و نشده، داخلي و خارجي را جهت استفاده مجدد، بهرهبرداري بيشتر از تواناييها و سرمايههاي ناملموس ارائه ميكند.
نقشه دانش را میتوان نقشهای برای بهرهگیری از مزیت رقابتی سازمان هم تلقی کرد! به عبارتی راههای بهره گیری از مزیت رقابتی از دل دانش سازمان بیرون میآید.
نقشه دانش بهطور کلی یک ابزار است و همانند میانبری است که افراد برای رسیدن به اطلاعلات موردنیازشان از آن استفاده میکنند. کاربرد نقشه نشان دادن مسیر است و با بهره گیری از نقشه دانش کارکنان میتوانند به آسانی مسیرهای رسیدن به اطلاعات موردنظرشان را در مقابل داشته باشند.
کاربرد نقشه دانش
ازطريق نقشه دانش، ميتوان به منابع كليدي از طريق شناسايي كارشناسان داخل و خارج سازمان در صورت نياز دست يافت و فرصت و زمان دسترسي به آنها را كوتاه كرد. با اين اقدام میتوان از دوبارهكاريها، ممانعت و در زمان و هزينهها صرفهجويي كرد. با استفاده از این نقشه ميتوان پل ارتباطي بيشتر در زمينه تسهيم، تبادل دانش و تجارب ايجاد كرده و فرصتهاي يادگيري را آشكارتر ساخت و از ابتكارات و تحقيقات حمايت كرد. پرسشهاي كليدي براي تهيه نقشه دانش، شامل موارد زير ميشود:
- چه نوع دانشي براي انجام كار سازمان لازم است؟
- چه كسي آن را فراهم ميكند، از كجا به دست ميآيد و چگونه به دست ميآيد؟
- جريان دانش چگونه ميتواند ارتقاء يابد، چه چيزي از انجام بيشتر، بهتر و سريعتر كارها جلوگيري ميكند؟
- وقتي مشكلي پيش ميآيد به كجا يا به چه كسي مراجعه ميشود؟
منابع:
نقشه دانش و ابزارهای لازم برای خلق آن در شركتهای هلدینگ؛ علی اصغر محمودی كوچكسرای، مرضیه سیامك، جیران خوانساری
[1] Knowledge Breakdown Structure (KBS)
[2] Silo Effect
