فرایند مدیریت درس‌آموخته‌ها

فرآیند مدیریت درس‌آموخته‌ها

فرایند مدیریت درس‌آموخته‌ها

مدیریت درس‌آموخته‌ها شامل توضیح چیزهایی است که یک فرد یا تیم درنتیجه تجربه‌کردن یاد می‌گیرد و اگر آن را با دیگران به‌اشتراک بگذارد موجب خلق ارزش در سازمان می‌شود. این کار با استفاده از پایگاه‌های داده، اسناد، ارائه‌ها، بحث‌ها و ثبت و ضبط‌ ها انجام می‌شود.

درس‌آموخته‌ها مواردی هستند که مورد تجربه قرارگرفته‌اند. مثلاً کارهای انجام‌شده و کارهای انجام‌نشده در یک پروژه؛ چالش‌های به وجود آمده و روش حل آن ازجمله مواردی هستند که می‌تواند به‌عنوان درس‌آموخته تدوین و به اشتراک گذاشته شود.

به‌طورکلی کارکنان درباره موفقیت‌ها در مقایسه با شکست‌های خود آسان‌تر صحبت می‌کنند؛ اما اغلب چیزهای بیشتری از دومی یاد گرفته می‌شوند. طراحی یک فرآیند برای ثبت و استفاده مجدد از درس‌های آموخته تجارب موفقیت و شکست می‌تواند مزایای زیادی به همراه داشته باشد.

blank

درس‌های آموخته‌شده را می‌توان نوشت و در یک پایگاه ذخیره کرد. این تجارب می‌توانند در جلسه‌های تعاملی و یا انجمن‌های خبرگی ارائه شوند؛ برای استفاده بعدی ثبت و ضبط شوند و در یک میزگرد در یک کنفرانس موردبحث و تبادل‌نظر قرار گیرند. سفیران دانش می‌توانند تجربیات فردی کارکنان را جمع‌آوری کرده و آن‌ها را در یک سند خلاصه گردآوری کنند.

برای اینکه فرایند ثبت و استفاده از درس‌آموخته‌ها در سازمان بهتر شود باید به برخی نکات توجه کرد. در تدوین درس‌آموخته‌ها از کلمات عمومی مانند “داشتن یک برنامه خوب مهم است” یا “مشارکت زودهنگام گروه‌های پشتیبانی” خودداری کنید. در عوض، به دنبال موضوعات جزئی باشید؛ مثلاً “استفاده از یک اونس گریس اضافی برای روانکاری مجموعه موتور در حین نگهداری پیشگیرانه برای جلوگیری از خرابی موتور”

blank

سعی کنید درس‌های آموخته‌شده در جریان رویدادهای جمعی ارائه و موردبحث قرار گیرند و فقط آن‌ها را در یک سند یا پایگاه داده منتشر نکنید. هنگامی‌که یک مجموعه اولیه از درس‌های آموخته‌شده منتشر شد، اطمینان حاصل کنید که به‌طور دوره‌ای موردبررسی و تجدیدنظر قرار می‌گیرد. این باید بخشی از فرآیند استاندارد ثبت، انتشار و نگهداری درس‌های آموخته باشد.

با توجه به شرایط کرونا می‌توانید برنامه‌ریزی یک جلسه آنلاین را انجام دهید که طی آن از یک تیم یا فرد خواسته می‌شود تا درس‌های آموخته خود را موردبحث و تبادل‌نظر قرار دهند. این جلسه‌ها را ضبط کرده و بهترین ایده‌ها را برای انتشار یادداشت نمایید.

مزایای فرایند مدیریت درس‌آموخته‌ها

مدیریت درس‌آموخته‌ها و تجربیات موفق و ناموفق سازمانی مزایای زیادی را برای به همراه دارد که در ادامه به برخی از آن‌ها می‌پردازیم:

  • امکان تصمیم‌گیری بهتر و سریع‌تر: استفاده مجدد از دانش در پایگاه‌های دانش اجازه می‌دهد تا تصمیمات بر اساس تجارب واقعی و درس‌های عملی آموخته‌شده باشد.
  • اجتناب از تکرار اشتباهات مشابه: اگر از اشتباهات خود درس نگیریم، آن‌ها را بارها و بارها تجربه خواهیم کرد. مدیریت دانش به ما امکان می‌دهد درس‌های آموخته‌شده را نه‌تنها در مورد موفقیت‌ها، بلکه در مورد شکست‌ها نیز به اشتراک بگذاریم. به‌منظور انجام این کار، ما باید فرهنگ اعتماد، صراحت و پاداش را برای تمایل به صحبت در مورد اشتباهات خود داشته باشیم. به‌عنوان مثال اگر ناسا علت انفجار یک شاتل فضایی را بفهمد، می‌تواند از وقوع مجدد آن جلوگیری کرده و زندگی‌ها را نجات دهد. اگر سازمان مدیریت بحران بداند که در پاسخ به طوفان کاترینا چه اشتباهی رخ‌داده است، می‌تواند تلفات ناشی از بلایای آینده را کاهش دهد. اگر مهندسان بیاموزند که چرا بزرگراه‌ها و ساختمان‌ها در زلزله قبلی فرو ریختند، می‌توانند مسیرهای جدیدی را طراحی کنند تا در برابر زلزله‌های بعدی بهتر مقاومت کنند.blank

راهکارهایی برای بهبود فرایند مدیریت درس‌‌آموخته‌ها

فرایند مدیریت درس‌آموخته‌ها فقط دربرگیرنده ثبت و به اشتراک‌گذاری نیست، بلکه باید راهکارهای مناسبی برای استفاده از تجربیات در فعالیت‌های سازمان نیز داشته باشد. در ادامه راهکاریی برای بهبود فرایند مدیریت درس‌ آموخته بیان‌شده است:

  1. فرهنگ اشتراک‌گذاری دانش را به‌گونه‌ای پرورش دهید تا اشتراک‌گذاری درس‌های آموخته‌شده از شکست‌های اتفاق بیفتد و در برنامه‌های مشابه از بروزمجد آن جلوگیری شود.
  2. هدف خود را افزایش سود با به اشتراک‌گذاری و استفاده مجدد از درس‌های آموخته‌شده تعیین کنید.
  3. انگیزه لازم برای به اشتراک‌گذاری و استفاده مجدد از دروس آموخته را تقویت کنید. یادگیری از درس‌های آموخته‌ها را توسعه دهید. بهترین درس‌های آموخته‌شده را انتخاب کرده، برچسب‌گذاری کنید و در بسترهای سازمانی منتشر کنید. با ایجاد یک پایگاه دانش قابلیت جستجوی درس‌آموخته‌ها را بیشتر کرده و برای استفاده مجدد آن عوامل انگیزشی در نظر بگیرد.
  4. درخواست کنید که درس‌آموخته‌های مرتبط با پروژه‌های سازمانی به پایگاه و مخزن هر پروژه ارسال شود. هدف خود را برای ارسال درس‌های آموخته‌شده تعیین کنید. این هدف را با تعداد درس‌های آموخته‌شده و تعداد مشارکت‌کنندگان منحصربه‌فرد بر تعداد کارکنان اندازه‌گیری کنید.
  5. ثبت و استفاده مجدد از درس‌های آموخته‌شده را ترویج کنید. به‌عنوان‌مثال، برای هر درس آموخته که اعمال می‌شود، هم مشارکت‌کننده و هم شخص استفاده‌کننده از آن هدیه دریافت کنند.
  6. ثبت درس‌آموخته را به بخشی از فرایندهای کاری تبدیل کنید. به‌عنوان مثال، در سیستم مدیریت پروژه مدیران پروژه را ترغیب کنید تا تجربیات هر گام از پروژه را در زمان مناسب وارد کنند. یا هنگامی‌که فروش بسته می‌شود و نمایندگان فروش درخواست پرداخت کمیسیون را انجام می‌دهند، از آن‌ها درخواست کنید که درس‌های آموخته‌شده در مورد این معامله را ثبت کنند.
  7.  از داستان‌ها استفاده کنید. اگر درس‌های آموخته‌شده به‌عنوان داستان بیان شوند، می‌توان با اثرگذاری بیشتری از آن‌ها استفاده کرد. از تیم‌ها بخواهید تا درس‌های آموخته‌شده در پادکست‌ها را موردبحث قرار داده و از آن‌ها استفاده کنند.
  8.  دروس آموخته خود را در جوامع و انجمن‌های علمی به اشتراک بگذارید. اعضای انجمن را تشویق کنید تا از سایر اعضا و سخنرانان مهمان در مورد موفقیت‌ها، شکست‌ها و مطالعات موردی بیاموزند.

blank

متدها و روش‌های مدیریت درس‌آموخته‌ها

در اینجا سه تکنیک برای مدون‌سازی و استفاده از درس‌‌آموخته‌ها تبیین شده است:

  1. 1.After Action  Review (بازنگری پس از اقدام): این تکنیک در ارتش ایالات‌متحده ایجاد شد و اکنون به‌طور گسترده‌ای برای یادگیری درس‌های آموخته‌شده، چه در حین و چه پس از فعالیت یا پروژه مورداستفاده قرار می‌گیرد.
  2. Peer Assist Learning (یادگیری از همتایان): ابزاری است که در شرکت نفتی بریتیش پترولیوم توسعه داده‌شده است تا از تجربیات دیگران قبل از شروع به فعالیت یا پروژه استفاده کند.
  3. 3.Retrospect  (مرور گذشته‌نگر): یک جلسه ساختاریافته و تسهیل شده برای جمع‌آوری دانش در پایان پروژه است که تا آنجا که ممکن است بیشتر تیم پروژه را در برمی‌گیرد. این‌یک روش سریع و مؤثر برای به دست آوردن دانش قبل از انحلال تیم است. اگر یکی از اعضای تیم بعدی که چالش تجاری مشابهی را انجام می‌دهد در بحث شرکت کند، نگاه به تجربیات گذشته می‌تواند به‌عنوان کمک برای تیم بعدی عمل کند.

منبع:

KM Component– Knowledge Management Methodologies, Stan Garfield JUNE 2021

نوشتن دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*
*

دو × چهار =