سفیران دانش در سازمان

سفیران دانش در سازمان مهم‌ترین رکن پیاده‌سازی و استقرار مدیریت دانش در هر سازمانی هستند. بدون حضور فعال نمایندگان مدیریت دانش، پیاده‌سازی ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش مقطعی بوده و تا لایه‌های عملیاتی و به اصطلاح کف سازمان پیش‌روی نمی‌کند. شاید مهم‌تر از توانمندسازی سفیران دانش، انتخاب صحیح آن‌هاست. به بیان دیگر در صورتی که افراد مناسبی را برای این کار انتخاب کنیم آموزش و توانمندسازی آن‌ها نیز با شرایط مطلوب‌تری انجام خواهد شد و احتمال موفقیت مدیریت دانش در سازمان به شدت افزایش می‌یابد.

انتخاب نادرست سفیران دانش در سازمان

علی رغم  ارائه شاخص‌هایی برای انتحاب این افراد، معمولا سازمان‌ها در تله‌ای گرفتار می‌شوند که توانایی شناسایی و معرفی درست این افراد را از دست می‌دهند. تجربیات چند سال اخیر من و همکارانم در گروه مشاوره مدیریت دانش دانا نشان داده که دو حالت زیر بیش تر اتفاق می افتد:

• معرفی افراد با سابقه بسیار کم‌

• معرفی افرادی با سابقه کاری بسیار زیاد

در هر دو حالت بالا انتخاب سازمان بدون نتیجه خواهد بود و سفیران دانش انتظارات مورد نظر را محقق نمی‌کنند. دلیل آن هم بسیار واضح است. افراد با تجربه کاری بسیار کم، شناخت کافی نسبت به فرایندهای کاری و خبرگان سازمان ندارند و افراد با سابقه کاری بالا نیز فرصت و انگیزه لازم برای این کار را ندارند.

پارکینگی‌‌ها

البته دسته سومی هم وجود دارد که که ما نام این افراد را “کارشناسان پارکینگی” گذاشتیم. افرادی که در واحد کاری خود به دلیل عدم توانمندی‌های لازم بی کار هستند و مدیران واحد از فرصت پیش آمده در حوزه مدیریت دانش استفاده (شاید هم سوء استفاده) می‌کنند و آن‌ها را به عنوان سفیر دانش معرفی می‌کنند.

به هر حال با گزینش اشتباه و ورودی نا مناسب، نباید انتظار کسب خروجی و نتایج مطلوب از این فرایند داشته باشیم. اما برای حل این مشکل بزرگ و تاریخی در پیاده سازی مدیریت دانش باید چه کار کنیم؟ پاسخ به این سوال خیلی دشوار نیست. بهترین گزینه برای نمایندگان مدیریت دانش، افراد با انگیزه بالایی هستند که باید آن‌ها را در با شیوه‌هایی شناسایی کرد و فرصت رشد و شکوفایی را برای آن‌ها فراهم کرد.

جوجه اردک زشت

احتمالاً همه ما داستان معروف جوجه اردک زشت هانس کریستین اندرسون را شنیده‌ایم. پرنده کوچکی که از سر اتفاق در یک دسته جوجه اردک قرار می گیرد و چون از نظر ظاهری زشت به نظر می‌رسد از طرف اردک‌‌ها طرد می‌شود. تا اینکه زمان می‌گذرد و وی تبدیل به یک قوی زیبا می‌شود.

جوجه اردک زشت می تواند نماد تک تک کارکنان سازمان باشد.  همه ما می‌توانیم همان جوجه اردک زشت باشیم که در گذر زمان قوی زیبای منحصر به فردی شویم. اما نکته کلیدی در این است که آن جوجه اردک زشت به هر حال تبدیل به یک قوی زیبا می‌شد، اما برای ما لزوما مسیر پیش‌رو اینچنین نیست. دنیا پر است از آدم‌هایی که در جایگاه واقعی خود قرار ندارند. قو هایی که قو بودن خود را باور نکردند و همراه اردک‌ها به زندگی خود ادامه دادند.

جوجه اردک‌های زشت را به سفیران دانش زیبا تبدیل کنیم

برای پیاده‌سازی موفق مدیریت دانش باید به دنبال جوجه‌اردک‌های زشت سازمان باشیم. کشف و شکوفا کردن جوجه اردک‌ها کار ساده ای نیست؛ اما امکان‌پذیر است. برای این کار باید ابتدا با تکنیک‌هایی که در حوزه مدیریت منابع انسانی و مدیریت استعدادها مرسوم است، افراد مناسب را انتخاب کنیم و سپس بسترهای رشد را برای آن‌ها فراهم کنیم.

یک تجربه خوب در انتخاب سفیران دانش در سازمان

چند سال پیش در یکی پالایشگاه‌های کشور مدیر پروژه پیاده‌سازی مدیریت دانش بودم و این بار برای انتخاب نمایندگان مدیریت دانش کمی وسواس به خرج دادم. در ابتدا یک جلسه توجیهی برای مدیران ارشد سازمان که عمدتا عضو پایلوت بوند برگزار کردم و اهمیت نقش سفیران دانش در موفقیت مدیریت دانش را تبیین کردم. مهم‌ترین مفهومی که در این جلسه به دنبال آن بودم تنها یک جمله بود؛ معرفی کارشناسان پارکینگی ممنوع!

پس از این جلسه لیست 3 برابر ظرفیت مورد نیازمان را با همراهی تیم اجرایی پروژه از واحدهای مختلف جمع‌آوری کردیم و جلسه‌ توجیهی را نیز برای آن‌ها برگزار کردم. در این جلسه از مدعوین درخواست شد تا در شاخص‌هایی به خود نمره بدهند و اگر نمره‌شان از حداقل اعلام شده کم تر شد، مناسب برای پذیرفتن این نقش نیستند و نیازی به حضو آن‌ها در جلسات بعدی نیست. با این غربالگری تعداد نفرات مورد نظر که پتانسیل‌های مطلوبی داشتند شناسایی شدند و دوره‌های آموزشی توانمندساز برای آن‌ها برگزار شد. از طرفی عملکرد آن‌ها نیز به صورت ماهیانه مورد ارزیابی قرار می‌گرفت و هر سه ماه نیز برترین نفرات معرفی می‌شدند و از آن‌ها تقدیر می‌شد. مجموعه این اقدامات موجب شد تا در یک بازه زمانی شش ماهه حدود 15 نماینده مدیریت دانش توانمند در سازمان شناسایی شوند و با تیم مدیریت دانش برای پیاده‌ساری راهکارها و ابزارها همکاری نمایند.

بعدها به نقل از یکی از دوستان شنیدم که مدیرارشد دانش شرکت از دیدن نام برخی از افراد در لیست برترین سفیران دانش تعجب کرده بود و باور نمی‌کرد این افراد بتوانند در این کار مهم موفق شوند. این افراد جوجه اردک‌های زشتی بودند که به قوهای زیبا تبدیل شده بودند و استعداد خود را شکوفا کردند.

 

بخش‌هایی از این مطلب برگرفته از کتاب ذهن زیبا نوشته دکتر مجتبی لشکربلوکی و وحید مشایخی است