بی‌شک بهبود عملکرد دغدغه همیشگی مدیران سازمان‌هاست. آن‌ها راهکارهای مختلفی را برای تحقق این هدف در پیش می‌گیرند. از آن جمله می‌توان برنامه‌ریزی استراتژیک، تعیین چشم‌انداز و اهداف، بازمهندسی فرایندهای سازمان، پیادهسازی راهکار نرم‌افزاری مانند ERP، ساختاردهی مجدد به سازمان و نمونه‌های فراوان دیگر را نام برد؛ ولی هیچ‌کدام از این راهکارها، رسیدن به هدف را قطعی نمی‌کند بنابراین سازمان‌ها مدام به دنبال ایجاد تغییر در سازمان هستند و زمان زیادی را به این مهم اختصاص می‌دهند. اما آیا به‌راستی این تغییرات می‌تواند پاسخگوی نیاز مدیران باشد و یا اینکه چه میزان تغییر نیاز است؟ یا چگونه باید این تغییرات را هدایت کرد؟ در این مطلب که با عنوان مدیریت دانش و مدیریت تغییر تدوین شده، تلاش شده است برای پرسش‌های فوق پاسخی فراهم شود.
مفهوم مدیریت تغییر و هدف آن
مدیریت تغییر به معنای توسعه یک رویکرد برنامه‌ریزی‌شده برای تغییر در یک سازمان برای رفع موانع پیش‌بینی‌شده و اطمینان از پذیرش موفقیت‌آمیز است. هدف از مدیریت تغییر، اجرای استراتژی‌هایی برای اعمال تغییر، کنترل تغییر و کمک به افراد برای سازگاری با تغییر است. چنین استراتژی‌هایی شامل داشتن یک رویه ساختاریافته برای درخواست تغییر و همچنین مکانیسم‌هایی برای پاسخگویی به درخواست‌ها و پیگیری آن‌ها است.
علل ناکارآمدی مدیریت تغییر
بیش از ۵۰ درصد تغییرات مدیریتی با موفقیت همراه نیستند و سازمان به اهداف از قبل تعیین‌شده خود نمی‌رسد. قطعاً سازمانی وجود ندارد که رسیدن به مقاصد و تغییرات مدیریتی را نخواهد؛ پس چه عللی می‌تواند در نرسیدن به این اهداف مؤثر باشد؟ واقعیت این است که بررسی صدها سازمان گوناگون نشان داده است که ریشه این موضوع در عواملی مانند مدیریت ناکارآمد پروژه، اطلاع‌رسانی ضعیف و نداشتن چشم‌اندازی از تغییر هم نیست؛ بلکه چگونگی پذیرش تغییر از سوی افراد و کارکنان سازمان، رمز موفقیت و ماندگاری آن است.
برای اجرای تغییرات مناسب در سازمان و مدیریت بهینه تغییرات مدل‌هایی ازجمله «ادکار» ارائه شده است. همچنین مکاتب فکری مختلفی در مورد ارزش مدیریت تغییر وجود دارد که برخی از محققان، آن را بخشی از ابتکارات مدیریت دانش می‌دانند. برخی دیگر آن را به‌عنوان یک مفهوم منسوخ‌شده، می‌دانند. به‌هرحال، بیشتر ابتکارات مدیریت دانش شامل تغییرات قابل‌توجهی در رفتارها، فرآیندها و سیستم‌های سازمانی موجود می‌شود که موردتوجه قرار دارد.
مدیریت دانش و مدیریت تغییر
یکی از ابعاد مهم در پیادهسازی مدیریت دانش در هر سازمان، بعد منابع انسانی یا همان کارکنان و رهبری است. بررسی ابعاد مدیریت تغییر نیز نشان از تأکید بر منابع انسانی دارد که فصل مشترکی بین این دو محسوب می‌شود. احتمال زیادی دارد که در کوتاه‌مدت آن هم بر اساس دستورات مدیریتی، تغییرات تا حدی پیش رود؛ اما ماندگاری واقعی موفقیت، در پذیرش آن از سوی منابع انسانی سازمان است. به همین دلیل موضوع مقاومت کارکنان در برابر تغییر، چالشی بزرگ پیش روی هر نوع پروژه بهبود سازمانی ازجمله پیادهسازی مدیریت دانش و مدیریت تغییر، قرار می‌دهد.
نقش حیاتی مدیر در روند تغییر از مواردی است که نمی‌توان از آن چشم‌پوشی کرد. ایجاد تغییر در رفتار، فرهنگ، فرآیندها و سایر موارد در یک سازمان از الزامات پیادهسازی مدیریت دانش است؛ بنابراین مدیریت تغییر نیز مبنایی بر اجرای صحیح پیادهسازی نظام جامع مدیریت دانش خواهدبود. علاوه بر این، یک استراتژی دانشی خوب باید با چالش‌ها و فرصت‌هایی که در ذهن مدیران است، همسویی داشته باشد. بر این اساس اهداف و اولویت‌های مدیریت دانش همیشه در حال تغییرات هستند تا تغییرات را در استراتژی کسب‌وکار گسترده‌تر منعکس کنند. برای به دست آوردن بازده کامل دانش، سازمان‌ها باید از استراتژی‌ها و مدل‌های مدیریت تغییر مؤثر برای کمک به ایجاد محیط‌های مشارکتی استفاده کنند که در آن کارکنان به‌طور فعال آنچه را که می‌دانند به اشتراک بگذارند.
مدل مدیریت تغییر «ادکار»
همان‌طور که اشاره شد یکی از مدل‌های مدیریت تغییر، مدل ادکار است. برای شروع برنامه تغییر در سازمان باید بدانیم که چطور می‌توان ارزیابی دقیق و صحیحی از آمادگی منابع انسانی برای پذیرش تغییر جدید داشت؟ بدانیم که چگونه مدیریت تغییرات نتایج کسب‌وکار را بهبود می‌بخشد؟ تعداد زیادی از نظریه‌های مدیریت تغییر برای مدیران پویا وجود دارند. مدل ادکار (ADKAR) رایج‌ترین این مدل‌ها در بین سازمان‌های پیشرو دنیاست. مدل تغییر ادکار که بر بعد منابع انسانی متمرکز است می‌گوید افراد زمانی سطوح تغییر در سازمان را می‌پذیرند که آگاهی، تمایل، دانش و توانایی لازم در خصوص تغییر را داشته باشند و تقویت و ماندگاری رفتار جدید را نیاز خود ببینند. این مدل به مدیران ارشد، مدیران میانی و سرپرستان کمک می‌کند که مسئولیت هدایت کارکنان خود ازطریق تغییر را به‌خوبی پیش ببرند. اجرای مدیریت تغییر بر اساس مدل ادکار می‌تواند زمینه را برای پیادهسازی مناسب مدیریت دانش فراهم نماید. البته مدیریت دانش و مدیریت تغییر همیشه لازم و ملزوم یکدیگر بوده و زمینه را برای اجرای موفق تغییرات سازمانی و بهبود عملکرد ایجاد می‌کنند. ابزارهای مدیریت دانش می‌تواند نقش مهمی در پذیرش و اجرای موفق مراحل مختلف مدیریت تغییر داشته باشد و همچنین مدیریت تغییر زمینه را برای پیادهسازی مدیریت دانش مهیا می‌کند. ازجمله خدمات متقابل این دو می‌توان به شناسایی نقاط ضعف و قوت سازمان، شناسایی توانمندی‌های کارکنان، بررسی و شناسایی مؤلفه‌های انگیزشی و غیره اشاره کرد.
مدیریت تغییر در مدیریت دانش
تغییر فرآیندها و ابزارهای موجود و معرفی موارد جدید، عناصر کلیدی تغییر برای برنامه‌ریزی هستند. ابتدا باید تأثیر بالقوه تغییرات را تجزیه‌وتحلیل کرده و سپس برنامه‌ریزی نمود. باید تمامی کارکنان سازمان را از برنامه‌ریزی انجام‌شده و نتایج احتمالی آگاه کرد. همچنین بهتر است کارکنان از نقش خود در اجرای تغییرات باخبر شده و از نحوه کمک متولیان مدیریت تغییر در چگونگی اجرای تغییرات اطلاع‌رسانی مناسب انجام شود. برای اجرای طرح مدیریت تغییر می‌توان از ترکیب مدل تغییر ادکار و مدیریت دانش تغییر استفاده نمود. برای اجرا موفق مدیریت تغییر باید به موارد زیر توجه کافی شود:
-
ایجاد یک طرح تغییر برای مدیریت دانش
این طرح بخشی از اجرای مدیریت دانش سازمان است. دانش چگونگی تغییر عامل مهم آمادگی کارکنان در خصوص اجرای طرح است.
بهتر است هر شخص بداند در دوره تغییر دقیقا چه کاری باید انجام دهد، زمان انجام فعالیت‌ها و دانش مناسب آن، چگونه در دسترس او قرار می‌گیرد. همچنین دانش انجام کارها بعد از ایجاد تغییر چگونه در اختیار وی قرار داده‌می‌شود.
-
آگاهی از نیاز به تغییرات
درمورد تغییرات آتی به مدیران و کارکنان اطلاع‌رسانی شود زیرا لازمه پذیرش و قدم اول طرح، شفاف‌سازی و تشریح نیاز به تغییر است.
- استفاده بهینه از منابع موجود در سازمان به‌منظور اطمینان از اجرای صحیح برنامه‌ها، توانمندسازی کارکنان و کمک به آنان به‌منظور کسب مهارت و توانایی متناسب با تغییر.
- در نظر گرفتن پیامدهای ابتکارات مدیریت دانش و سازگاری سازمان برای پذیرش تغییر.
-
ایجاد فرهنگ همکاری، همدلی و مشارکت
درک کارکنان از تأثیر تغییر بر کار و عملکرد آنان، نیاز مبرم پیادهسازی طرح می‌باشد. اینکه هر شخص بداند نتیجه تغییر منجر به ایجاد چه شرایط مطلوبی برای وی یا سازمان خواهد شد.
- ایجاد یک فرآیند مدیریت تغییر برای رسیدگی به تأثیر عوامل منفی بر تغییر.
- ایجاد انگیزش و تعیین پاداش‌هایی برای کارکنان هدف.
- بیان منافع مشترک سازمانی و فردی
منبع:
change management process, lucidea.com, Stan Garfield,2022