بهترین روش‌ها در مدیریت دانش چیست؟

بهترین روش‌ها در مدیریت دانش چیست؟

بهترین روش‌ها در مدیریت دانش چیست؟

در این مطلب به بررسی بهترین روش‌ها در مدیریت دانش چیست؟ می‌پردازیم.

ازآنجایی‌که اطلاعات و ذخیره‌سازی باگذشت زمان ازنظر ساختاری بزرگ‌تر می‌شود، حفظ آن مهم است. دانش در هر بخش، صنعتی بسیار گسترده است و تنها زمانی که به‌درستی مدیریت شود، دسترسی به آن آسان است. یکی از راه‌های حفظ دانش برای هر صنعتی استفاده از سیستم‌های مدیریت دانش است.

سیستم‌های مدیریت دانش به‌گونه‌ای توسعه‌یافته‌اند که به مدیریت و ذخیره اسناد به‌صورت سیستماتیک کمک می‌کند. مدیریت دانش یکی از رشته‌های پیچیده‌ای است که باید مرکزی برای یک سازمان باشد، زیرا سازمان را به هم متصل می‌کند.

مدیریت دانش چیست؟

مدیریت دانش فرآیندی است که در آن ارزش دانش با قالب‌بندی مجدد، ساختاردهی و ذخیره داده‌های نگهداری شده در سازمان به دست می‌آید. سیستم مدیریت دانش به کارکنان فعلی کمک می‌کند تا در مشاغل مربوطه کارآمدتر شوند.

این‌یک رویکرد چند رشته‌ای است که بیشتر در هدف دستیابی به اهداف از طریق بهترین استفاده بالقوه از دانش استفاده می‌شود. هدف اصلی مدیریت دانش ارتقای عملکرد و ایجاد رویکردی استراتژیک در جهت اهداف است

چرا مدیریت دانش مهم است؟

مدیریت دانش برای ذخیره‌سازی اطلاعات مهمي است که سازمان‌ها از آن در بخش‌های مختلف سازمان استفاده می‌کنند. مدیریت دانش به‌عنوان یک کارکرد بادانش صریح و ضمنی سروکار دارد.

مدیریت دانش، دانش منتقل‌شده را که اغلب شامل داده‌ها، اسناد و کتابچه‌های راهنما می‌شود، جمع‌آوری می‌کند. هدف سیستم مدیریت دانش، جلوگیری از گم‌شدن یا فراموشی دانش است و بر تعبیه دانش در فرهنگ سازمان برای تشویق شفافیت و همکاری متمرکز است.

در پاراگراف‌های زیر نحوه در نظر گرفتن سیستم مدیریت دانش و زمینه‌هایی که می‌تواند به سازمان شما کمک کند آورده شده است:

مدیریت اهداف

اهداف نرم‌افزار مبتنی بر دانش ممکن است شامل کاهش هزینه‌های پشتیبانی، افزایش امتیازات NPS، انحراف تماس با مراکز تماس یا بهبود ارتباطات داخلی باشد. اهداف هر چه که باشند، مهم است که آن‌ها را با افراد مناسبی که در نظارت بر آن‌ها دخیل هستند تنظیم و هوشمند نمايد و در صورت لزوم در طول زمان تنظیم کنید.

مدیریت دانش به‌عنوان یک سرمایه‌گذاری ارزشمند در نظر گرفته می‌شود، بنابراین اهداف مهم آن در ابتدا تعیین می‌شوند و شما ابزارهایی را برای اندازه‌گیری نتایج مکرر در طول فرآیند مدیریت دانش در اختیاردارید. این امر از عدم کنترل بر روی نظم و انضباط جلوگیری می‌کند و درنتیجه به شما کمک می‌کند بیشترین بهره را هرچه سریع‌تر از آن ببرید.

انتخاب نرم‌افزار مدیریت دانش

نرم‌افزار مدیریت دانش برخلاف بهترین روش، عنصر ضروری مدیریت دانش است. بدون نرم‌افزار مدیریت دانش، این رشته نمی‌تواند کار کند. ما می‌دانیم که مدیریت دانش برای کسب‌وکارهایی که مایل به بهبود کنترل، کارایی و رضایت مشتری هستند، کلیدی است و این امر با استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش به دست می‌آید.

بهترین راه برای جذب کارکنان به نرم‌افزار مدیریت دانش چیست؟ ابزاری را انتخاب کنید که استفاده از آن آسان باشد. این توسط گارتنر تقویت‌شده است که پیشنهاد می‌کند می‌توانید «با ارائه فناوری‌های قدرتمند با استفاده آسان» که تأثیر مثبتی بر تعامل کارکنان و متعاقباً بر تجربه مشتری دارد، کارمندان را تقویت کنید.

دانش به‌عنوان دارایی

دانش دارای ارزش پولی قابل‌اندازه‌گیری است. درسازمان‌هايي که دانش فقط در سر کارمندان و در سراسر سیستم‌های غیرمتصل انباشته می‌شود، با عدم استفاده از ارزش دانش مشترک، با افزایش هزینه‌های عملیاتی و فرصت مواجه می‌شوند.

بنابراین، انتقال این ایده که دانش چیزی بیش از یک موجودیت در سر فرد است، اما به‌ویژه یک دارایی ارزشمند برای یک کسب‌وکار بسیار مهم است. هنگامی‌که کارکنان دانش را با سایر دارایی‌ها مانند افراد، پول نقد، برند و مشتریان مرتبط می‌کنند، شروع به درک اهمیت آن می‌کنند؛ مانند این‌که این دارایی‌ها فرآیندهاي، تیم‌ها و نرم‌افزارهای تخصصی خود رادارند، دانش نیز چنین است.

کارفرمایان باید در نظر گرفته شوند

بسیاری از اهداف مدیریت دانش به کارکنان خدمات بهتری ارائه دهند. هنگامی‌که به‌خوبی اجرا شود، ابزار ارزشمندی در نظر گرفته می‌شود که کار کارکنان را آسان‌تر می‌کند، انجام کارهای بیشتر با موانع کمتر در راه حتی می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا به‌طور کارآمدتر به اهداف برسند.

دریابید که با چه چیزی دست‌وپنجه نرم می‌کنید. آیا سیلوهای دانش یا مراکز اطلاعاتی برای آن‌ها مشکل‌ساز می‌شوند؟ آیا سؤالات روزمره مانع از حل سؤالات پیچیده می‌شوند؟ یا امتیازات رضایت مشتری کمتر از هدف است؟

کارمندان شما یکی از کاربران اصلی شما در زمینه مدیریت دانش هستند، بنابراین نیازهای آن‌ها را در نظر بگیرید و بر اساس آن تصمیم بگیرید. به‌عنوان‌مثال، اگر «مرکز» دانش یا «مرکز اطلاعات» یک نقطه دردناک است، مدیر اجرایی را تعیین کنید که می‌داند چگونه با چنین مشکلی مقابله کند.

بهترین روش‌ها در مدیریت دانش 2021 چیست؟

استراتژی کردن فرآیند: قبل از هر اقدام، مهم است که فرآیند را با استراتژی‌های مناسب برنامه‌ریزی کنید و اقدامات لازم را برای تبدیل فرآیند به اقدام انجام دهید. استراتژی در برنامه‌ریزی بسیار مهم است. استراتژی برنامه‌ریزی به‌گونه‌ای که برنامه بدون هیچ مغایرتی اجرا شود. همچنین، باید اطمینان حاصل کرد که کارمند محور باقی می‌ماند.

برگزاری جلسات آموزشی: جلسات آموزشی در سیستم مدیریت دانش مفید است زیرا بهره‌وری و کارایی را افزایش می‌دهد. جلسه شروع برای کارمندان از طریق موارد زیر انجام می‌شود:

  • جلسات مربیگری یک‌به‌یک
  • کارگاه‌های سازمان
  • جلسات آنلاین (که در آن جلسات پرسش و پاسخ زنده و تعاملی به جلوگیری از سردرگمی کمک می‌کند.)

توسعه محیط‌های یادگیری: توسعه یک محیط یادگیری یک فرآیند بی‌پایان است و برای همگام شدن با دنیای در حال تحول، ضروری است که خود را به‌روز نگه‌دارید و مهارت‌های جدید را توسعه دهید. همین امر در مورد سازمان شما و کارکنان آن نیز صدق می‌کند. آن‌ها همیشه نیاز دارند تا خود را به‌روز کنند تا بهترین‌ها را از آن‌ها به ارمغان بیاورند.

یکی از بهترین شیوه‌های مدیریت دانش این است که کارمندان خود را در یادگیری در حین کار بدون استرس زیاد یا بار زمان‌بر درگیر کنید. این‌ها می‌توانند از چیزهای بی‌اهمیتی که از طریق سیستم مدیریت دانش ارائه می‌شوند کوتاه شوند.

انجمن‌های آنلاین و اینترانت: هر سازمانی پلتفرم اجتماعی خود را دارد. در اینجا بحث‌ها اغلب اتفاق می‌افتد و به اشتراک‌گذاری اطلاعات مربوطه رخ می‌دهد. این به کارمندان کمک می‌کند تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند؛ و در مورد پیشرفت‌های جدید بیاموزید.

به‌عنوان یک مدیر، می‌توانید بخشی را اضافه کنید که اجازه دسترسی به اطلاعات حیاتی را می‌دهد. این به کارکنان شما کمک می‌کند تا اطلاعات بیشتری در مورد تغییرات و اين شفافیت را تقویت می‌کند و به کارمندان اجازه می‌دهد تصویر بزرگ‌تر را ببینند.

کاهش اشتراک نرم‌افزار: مدیریت دانش یکی از موج‌های ترند برای سال آینده است زیرا سازمان‌ها نرم‌افزارهای تکراری را که به آن‌ها نیاز ندارند حذف می‌کنند. نیاز به‌صرفه جویی بیشتر در زمان‌های چالش‌برانگیز همیشه در رادار است. حذف هزینه‌های بیهوده روی نرم‌افزارهایی که واقعا چیزی به مدیریت دانش اضافه نمی‌کنند باید به یک هدف کلیدی تبدیل شود.

ابزارهای مدیریت دانش به کاهش جریان برنامه‌هایی کمک می‌کنند که احتمالاً نگهداری از آن‌ها کار و هزینه زیادی می‌طلبد. سیستم مدیریت دانش همچنین اشتراک‌گذاری دانش و خودکارسازی گردش‌های کاری را با ادغام با مهم‌ترین ابزارهای روزمره آسان می‌کند.

راهنمايي و مستندسازي: يكي از راه‌های مؤثر انتقال دانش، مديريت دانش مبتني بر متن است. این می‌تواند شامل راهنماها، مطالعات موردی و مستندات باشد.

  • ذخیره هرگونه اطلاعات در هر حالت
  • ناوبری و یافتن اطلاعات آسان
  • اشتراک‌گذاری آنلاین

ارتباطات یکپارچه‌تر: توانایی برقراری ارتباط بین ایده‌ها در میان کارکنان ضروری است زمانی که همکاری در پروژه‌های حیاتی رخ می‌دهد. پایگاه دانش تنها راه برای افزایش همکاری است، اما نیاز به ادغام هر چه بیشتر برنامه‌ها دارد.

یافتن پلتفرمی که بتواند همه برنامه‌های تجاری موجود امروز را باهم ادغام کند، به این شبکه ارتباطی بهبودیافته می‌افزاید. سیستم‌های مدیریت دانش که توانایی‌های نرم‌افزاری پیشرفته‌ای دارند، می‌توانند با برنامه‌های CRM نیز متصل یا ادغام شوند.

استفاده از دانش ضمنی: یکی دیگر از گرایش‌های محبوب مدیریت دانش، دانش ضمنی یا به اشتراک‌گذاری دانش کارشناسان در سازمان شما است. آن دسته از کارمندان بادانش صنعت که شما برایتان ارزش زیادی قائل بودید ممکن است اخیراً به شغل دیگری رفته باشند. به‌جای این‌که همه دانش‌شان با آن‌ها همراه شود، روند جدید این است که آن دانش را قبل از ترک تحويل دهند.

حتی اگر هنوز تعدادی از آن کارمندان برای شما کار می‌کنند، جذب دانش آن‌ها به‌نوعی پلت فرم مفید برای استخدام‌های جدید بسیار ارزشمند است. روند استفاده از یک پلتفرم برای ذخیره این دانش و سپس ارائه آن به کارکنان از طریق قالب ساده پاسخ داده است.

استفاده پیشرفته از هوش مصنوعی: بدون شک در محیط کار چیزهای زیادی در مورد هوش مصنوعی شنیده‌اید. درحالی‌که ممکن است فکر کنید هوش مصنوعی هنوز محدودیت‌هایی دارد، تنها در چند سال گذشته به‌طور تصاعدی به تکامل خود ادامه داده است.

برخی از ابزارهای مدیریت دانش دارای هوش مصنوعی پیشرفته هستند. این شامل استفاده از یادگیری ماشینی برای ایجاد ابزارهایی مانند چت ربات‌های مجهز به هوش مصنوعی برای انتقال اطلاعات در صورت نیاز است. هوش مصنوعی پیشرفته و یادگیری ماشینی. هرچه یک ربات چت بیشتر اطلاعات را از افرادی که سؤال می‌پرسند جذب کند، در ارائه اطلاعات بعدی هوشمندتر می‌شود.

نتیجه: لحظه حیاتی زمانی است که کاربرد مدیریت دانش اعمال می‌شود. هدف اصلی هر سازمانی مؤثرتر شدن و بهره‌وری بیشتر است. این فرآیند می‌تواند باگذشت زمان گسترده شود زیرا باید با آخرین پیشرفت‌ها به‌روز شود؛ اما زمانی که به اصل موضوع پی ببرید، در درازمدت برای سازمان شما مفید خواهد بود.

منبع: https://www.kminstitute.org/blog/6-best-practices-knowledge-management-2021

نوشتن دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*
*

سه × پنج =