مدیریت دانش در یک سازمان، فرآیند بسیار مهمی است که نیازمند رویکرد استراتژیک و همچنین ایجاد فرهنگ سازمانی مطلوب و زیرساخت سیستمی است که تولید دانش، انباشت آن و انتقال و به اشتراک‌گذاری بعدی آن را تسهیل می‌کند. بدون شک مهمترین جنبه مدیریت دانش در یک سازمان، انتقال آن به گروه خاصی از کارکنان یا در کل ساختار است. چرا امروزه گسترش دانش بسیار مهم است؟ چگونه می‌توان شرایط مساعد برای اشتراک دانش کارکنان ایجاد کرد؟
اشتراک دانش چیست؟
به اشتراک‌گذاری دانش چیزی نیست جز تبادل اطلاعات یا ایجاد درک مشترک بین حداقل دو طرف، که ممکن است به دانش زمینه جدیدی بدهد و آن را مفیدتر کند. برای مثال، درک فرآیندهایی که در یک سازمان اتفاق می‌افتد، ویژگی‌های خود کسب‌وکار یا راه‌های حل مشکلات شناسایی شده که اغلب در کارهای روزمره با آنها مواجه می‌شوند را تسهیل می‌کند. این یک فرآیند سازماندهی شده و حساب شده است که منجر به انتشار دانش ارزشمند در میان گروه‌های خاصی از کارکنان، تیم‌ها یا کل سازمان می‌شود. چرا مدیریت دانش در یک سازمان مهم است؟ یک فرآیند مدیریت دانش به درستی سازماندهی شده در درجه اول به بهبود بهره‌وری منجر می‌شود، اما مزایای قابل اندازه‌گیری بسیار بیشتری وجود دارد که در ادامه مورد بحث قرار می‌گیرد.
چرا اشتراک‌گذاری دانش کارکنان ضروری است؟
سازمان‌ها با نادیده گرفتن تجربه انباشته شده در طول سال‌ها یا دانش گسترده کارکنان، خود را در معرض زیان‌های بزرگ و غیرضروری قرار می‌دهند. امروزه بهبود مستمر باید در سازمان وجود داشته باشد، بنابراین ایجاد فرهنگ سازمانی مناسب و شرایط بهینه برای اشتراک دانش یک ضرورت است. حتی می‌توان گفت که دیگر فرصتی برای جلوتر ماندن از رقبا نیست، بلکه راهی مؤثر برای همگام شدن با آنها است.مدیریت دانش مؤثر چه تغییرات خاصی می‌تواند برای سازمان ایجاد کند؟ بدون شک فواید زیادی وجود دارد، اما مهمترین آنها به شرح زیر است:
- حل مسئله و تصمیم‌گیری کارآمد
به اشتراک گذاری موثر دانش به این معنی است که مشکلاتی که در حوزه‌های فردی با آن مواجه می‌شوند را می‌توان بسیار سریع‌تر حل کرد. پایگاه دانش چیزی نیست جز مکانی برای جمع‌آوری روش‌ها و دستورالعمل‌ها برای مقابله با مشکلات خاص. اگر کارمندی در گذشته با چالش مشابهی دست‌وپنجه نرم کرده است، ارزش آن را دارد که از راهنمایی‌های او استفاده کند و درنتیجه با حل نکردن مشکل از ابتدا در اتلاف زمان صرفه‌جویی کند. هیچ توجیه اقتصادی برای اجبار کارکنان به اختراع مجدد چرخ وجود ندارد. به لطف انتشار دانش در سازمان، مشکلات بسیار سریع‌تر حل می‌شوند و فرآیندهای تصمیم‌گیری به طور قابل توجهی کوتاه‌تر می‌شوند. به عبارت دیگر، زمان پول است.
- بهبود کیفیت خدمات
بسیاری از سازمان‌ها تحت شرایطی فعالیت می‌کنند که به شدت توسط قوانین لازم‌الاجرا تنظیم شده است. یک مثال عالی صنعت مالی است، که در آن عملیات فردی باید با دقت بسیار بالا و در مهلت‌های کاملاً مشخص پردازش شود. وجود رویه‌ها و دستورالعمل‌های مناسب برای فرآیندهای فردی می‌تواند کیفیت خدمات را به میزان قابل توجهی بهبود بخشد و سطح خطاها را به حداقل برساند و در نتیجه ریسک مربوط به اجرای نادرست دستورالعمل‌های مشتری را کاهش دهد. این نه تنها کیفیت ارائه خدمات را بهبود می‌بخشد، بلکه سازمان را از جریمه‌های مالی احتمالی محافظت می‌کند.
- حفظ دانش در سازمان
بخش منابع انسانی هر سازمانی تمام تلاش خود را می‌کند تا بهترین کاندیداها را در بازار جذب کند، افراد دارای تجربه زیاد و شایستگی‌های مطلوب! این فرایند معمولاً با هزینه قابل توجهی انجام می‌شود، بنابراین ارزش دارد اقدامات مناسبی را انجام دهید تا اطمینان حاصل شود که دانش آنها از بین نمی‌رود. این در مورد کارکنان فعلی نیز صدق می‌کند. این کارکنان کسانی هستند که ویژگی‌های کسب و کار و انتظارات مشتری را می‌دانند و می‌توانند به‌سرعت مشکلات را حل کنند، سیستم‌های شرکتی را راه‌اندازی کنند و به موقعیت‌های بحرانی واکنش نشان دهند. با ایجاد پایگاه دانش در شرکت و مشارکت کارکنان در ایجاد آن، می‌توان دانش کلیدی را به طور موثر حفظ کرد و کسب و کار را در برابر پیامدهای منفی جابجایی بالای کارکنان محافظت کرد.
- افزایش مشارکت کارکنان
یک فرآیند مدیریت دانش به درستی انجام شده در یک سازمان، از یک سو، راهی موثر برای تضمین تداوم کسب‌وکار و از سوی دیگر، ابزاری بسیار ارزشمند برای افزایش مشارکت کارکنان است. این به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا همکاری متخصصان را در سازمان ایجاد کنند. این کار به کارکنان این احساس را می‌دهد که بخش مهمی از سازمان هستند، به آنها گوش داده می‌شود و دانش و تجربه آنها برای مدیریت ضروری است. نیازی نیست کسی را متقاعد کنید که تأثیرگذاری بر سطح مشارکت کارکنان چقدر مهم و درعین‌حال دشوار است. در این مرحله، سخنان ریچارد برانسون مناسب به نظر می‌رسد: «مشتریان حرف اول را نمی زنند. کارمندان حرف اول را می زنند. اگر از کارمندان خود مراقبت کنید، آنها از مشتریان نیز مراقبت خواهند کرد.»
- تحریک رشد و نوآوری
هدف اصلی اکثر سازمان‌ها بهبود عملکرد مالی است، اما هرچه سطح رقابت در بازار بالاتر باشد، کار دشوارتر می‌شود. به‌ویژه در چنین شرایطی، مدیریت دانش موثر به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا رشد کنند و درعین‌حال، نوآوری را تحریک کنند. بدون استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت دانش روش‌های مؤثر اشتراک‌گذاری تجربه و یا فرهنگ سازمانی مناسب، این کار بسیار دشوارتر خواهد بود.
چگونه می‌توان دانش را به سایر کارکنان انتقال داد؟
انتقال موثر دانش در یک سازمان بیش از هر چیز نیازمند زمان، افراد و کانال‌های مناسب انتشار است. همچنین ایجاد یک فرهنگ سازمانی مناسب در سازمان، حمایت از اعتماد متقابل، تشویق همکاری و ترویج مشارکت فعال کارکنان در فرآیند ضروری است.
این یک چالش بزرگ برای مدیریت هر شرکتی است، زیرا موانع زیادی وجود دارد که اشتراک‌گذاری دانش کارکنان را دشوار می‌کند. از چه موانعی صحبت می‌کنیم؟ موارد زیر ممکن است در سازمان‌ها وجود نداشته باشد: ارتباطات مناسب؛ یک سیستم تشویقی خوب برنامه‌ریزی شده؛ یک زیرساخت فنی مناسب که ارتباطات، اشتراک دانش ویا ذخیره دانش را تسهیل می‌کند. نگرش کارکنان نیز یک مشکل مکرر است، یعنی ترس از دریافت وظایف اضافی، رقابت داخلی، مقاومت در برابر تغییر، یا تمایل به حفظ وضعیت غیر قابل تعویض بودن.
شناسایی و رفع چنین موانعی باید برای افراد مسئول مدیریت دانش در هر سازمانی در اولویت باشد. متأسفانه، این همیشه کار آسانی نیست. اگر مشکل در ابزار نباشد، بلکه در فرهنگ سازمانی باشد، به سرعت به اهداف مورد نظر دست نخواهد یافت. ایجاد اعتماد در یک سازمان یا غلبه بر تردیدها و ترس‌های کارکنان، از جمله موارد مربوط به حفظ شغل آسان یا سریع نیست. دلایل چنین وضعیتی را می‌توان در شیوه‌های نامناسب مدیریت و رهبری، ارتباطات ضعیف، سهل‌انگاری آموزشی یا نبود سیستم های تشویقی به درستی طراحی شده جستجو کرد. مشوق‌های فعلی معمولاً به نتایج پاداش می‌دهند و نه دانش.
سازمان‌هایی که قبلاً با موانع فوق برخورد کرده‌اند، اما هنوز زیرساخت سیستم مناسبی ندارند و یا موفق به توسعه روش‌های مناسب برای انتقال و اشتراک‌گذاری دانش کارکنان نشده‌اند، در وضعیت کمی بهتر هستند. ایجاد شرایط بهینه برای کسب و گردآوری دانش، کار ساده‌تری است، هرچند کم‌اهمیت نیست. شایان ذکر است که استراتژی‌های عملیاتی باید تا حد امکان با ماهیت کسب و کار مطابقت داشته باشد.
چه ابتکاراتی را باید در نظر گرفت؟
اول از همه، ایجاد یک پایگاه دانش، یعنی یک سیستم متمرکز که در آن رویه‌ها، دستورالعمل‌ها، تجربیات ارزشمند یا راه‌حل‌های مشکلات شناخته‌شده جمع‌آوری می‌شود. دستورالعمل‌ها ممکن است برای هر نوع انتقال دانش اعمال شود، به عنوان مثال، آموزش به کارکنان نحوه استفاده از Microsoft 365 برای ذخیره اسناد. جلسات دوره‌ای تیم، انجمن‌ها یا پلتفرم‌هایی برای تبادل تجربیات در مقیاس بزرگ نیز بسیار موثر خواهد بود. مورد دوم برای تیم‌ها و سازمان‌های پراکنده که صدها کارمند را استخدام می‌کنند کاملاً مناسب است.
این فرآیند باید با یک خط مشی آموزشی به درستی طراحی شده و اجرای فرهنگ بهبود مستمر تکمیل شود. یک برنامه مربیگری، یک فرآیند هماهنگی به‌خوبی طراحی شده، چرخش شغلی، ارائه توسط کارشناسان و آموزش دوره‌ای – پاسخگویی به نیازهای کارکنان و استفاده از دانش آنها – به سازمان اجازه می‌دهد تا به سرعت به نتایج مورد نظر دست یابد، روحیه را بهبود بخشد و بر بهره‌وری تأثیر مثبت بگذارد.
منبع: لینک