مدیریت دانش چیست و چرا برای سازمان اهمیت دارد؟

بیایید در مورد اینکه مدیریت دانش چیست و از چه نظر برای سازمان اهمیت دارد و چگونگی کارآمدتر کردن آن صحبت کنیم. مدیریت دانش (KM) به‌عنوان فرآیند جذب، ذخیره‌سازی، به‌اشتراک‌گذاری و مدیریت مؤثر دانش شناخته می‌شود. مدیریت دانش همچنین تحت ‌عنوان افزایش دانش نیروی کار نیز تعریف می‌شود. هدف اصلی مدیریت دانش بهبود کارایی، بهره‌وری و حفظ اطلاعات حیاتی شرکت است. با استفاده از ارزشمندترین دارایی کارکنان که دانش و تخصص آن‌هاست، می‌توانید کارایی عمومی تمامی کارمندان سازمان را به حداکثر برسانید و توانایی تصمیم‌گیری کارکنان را بهبود بخشیده و آن‌ها را در این زمینه توانمند کنید.

 

انواع دانش 

اندیشمندان به‌نام حوزه مدیریت دانش طی 3 دهه گذشته کتب و مقالات معتبر در حوزه مدیریت دانش دسته ‌بندی‌های متعددی برای دانش سازمانی ارائه کرده‌اند. کشف انواع مختلف دانش به شما کمک خواهد کرد بهتر درک کنید که مدیریت دانش چیست؟ دانش را می‌توان به دو نوع اصلی، پنهان (ضمنی) و آشکار تقسیم کرد. درک چگونگی دسترسی، مدیریت و توزیع استراتژیک هریک از انواع دانش در سازمان یک محرک کلیدی برای موفقیت کلی کسب‌وکار شما است.

دانش صریح یا آشکار

این دانش به‌عنوان دانش مستند نیز شناخته می‌شود. دانش صریح با دانش پنهان متفاوت است؛ این نوع از دانش حاوی اطلاعات مستندی است  که به‌راحتی قابل‌انتقال در دسترس و به‌سرعت قابل‌بیان است. تمام اطلاعات مستند در یک سازمان ازجمله گزارش‌های تحقیقاتی، مقالات، برگه‌های داده و حتی کاغذهای سفید بخشی از دانش صریح هستند.

دانش ضمنی یا پنهان

دانش پنهان یا دانش ضمنی به چگونگی انجام کارهایی اشاه دارد که فرد به‌صورت عملی می‌داند آن‌ها را چگونه انجام دهد ولی لزوماً نمی‌تواند آن‌ها را توضیح بدهد. این دانش را می‌توان به‌عنوان مهارت‌ها، ایده‌ها و تجربیاتی تعریف کرد که افراد از ان بهره‌مند هستند اما یادداشت نمی‌شوند و ممکن است به‌راحتی بیان نشوند. دانش ضمنی نوعی از دانشی است که مردم اغلب از میزان برخورداری خود از این دانش یا از اینکه تا چه میزان ممکن است برای دیگران ارزشمند باشد، بی‌اطلاع هستند.

انتقال دانش ضمنی اغلب مستلزم تماس شخصی نزدیک، گسترده و تعامل منظم است. کارکنان دانش ضمنی و سازمانی را در طول زمان و ازطریق همکاران باتجربه، آموزش یا جلسات منتورینگ به دست خواهند آورد. راه‌حل‌های فناورانه به کارکنان اجازه می‌دهد تا دانش ضمنی را مستند کرده و دسترسی به این دانش را آسان ‌کنند؛ فرایندی که بخش مهمی از مدیریت مؤثر دانش ضمنی است. برخلاف دانش ضمنی، دانش صریح را می‌توان به‌آسانی بیان کرد، مدون‌سازی وذخیره نمود و به آن دسترسی داشت. در یک سازمان دسترسی به دانش صریح آسان است. دانش صریح از کتاب‌های راهنمای شرکت گرفته تا اسکریپت‌های فروش و ویدیوهای نحوه انجام کار در یک پلتفرمِ مدیریت یادگیری را شامل می‌شود.

چرا مدیریت دانش مهم است؟

امروزه بساری از سازمان‌ها در دنیا به این نتیجه رسیده‌اند که مدیریت دانش موضوع بسیار مهمی است و باید از آن بدر راستای بهبود فرایندهای کاری و افزایش بهره‌وری سازمان بهره‌مند شوند. جمع‌آوری، ذخیره‌سازی و به‌اشتراک‌گذاری مؤثر دانش به سازمان این امکان را می‌دهد تا فرهنگی را  ایجاد کند که بهره‌وری  و روحیه کارکنان را به میزان قابل‌توجهی بهبود بخشد. ساده‌ترین جواب به سوال مدیریت دانش چیست این است که یک سیستم مدیریت دانش مؤثر، دانش کارکنان را برای کل سازمان قابل‌دسترس می‌کند. اطلاع‌رسانی درمورد تجارب موفق گذشته و بهترین شیوه‌های انجام کار باعث بهبود عملکرد کارکنان و تصمیمات استراتژیک آن‌ها می‌شود. اما مدیریت دانش ناکارآمد بر سطح مالی و سطح رضایت کارکنان تأثیر می‌گذارد.

هزینه مدیریت دانش ناکارآمد چقدر است؟

بر اساس گزارش  International Data Corp 5، 500 شرکت فورچون حداقل 31.5 میلیارد دلار در سال با ناتوانی در به‌اشتراک‌گذاری دانش ضرر می‌کنند. در کتاب  Critical Knowledge Transfer یک نظرسنجی نشان داد که 53٪ از پاسخ‌دهندگان ادعا کردند که هزینه‌های مربوط به دانش ناشی از از دست دادن کارمندان کلیدی می‌تواند به 300000 دلار برسد. در برآورد دیگری از همان منبع، 11 درصد معتقد بودند که هزینه‌های مربوط به از دست رفتن دانشی که در اثر  استعفا و بازنشستگی کارمندان اتفاق می‌افتد  نزدیک به 1,000,000 دلار است، درحالی‌که دیگران گفتند این هزینه ناچیز است.

تحقیقات همچنین نشان می‌دهد که 63 درصد از کارمندان زمان زیادی را برای رسیدن به یک راه‌حل صرف می‌کنند و این موضوع رضایت کلی کارکنان، و نوآوری آن‌ها و تداوم کسب‌وکار را تحت تأثیر قرار می‌دهد.این شکست در مستندسازی و ذخیره دانش به اتلاف زمان، از دست رفتن بهره‌وری، اشتباهات مکرر و نارضایتی کارکنان منجر خواهد شد. در مقایسه، مدیریت دانش مؤثر دارای مزایای قابل‌سنجشی است که می‌توان این مسیر را برای شما هموار سازد.

 

مزیت‌های مدیریت دانش چیست و این مزایا چگونه به سازمان کمک می‌کنند؟

پیاده‌سازی مدیریت دانش برای هر سازمانی مزایایی را به همراه حواهد داشت. به بیان دیگر ایجاد نظام مدیریت دانش به همراه پیاده‌سازی تکنیک‌های موثر مدیریت دانش و همچنین استقرار نرم افزار مدیریت دانش در سازمان می‌تواند منجر به خلق ارزش از دانش سازمانی شود. در ادامه این بخش به برخی از مزایای کلیدی پیاده سازی مدیریت دانش در سازمان اشاره شده است:

• ورود سریع‌تر و مؤثرتر

یکی از مهم‌ترین مزایای مدیریت دانش، افزایش دسترس‌پذیری به دانش سازمانی است. هنگامی‌که کارمندی مسئولیت شغلی جدیدی را بر عهده می‌گیرد، یافتن سریع اطلاعات بهره‌وری او را افزایش می‌دهد و کاهش زمان موردنیاز برای راه انداختن او به صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمان منجر می‌شود. این کار با استفاده از رویکردهای فناورانه مدیریت دانش، مانند استقرار نرم افزار مدیریت دانش در سازمان انجام می‌شود.

• کاهش زمان بازآفرینی دانش موجود

چالش بسیار پرتکرار در بسیاری از سازمان‌ها، یافت پاسخ برای سوالات تکراری است. در بسیاری موارد کارکنان سازمان به راهکارهای اجراشده برای حل مسائل گذشته دسترسی ندارند. با مدیریت دانش مؤثر، همه افراد در سازمان زمان کمتری را برای پاسخ دادن به سؤالات تکراری صرف کرده و بر کارهای معنادارتر و لذت‌بخش‌تر تمرکز می‌‌کنند.

• سرعت بخشیدن به نوآوری

ارتقاء سطح نوآوری سازمانی یکی از اهداف کلان مدیریت دانش است. به طور کلی کارکنان با دسترسی به دانش تخصصی کار خود را به شکل مؤثر و کارآمدتری انجام می‌دهند. سهولت در دسترسی به اطلاعات به آن‌ها اجازه می‌دهد تا از یافته‌های تیم‌های دیگر نیز استفاده کنند تا اشتباهات خود را تکرار نکنند و آموخته‌های هریک از آن‌ها سریع‌تر منتشر شود.

• جلوگیری از خروج دانش افراد خبره

پیاده‌سازی تکنیک‌هایی مانند استخراج دانش خبرگان، به سازمان کمک می‌کند تا از خروج دانش افراد خبره و متخصص جلوگیری کند. بر اساس آمارهای منتشر شده، بسیاری از سازمان‌ها به دلیل نبود فرایندی برای مدیریت دانش به راحتی تجربیات افراد خبره را از دست می‌دهند به بیان دیگر این سازمان‌ها دچار فراموشی سازمانی غیرهدفمند می‌شوند.

موارد مذکور تنها بخشی از مزایای مدیریت دانش هستند. طبق یک مطالعه گالوپ، مدیریت دانش مؤثر باعث افزایش رضایت و بازدهی کارکنان می‌شود. آن‌ها می‌توانند اطلاعات خود را  با ایجاد کمترین مزاحمتی برای همکاران خود بیابند. به‌علاوه، دسترسی گسترده‌تر به دانش به معنای تصمیم‌گیری مؤثرتر از بالا تا پایین سازمان است. برای دستیابی به این مزایا باید یک فرآیند مدیریت دانش وجود داشته باشد که در سطح سازمان دنبال شود.

چگونه مدیریت دانش را مؤثرتر کنیم؟

در اینجا نکاتی وجود دارد که برای مؤثرتر کردن مدیریت دانش در سازمان خود باید در نظر بگیرید.

• مدیریت دانش را در زمان درست پیاده‌سازی کنید

دانش در زمان واقعی ارزشمند است. همه‌چیز در یک سازمان به‌طور منظم به‌روز می‌شود و تغییر می‌کند. دسترسی به اطلاعات به‌روز بسیار مهم است؛ زیرا تضمین می‌کند که تصمیمات بر اساس دقیق‌ترین اطلاعات گرفته می‌شوند و با دسترسی آسان به اطلاعات، در زمان و هزینه صرفه‌جویی می‌شود.

• به یاد داشته باشید که مدیریت دانش یک پروژه نیست، یک پروسه است

شرکت‌ها به‌طور منظم رشد می‌کنند، تکامل می‌یابند و تغییر می‌کنند؛ به‌ازای این تغییرات دانش و تجربه آن‌ها نیز تغییر می‌کند. شرکت‌ها باید این مسئله را در ذهن داشته باشند، برای آن برنامه‌ریزی کنند و از آن به نفع خود استفاده کنند. به همین دلیل نمی‌توان در پاسخ به این سوال که مدیریت دانش چیست باید گفت که نمی‌توان مدیریت دانش را در قالب یک پروژه کوتاه‌مدت در سازمان پیاده‌سازی و سپس رها کرد. مدیریت دانش باید یک فرایند سیال در سازمان باشد تا در میان مدت نتایج خود را نشان دهد.

• منابع دانشی را یکپارچه کنید

تمامی منابع دانشی سازمان خود را شناسایی کنید و درخصوص نحوه تعامل و یکپارچه‌سازی آن‌ها راهکارهایی پیدا کنید. وقتی کارمندان نمی‌توانند به تخصص همکار خود دسترسی پیدا کنند، احساس ناامیدی می‌کنند. شما باید بستری ایجاد کنید که کارکنان به راحتی به محتوای موردنیاز خود دست یابند.

• محل ذخیره دانش جدید و دانش موجود را مشخص کنید

تا 80 درصد از دانش در یک سازمان غیرمستند یا نامشهود است. حجم زیادی دانش وجود دارد که احتمالاً باید آن را ذخیره کنید.

• یافتن بهترین مکان برای به اشتراک‌گذاری دانش

ایجاد یا اتخاذ راه‌حل مدیریت دانش اولین قدم ارزشمندی است که در این مسیر برمی‌دارید. بااین‌حال، کارکنان باید بدانند که چگونه از آن برای دسترسی به اطلاعات استفاده کنند. برای افزایش درک یک سیستم جدید جلسات آموزشی برگزار کنید و مطمئن شوید که دسترسی به دانش در سازمان شما آسان است.

• نرم‌افزار مناسب مدیریت دانش چیست و چه فوایدی برای سازمان دارد؟

مؤثرترین راه برای تشویق کارکنان به پذیرش نرم‌افزار مدیریت دانش، سهولت استفاده از این سیستم است. سیستمی را پیاده‌سازی کنید که با ابزارهایی که کارمندان قبلاً استفاده می‌کردند یکپارچه شود. ادغام‌ها این امکان را فراهم می‌کند تا دانش موردنیاز کارکنان را بدون نیاز به استفاده از یک پلتفرم جداگانه در اختیار آن‌ها قرار دهد. انتخاب نرم افزار مدیریت دانش مناسب کمک بسیاری زیادی به ارتقاء سطح مشارکت کارکنان سازمان شما می‌کند.

• کارکنان را به پرسش و پاسخ تشویق کنید

کارمندان برای سؤال پرسیدن به مکانی امن نیاز دارند. کارمندان برای به اشتراک‌گذاری دانش خود نیز نیازمند چنین مکانی هستند. بهترین پاسخ به این نیاز پلتفرمی است که به کارکنان اجازه می‌دهد از پرسش‌های متداول خود گرفته تا حیاتی‌ترین موضوعات کسب‌وکار خود را در آنجا مطرح کرده و با دیگران در میان بگذارند. چنین راه‌حلی  بهره‌وری، کارایی و رضایت کلی کارکنان را افزایش می‌دهد.

 

• نگرانی در مورد دسترسی به داده‌های عمومی را کاهش دهید       

هنگام استقرار یک سیستم مدیریت دانش، باید نسبت به محافظت از داده‌های خصوصی کارکنان تدبیری بیندیشید. باتوجه‌به اینکه 63 درصد از کارمندان زمان زیادی را برای رسیدن به راه‌حل صرف می‌کنند و بر اساس فرضیات 29 درصد از کارمندان زمانی که راه‌حلی پیدا نمی‌کنند، تصمیمات سازشکارانه‌ای را اتخاذ می‌کنند بنابراین باید به‌دنبال یک پلتفرم مؤثر باشید که پیاده‌سازی و کار با آن آسان باشد و به‌این‌ترتیب فرصتی برای به اشتراک گذاشتن تخصص و آموخته‌های کارکنان در اختیار آن‌ها قرا دهید.

 

ابزارها مؤثر مدیریت دانش

• یک نرم‌افزار مدیریت دانش مجهز به هوش مصنوعی مؤثرترین راه‌حل برای کسب‌وکارهای پرسرعت امروزی است.
• زمان پدیده‌ای خودکار است و به‌روز نگه داشتن دانش ضروری است. به‌روز نگه داشتن دانش شامل دور ریختن اطلاعات قدیمی نیز هست.
• یک نرم‌افزار مدیریت دانش مؤثر در سیستم‌های محل کار ادغام می‌شود، بنابراین کارمندان برای جستجوی دانش نیازی به ترک اپلیکیشنی که در آن هستند را ندارند و دانش به‌راحتی در اختیار آن‌‌ها قرار داده می‌شود.
• یک راه‌حل مدیریت دانش مبتنی بر هوش مصنوعی راهی را در اختیار کارمندان قرار می‌دهد تا تخصص خود را به اشتراک بگذارند و یاد بگیرند، بنابراین اثربخشی و رضایت شغلی را افزایش می‌دهد.
• سؤالات متداول را می‌توان بلافاصله پاسخ داد، درحالی‌که پاسخگویی به سؤالات جدید را می‌توان به بهترین متخصصان ارجاع داد.
• مهم‌تر از همه، دانش ضمنی قابل‌دسترسی و قابل نگهداری است. بر اساس گزارش وال استریت ژورنال، از بزرگ‌ترین شرکت‌های جهان، 84 درصد از منابع دانش ضمنی نامشهود یا غیرمستند است درحالی‌که این رقم در سال 1985، 17 درصد بود.
• یک نرم‌افزار مدیریت دانش مؤثر، ارزش کارکنان سازمان را به حداکثر می‌رساند و آن‌ها را قادر می‌سازد تا به دانش جمعی شرکت دسترسی پیدا کنند.

 

نتیجه‌گیری

حال  متوجه شدیم که مدیریت دانش چیست و چرا برای هر سازمانی حیاتی است. جذب، ذخیره و به‌اشتراک‌گذاری دانش و تجربه کارکنان باعث افزایش دانش کلی نیروی کار، بهبود کارایی و حفظ اطلاعات حیاتی در شرکت می‌شود.

 

منبع:

https://www.starmind.ai/resources/what-is-knowledge-management-and-why-is-it-so-important