چگونه در زمان دورکاری از ابزارهای مدیریت دانش استفاده کنیم؟

چگونه در زمان دورکاری از ابزارهای پیاده‌سازی مدیریت دانش استفاده کنیم؟

در حال حاضر تمهیدات دورکاری محبوبیت زیادی ایجاد کرده است؛ به‌طوری که مطالعه اخیر فروم فیوچر اسلک[1] نشان داد تنها 11.6% کارکنان در سازمان تمایل دارند پس از عادی شدن شرایط نیز به کار تمام وقت خود بازگردند. با این سطح از علاقه‌ی وافر، کارکنان در حال انطباق و سازگاری خود با محیط جدید هستند. به طور کلی سه رکن اصلی برای موفقیت در دنیای کار از راه دور وجود دارد:

1. اعتماد
2. تیم‌سازی[2]
3. شفافیت

از این میان «شفافیت» رکنی است که می‌تواند با تأکید فرهنگی آگاهانه به مستندسازی بینجامد. شفافیت در یک محیط کارِ از راه دور همان استراتژی مدیریت دانش است که در آن تمامی اعضای تیم، تخصص داخلی جمعی سازمان را به اشتراک می‌گذارند. شایان ذکر است موفقیت تنها با دسترسی تیم‌ها به دانش پایه محقق نخواهد شد؛ بلکه استراتژی مدیریت دانش باید این اطمینان را حاصل کند که دانش در متداول‌ترین جریان‌های کاری در دسترس بوده و فرهنگ استفاده از آن در هر زمانی که ضرورت داشته باشد در اولویت است.

ابزارهای پیاده‌سازی مدیریت دانش

ابزارهای پیاده‌سازی مدیریت دانش قادر است دانش را به محل‌هایی که سوال پرسیده شده و یا فرآیندی در آن انجام می‌شود تزریق ‌کند. استفاده از این استراتژی، به طور چشمگیری جریان‌های کاری پشتیبانی را بین دسترسی به دانش و خروجی با بازده بالا تسریع می‌کند.

هنگامی که مدیران اجرایی جریان‌های کاری را شناسایی کردند، می‌توانند راه‌حل‌هایی را نیز برای آن ارائه کنند. این روند منجر به افزایش تجربه و بهره‌وری کارکنان دورکار خواهد شد.

با توجه به اهمیت موضوع، در این بخش به بررسی نحوه تقویت پایگاه داده‌های ارتباطات و جریان های کاری مبتنی بر مرورگر توسط مدیریت دانش برای تیم‌های دورکار می پردازیم.

پایگاه داده‌های ارتباطات

اگر یک مورد وجود داشته باشد که در بین صنایع، نقش‌ها و حتی سطوح ارشد قطعی باشد این موضوع است که تیم‌های دورکار ابتدا از طریق کانال‌های مجازی با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند. این موضوع ممکن است شامل ایمیل و ابزارهای ویدئو کنفرانس (مانند زوم[3] و گوگل میت[4]) باشد؛ ولی باید گفت غالبا تیم‌های دورکار با استفاده از بسترهای پیام‌رسانی داخلی با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند (نظیر اسلک[5] و MS Teams). در حال حاضر محبوبیت این بسترها به سرعت بالا رفته است. نکته جالب توجه این است که در دسته نرم‌افزارهای کنفرانس مبتنی بر وب، افزایش 1080% در ترافیک و در دسته نرم‌افزارهای مشارکتی[6] نیز افزایش ترافیک 670% ای مشاهده شده است. به واسطه‌ی این محیط‌ها است که سؤالات مطرح و پاسخ‌ها داده می‌شود. در اصل، پایگاه بسترهای پیام‌رسان داخلی هدایت کننده انتقال دانش است.

این انتقال دانش به صورت دائمی بوده و در سالنامه‌های مخازن ارتباطات شرکتی الکترونیکی همواره در دسترس می‌باشد. از سوی دیگر این مخازن ارزان بوده و دارای قابلیت بالایی برای تحلیل است. تحلیل داده‌های محاوره‌ای می‌تواند شکاف‌های دانشی در سازمان را آشکار کند. با در نظر گرفتن این موضوع، فرصت منحصر به فردی برای ابزارهای مدیریت دانش جهت یکپارچگی با بسترهای ارتباطاتی در راستای تصحیح دانش در هنگام محاوره‌ها فراهم خواهد شد.

سه مسیر مجزا برای خلق یک ارتباط درست بین دانش و جریان‌های کاری ارتباطات وجود دارد:

• یکپارچگی
• جستجو
• اتوماسیون

اکنون هر یک از این سه مورد را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

یکپارچگی

همان‌طور که پیش‌تر گفته شد، بستر پیام‌رسان داخلی محلی است که سؤالات مطرح و پاسخ‌ها دریافت می‌شود. ازاین‌رو یکپارچگی بخش مهمی از ایجاد یک لینک دقیق با دانش در یک بستر ارتباطاتی است؛ زیرا بخشی از پاسخ اغلب حاوی لینک‌های محتوایی به سایر بسترها است. این لینک‌ها ممکن است یک ویکی داخلی، فایلی در دراپ باکس یا سندی در گوگل داک باشد.

جستجو

در بسترهای محاوره‌ای مانند اسلک که روزانه سؤالات متعددی مطرح می‌شود، منطقی است که عملکرد جستجوی دانش فراتر از یکپارچگی‌های از پیش گفته شده باشد. ایجاد یک لینک متصل به جستجوی دانش در جایی که جستجوگر سؤال خود را تایپ می‌کند می‌تواند به جریان کاری سریع‌تر برای هر فرد منجر گردد.

به‌طور مثال ممکن است یکی از کارکنان برای ادامه فعالیت خود به کمک احتیاج داشته باشد. در این حالت به جای تایپ کردن یک سوال در یک کانال باز یا در یک پیام مستقیم، جستجوی پشتیبانی می‌تواند به سادگی به جستجوی دانش مربوطه متوسل شود. در حالت مطلوب، این ارتباطات تا زمانی که کاربر از کامل شدن جستجوی دانش خود راضی نباشد یا نیاز به کمک انسانی داشته باشد، خصوصی باقی می‌ماند.

اتوماسیون

ما می‌دانیم که سؤالات در بسترهای ارتباطاتی مانند اسلک پرسیده می شوند؛ بنابراین، چرا آشکارسازی سؤالات با استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی به صورت خودکار صورت نگرفته و سؤال به دانش مرتبط با آن در یک جستار مرتبط نشود؟ زیرساخت این کار وجود دارد و تنها باید آن را در مرحله مناسب جریان کاری قرار داد.

پردازش زبان طبیعی ([7]NLP) بخشی از هوش مصنوعی است که روی الگوهای زبان انسان تمرکز کرده و به صورت خودکار داده‌ها را به جستاری تبدیل می‎کند که توسط کامپیوتر قابل شناسایی باشد. بدون شک NLP یکی از جذاب‌ترین کاربرد ابزارهای مدیریت دانش را ارائه کرده است؛ زیرا می‌تواند پشتیبانی از افرادی را که به دنبال دانش هستند، فراهم کند.

به عبارت دیگر پاسخ خودکاری که دانش را از ویکی فراهم می‌کند به جستجوگر کمک کرده تا بار غیرضروری از روی دوش کارکنان کاهش یابد. این بار غیرضروری سبب ایجاد حس دلسردی و یأس در کارکنان نسبت به کاری می‎‌شود که انجام می‌دهند.

 

منبع:

https://www.kmworld.com/Articles/Editorial/ViewPoints/How-remote-teams-can-use-organic-self-service-KM-tools-146031.aspx

 

پانوشت:

[1] Slack’s Future Forum

[2] Team building

[3] Zoom

[4] Google Meet

[5] Slack

[6] collaboration software

[7] Natural language processing