آیا فقط نرم افزار برای مدیریت دانش مهم است؟!

آیا فقط نرم افزار برای مدیریت دانش مهم است؟!

در این مطلب به بررسی آیا فقط نرم افزار برای مدیریت دانش مهم است؟! می‌پردازیم.

برخی از شرکت های ارائه دهنده خدمات مدیریت دانش، به جای تمرکز بر ارائه راهکارهای اجرایی مدیریت دانش و خلق نتایج ارزشمند، صرفا به دنبال فروش نرم‌افزار مدیریت دانش هستند. معمولا هم به‌گونه‌ای تبلیغ می‌کنند که استقرار این سامانه نرم افزاری، مشکلات مدیریت دانش سازمان شما را  در مدت زمان کوتاهی حل خواهد کرد. اما باید توجه داشت که هیچ راهکار میانبری برای پیاده‌سازی مدیریت دانش وجود ندارد؛ زیرا مدیریت دانش یک سیستم مدیریتی است که دارای اجزای بسیاری است که همه آن‌ها باید در جای خود قرار داشته باشند.

 

مدیریت دانش بیش از فناوری نیاز به یک سیستم مدیریتی دارد. همانطور که استاندارد مدیریت دانش ISO 30401 به ما یادآوری می‌کند، این سیستم دارای عناصر زیادی است. برای مثال مدیریت دانش در یک سازمان باید چهار عامل زیر را پوشش دهد:

  • نقش‌ها و مسئولیت‌ها: نقش‌هایی مانند مدیران دانش و صاحبان دانش، سفیران دانش، دانشکاران و غیره
  • فرآیندها: فرآیندهای مدون برای پیاده‌سازی ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش و غیره
  • فناوری: سامانه مدیریت دانش و مجموعه‌ای از ابزارها مانند پورتال ها، ابزارهای همکاری، موتورهای جستجو، سیستم های مدیریت درس‌ آموخته.
  • حاکمیت: سازمان باید استراتژی و خط‌مشی مدیریت دانش، معیارها، مشوق‌ها، رویکردهای کلان اجرایی را مدون کند.

ISO 30401  به عنوان پنجمین توانمندساز،  فرهنگ مدیریت دانش را نیز اضافه می‌کند. این عامل تضمین می کند  که مدیریت دانش به صورت درست و منطقی در سازمان پیاده سازی شود.

اما به طور کلی همه این عناصر پشتیبان یکدیگر هستند. معرفي يكي از آن‌ها (مثلاً نرم افزار مدیریت دانش) بدون پرداختن به ديگران فایده‌ای ندارد. همچنین بسیاری از نرم افزارهای پیشنهاد شده توسط برخی شرکت‌ها، تنها برخی از ویژگی‌های مورد نیاز را دارا هستند و این سیستم ها قابلیت اتکای بالایی ندارند. مثلا بسیاری از تجربیات سازمانی قابلیت تبدیل از حالت دانش پنهان به آشکار ئدر فرمت متن را ندارند و فقط از طریق گفتگو می‌توان به آن دسترسی پیدا کرد. در این صورت، سیستم نرم افزاری باید راهکاری برای اینگونه تجربیات هم داشته باشد.

سامانه مدیریت دانش

ISO 30401 همچنین به ما می‌گوید که برای نقش‌ها، فرآیندها، فناوری‌ها و حاکمیت باید به موارد زیر توجه شود:

  • انتقال دانش پنهان و ضمنی باید با روش‌های متنوعی مانند گفتگو در شبکه‌ها، یادگیری از همتایان، انجمن‌های خبرگی، منتورینگ و مربیگری؛ کدگذاری و مدون‌سازی دانش در سیستم های درس آموخته، بانجام شود.
  • یافتن، بررسی و درونی کردن دانش مدون باید به فرایندهای یادگیری سازمان متصل شود.

بنابراین مدیریت دانش یک سیستم مدیریتی است که برای اجرای آن باید جریان‌های دانشی کارآمد در سازمان به هم مرتبط شوند. بنابراین، نرم افزار مدیریت دانش همه چیز نیست؛ زیرا بدون فرآیندها، نقش‌ها، حکمرانی و فرهنگ، هیچ مجموعه‌ای از دانش مستند، ترکیب‌شده و حفظ‌شده برای جستجو وجود نخواهد داشت.

ابزارهای مدیریت دانش

برای مطالعه بیشتر در خصوص چالش‌های استقرار نرم افزار مدیریت دانش، بدون در نظر گرفتن سایر ابعاد مدیریت دانش، پیشنهاد می‌کنم مقاله زیر را که توسط همکارام آقای سپهری تدوین شده، مطالعه کنید:

داستان برنده شدن خودروی لاکچری از بانک

چرا نرم‌افزار مدیریت دانش به‌تنهایی راهگشا نیست؟ شاید با یک داستان ساده بتوان دلایل این موضوع را موردبررسی قرارداد.

فرض کنید ساکن یک روستای دورافتاده در منطقه‌ای صعب‌العبور هستید که امکانات و زیرساخت‌های زندگی شهری در آنجا وجود ندارد و تا نزدیک‌ترین راه ارتباطی که قابلیت رفت‌وآمد خودرو داشته باشد کیلومترها فاصله دارید. در ادامه فرض کنید در چنین شرایطی در یک قرعه‌کشی بانکی برنده یک دستگاه خودرو مدرن و گران‌قیمت و به‌اصطلاح لاکچری می‌شوید که امکان فروختن آن وجود ندارد و باید حتماً از آن استفاده کنید و برای بار سوم هم فرض کنید آن بانک مشتری مدار به دلیل عدم وجود جاده، خودروی روبان زده شمارا با بالگرد درب منزلتان در روستا به شما تقدیم می‌کند و این خبر تیتر اول اخبار شبکه‌های اجتماعی می‌شود.

صبح روز اول بعد از تحویل خودرو: با طلوع خورشید از خواب برمی‌خیزید و با شوقی فراوان به حیاط رفته و سوار خودروی خود می‌شوید، آپشن‌های آن را از دفترچه راهنمایی که درون داشبورد قرار دارد مرور می‌کنید و سعی می‌کنید در حالت درجا و بدون حرکت از امکانات آن سر در بیاورید، چون خیابانی برای به حرکت درآوردن آن وجود ندارد.

صبح روز دوم تا بیست و نهم بعد از تحویل خودرو: همسایه و فامیل و اهل محل برای تبریک و بیان جمله کلیشه‌ای “ایشالا چرخش بچرخه ” به خانه شما می‌آیند و پس از صرف چای با همراهی شما به حیاط رفته و خودرو را برانداز می‌کنند و شما نیز با ذوقی فراوان در خصوص ویژگی ” موتور 8 سیلندر خورجینی 4 لیتری بنزینی توربو نسخه AMG”صحبت می‌کنید و از سیستم سنجش سطح هوشیاری راننده، سیستم پیشگیری از تصادف خودکار و سیستم نمایش نقاط کور و ده‌ها آپشن دیگر سخن می‌گوید.

صبح روز سی‌ام بعد از تحویل خودرو: یک فرد سرشناس از روستای هم‌جوار برای کاری به روستای شما آمده و با توجه به اینکه اخبار جایزه شمارا در شبکه‌های اجتماعی دنبال کرده چنددقیقه‌ای برای دیدن این خودرو به حیاط منزل شما می‌آید و همان داستان توضیح و تفسیر آپشن‌ها که در بیان آن استاد شدید را می‌شنود و تحسین کنان می‌رود. (لازم به ذکر است بر اساس اخبار، ضریب پوشش اینترنت در روستاهای کشور افزایش چشم‌گیری داشته و در حال حاضر بسیاری از روستاها از نعمت اینترنت برخوردارند)

صبح روز اول ماه دوم بعد از تحویل خودرو: کم‌کم به این فکر می‌کنید که این خودرو با موتور 8 سیلندر خورجینی 4 لیتری بنزینی توربو نسخه AMG با این همه آپشن برای شما کاربرد ندارد و نمی‌توانید از داشتن آن لذت ببرید، اما خودتان را متقاعد می‌کنید که حتماً یک روزی که خیلی هم دور نیست می‌توانید در روستا سوار بر آن شده و به‌قدر کافی لذت ببرید؛ روزی که جاده اصلی به روستای شما برسد و خیابان‌‌هایی برای تردد ماشین احداث شود!

صبح روز اول ماه ششم بعد از تحویل خودرو: حس خوبی که داشتید در شما کم‌رنگ شده؛ چراکه نه خبری از جاده اصلی است و نه خیابان. به این فکر می‌کنید که این خودرو نه‌تنها فایده‌ای برای شما نداشته، بلکه فضایی از حیاط شمارا هم اشغال کرده و دست‌وپا گیر هم شده است. در وضعیتی قرارگرفته‌اید که نه راه پس دارید، نه راه پیش؛ و این داستان تا صبح روزهای بعد در سال‌های بعد ادامه خواهد داشت …

چرا نباید در ابتدای راه نرم‌افزار بخریم؟

حال به مقوله مدیریت دانش بازگردیم. مسیری که بسیاری از سازمان‌ها در پیاده‌سازی مدیریت دانش طی می‌کنند بسیار شبیه به داستان بالاست. با این تفاوت که نرم‌افزار را از بانک جایزه نمی‌گیرند و باید هزینه‌های نسبتاً زیادی برای استقرار آن بپردازند. پس از استقرار نرم‌افزار شما به‌عنوان متولی مدیریت دانش، جلسات زیادی در درون سازمان برگزار می‌کنید و ویژگی‌ها و ماژول­های مختلف سیستم را برای همکارانتان تشریح کرده و آن­ها هم از این هم قابلیت کاربردی شگفت‌زده می­شوند و شما را تحسین می‌کنند اما هیچ‌گونه مشارکتی در این سیستم نرم‌افزاری نمی‌کنند.

چند ماهی می‌گذرد و سازمان شما باید در یک ارزیابی و یا ممیزی حضور می‌یابد و شما برای دفاع از اقدامات انجام‌شده در حوزه مدیریت دانش، نرم‌افزار را برای ارزیاب و یا ممیز ارائه می‌کنید و از ماژول‌ها و قابلیت‌های آن می‌گویید و در پاسخ به این سؤال که چرا نرخ مشارکت در این سیستم کم است، می‌گویید در حال فرهنگ‌سازی هستیم و انشالله تا سال آینده بهتر خواهد شد و به خود می‌گویید ” از این ستون به اون ستون فرجه “؛ اما واقعاً با این رویکردی که در پیش‌گرفته‌اید “فرجی ” در کار نیست ” و ” این راه که می‌روی به ترکستان ” است و نتیجه‌ای که مدنظر سازمان خواهد بود هیچ‌گاه محقق نمی‌شود.

سازمان شما بدون وجود جاده و خیابان، یک دستگاه خودرو مدرن و گران‌قیمت ناکارآمد خریداری کرده که قابل‌استفاده نیست. خودرویی که نه می‌توانید آن را دور بیندازید و نه از آن استفاده کنید. در چنین شرایطی معمولاً مدیران ارشد سازمان نیز حمایت جدی از مدیریت دانش نخواهند کرد. چراکه در ازای اولین قدمی که برداشته‌اند (خریدن نرم‌افزار مدیریت دانش) انتظار کسب نتایج حداقلی درزمینه مدیریت دانش را دارند و شما به‌عنوان متولی مدیریت دانش نتوانستید این انتظار به حق را محقق کنید. این دور باطل تا جایی ادامه پیدا می‌کند که مدیریت دانش به‌طور کامل از نظام‌های بهبودی سازمان رخت برمی‌بندد.

ریشه مشکل کجاست؟

یک‌شبه ره صدساله رفتن، یکی از چالش‌­های اصلی نظام‌های مدیریتی در کشور ماست. بسیاری از سازمان­‌ها بدون ایجاد زیرساخت‌ها و پیش‌نیازهای مدیریت دانش تمایل دارند مسیر بلوغ را یک‌شبه طی کنند و این کار قطعاً امکان‌پذیر نیست و با شکست روبرو می‌شود. چگونه بدون ارزیابی سطح بلوغ، شناسایی نقاط تمرکز، تدوین استراتژی مدیریت دانش و اجرای تکنیک‌های موردنیاز سازمان می‌توان صرفاً با تهیه ابزاری به نام نرم‌افزار مدیریت دانش مسیر بلوغ را طی کرد؟!!

 

منبع:

http://www.nickmilton.com/2021/11/there-is-no-silver-bullet-for-knowledge.html?utm_source=pocket_mylist

نوشتن دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*
*

8 + چهار =